Pruebas

Las pruebas permiten a las partes interesadas revisar y aprobar con facilidad el contenido del equipo. Cargue su archivo para una prueba y envíe una solicitud de revisión a sus colegas, proveedores, clientes y mucho más, incluso si no comparte sus hojas con ellos. Los revisores pueden anclar comentarios, debatir sus opiniones entre sí, y registrar las decisiones de aprobación. Cargue una nueva versión en la prueba en cualquier momento para continuar el proceso. Las versiones anteriores de la prueba permanecerán disponibles en modo de solo lectura.

Utilizar las pruebas para colaborar en el contenido

Gracias a las pruebas de Smartsheet, usted y su equipo pueden revisar y aprobar rápidamente una amplia variedad de contenido. Utilice el proceso de pruebas sencillo y optimizado para cargar imágenes de archivos, videos, archivos PDF y documentos de Microsoft Office, así como para controlar las versiones de los archivos, solicitar y recopilar retroalimentación con anotaciones, y obtener la aprobación de las partes interesadas.

Agregar una prueba

Una vez que las pruebas estén habilitadas, podrá agregarlas para su revisión.

  1. En la fila en la que desea agregar la prueba, haga clic en el icono Agregar una prueba icono Agregar una prueba en la columna Pruebas para mostrar el panel Pruebas.

    El panel Pruebas se abrirá con el panel Cargar archivo disponible.
  2. Haga clic en Cargar archivo para buscar y cargar el archivo que desea probar (o bien, si conoce la ubicación del archivo, arrástrelo directamente hasta el panel).
    Cargar archivo

Ya puede comenzar a colaborar en la prueba.

Archivos adjuntos compatibles

Puede crear solo una prueba por fila, utilizando cualquiera de los tipos de archivo de la tabla que aparece a continuación.

Tipo de archivo adjunto

Tipos de archivo compatibles

Notas

Imágenes

jpg, jpeg, png, bmp, gif

Compatibilidad total con la vista previa y las anotaciones en una sola imagen o en varias imágenes directamente en la prueba.
 

Video

mp4, avi, mov

Compatibilidad total con la vista previa y las anotaciones en un solo video en la prueba.

Adobe

pdf

Compatibilidad total con la vista previa y las anotaciones en un solo PDF en la prueba.

Microsoft

doc, docx, dot, rtf, xls, xlt, xlsx, xltx, ppt, pot, pps, pptx, potx, ppsx

Compatibilidad total con la vista previa y las anotaciones en un solo documento en la prueba.

Cualquier archivo adjunto a un elemento de Smartsheet

Cualquier tipo de archivo que pueda adjuntarse a un elemento de Smartsheet.

No puede obtener una vista previa ni anotar el contenido directamente en la prueba.

 

Sin embargo, puede solicitar retroalimentación, dejar comentarios, aprobar o solicitar cambios, administrar las versiones, y marcar la prueba como completa.

CONSEJO: Utilice las pruebas para los archivos de trabajo en curso que requieren revisión, y utilice los archivos adjuntos para cargar los archivos completados.

NOTAS:

  • La extensión de Smartsheet para Adobe Creative Cloud todavía no es compatible con la carga de múltiples imágenes en Photoshop, Illustrator e InDesign.
  • Para cargar una nueva versión de un archivo, haga clic en Versión en la parte superior derecha del panel. Para obtener más información sobre la creación de versiones para pruebas, consulte la sección Trabajar con versiones de pruebas de este artículo.

Colaborar en una prueba

Una vez que la prueba está disponible en el panel Pruebas, puede comenzar con la colaboración. La forma en que decida colaborar dependerá de si los revisores tienen acceso a su hoja y de si necesita decisiones de aprobación de parte de ellos.

