Crear un flujo de trabajo de carga en Data Shuttle

Si tiene acceso a Smartsheet University, puede encontrar esta misma información con instrucciones interactivas en el curso Flujos de trabajo de carga de Data Shuttle.

Iniciar sesión en Data Shuttle

Términos clave

• Fuente: La fuente u origen es el lugar desde el que se importan los datos. Por ejemplo, la fuente puede ser una exportación XLSX desde otro sistema, que quiere trasladar a Smartsheet. 
• Destino: El destino es el lugar al que se importan los datos. Data Shuttle puede importar datos a una hoja o una DataTable. En este artículo, se ofrece una descripción general de cómo importar datos a una hoja. Para aprender a cargar datos en una DataTable, siga los pasos que se indican en Crear y completar una DataTable.
• Identificador único: Los identificadores únicos son identificadores particulares (valores de columna clave) que no deben duplicarse dentro de una columna específica de una hoja.

Ejemplo

Si utiliza una hoja para realizar el seguimiento de sus contactos, puede designar la Dirección de correo electrónico como identificador único a fin de evitar tener la misma dirección de correo electrónico incluida dos veces en la columna Dirección de correo electrónico. Otros ejemplos de identificadores únicos son los números de pieza, los números de identificación de estudiantes o los códigos de empleado.

Aspectos básicos de los flujos de trabajo de carga de Data Shuttle

Data Shuttle puede cargar datos de las siguientes ubicaciones:

• Sistemas que permitan exportar datos a archivos de texto CSV, XLSX o de Google Sheets 
• Archivos en Google Drive, Microsoft (OneDrive/SharePoint) o Box
• Unidades compartidas de Google, Box y SharePoint

Si selecciona OneDrive como la ubicación de origen/destino, los sitios de SharePoint aparecerán en el panel de la izquierda debajo de los archivos de OneDrive.

Al crear un flujo de trabajo, asegúrese de lo siguiente:

• El archivo CSV o XLSX debe estar adjunto a la hoja en Smartsheet.
• Si no, el archivo CSV, XLSX o de Google Sheets debe estar ubicado en la unidad de Google Drive de una cuenta a la que usted tenga acceso.
• Cuando importa archivos de Google Drive a Data Shuttle, un usuario con licencia de Smartsheet debe tener al menos acceso de Observador en los documentos de Google Drive.

Paso 1: Crear un flujo de trabajo

1. Inicie sesión en Data Shuttle.

   También puede acceder a la función si va a la barra de navegación y, luego, selecciona Iniciador > Data Shuttle.

2. En la barra de navegaciónizquierda, seleccione para crear un flujo de trabajo.
3. Seleccione Cargar datos.

Copiar desde un flujo de trabajo existente

También puede hacer una copia de un flujo de trabajo existente y editarlo para crear uno nuevo. 

1. Pase el puntero sobre el flujo de trabajo que desea copiar. Luego, seleccione en el lado derecho de la pantalla en esa fila.
2. Seleccione Crear una copia y asigne un nombre al nuevo flujo de trabajo.
3. Pase el puntero sobre esta fila y seleccione nuevamente para editar el flujo de trabajo con los cambios deseados.

Paso 2: Seleccionar un archivo de origen

Notas sobre los orígenes

• Con cualquier unidad compartida que se utilice como fuente, debe tener al menos permisos de Editor. En el caso de OneDrive, Smartsheet solo admite una conexión con unidades personales. 
• Data Shuttle no admite archivos XLSX con formato OpenXML. Cuando genere los datos del archivo con una API, considere crear un archivo CSV en lugar de uno XLSX.
• El tamaño del archivo de origen no debe ser superior a 1 GB.
   

Cómo seleccionar una fuente de datos

1. Seleccione la Ubicación de origen. El archivo de origen puede residir en una de las siguientes ubicaciones:

   • Archivo adjunto de Smartsheet: Dado que ya inició sesión, puede seleccionar un archivo o buscar la hoja a la que está adjunto el archivo. Debe tener permisos de Observador como mínimo en la hoja. Elija si desea importar siempre el archivo adjunto más reciente o un archivo con un nombre específico.

     Si tiene dificultades para adjuntar archivos a las hojas, comuníquese con el administrador del sistema de Smartsheet.
      

   • OneDrive o SharePoint: Siga las instrucciones para permitir que smartsheetapps.com visualice los archivos de su cuenta de OneDrive o SharePoint. Luego de que la autenticación se realice correctamente, busque el archivo en la cuenta sincronizada de OneDrive o SharePoint.

     Si selecciona OneDrive como la ubicación de origen/destino, los sitios de SharePoint aparecerán en el panel de la izquierda debajo de los archivos de OneDrive.

