Crear un flujo de trabajo de carga en Data Shuttle

Aplica a

Smartsheet Advance Package

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Cualquier persona que tenga una licencia activa de Smartsheet con cualquier función de usuario pago, permisos internos para usar unidades de nube en las que se alojan los datos, y acceso de administrador, propietario o editor respecto de la hoja de destino puede crear y ser propietario de flujos de trabajo de Data Shuttle. Se requiere licencia para ser propietario de Smartsheets fuente y destino que se usan en las configuraciones de Data Shuttle.

Cree un flujo de trabajo de carga para conectarse con una fuente de datos externa y cargar, editar y escribirlos en Smartsheet.

Puede copiar un flujo de trabajo existente y, luego, editarlo para crear un nuevo flujo de trabajo. Desplácese sobre el menú ubicado junto al botón Ejecutar y seleccione Crear una copia. Desplace el mouse sobre el menú en la copia y haga clic en Editar flujo de trabajo. Luego, realice los cambios en la copia.

Crear un flujo de trabajo de carga

  1. Haga clic en el Ejecutador ubicado a la izquierda de la barra de navegación izquierda y seleccione Data Shuttle. Si es la primera vez que usa Data Shuttle, tal vez deba iniciar sesión primero en datashuttle.smartsheet.com.
  2. Seleccione el archivo de origen. El archivo de origen puede estar en una de las siguientes ubicaciones:
     
    • Adjunto de Smartsheet: Al haber iniciado sesión, podrá buscar o navegar para encontrar la hoja a la que se encuentra adjunto el archivo. Elija si desea importar el archivo más reciente cada vez que se ejecuta el flujo de trabajo, o bien, un adjunto por nombre específico:
      • Más reciente: Última sincronización del adjunto basado en el programa de su flujo de trabajo. O bien, puede ejecutar el flujo de trabajo en forma manual.
      • Nombre del adjunto: Data Shuttle utilizará únicamente el adjunto que se encuentra especificado en su flujo de trabajo.
         
    • Google Drive: Siga las indicaciones para permitir que smartsheetapps.com vea los archivos en su cuenta de Google Drive. Si la autenticación se realiza correctamente, podrá buscar o navegar por su Google Drive para ubicar el archivo (.xlsx, .csv u Hoja de Google) que quiere utilizar.
       
    • OneDrive: Siga las indicaciones para permitir que smartsheetapps.com vea los archivos en su cuenta de OneDrive. Si la autenticación se realiza correctamente, podrá buscar o navegar por su OneDrive para ubicar el archivo (.xlsx o .csv) que quiere utilizar.
       
    • Box: Siga las indicaciones para permitir que smartsheetapps.com vea los archivos en su cuenta de Box. Una vez realizada la autenticación en forma correcta, busque o navegue por su Box sincronizado para buscar el archivo (.xlsx o .csv) que quiere usar. Puede cargar los archivos de Box de los que es propietario y los archivos de Box que se le han compartido.
       
  3. Utilice el conmutador ¿Posee el archivo de entrada encabezados de columna? para confirmar si la fuente de datos incluye encabezados.

    Archivos Excel solamente: Indique qué pestaña de la hoja contiene los datos que quiere combinar (la primera hoja de un libro de trabajo de Excel es la pestaña 1).
     
  4. Haga clic en Siguiente.

Data Shuttle no admite archivos .xlsx basados en OpenXML. Al generar los datos de su archivo con una API, considere generar un archivo .csv en lugar de un archivo .xlsx.

Seleccione una hoja de destino y acciones del flujo de trabajo

Configure cómo quiere que se carguen los resultados en Smartsheet.

  1. Seleccione la hoja de destino a la que irán sus datos. Si utiliza Adjuntos de Smartsheet como origen, puede ser la misma hoja u otra hoja de la hoja de origen.

    IMPORTANTE: Su archivo de origen no debe ser superior a 1 GB. Todo lo que sea superior es probable que caduque.

    También puede cargar una DataTable existente mediante el modo de fusión. Obtenga más información sobre el uso de DataTable aquí.
  2. Elija cómo quiere importar los datos en Smartsheet:

    Reemplazar todas las filas de la hoja de destino con datos del archivo de entrada. IMPORTANTE: Esta opción sobrescribe sus datos por completo. La ubicación de destino puede almacenar versiones anteriores para recuperar descargas previas según sea necesario.

    o

    Combinar datos en el destino basados en un valor de columna clave. Si opta por combinar los datos, también deberá seleccionar opciones de filas:
    • Agregar filas a la hoja a medida que se las añade al archivo de origen.
    • Actualizar filas a medida que se modifican en el archivo de origen.
    • Eliminar filas que ya no coinciden con los criterios de filtro.
  3. Actualizar las opciones de menú desplegable para las columnas seleccionadas. Con esta opción, se reemplazan los valores desplegables de Smartsheet en Propiedades de la columna con los valores de su archivo Excel o .csv.