Solicitar revisión y aprobación

Puede invitar a cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico válida para que revise su prueba (incluidos los usuarios sin licencia o las personas ajenas a su organización),

Para solicitar retroalimentación:

  1. Seleccione la prueba que desea que otras personas revisen y, a continuación, seleccione Solicitar retroalimentación en la parte superior del panel Pruebas.
  2. En la ventana Enviar prueba para su revisión que aparece, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas que desea que revisen la prueba.
  3. Verifique que los datos de los cuadros Asunto y Mensaje transmitan la información que desea proporcionar a los revisores.
  4. Haga clic en Enviar.

Las personas a las que solicitó comentarios recibirán una solicitud que se vincula directamente con la página de revisión externa. Cuando los destinatarios hagan clic en la solicitud, se los dirigirá a una página de revisión fuera de Smartsheet. Para obtener más información sobre cómo revisar una prueba enviada en una solicitud de revisión, consulte la sección: Responder a una solicitud de prueba.

No puede solicitar revisiones de pruebas cuyas filas están bloqueadas. Para obtener más información sobre las capacidades Bloquear y Desbloquear, consulte la sección Bloquear o desbloquear columnas y filas.

Recopilar retroalimentación sin aprobaciones

Si desea obtener más retroalimentación informal de las personas que tienen acceso a su hoja, puede @mencionarlas en un comentario en la prueba. Estas no podrán aprobar ni solicitar cambios a menos que también les haya enviado una solicitud de revisión.

Si @menciona a alguien que no comparte la hoja, y usted es el propietario, un administrador o la comparte con permisos de “Editor: puede compartir”, se le solicitará que comparta la hoja y le otorgue a esta persona los permisos correspondientes para que pueda obtener acceso al comentario. Para obtener más información, consulte la sección Niveles de permiso de uso compartido.

Trabajar con versiones de pruebas

Cuando realiza cambios en un archivo que está en una prueba (probablemente en función de la retroalimentación recibida como parte del proceso de revisión), puede cargar la versión revisada para mantener la prueba actualizada.

Cargar una versión de una prueba

Para cargar una nueva versión de un archivo a una prueba, realice lo siguiente:

  1. Haga clic en Versión en la parte superior de la sección derecha del panel Pruebas.
  2. Seleccione Crear nueva versión.
  3. Haga clic en el botón Cargar archivo que aparece en la sección izquierda del panel Pruebas.
  4. Seleccione el archivo de su computadora y cárguelo (o arrastre el archivo a la sección de carga del panel).

¡Eso es todo! El nuevo archivo ahora se carga como la versión actual de la prueba. El indicador de versiones ahora mostrará que existen varias versiones de la prueba. Todas las versiones anteriores quedarán bloqueadas.

Indicador de versiones

A continuación, le mostramos algunos factores que debe tener en cuenta sobre las versiones de una prueba:

  • Las versiones bloqueadas pueden visualizarse, pero ya no pueden realizarse anotaciones o comentarios en ellas.
  • Una persona que comparte la hoja como Administrador (debe ser un administrador con licencia) podrá eliminar comentarios de versiones anteriores.
  • Cualquier usuario que tenga acceso a la hoja podrá acceder a las pruebas anteriores en el contenedor de pruebas.
  • Se cancelarán todas las solicitudes y accesos externos a las versiones anteriores.
  • Las respuestas a las solicitudes se mantienen con la versión. Esto incluye los comentarios y los resultados para los estados Pendiente, Rechazada y Aprobada.

Eliminar una versión de una prueba

Para eliminar una versión de una prueba, haga clic en el ícono Más opciones ícono Más opciones y seleccione Eliminar la versión más reciente.

Cuando elimine la versión más reciente, sucederá lo siguiente:

  • Todos los archivos se eliminarán.
  • Todos los comentarios de la versión se eliminarán.
  • Todas las solicitudes de revisión pendientes se cancelarán.
  • La versión anterior se convierte en la versión activa y está disponible para su revisión.

Completar una prueba

Puede marcar una prueba como completa en el panel de pruebas para que sea de solo lectura en el panel y en la página de revisión externa.

Para definir una prueba como completa, debe ser propietario, administrador o editor con licencia de la hoja.

