Data Shuttle

APPLIES TO

  • Smartsheet Advance Package

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

  • When importing files from Google Drive to Data Shuttle, a licensed user in Smartsheet must have at least Viewer access on the doc(s) in the Google shared drive
  • When pushing files from Smartsheet or Excel to a shared drive in Google Drive, a licensed user in Smartsheet must have at least Editor access to the file in the shared drive in Google 
  • Admins, Owners, or Editors on the target sheet can create and own Data Shuttle workflows 
  • A license is required to own any source and target Smartsheet used in Data Shuttle configurations

Data Shuttle de Smartsheet mejora la visibilidad y habilita la toma de decisiones basadas en datos al mover automáticamente sus datos entre las distintas plataformas. Data Shuttle le permite cargar y descarar sus datos desde ERP, CRM y bases de datos hacia y desde Smartsheet. Esto le permite crear una fuente genuina centralizada y le da la capacidad de tomar decisiones seguras y en tiempo real.

Con Data Shuttle, podrá visualizar y actuar sobre sus datos en todas las plataformas. Puede administrar los procesos con eficacia como el seguimiento de facturas para la administración de recursos. Data Shuttle es altamente adaptable y puede usarse con varias unidades de negocio con sus plataformas pertinentes.

Acerca de Data Shuttle

APPLIES TO

  • Smartsheet Advance Package

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Cualquier persona que tenga una licencia activa de Smartsheet con cualquier función de usuario pago, permisos internos para usar unidades de nube en las que se alojan los datos, y acceso de administrador, propietario o editor respecto de la hoja de destino, puede crear y ser propietario de flujos de trabajo de Data Shuttle. Se requiere licencia para ser propietario de Smartsheets fuente y destino que se usan en las configuraciones de Data Shuttle.

Con Data Shuttle de Smartsheet (antes llamado Cargador de datos), puede importar automáticamente datos de sistemas de software empresariales, como CRM, ERP, bases de datos, etc., directamente en Smartsheet. Cualquier sistema que pueda descargarse a una hoja CSV, de Excel o Google puede cargarse en Smartsheet. También puede utilizar Data Shuttle para descargar datos como archivo adjunto a una hoja de Smartsheet o a una fuente externa en la nube (actualmente, OneDrive y Google Drive).

Data Shuttle es un complemento que se muestra en el Ejecutador luego de iniciar sesión en datashuttle.smartsheet.com. Para más información sobre cómo acceder a las aplicaciones a través del Ejecutador, haga clic aquí.

Solo los clientes de Smartsheet.gov pueden cargar datos. Obtenga más información sobre las capacidades .GOV aquí.

Usar Data Shuttle para cargas

Use Data Shuttle para cargar datos en Smartsheet e:

  • importar las horas reales trabajadas desde una herramienta externa de registro de horas;
  • importar gastos reales de un sistema contable externo;
  • actualizar el canal de ventas de entregas desde una herramienta CRM no SFDC;
  • combinar datos de un sistema externo en una hoja de ingreso para impulsar el aprovisionamiento de SCC;
  • fusionar datos en forma permanente obtenido de varios sistemas en una única solución de Smartsheet para obtener una descripción general ejecutiva centralizada;
  • establecer referencias cruzadas de datos ERP de manera sencilla con contexto de ejecución del trabajo;
  • importar datos en Smartsheet a partir de herramientas personalizadas de creación de formularios;
  • importar análisis de inteligencia de negocios para pasar a la acción.

Aprenda a crear un flujo de trabajo de carga aquí.

Usar Data Shuttle para descargas

Use Data Shuttle para descargar datos de Smartsheet y:

  • mostrar la información clave de Smartsheet a personas que no se encuentran dentro de los ecosistemas de Smartsheet;
  • obtener datos procesados de Smartsheet para importar en otras herramientas de análisis de datos, CRM u otros sistemas de registro dentro de la compañía;
  • exportar datos complejos en una estructura muy sencilla para el ingreso en bases de datos;
  • poner a disposición resúmenes de hojas de manera semanal en un sistema de almacenamiento en la nube para enviarse como adjuntos de correo electrónico;
  • enviar datos de hojas modificados y filtrados en forma de adjunto a otra hoja para la creación de soluciones complejas;
  • exportar casos de uso de seguimiento de PPM clave conforme a un programa para la reparación y punto en el tiempo en comparación con presupuestos en sistemas externos;
  • exportar, archivar y realizar auditorías al llevar un registro de las versiones exportadas de distintas hojas a largo plazo.

