Crear un mensaje de bienvenida personalizado, una página de ayuda o una pantalla de actualización

Existen múltiples formas de crear contenido personalizado para ayudar a su equipo a ponerse al día en el uso de Smartsheet: 

• Una pantalla de bienvenida que muestra un mensaje a los usuarios la primera vez que inician sesión.
• Una pantalla de ayuda para guiar a los miembros del equipo sobre el uso de Smartsheet.
• Una pantalla de actualización para ayudar a los usuarios en el proceso de incorporación.

Crear una pantalla de bienvenida personalizada

La pantalla de bienvenida se mostrará a los nuevos usuarios que usted invite al plan Empresarial a través de la funcionalidad Administración de usuarios la primera vez que inicien sesión en Smartsheet y a los usuarios existentes la próxima vez que inicien sesión. Puede usar la pantalla de bienvenida para mostrar los términos y condiciones internos a sus usuarios, y pedirles que acepten los términos antes de continuar.

Para aceptar los términos y condiciones, los usuarios deben usar Smartsheet en un navegador de computadora, en contraposición a la aplicación para dispositivos móviles o un navegador para dispositivos móviles. Entonces podrán utilizar la aplicación para dispositivos móviles con normalidad después de aceptar los términos y condiciones desde un navegador de computadora.

1. En la esquina inferior izquierda de Smartsheet, haga clic en Cuenta > Información del plan y facturación > Configuración de la cuenta.
   Aparece el formulario Configuración de la cuenta.
2. Haga clic en Editar, debajo de la Pantalla personalizada de bienvenida.
   Aparece el formulario Pantalla personalizada de bienvenida.
3. Seleccione la casilla Contenido personalizado habilitado para activar la configuración para los usuarios.
4. Ingrese la dirección URL segura (https://) que incluye el contenido personalizado.
   No se admiten enlaces (http://) que no sean seguros ni enlaces a archivos internos. Debe ser posible insertar el enlace y este debe permitir el acceso desde la Web. Si no se puede insertar el enlace, se producirá un error que indicará que el dominio se negó a conectarse.
5. Si lo desea, seleccione la casilla Solicite al usuario que haga clic en Aceptar. Cuando se selecciona esta opción, los usuarios deben marcar una casilla que indica que han leído y comprenden la información incluida en la pantalla de bienvenida antes de que puedan continuar con Smartsheet.
   Puede descargar la lista de usuarios de la pantalla Administración de usuarios para saber qué usuarios aceptaron los términos.
6. Haga clic en Restablecer para mostrar la pantalla de bienvenida a todos los usuarios la próxima vez que inicien sesión, independientemente de que hayan consultado versiones anteriores en el pasado.
7. Haga clic en el botón Vista previa para ver cómo aparecerá la pantalla de bienvenida.
8. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Personalizar una pantalla de ayuda interna

La pantalla de ayuda interna aparecerá como opción en la lista desplegable cada vez que un usuario de una cuenta Empresarial haga clic en Ayuda en el extremo inferior izquierdo de Smartsheet. Puede utilizar la pantalla de ayuda para mostrarles a los usuarios qué hojas son relevantes para qué equipos, cómo participar en un flujo de trabajo o con quiénes comunicarse para obtener ayuda.

1. Haga clic en Cuenta en el extremo inferior izquierdo > Administración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Aparece el formulario Configuración de la cuenta.
2. Haga clic en el botón Editar ubicado debajo de la Pantalla de ayuda personalizada.
   Aparece el formulario Pantalla de ayuda personalizada.
3. Seleccione la casilla Enlace de ayuda personalizada de recursos habilitado para activar la configuración para los usuarios.
4. En el campo Texto del enlace de ayuda, ingrese el nombre o una breve descripción de la pantalla de ayuda. El texto aparecerá en la lista desplegable cuando los usuarios hagan clic en Ayuda, en el extremo inferior izquierdo.
5. Ingrese la dirección URL que incluye el contenido de ayuda. El enlace debe ser accesible desde la Web.
6. Seleccione si desea Ejecutar en una nueva ficha del navegador. Si no está seleccionado, el contenido personalizado se mostrará en un iFrame que aparecerá como ventana emergente en la interfaz de Smartsheet. Si está seleccionado, se abrirá una nueva pestaña del navegador y se mostrará el contenido.
   La opción Ejecutar en una nueva pestaña del navegador debe estar seleccionada al utilizar una URL no segura (http://).
7. Haga clic en el botón Vista previa para ver cómo aparecerá la pantalla de ayuda interna.
8. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Crear una pantalla de cambio de categoría personalizada

La pantalla de cambio de categoría personalizada aparecerá cada vez que un usuario sin licencia de su cuenta realice alguna acción que solo esté disponible para usuarios con licencia (por ejemplo, si intenta crear una nueva hoja). Cuando esto suceda, Smartsheet le mostrará al usuario sin licencia el siguiente mensaje:

De forma predeterminada, al hacer clic en Solicitar una licencia, aparecerá una ventana que mostrará la dirección de correo electrónico del contacto principal de la cuenta, de modo que el usuario pueda ponerse en contacto con esa persona y solicitar una licencia. Al hacer esta solicitud, quedarán inscritos en una prueba de 30 días mientras esperan la aprobación.

Puede personalizar la pantalla de cambio de categoría para mostrar una página interna en la que se proporcione/solicite más información sobre cómo debería proceder el usuario con su solicitud, o bien un formulario que recopile más información acerca de las necesidades de Smartsheet del usuario y que lo ayude a decidir si debe otorgarle una licencia o no.

1. Haga clic en Cuenta en el extremo inferior izquierdo > Administración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Aparece el formulario Configuración de la cuenta.
   Esta función solo se encuentra disponible para los administradores del sistema. Si usted es administrador del sistema y no encuentra la opción Configuración de la cuenta en el formulario de Administración de la cuenta, comuníquese con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda.
2. Haga clic en el botón Editar ubicado debajo de la Pantalla de cambio de categoría personalizada.
   Aparece el formulario Pantalla de cambio de categoría personalizada.
3. Seleccione la casilla Se habilitó la pantalla de cambio de categoría personalizada para activar la configuración para los usuarios.
4. Ingrese la dirección URL que incluye el contenido personalizado. El enlace debe ser accesible desde la Web.
5. Seleccione si desea Ejecutar en una nueva ficha del navegador. Si no está seleccionado, el contenido personalizado se mostrará en un iFrame que aparecerá como ventana emergente en la interfaz de Smartsheet. Si está seleccionado, se abrirá una nueva pestaña del navegador y se mostrará el contenido.
   La opción Ejecutar en una nueva pestaña del navegador debe estar seleccionada al utilizar una URL no segura (http://).
6. Haga clic en el botón Vista previa para ver cómo aparecerá la pantalla de cambio de categoría.
7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.