Definir filtros para controlar qué filas de entrada se importan

Los filtros definen qué datos deberían importarse en Smartsheet en función de determinados criterios (por ejemplo, Estado es equivalente a «En curso»).

Los filtros también son útiles para trabajar con grandes conjuntos de datos que pueden provocar que la importación supere los límites de filas de Smartsheet. Para obtener más información sobre las cantidades máximas de hojas y tamaños de archivos importados, consulte Requisitos y pautas del sistema para el uso de Smartsheet.

  1. Deje Lógica de filtrado vacío. Puede ordenar los filtros luego de crearlos.
  2. En la configuración del filtro, seleccione una columna de entrada, un operador de comparaciones (por ejemplo, es equivalente a o es mayor que) y el valor.
  3. Use el recuadro Lógica de filtrado para conectar cada uno de los filtros con operadores adicionales Y/O.

    Use ID de filtros (el número ubicado junto a cada filtro) para definir relaciones entre cada uno de los filtros.

    Puede definir una lógica de filtrado más compleja mediante el uso de paréntesis, junto con Y u O. Por ejemplo, (1 Y 2) O 3 combina la lógica para incluir todos los datos en los que (Departamento = “Servicios” Y Tamaño de widget = “Grande”) O Departamento = “Marketing”. En este ejemplo, únicamente solo se importarían los widgets grandes para el departamento de servicios. Sin embargo, también se importarían todos los widgets de marketing.

Los filtros distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Asegúrese de que sean una coincidencia exacta con la información de su archivo.

Asignar columnas entre dos sistemas

Interfaz de asignación de columnas de Data Shuttle

Las columnas de Smartsheet se completan previamente. Puede seleccionar columnas de entrada desde su archivo de origen.

  • Para asignar manualmente una columna, haga clic en el menú desplegable ubicado junto a la columna de entrada, desplácese por él y seleccione la asignación correcta para la columna de Smartsheet, que se indica a la derecha.

Programar su flujo de trabajo

Hay dos maneras de programar su flujo de trabajo para que se ejecute en forma automática: Ejecutar según adjunto o Ejecutar según programa. Puede usar uno, ambos o ninguno, y ejecutar los flujos de trabajo manualmente.

Se recomienda dejar pasar más de seis horas entre las distintas ejecuciones programadas. Si las ejecuciones se hacen con frecuencia, es posible que:

  • se cree un volumen muy elevado de escritura en el origen de la nube;
  • se creen múltiples versiones que sean difíciles de diferenciar;
  • se generen errores cuando el flujo de trabajo intente acceder a los archivos en uso.

Ejecutar según adjunto

Cuando esta función está habilitada, cada vez que se agregue un nuevo adjunto a la hoja de origen, se evaluará y ejecutará el flujo de trabajo si el nuevo adjunto se ajusta a los criterios establecidos. Ejecutar según adjunto se encuentra disponible únicamente cuando el flujo de trabajo utiliza adjuntos de Smartsheet como fuente.

Si alguien crea un flujo de trabajo y lo define para que se ejecute cada vez que se agrega un nuevo adjunto, toda persona que agregue el adjunto provocará que se ejecute el flujo de trabajo.

Ejecutar según programa

  1. Active Ejecutar según programa.
  2. Seleccione la opción deseada en Días de la semana, Hora de inicio, Intervalo de repetición y Hora de finalización. Una vez que haya seleccionado el programa deseado, active el botón Ejecutar según programa. Puede agregar múltiples opciones de programación.
  3. Haga clic en Siguiente.

Data Shuttle utiliza GMT.

Ejecutar manual

Si deja este paso en blanco, puede ejecutar su flujo de trabajo en cualquier momento. Vaya al flujo de trabajo y haga clic en Ejecutar.

Crear expresiones personalizadas

Las expresiones le permiten crear una fórmula en su flujo de trabajo. La fórmula se ejecuta al ejecutar el flujo de trabajo. Por ejemplo, una expresión podría determinar un precio y el impuesto sobre las ventas, y arrojarlos como resultado en una nueva columna en la hoja de destino.

Este es un paso opcional. Tal vez, sería mejor usar fórmulas de columnas en la hoja de destino. Las expresiones pueden ser útiles cuando precise saber qué filas agregan o actualiza Data Shuttle.
 

  • Para definir una fórmula en la hoja de destino, cree la fórmula en el campo indicado. Podría ser más sencillo crear la fórmula en la hoja de destino sin referencias a otras filas. Luego, copie y pegue en el generador de expresiones. Para obtener más información sobre el uso de @fila, consulte Cómo crear fórmulas eficientes con las opciones @celda y @fila.
  • Haga clic en Agregar otra expresión para agregar más filas.

Asígnele un nombre a su nuevo flujo de trabajo

Ingrese un nombre para el flujo de trabajo y haga clic en Siguiente. Ahora, puede acceder a su flujo de trabajo cada vez que quiera ejecutarlo, editarlo o eliminarlo.