Pruebas

Las pruebas permiten al equipo agilizar y administrar la creación y aprobación de contenido directamente en Smartsheet. Cualquier persona puede revisar, editar y aprobar imágenes, videos, documentos y PDF de manera sencilla.Las pruebas también se integran con Adobe Creative Cloud, de manera que los usuarios no tengan que alternar entre aplicaciones.

Cargue su archivo para una prueba y envíe una solicitud de revisión a sus colegas, proveedores, clientes y mucho más, incluso si no comparte sus hojas con ellos. Los revisores pueden anclar comentarios, realizar anotaciones, debatir sus opiniones entre sí, y registrar las decisiones de aprobación. Cargue una nueva versión en la prueba en cualquier momento para continuar el proceso. Las versiones anteriores de la prueba permanecerán disponibles en modo de solo lectura.

 

Utilizar las pruebas para colaborar en el contenido

Gracias a las pruebas de Smartsheet, usted y su equipo pueden revisar y aprobar rápidamente una amplia variedad de contenido. Utilice el proceso de pruebas sencillo y optimizado para cargar imágenes de archivos, videos, archivos PDF y documentos de Microsoft Office, así como para controlar las versiones de los archivos, solicitar y recopilar retroalimentación con anotaciones, y obtener la aprobación de las partes interesadas.

Agregar una prueba

Una vez que las pruebas estén habilitadas, podrá agregarlas para su revisión.

  1. En la fila en la que desea agregar la prueba, haga clic en el icono Agregar una prueba icono Agregar una prueba en la columna Pruebas para mostrar el panel Pruebas.

    El panel Pruebas se abrirá con el panel Cargar archivo disponible.
  2. Haga clic en Cargar archivo para buscar y cargar el archivo que desea probar (o bien, si conoce la ubicación del archivo, arrástrelo directamente hasta el panel).
    Cargar archivo

Ya puede comenzar a colaborar en la prueba.

Archivos adjuntos compatibles

Puede crear solo una prueba por fila, utilizando cualquiera de los tipos de archivo de la tabla que aparece a continuación.

Tipo de archivo adjunto

Tipos de archivo compatibles

Notas

Imágenes

jpg, jpeg, png, bmp, gif

Compatibilidad total con la vista previa y las anotaciones en una sola imagen o en varias imágenes directamente en la prueba.
 

Video

mp4, avi, mov

Compatibilidad total con la vista previa y las anotaciones en un solo video en la prueba.

Adobe

pdf

Compatibilidad total con la vista previa y las anotaciones en un solo PDF en la prueba.

Microsoft

doc, docx, dot, rtf, xls, xlt, xlsx, xltx, ppt, pot, pps, pptx, potx, ppsx

Compatibilidad total con la vista previa y las anotaciones en un solo documento en la prueba.

Cualquier archivo adjunto a un elemento de Smartsheet

Cualquier tipo de archivo que pueda adjuntarse a un elemento de Smartsheet.

No puede obtener una vista previa ni anotar el contenido directamente en la prueba.

 

Sin embargo, puede solicitar retroalimentación, dejar comentarios, aprobar o solicitar cambios, administrar las versiones, y marcar la prueba como completa.

CONSEJO: Utilice las pruebas para los archivos de trabajo en curso que requieren revisión, y utilice los archivos adjuntos para cargar los archivos completados.

NOTAS:

  • La extensión de Smartsheet para Adobe Creative Cloud todavía no es compatible con la carga de múltiples imágenes en Photoshop, Illustrator e InDesign.
  • Para cargar una nueva versión de un archivo, haga clic en Versión en la parte superior derecha del panel. Para obtener más información sobre la creación de versiones para pruebas, consulte la sección Trabajar con versiones de pruebas de este artículo.

Colaborar en una prueba

Una vez que la prueba está disponible en el panel Pruebas, puede comenzar con la colaboración. La forma en que decida colaborar dependerá de si los revisores tienen acceso a su hoja y de si necesita decisiones de aprobación de parte de ellos.

Solicitar revisión y aprobación

Puede invitar a cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico válida para que revise su prueba (incluidos los usuarios sin licencia o las personas ajenas a su organización),

Para solicitar retroalimentación:

  1. Seleccione la prueba que desea que otras personas revisen y, a continuación, seleccione Solicitar retroalimentación en la parte superior del panel Pruebas.
  2. En la ventana Enviar prueba para su revisión que aparece, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas que desea que revisen la prueba.
  3. Verifique que los datos de los cuadros Asunto y Mensaje transmitan la información que desea proporcionar a los revisores.
  4. Haga clic en Enviar.

