Pruebas

Las pruebas permiten a las partes interesadas revisar y aprobar con facilidad el contenido del equipo. Cargue su archivo para una prueba y envíe una solicitud de revisión a sus colegas, proveedores, clientes y mucho más, incluso si no comparte sus hojas con ellos. Los revisores pueden anclar comentarios, debatir sus opiniones entre sí, y registrar las decisiones de aprobación. Cargue una nueva versión en la prueba en cualquier momento para continuar el proceso. Las versiones anteriores de la prueba permanecerán disponibles en modo de solo lectura.

Usar las pruebas para colaborar en el contenido

La capacidad de pruebas permite a las personas revisar el contenido y colaborar en él. Con las pruebas, los equipos pueden cargar contenido, solicitar comentarios de las partes interesadas, controlar las versiones y obtener aprobaciones en un único proceso de aprobación agilizado. Puede usar las pruebas para realizar lo siguiente:

  • Colocar marcas y anotar comentarios en imágenes y PDF
  • Revisar y anotar cambios de idiomas necesarios en los documentos
  • Ofrecer información específica sobre un modelo de diseño de producto

En este artículo:

Quiénes pueden usar esta capacidad

Ícono de requisitos de permisos Los usuarios con licencia con permisos de Propietario o Administrador pueden habilitar la capacidad de pruebas y cargar una prueba para revisión. Cualquier usuario con licencia con permisos de Propietario, Administrador o Editor puede cargar una prueba para revisión.

Tenga en cuenta que cualquier tipo de usuario (incluidos los usuarios gratuitos) puede revisar y proporcionar comentarios en una prueba. Para obtener más información sobre los tipos de usuario en Smartsheet, consulte Tipos de usuario a nivel de cuenta para planes de varios usuarios.

Ícono de disponibilidad del plan  Las pruebas están disponibles con los planes Comercial y Empresarial.


Habilitar las pruebas en una hoja

Para habilitar las pruebas en una hoja, realice lo siguiente:

  1. Haga clic en el ícono Pruebas en el panel de la derecha para abrir el panel Pruebas.
    Ícono Pruebas
  2. En la parte inferior del panel Pruebas, active la opción Habilitar las pruebas en esta hoja.
    Habilitar las pruebas

Se agrega una columna Pruebas a la hoja (a la derecha de la columna Archivos adjuntos). Podrá utilizar esta columna para cargar las pruebas para revisión.

Columna Pruebas

Cargar una prueba

Una vez que estén habilitadas las pruebas, podrá cargarlas para revisión.

  1. Desde la fila donde desea agregar la prueba, haga clic en el ícono Agregar una prueba ícono Agregar una prueba en la columna Pruebas para mostrar el panel Pruebas.

    
 El panel Pruebas se abre con el panel Cargar archivo disponible
  2. Haga clic en Cargar archivo para buscar y cargar el archivo que desea probar (o bien, si conoce la ubicación del archivo, arrástrelo directamente al panel).
    Cargar archivo

Eso es todo. Ya está listo para comenzar a colaborar con la prueba.

NOTAS:

  • Puede cargar solo una prueba por fila, usando cualquiera de los siguientes tipos de archivo: .png, .jpg, .jpeg, .pdf, .gif, .bmp.
  • Para cargar una nueva versión de un archivo, haga clic en Versión en la parte superior derecha del panel. Para obtener más información sobre la creación de versiones para pruebas, consulte la sección Trabajar con versiones de pruebas de este artículo.

Colaborar en una prueba

Una vez que la prueba está disponible en el panel Pruebas, puede comenzar con la colaboración. La forma en que elija colaborar dependerá de si desea que los revisores hagan comentarios en una página de revisión externa o de si desea que las personas colaboren directamente en la hoja.

CONSEJO: Haga clic en @Mención en la parte inferior del panel para mantener conversaciones sobre la prueba con otras personas que compartan la hoja. (Si @menciona a alguien que no comparte la hoja, y usted es el Propietario, un Administrador o la comparte con permisos de Editor o para compartir, se le solicitará que comparta la hoja y otorgue los permisos correspondientes, de manera que la persona pueda obtener acceso al comentario. Para obtener más información, consulte Niveles de permisos para compartir).

