DataMesh

La aplicación de DataMesh de Smartsheet es una aplicación premium que elimina los errores de tipeo, las duplicaciones en el ingreso de datos y el trabajo innecesario al asignar los datos de Smartsheet entre hojas e informes extensos.

Smartsheet DataMesh: Eliminar errores ortográficos y evitar entradas de datos duplicadas, entre otras funciones

Smartsheet DataMesh ofrece una funcionalidad de búsqueda entre planillas y facilita la consistencia de los datos. Con Smartsheet DataMesh puede hacer lo siguiente:

  • Buscar y eliminar de manera automática los duplicados
  • Crear enlaces entre planillas en función de los valores de búsqueda que especifique.
  • Completar automáticamente celdas vacías en una planilla en función de un valor de búsqueda conocido en una o más planillas (por ejemplo: si tiene una planilla fuente que contiene números de teléfono correspondientes a una lista de personas, podría utilizar el mallado de datos para actualizar otra planilla con los mismos números de teléfono).

Se trata de un complemento premium disponible para la compra. Para obtener más información sobre cómo obtener las aplicaciones premium de Smartsheet, póngase en contacto con Ventas de Smartsheet.

Antes de comenzar

Tenga presente que Smartsheet también admite fórmulas de uso transversal entre planillas. Antes de usar DataMesh, es posible que quiera ver si se podría lograr una solución más simple con ellas. Para obtener más información consulte el siguiente artículo: Fórmulas: Hacer referencia a datos de otras planillas.

Para poder usar DataMesh debe ser usuario de Smartsheet con licencia y tener un plan que incluya DataMesh.

DataMesh también le exige que tenga configuradas dos planillas de datos:

  • La planilla fuente
  • La planilla destino 

Las dos planillas deben tener al menos una columna de datos en común.  (No es necesario que las columnas tengan el mismo nombre, pero le será más fácil asignar las columnas con datos similares si sus nombres también lo son.)

Para obtener más información sobre la compatibilidad de navegadores, consulte Requisitos y pautas del sistema para el uso de Smartsheet.


Acceder a DataMesh

Haga clic en el Ejecutador para acceder a la Aplicación.

Ejecutador

 

NOTA: Si tiene inconvenientes para acceder a la aplicación desde el Ejecutador. consulte Cómo acceder a aplicaciones y plantillas premium con el Ejecutador.

Combinar o refinar conjuntos de datos con DataMesh

Creará configuraciones de DataMesh nuevas en el asistente para Crear configuración nueva. El proceso de creación está conformado por cinco pasos. Para iniciar el asistente, haga clic en Configuración nueva en el ángulo superior derecho de la aplicación DataMesh y, luego, siga los pasos del asistente.

Configuración nueva de DataMesh

Paso 1: Seleccionar el Elemento fuente

  1. Busque la planilla o el informe que contenga los datos que quiere mostrar en la planilla con mallado de datos.
  2. Una vez que localice la planilla, selecciónela y haga clic en el botón Siguiente.

Paso 2: Seleccionar las planillas de destino

1. Busque las planillas en las que quiera copiar los datos.
2. Una vez que localice la planilla, selecciónela y haga clic en el botón Siguiente.

Paso 3: Asignar columnas de una planilla

En este paso elegirá los campos que se asignarán y determinará qué información se transferirá a cada lugar.

  1. En el cuadro de Valores de búsqueda debajo de Planilla fuente, seleccione el valor en común entre ambas planillas (el valor que quiere buscar en la planilla de destino).

    NOTA: Los valores del área Valor de búsqueda no se copian entre planillas.
    Asignación de columnas de muestra en DataMesh
     
  2. En las secciones de Planilla fuente y Planilla(s) de destino, seleccione los campos que se asignarán. Es decir, si el Valor de búsqueda coincide entre la planilla fuente y la de destino, los datos que especifique en los cuadros de Campos de datos (o nombres de columnas) se copiarán a la planilla de destino.