Aprenda a crear un flujo de trabajo de descarga aquí.

Compatibilidad de datos

Data Shuttle puede cargar datos de sistemas que permiten la exportación a archivos de Hojas de Google, Excel o de texto con valores separados por comas (.csv). Data Shuttle puede cargar datos de los archivos ubicados en Google Drive, OneDrive o Box.

Data Shuttle admite cargas en Smartsheet de unidades compartidas de Box. Sin embargo, no admite unidades compartidas de Google Drive o OneDrive. Para crear un flujo de trabajo, asegúrese de que los datos que quiere sincronizar estén en una de las siguientes ubicaciones:

  • El archivo (.csv o .xlsx) debe estar adjunto a una hoja en Smartsheet
    -o-
  • El archivo (.csv, .xlsx u Hoja de Google) debe estar ubicado en una unidad de Google en una cuenta a la cual usted tenga acceso.

Data Shuttle admite descargas de Smartsheet a archivos Excel o CSV. Además, permite enviar dichos archivos a OneDrive o Google Drive, o como adjuntos en una hoja de Smartsheet.

Data S no es compatible con la extensión (.xls) de los archivos Excel de legado.

Para obtener más información sobre compatibilidad de navegadores, consulte el artículo Requisitos y pautas del sistema para el uso de Smartsheet.

Flujos de trabajo de Data Shuttle

Para cargar o descargar datos, se crean flujos de trabajo. En cada flujo de trabajo, se define la procedencia de los datos y su destino, se aplican filtros a los datos, se asignan datos a su destino y se crea un programa opcional para que el flujo de trabajo se ejecute de manera automática. Programar un flujo de trabajo significa que puede definirlo y olvidarlo, y quedarse tranquilo de que su destino se actualizará con regularidad. También puede ejecutar su flujo de trabajo manualmente cuando desee.

Importante: Al crear flujos de trabajo, asegúrese de tener un terminal definido. Evite flujos de trabajo circulares, ya que estos se ejecutan en un bucle infinito y se generan problemas con sus datos.

Pasos básicos para el flujo de trabajo

  1. Confirme la compatibilidad y los permisos de sus datos.
  2. Inicie sesión en Data Shuttle en datashuttle.smartsheet.com.
  3. Crear un nuevo flujo de trabajo. Haga clic en el icono del más (+) en la barra de navegación izquierda.
  4. Seleccione el tipo de flujo de trabajo que quiere crear, cargar o descargar.
    Obtenga más información sobre cómo cargar flujos de trabajo aquí y descargar flujos de trabajo aquí.
  5. Siga las instrucciones que se muestran en las pantallas del flujo de trabajo para identificar el origen, definir un objetivo, aplicar filtros y asignar columnas.
  6. De manera opcional, puede programar su flujo de trabajo para que se ejecute en forma automática.
  7. Publique su flujo de trabajo para poder acceder a él en cualquier momento.

Puede editar, copiar y eliminar su flujo de trabajo en cualquier momento.

Consejos y prácticas recomendadas

Tenga esto en cuenta al trabajar con Data Shuttle:

  • Con Data Shuttle, se aplicarán las limitaciones de Smartsheet. Para obtener más información sobre las cantidades máximas de hojas y tamaños de archivos importados, consulte Requisitos y pautas del sistema para el uso de Smartsheet.
  • Si necesita cargar desde un origen para reemplazar más de 5000 filas o fusionar datos en 20.000 filas, utilice filtros y un conjunto limitado de asignaciones de columnas. O bien, puede crear múltiples flujos de trabajo haciendo uso de una categoría de datos comunes para distribuir los datos en varias hojas. Puede descargar hasta 20.000 filas.
  • Si alguien crea un flujo de trabajo y lo define para que se ejecute cada vez que se agrega un nuevo adjunto, toda persona que agregue el adjunto provocará que se ejecute el flujo de trabajo.