   • Google Drive: Siga las instrucciones para permitir que smartsheetapps.com visualice los archivos de su cuenta de Google Drive. Luego de que la autenticación se realice correctamente, busque en la cuenta de Google Drive sincronizada el archivo (XLSX, CSV o de Google Sheets).
      
   • Box: Siga las instrucciones para permitir que smartsheetapps.com visualice los archivos de su cuenta de Box. Luego de que la autenticación se realice correctamente, busque en la cuenta de Box sincronizada el archivo (XLSX o CSV). Puede cargar sus propios archivos de Box o archivos que se hayan compartido con usted.
2. Marque la casilla Este archivo tiene encabezados de columna si su archivo contiene encabezados de columna.
3. Si los datos no comienzan en la fila 1 o no están en la pestaña 1 de su libro de trabajo, especifique la Primera fila de los datos y el Número de pestaña.
4. Seleccione Siguiente.

Paso 3: Seleccionar el destino y las acciones del flujo de trabajo

Elija cómo quiere que se carguen los resultados en Smartsheet.

1. Seleccione el destino, es decir, adonde van los datos. En este ejemplo, vemos cómo cargar datos en una hoja.
   • Si desea aprender a cargar datos en una DataTable, siga los pasos que se indican en Crear y completar una DataTable.
   • Si utiliza Archivos adjuntos de Smartsheet como fuente, el destino puede ser la misma hoja que la hoja de origen.
2. Seleccione cómo quiere importar los datos en Smartsheet. Solo puede seleccionar una de estas opciones:
   • Reemplazar todas las filas de la hoja de destino con los datos del archivo de entrada. Esta opción sobrescribe todos los datos que tiene en su hoja y los reemplaza por completo con los datos de origen.
   • Combinar datos en el destino en función de un valor de columna clave. Tenga en cuenta que debe tener una columna de identificador único para usar esta funcionalidad. Cuando elige combinar datos, también selecciona opciones de fila. Puede seleccionar cualquiera de estas combinaciones:
     • Agregar filas a la hoja a medida que se agregan al archivo de origen. Esta opción agrega nuevas filas para los identificadores únicos que no están incluidos en el destino.
        

• Ejemplo

  Si tiene una lista de contactos y usa las direcciones de correo electrónico como identificador único, cuando Data Shuttle encuentra una nueva dirección de correo electrónico en la fuente (por ejemplo: Hiro Senjima, hiro.senjima@mbfcorp.com), que aún no está en la hoja, agrega una nueva fila para Hiro y completa los datos. Si Hiro tiene dos direcciones de correo electrónico diferentes, podría suceder que se lo incluya dos veces en la hoja de destino.

• Actualizar las filas a medida que se modifican en el archivo de origen. Esta opción forma parte de una verdadera funcionalidad de “combinación”. Si hay una fila de datos existente en la hoja con un ID único y se hacen cambios en la hoja de origen, se actualiza esa fila en el destino.

  Ejemplo

  Si la columna de Identificador único es una columna de direcciones de correo electrónico y Sally Smith (sally.smith@mbfcorp.com) cambia su número de teléfono a (111) 222-3333, Data Shuttle buscará la fila donde la dirección de correo electrónico sea sally.smith@mbfcorp.com y actualizará el número de teléfono de esta fila.

• Eliminar las filas que ya no coincidan con los criterios de filtrado. Esta opción elimina las filas que ya no coinciden con los filtros que configurará en el siguiente paso.

  Ejemplo

  Si define un filtro para importar solamente los registros del origen en los que la columna Ubicación tenga el valor Estados Unidos y Hiro Senjima se muda a Canadá, esto eliminaría de la hoja de destino la fila con los datos de Hiro.

3. Actualizar las opciones desplegables de las columnas seleccionadas. Esta opción reemplaza las opciones de columnas desplegables de la hoja de destino por valores incluidos en el archivo de Excel o CSV. Use esta función para crear menús desplegables dinámicos con Data Shuttle.

Paso 4: Crear filtros (opcional)

• Si no quiere crear un filtro, seleccione Siguiente y continúe con el paso 5.

Crear filtros es opcional, pero puede usarlos para determinar los datos que desea incorporar a Smartsheet. Por ejemplo, puede crear un filtro para importar las filas que tengan el valor En progreso en la columna Estado.

Los filtros son útiles cuando se trabaja con grandes conjuntos de datos que superan el límite de hojas de 20 000 filas. En el caso de los conjuntos de datos que superan las limitaciones de la hoja, considere usar DataTable. Si desea obtener más información sobre las cantidades máximas de hojas y tamaños de archivos importados, consulte Requisitos y pautas del sistema para el uso de Smartsheet.