Crear una solicitud de revisión

Cualquier persona con una dirección de correo electrónico válida puede recibir una solicitud de revisión de prueba (incluidos los usuarios sin licencia o las personas externas a la organización).

Para enviar una solicitud de revisión, realice lo siguiente:

  1. Seleccione la prueba que desea que otras personas revisen y haga clic en Configurar solicitud de revisión en la parte superior del panel Pruebas.
    Configurar solicitud de revisión
  2. En la ventana Enviar prueba para revisión que aparece, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas que desea que revisen la prueba.
  3. Verifique que los datos en los cuadros Asunto y Mensaje abarquen la información que desea proporcionar a los revisores.
  4. Haga clic en Enviar.

Las personas que incluya en la revisión recibirán una solicitud de revisión. Cuando los destinatarios hagan clic en la solicitud, se los dirigirá a una página de revisión fuera de Smartsheet. Para obtener información sobre cómo revisar una prueba enviada en una solicitud de revisión, consulte: Responder a una solicitud de prueba.

Trabajar con versiones de pruebas

Cuando realiza cambios en una prueba (probablemente según los comentarios recibidos como parte de un proceso de revisión), puede cargar la versión revisada de manera que la versión que mantenga en Smartsheet sea la más reciente.

Cargar una versión de una prueba

Para cargar una versión de una prueba, realice lo siguiente:

  1. Haga clic en Versión en la parte superior de la sección derecha del panel Pruebas.
  2. Seleccione Crear nueva versión.
  3. Haga clic en el botón Cargar archivo que aparece en la sección izquierda del panel Pruebas.
  4. Seleccione el archivo de su computadora y cárguelo (o arrastre el archivo a la sección de carga del panel).

¡Eso es todo! La nueva versión ahora se carga y se asocia con la hoja. El indicador de versiones ahora mostrará que existen varias versiones de la prueba. Todas las versiones anteriores quedarán bloqueadas.

Indicador de versiones

A continuación, le mostramos algunos factores que debe tener en cuenta sobre las versiones de una prueba:

  • Las versiones bloqueadas pueden visualizarse, pero ya no pueden realizarse anotaciones o comentarios en ellas.
  • Una persona que comparte la hoja como Administrador (debe ser un administrador con licencia) podrá eliminar comentarios de versiones anteriores.
  • Cualquier usuario que tenga acceso a la hoja podrá acceder a las pruebas anteriores en el contenedor de pruebas.
  • Se cancelarán todas las solicitudes y accesos externos a las versiones anteriores.
  • Las respuestas a las solicitudes se mantienen con la versión. Esto incluye los comentarios y los resultados para los estados Pendiente, Rechazada y Aprobada.

Eliminar una versión de una prueba

Para eliminar una versión de una prueba, haga clic en el ícono Más opciones ícono Más opciones y seleccione Eliminar la versión más reciente.

Cuando elimine la versión más reciente, sucederá lo siguiente:

  • Todos los archivos se eliminarán.
  • Todos los comentarios de la versión se eliminarán.
  • Todas las solicitudes de revisión pendientes se cancelarán.
  • La versión anterior se convertirá en la versión activa y estará disponible para revisión.

Cancelar una solicitud de revisión

Si envía una solicitud de revisión, pero después decide cancelarla, haga clic en el ícono Más opciones  ícono Más opciones y seleccione Cancelar solicitud de revisión.

Cancelar solicitud de revisión

Cuando se cancela una solicitud de revisión, las respuestas capturadas en la solicitud se eliminarán y los destinatarios ya no tendrán acceso a la prueba.

Responder a una solicitud de prueba

Cuando recibe una solicitud de revisión de prueba, esta incluirá un enlace que lo dirige a la página de revisión en una nueva pestaña del navegador. En esa página, puede llevar a cabo las acciones siguientes:

    •    Realizar anotaciones con comentarios vinculados directamente con una parte del contenido

    •    Mantener conversaciones con otras partes interesadas

    •    Aprobar o rechazar la prueba

Revisión de la prueba

Quiénes pueden usar esta capacidad

Ícono de requisitos de permisos  Las personas con una cuenta de Smartsheet podrán revisar la prueba y realizar acciones (siempre que hayan iniciado sesión en Smartsheet). Los usuarios con licencia con permisos de Propietario, Administrador o Editor de la hoja que contiene la prueba podrán realizar acciones sobre la prueba directamente en la hoja.