Cuando una prueba está completa, nadie puede cargar nuevas versiones ni agregar o editar comentarios. Las personas pueden seguir revisando los comentarios y descargar los archivos en cada versión.
El propietario y los administradores de la hoja pueden eliminar los comentarios en una prueba completa. El propietario, los administradores y los editores de la hoja también tienen la opción de volver a marcar la prueba como incompleta.

Para marcar una prueba como completa, ábrala en el panel de pruebas y haga clic en el botón de alternancia Prueba completa en la parte superior del panel.

Prueba completa

¡Eso es todo! La prueba está completa.

NOTA: Si desea permitir comentarios o cargas de otras versiones en la prueba nuevamente, haga clic en el mismo botón interruptor para configurar la prueba nuevamente como incompleta.

Cancelar una solicitud de revisión

Si envía una solicitud de revisión, pero después decide cancelarla, haga clic en el ícono Más opciones  ícono Más opciones y seleccione Cancelar solicitud de revisión.

Cancelar solicitud de revisión

Cuando se cancela una solicitud de revisión, las respuestas capturadas en la solicitud se eliminarán y los destinatarios ya no tendrán acceso a la prueba.

Responder a una solicitud de prueba

Cuando recibe una solicitud de revisión de prueba, esta incluirá un enlace que lo dirige a la página de revisión en una nueva pestaña del navegador. En la página de revisión, puede llevar a cabo las acciones siguientes:

• Realizar anotaciones con comentarios vinculados directamente con una parte del contenido

• Mantener conversaciones con otras partes interesadas

• Aprobar una prueba o solicitar cambios

Revisión de la prueba

Revisar una prueba

Cuando alguien envía una solicitud de revisión de prueba, usted recibirá un mensaje de correo electrónico, una notificación en Smartsheet o ambos (según sus preferencias de notificaciones). Para comenzar con la revisión, haga clic en Revisar prueba.

El paso siguiente depende de si ya tiene una cuenta de Smartsheet:

  • Si ya tiene una cuenta de Smartsheet, al hacer clic en el enlace, aparecerá la página de revisión externa.
  • Si no tiene una cuenta de Smartsheet, se le solicitará que cree una cuenta gratuita antes de poder ver la página de revisión externa.

Cualquier persona que haya sido invitada a una revisión puede participar.

El lugar donde puede realizar acciones dependerá de si se ha compartido la hoja donde reside la prueba:

  • Compartido con la hoja: Si tiene acceso a la hoja donde reside la prueba, puede revisar la prueba directamente en el panel Pruebas en la hoja o puede realizar acciones en la página de revisión externa.
  • Sin compartir: Si la hoja no se ha compartido, podrá realizar acciones en la página de revisión externa únicamente.

NOTA: Cualquier persona con permiso para ver la hoja puede usar un enlace en el panel de pruebas para abrir la página de revisión externa en una nueva pestaña. Cuando se accede a la página de revisión a través del enlace del panel de pruebas, se aplican los mismos permisos que en la hoja. La aprobación o la solicitud de cambios solo sigue siendo una opción para las personas a las que se envía una solicitud de revisión.

Aprobar una prueba o solicitar cambios

Para aprobar una prueba o solicitar cambios, haga clic en la opción deseada en la parte inferior del lado derecho del panel Pruebas de la hoja (necesitará los permisos correspondientes para hacerlo) o en la página de revisión externa.

Solo las personas que han sido invitadas a participar en una revisión verán estas opciones.

Revisión de la prueba con comentarios

Apruebe una prueba si la versión que está visualizando ya no requiere más revisiones.

Si se requieren más revisiones, haga clic en Requiere cambios.

A medida que las demás personas tomen sus decisiones de aprobación, cada observador de la prueba podrá ver lo siguiente:

  • Un recuento de todas las respuestas de aprobación/solicitud de cambios.
  • Un resumen de la cantidad de solicitudes que aún están pendientes.

