Pivot App

La aplicación Pivot de Smartsheet es un complemento premium disponible para la compra. Póngase en contacto con Ventas de Smartsheet para obtener más detalles. 

Use  Pivot App para crear una tabla dinámica que le permita hacer lo siguiente:

• Crear resúmenes acumulativos para mostrar información clave en varias hojas
• Mantener actualizadas las métricas de los resúmenes a medida que agrega datos nuevos
• Identificar y adaptar rápidamente segmentos clave a medida que cambian sus necesidades en materia de datos

Por ejemplo, con Pivot App, puede tomar datos como los que se muestran a continuación

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y transformarlos en esto:

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Tenga en cuenta lo siguiente para usar Pivot App

• Debe ser usuario de Smartsheet y tener un plan que incluya Pivot App.
• Primero, debe tener los datos de origen en una hoja o un informe para crear una tabla dinámica en Pivot App.
• Debe tener permisos de uso compartido de nivel de Propietario o Administrador para los elementos de origen.

Iniciar sesión en Pivot App

1. En la barra de navegación izquierda, seleccione Launcher (Iniciador).
2. Seleccione Pivot.  

Crear una hoja dinámica

Seleccione +Create pivot sheet (+Crear hoja dinámica) en el extremo superior izquierdo de Pivot App y, luego, siga los pasos del asistente.

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Paso 1: Seleccionar la hoja

1. Busque o explore para encontrar la hoja o el informe de origen que contiene los datos que desea resumir.
2. Seleccione la hoja o informe deseados y seleccione Next (Siguiente).

Una vez que asigne una hoja de origen para la hoja dinámica, no podrá cambiarla. Inicie una nueva hoja dinámica para utilizar una hoja o informe de origen diferentes.

Considere la posibilidad de usar un informe como el origen de su tabla dinámica para agregar o eliminar criterios o crear una tabla dinámica de varias hojas. 

Paso 2: Asignar columnas

En el paso Asignar columnas, elegirá las filas, las columnas y los valores que quiere que aparezcan en la hoja dinámica. También puede asignar un nombre a la tabla e indicar la frecuencia con la que debe actualizarse.

1. Seleccione Add Field (Agregar campo) por encima de los cuadros Columns (Columnas), Rows (Filas) y Values (Valores) para seleccionar el origen de esos elementos en la hoja dinámica.
2. En la casilla Pivot name (Nombre de tabla dinámica), escriba un nombre para la hoja dinámica.
    
3. En Execution Frequency (Frecuencia de ejecución), seleccione la frecuencia con la que desea que se actualice la tabla. Seleccione una opción para que la tabla dinámica se actualice periódicamente y refleje los cambios en los datos de origen.

Guía para la ubicación de columnas, filas y valores

Utilice la siguiente imagen para decidir más fácilmente cómo posicionar los datos en la tabla.

1. Columns (Columnas): Estos campos son los valores que aparecerán en la parte superior de la tabla dinámica (p. ej., meses del calendario).
2. Rows (Filas): Estos campos aparecen en el lado izquierdo de la tabla dinámica. Si agrega varios campos, crea jerarquías. La jerarquía se rige por el orden en el que aparecen los campos en la casilla Rows (Filas).
3. Values (Valores): Estos campos aparecen en la intersección entre las filas y columnas de la tabla dinámica y pueden ser sumas, promedios o recuentos.

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Paso 3: Asignar destino

En este paso, especifica un nombre para la hoja de tabla dinámica nueva y un destino para ella en Smartsheet.

1. En la casilla Sheet name (Nombre de la hoja), escriba el nombre correspondiente a la hoja de destino.
2. En Select destination folder or workspace (Seleccionar carpeta o espacio de trabajo destino), seleccione dónde quiere guardar la nueva tabla dinámica.
3. Seleccione Next (Siguiente) > Create (Crear) para configurar las instrucciones en Pivot App.

Si estableció un valor en  Execution Frequency (Frecuencia de ejecución) (con qué frecuencia se actualiza la tabla dinámica), el sistema genera la tabla dinámica en el siguiente tiempo de ejecución programado. Para previsualizar y crear la tabla dinámica de inmediato, genérala y cree una hoja para ella en Smartsheet.

Previsualizar y generar la tabla dinámica

Si desea obtener una vista previa de la tabla dinámica y generarla de inmediato, haga lo siguiente:

1. Seleccione la tabla con la que desea trabajar debajo de Name (Nombre).
2. Siga los pasos del asistente. 
   

Una vez que esté en el asistente

1. Seleccione Preview (Vista previa) para revisar los detalles de su tabla dinámica.

Esta acción lo llevará al Paso 2 del asistente, donde obtendrá una vista previa de la tabla dinámica que creará en Smartsheet.

2. Revise los resultados de la tabla. Si le gusta lo que ve, seleccione Confirm (Confirmar).

Para realizar cambios, seleccione Cancel (Cancelar) y, luego, haga clic en el ícono del engranaje para editar la tabla dinámica.

3. Pivot App generará la hoja y la colocará en la ubicación que especificó en Smartsheet cuando creó la tabla dinámica.
4. Seleccione Close (Cerrar).

De esta forma, se crea una hoja de tabla dinámica que puede encontrar en Smartsheet.

Buscar la hoja de tabla dinámica en Smartsheet

1. Abra Smartsheet.
2. Puede buscar la hoja por nombre o localizar el espacio de trabajo o la carpeta de destino que especificó cuando configuró la hoja de tabla dinámica.

Es posible que tenga que actualizar el navegador para ver la nueva hoja.

Organizar la hoja de tabla dinámica y aplicarle formato

En principio, la tabla dinámica no tiene formato. Las filas aparecen por orden alfabético. Puede cambiar el nombre de las columnas y usar las herramientas de formato en Smartsheet para darle el aspecto que desee a la tabla dinámica.

El formato y los nombres nuevos de las columnas se mantendrán incluso si modifica los datos, agrega nuevas filas a la tabla o configura la tabla dinámica para que se actualice automáticamente.

Editar una hoja de tabla dinámica

1. Seleccione el ícono del engranaje para editar la tabla dinámica y realizar cambios en ella.
2. Aplique los cambios deseados.

Titularidad de una hoja de tabla dinámica

Después de crear una hoja de tabla dinámica, todos los administradores de la hoja subyacente se convertirán de forma automática en administradores de la hoja de tabla dinámica. Si pierde los permisos de administrador en la hoja subyacente, también perderá el acceso de administrador a la tabla dinámica.

Puede conceder a otros administradores acceso a la configuración de la tabla dinámica mediante el enlace de uso compartido.

Cualquier administrador de la hoja puede cambiar la configuración de la tabla dinámica, compartirla, publicarla o eliminarla.

Debe ser el creador de la tabla para verla enumerada en la vista de lista. Todos los demás administradores necesitan la dirección URL de la tabla dinámica.