Las personas a las que solicitó comentarios recibirán una solicitud que se vincula directamente con la página de revisión externa. Cuando los destinatarios hagan clic en la solicitud, se los dirigirá a una página de revisión fuera de Smartsheet. Para obtener más información sobre cómo revisar una prueba enviada en una solicitud de revisión, consulte la sección: Responder a una solicitud de prueba.

No puede solicitar revisiones de pruebas cuyas filas están bloqueadas. Para obtener más información sobre las capacidades Bloquear y Desbloquear, consulte la sección Bloquear o desbloquear columnas y filas.

Recopilar retroalimentación sin aprobaciones

Si desea obtener más retroalimentación informal de las personas que tienen acceso a su hoja, puede @mencionarlas en un comentario en la prueba. Estas no podrán aprobar ni solicitar cambios a menos que también les haya enviado una solicitud de revisión.

Si @menciona a alguien que no comparte la hoja, y usted es el propietario, un administrador o la comparte con permisos de “Editor: puede compartir”, se le solicitará que comparta la hoja y le otorgue a esta persona los permisos correspondientes para que pueda obtener acceso al comentario. Para obtener más información, consulte la sección Niveles de permiso de uso compartido.

Trabajar con versiones de pruebas

Cuando realiza cambios en un archivo que está en una prueba (probablemente en función de la retroalimentación recibida como parte del proceso de revisión), puede cargar la versión revisada para mantener la prueba actualizada.

Cargar una versión de una prueba

Para cargar una nueva versión de un archivo a una prueba, realice lo siguiente:

  1. Haga clic en Versión en la parte superior de la sección derecha del panel Pruebas.
  2. Seleccione Crear nueva versión.
  3. Haga clic en el botón Cargar archivo que aparece en la sección izquierda del panel Pruebas.
  4. Seleccione el archivo de su computadora y cárguelo (o arrastre el archivo a la sección de carga del panel).

¡Eso es todo! El nuevo archivo ahora se carga como la versión actual de la prueba. El indicador de versiones ahora mostrará que existen varias versiones de la prueba. Todas las versiones anteriores quedarán bloqueadas.

Indicador de versiones

A continuación, le mostramos algunos factores que debe tener en cuenta sobre las versiones de una prueba:

  • Las versiones bloqueadas pueden visualizarse, pero ya no pueden realizarse anotaciones o comentarios en ellas.
  • Una persona que comparte la hoja como Administrador (debe ser un administrador con licencia) podrá eliminar comentarios de versiones anteriores.
  • Cualquier usuario que tenga acceso a la hoja podrá acceder a las pruebas anteriores en el contenedor de pruebas.
  • Se cancelarán todas las solicitudes y accesos externos a las versiones anteriores.
  • Las respuestas a las solicitudes se mantienen con la versión. Esto incluye los comentarios y los resultados para los estados Pendiente, Rechazada y Aprobada.

Eliminar una versión de una prueba

Para eliminar una versión de una prueba, haga clic en el ícono Más opciones ícono Más opciones y seleccione Eliminar la versión más reciente.

Cuando elimine la versión más reciente, sucederá lo siguiente:

  • Todos los archivos se eliminarán.
  • Todos los comentarios de la versión se eliminarán.
  • Todas las solicitudes de revisión pendientes se cancelarán.
  • La versión anterior se convierte en la versión activa y está disponible para su revisión.

Completar una prueba

Puede marcar una prueba como completa en el panel de pruebas para que sea de solo lectura en el panel y en la página de revisión externa.

Para definir una prueba como completa, debe ser propietario, administrador o editor con licencia de la hoja.

Cuando una prueba está completa, nadie puede cargar nuevas versiones ni agregar o editar comentarios. Las personas pueden seguir revisando los comentarios y descargar los archivos en cada versión.
El propietario y los administradores de la hoja pueden eliminar los comentarios en una prueba completa. El propietario, los administradores y los editores de la hoja también tienen la opción de volver a marcar la prueba como incompleta.

Para marcar una prueba como completa, ábrala en el panel de pruebas y haga clic en el botón de alternancia Prueba completa en la parte superior del panel.

Prueba completa

¡Eso es todo! La prueba está completa.

NOTA: Si desea permitir comentarios o cargas de otras versiones en la prueba nuevamente, haga clic en el mismo botón interruptor para configurar la prueba nuevamente como incompleta.

Cancelar una solicitud de revisión

Si envía una solicitud de revisión, pero después decide cancelarla, haga clic en el ícono Más opciones  ícono Más opciones y seleccione Cancelar solicitud de revisión.

Cancelar solicitud de revisión

Cuando se cancela una solicitud de revisión, las respuestas capturadas en la solicitud se eliminarán y los destinatarios ya no tendrán acceso a la prueba.