Para ver los nombres de las personas que han elegido una opción o aún deben revisar, pase el mouse sobre los botones Aprobar, Requiere cambios o Pendiente.

Incluir comentarios o anotaciones con su retroalimentación

Agregue un comentario si tiene una retroalimentación general. Si su retroalimentación es específica de un área determinada del contenido que está revisando, puede utilizar una herramienta de marcado para combinar su comentario con una anotación.

Agregar un comentario

Escriba su comentario en el espacio Agregar un comentario y presione Entrar.

Comentario sobre la revisión de la prueba

CONSEJO: Escriba @ para etiquetar a una persona en un comentario. Puede usar esta opción, por ejemplo, para permitir que el solicitante sepa que usted completó la revisión. (Este recibirá una notificación que incluye un enlace a la hoja que contiene la prueba para que pueda encontrarla y ver sus comentarios).

Agregar una anotación

Puede utilizar tres tipos de anotaciones para marcar el contenido en una prueba.

Tres herramientas de marcado

Para agregar una anotación marcada, realice lo siguiente:

  1. Pase el mouse sobre el lugar donde desea dejar un comentario sobre la prueba.
    El cursor se convertirá en una cruz para indicar que puede dejar una anotación.
  2. Haga clic con el mouse.
    Esto hará que se agregue una marca de anotación en la prueba.
  3. Escriba su comentario en la sección Agregar un comentario (el lado derecho del panel).
  4. Presione Entrar para enviar su retroalimentación.

Para agregar una anotación de flecha entre dos lugares de la prueba:

  1. Pase el mouse sobre el lugar en que desea que comience la cola de la flecha.
    El cursor se convertirá en una cruz para indicar que puede dejar una anotación.
  2. Haga clic y arrastre el mouse hasta el lugar en que desee que se ubique la punta de la flecha.
    Esto hará que se agregue una flecha de anotación con la dirección y el tamaño que desee. Se colocará una marca en el extremo de la flecha.
  3. Escriba su comentario en la sección Agregar un comentario (el lado derecho del panel).
  4. Presione Entrar para enviar su retroalimentación.

Para agregar una anotación de cuadro alrededor de un área específica de la prueba:

  1. Pase el mouse sobre el lugar donde desea que haya una esquina del cuadro.
    El cursor se convertirá en una cruz para indicar que puede dejar una anotación.
  2. Haga clic y arrastre el mouse hasta el lugar en que desee que se encuentre la esquina opuesta del cuadro.
    Esto hará que se agregue un cuadro de anotación con las dimensiones que desee. Se colocará una marca en el extremo del cuadro.
  3. Escriba su comentario en la sección Agregar un comentario (el lado derecho del panel).
  4. Presione Entrar para enviar su retroalimentación.

Una vez que envíe su anotación, se agregará un valor numérico a la anotación marcada de la prueba. El número de anotación reflejará el orden en el que esta se agregó.

Para resaltar el área asociada a una anotación, haga clic en el comentario con anotaciones. Para ver el comentario asociado a una anotación, haga clic en la marca numerada.

Agregar una anotación a un video

Al revisar una prueba de video, puede utilizar las mismas herramientas de marcado para agregar anotaciones a fotogramas específicos.

Probar un video

Tiene cuatro opciones para navegar hasta un fotograma que requiere una anotación:

  • Haga clic en el botón Reproducir y, a continuación, haga clic en el botón Pausar cuando llegue al fotograma correcto.
  • Haga clic en el botón Avanzar para adelantar el video 1 segundo.
  • Haga clic en el botón Retroceder para retroceder el video 1 segundo.
  • Haga clic en cualquier lugar de la línea de tiempo del video para ir a ese momento.

Cuando agrega una anotación, el fotograma se marca en la línea de tiempo del video con su imagen de perfil.

Después de agregar una anotación a un fotograma de video, hay dos maneras de retroceder a ese fotograma:

  • Hacer clic en el comentario asociado.
  • Hacer clic en su imagen de perfil en la línea de tiempo del video.