    NOTA: No es necesario que los nombres de las columnas que se están asignando coincidan; sin embargo, le será más fácil seguir una convención de nomenclatura estándar para datos similares entre planillas.
  3. Cuando haya seleccionado las columnas que quiere asignar, haga clic en el botón Siguiente.

Paso 4: Definir opciones de visualización

  1. Para especificar cómo ( y con qué frecuencia) quier que se malleen los datos desde los diversos menús desplegables, utilice la opciones de visualización:
    • Sobrescribir datos ya existentes en planillas de destino: Si se define en , la configuración sobrescribirá todos los datos en la columna de campos de datos en la planilla de destino.
    • Duplicados en planilla fuente: Esta opción controla cómo se manejan los duplicados que se encuentren en la planilla fuente.
    • Formato de la asignación de datos: Esta opción controla si quiere que los datos se sincronicen de manera activa con la funcionalidad Enlace de celdas (consulte el artículo Enlaces de celdas de la ayuda para conocer detalles sobre cómo funciona esta característica) desde la planilla fuente o si se copian desde la planilla fuente.
    • Frecuencia de ejecución: La frecuencia de ejecución programada para actualizar valores de DataMesh.

      NOTA: La frecuencia de ejecución Actualizar inmediatamente no se admite cuando se está utilizando un informe como fuente.
       
  2. Escriba un título que recuerde el propósito del mallado (por ejemplo: el tipo de datos que está mallando) en el campo Nombre del área Nombre de la configuración.DataMesh Definir opciones de visualización
  3. Haga clic en el botón Siguiente.

Paso 5: Confirmar y actualizar

Aquí confirmará que asignó los campos de datos correctamente, que está satisfecho con las opciones especificadas y que el Nombre de la configuración tiene sentido. Si todo es correcto, haga clic en el botón Actualizar.

DataMesh Confirmar actualización

Ejecutar la configuración de DataMesh

Una vez que se haya creado la configuración de DataMesh, ¡ya está lista para ejecutarse! Si ha definido una Frecuencia de ejecución(ver el "Paso 4" de la sección anterior), DataMesh se ejecutará en el siguiente momento de ejecución programado. 

Si quier configurar la ejecución inmediatamente, haga clic en el nombre de la configuración desde la página principal.

DataMesh Imagen de ejecución 1

Paso 1: Detalles

Confirme que las opciones sean correctas; luego, haga clic en el botón Ejecutar.

DataMesh Detalles de ejecución

Paso 2: Vista previa

Previsualice lo que se completará en la planilla de destino. También puede ver detalles sobre lo siguiente:

  • Total de filas afectadas
  • Total de filas no afectadas
  • Total de duplicados en la fuente
  • Total de filas que no coinciden

Si todo es correcto, haga clic en el botón Enviar.

DataMesh Imagen de ejecución 2

Paso 3: Confirmar

Aquí verá el resumen resultante correspondiente a cada planilla de destino. 

DataMesh Imagen de ejecución 3

Después de hacer clic en el botón Cerrar y de regresar a Smartsheet, encontrará los datos mallados en la planilla que especificó como destino. (Es posible que tenga que actualizar la planilla para ver los cambios.)


Transferir su configuración de DataMesh a otra persona

Antes de transferir su configuración de DataMesh, asegúrese de que la persona a quien le está transfiriendo su configuración cumpla con los siguientes requisitos:

  • Haya iniciado sesión en la aplicación DataMesh.
  • Tenga permiso de uso compartido de nivel de Administrador o superior tanto en la planilla fuente como en la de destino.

Para transferir la configuración:

  1. Haga clic en el ícono para Transferir que se encuentra en el lateral derecho de la ventana de DataMesh.

    Ícono para transferir de DataMesh

    Aparecerá la ventana para Transferir la configuración.
     
  2. Escriba la dirección de correo electrónico asociada con la cuenta de Smartsheet de la persona a quien le quiere transferir su configuración.
  3. El destinatario de su configuración recibirá una notificación por correo electrónico en la que se le solicita que inicie sesión en DataMesh y acepte la transferencia.

Lo único que le resta por hacer es iniciar sesión en DataMesh y aceptar la transferencia. Se convierte en el nuevo propietario de la configuración.