NOTA: Se le solicitará a cualquier persona con una cuenta de Smartsheet que reciba una solicitud de revisión que cree una cuenta gratuita. Una vez que lo haya hecho, podrá ver la prueba y realizar acciones.

Ícono de disponibilidad del planLos tipos de planes Comercial y Empresarial pueden enviar solicitudes de revisión. Cualquier tipo de plan puede revisar una prueba.


Revisar una prueba

Cuando alguien envía una solicitud de revisión de prueba, usted recibirá un mensaje de correo electrónico, una notificación en Smartsheet o ambos (según sus preferencias de notificaciones). Para comenzar con la revisión, haga clic en Revisar prueba.

El paso siguiente depende de si ya tiene una cuenta de Smartsheet:

  • Si ya tiene una cuenta de Smartsheet, al hacer clic en el enlace, aparecerá la página de revisión externa.
  • Si no tiene una cuenta de Smartsheet, se le solicitará que cree una cuenta gratuita antes de poder ver la página de revisión externa.

Cualquier persona que haya sido invitada a una revisión puede participar. 

El lugar donde puede realizar acciones dependerá de si se ha compartido la hoja donde reside la prueba:

  • Compartido con la hoja: Si tiene acceso a la hoja donde reside la prueba, puede revisar la prueba directamente en el panel Pruebas en la hoja o puede realizar acciones en la página de revisión externa. 
  • Sin compartir: Si la hoja no se ha compartido, podrá realizar acciones en la página de revisión externa únicamente.

Aprobar o rechazar una prueba

Para aprobar o rechazar una prueba, haga clic en la opción deseada en la parte inferior del lado derecho del panel Pruebas en la hoja (necesitará los permisos correspondientes para hacerlo) o en la página de revisión externa.

NOTA: Solo las personas que han sido invitadas a participar en una revisión verán estas opciones.

Revisión de la prueba con comentarios
Apruebe una prueba si la versión que está visualizando ya no requiere más revisiones. 

Rechace una prueba si requiere cambios y más revisiones.

A medida que las demás personas aprueban o rechazan la prueba, cada visualizador tendrá una perspectiva de lo siguiente:

  • Un resumen de todas las respuestas de Aprobada/Rechazada de otras personas invitadas a revisar la prueba.
  • Un resumen de pendientes que le permite saber cuántas personas aún deben revisar la prueba.

CONSEJO: Para ver los nombres de las personas que han elegido una opción o aún deben revisar, pase el mouse sobre los botones Aprobar, Rechazar o Pendiente.

Incluir comentarios u anotaciones en sus comentarios generales

Use un comentario si tiene comentarios generales. Use una anotación (haga clic en la prueba en un lugar específico y, luego, realice el comentario) si sus comentarios son específicos de una determinada área de la prueba. 

Agregar un comentario

Escriba su comentario en el espacio Agregar un comentario y presione Intro. 

Comentario sobre la revisión de la prueba

CONSEJO: Escriba una @<dirección de correo electrónico> para etiquetar a una persona en un comentario. Puede usar esta opción, por ejemplo, para permitir que el solicitante sepa que usted completó la revisión. (El solicitante recibirá una notificación que incluye un enlace a la hoja que contiene la prueba para que pueda encontrar y ver sus comentarios).

Agregar una anotación

Para agregar una anotación, realice lo siguiente:

  1. Pase el mouse sobre la ubicación en donde desea dejar un comentario sobre la prueba.

    
 El cursor se convertirá en un punto de mira para indicar que puede dejar una anotación.
  2. Haga clic con el mouse.

    
 Esto agregará un círculo de anotación en la prueba.
  3. Escriba su comentario en la sección Agregar un comentario (el lado derecho del panel).
  4. Presione Intro para enviar sus comentarios.

Una vez que envíe la anotación, la anotación en la prueba se convertirá en un valor numérico encerrado en un círculo. El número de anotación reflejará el orden en el que se realizó el comentario.

CONSEJO: Para resaltar un área asociada con una anotación, haga clic en el comentario anotado. Para ver el comentario asociado con una anotación, haga clic en el número.