Los filtros distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Asegúrese de que coincidan exactamente con los valores de su archivo.

Para crear filtros, haga lo siguiente:

1. En la pestaña Filtro, seleccione Agregar otro filtro.
2. En la configuración de los filtros, seleccione una columna de entrada, un operador de comparación (por ejemplo, es igual que o contiene) y el valor.
3. En el cuadro Lógica de filtrado, conecte cada filtro con los operadores AND u OR. 

   • Para definir relaciones entre los filtros, use los ID de filtro. El ID de filtro es el número que está junto a cada filtro.

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4. Seleccione Siguiente.

Definir una lógica más compleja

Puede definir una lógica de filtrado más compleja mediante el uso de paréntesis, junto con los operadores AND u OR.

Ejemplo

(1 AND 2) OR 3 combina la lógica para incluir todos los datos en los que (Departamento = “Servicios” AND Tamaño del widget = “Grande”) OR Departamento = “Marketing”.

En este ejemplo, solo se importarían los widgets grandes para el Departamento de Servicios, pero también se importarían todos los widgets de Marketing.

Paso 5: Asignar columnas entre la fuente y el destino

Designe qué columnas del archivo de origen deben asignarse a las columnas de destino. Tenga en cuenta lo siguiente:

• No es necesario que coincidan los nombres de las columnas de origen y de destino.

• Si en la fuente hay nombres de columna que coinciden con los nombres de columna en la hoja de destino, se asignan automáticamente. Puede agregar o editar cualquiera de estas asignaciones. 

• No es necesario asignar todas las columnas de la fuente o del destino. 

• Si combinó datos en el destino en función de un valor de columna clave, debe seleccionar la columna Identificador único. Consulte los términos clave para obtener más información. 

• Si tiene problemas con el formato de los campos después de la importación, puede seleccionar la opción Tipo de columna para cambiar el formato de la columna. Esta opción es un menú de columna oculto entre el campo Fuente y Columna de hoja.

• Si modifica la hoja subyacente, seleccione Actualizar para actualizar las columnas de origen y destino. La actualización sobrescribe los cambios manuales que realiza, así que asegúrese de que las columnas se asignen correctamente.

Durante la asignación, puede ver las columnas del Archivo de origen y las Columnas de hoja.

1. Para asignar una columna, seleccione el menú desplegable de la columna Archivo de origen. Luego, elija la asignación correcta para la columna de Smartsheet que se indica a la derecha.

2. Después de haber completado toda la asignación, seleccione Siguiente. 

Paso 6: Programar el flujo de trabajo

Las siguientes son las dos maneras de programar el flujo de trabajo para que se ejecute de forma automática:

• Ejecución en el archivo adjunto
• Ejecución programada

Puede elegir una, ambas o ninguna de las configuraciones. Si no elige una configuración, debe ejecutar el flujo de trabajo manualmente. 

Ejecución en el archivo adjunto

Utilice esta opción si la fuente es un archivo adjunto de Smartsheet. Tenga en cuenta que no puede usarla si el destino es DataTable.

Cuando esta función está activa, cada vez que alguien agrega un nuevo archivo adjunto a la hoja de origen, el flujo de trabajo se ejecuta si el nuevo adjunto se ajusta a los criterios establecidos. Estos criterios dependen de si se corresponde con el nombre indicado que estableció en la página de origen. Si selecciona Más reciente, importa constantemente los datos nuevos si las columnas del adjunto coinciden con los nombres de las columnas en el paso de asignación.

Ejecución programada

Si selecciona Ejecución en el archivo adjunto, también puede elegir Ejecución programada. Tenga en cuenta que también puede activarlas por separado.

Si se habilita Ejecución programada, Data Shuttle analiza la ubicación de origen de manera recurrente y actualiza automáticamente la hoja de destino con los cambios que se encuentren. Las ubicaciones de origen incluyen unidades compartidas como Google Drive, OneDrive/SharePoint y Box.

1. Active la opción Ejecución programada. 
2. Para definir el cronograma, complete los siguientes campos:
   • Días de la semana: Qué días desea ejecutar el flujo de trabajo .
   • Hora de inicio: En qué horario quiere que comience la ejecución del flujo de trabajo.
   • Ejecutar cada: Frecuencia del cronograma de ejecución. Por ejemplo, cada 15 minutos.
   • Hora de finalización: En qué horario quiere que finalice la ejecución del flujo de trabajo.

3. Seleccione Siguiente.

   Data Shuttle se basa en la zona horaria GMT.

Ejecución manual

Esta opción no es una configuración que pueda seleccionar, pero puede ejecutar manualmente cualquier flujo de trabajo de Data Shuttle una vez que se crea. Esto incluye si tiene habilitada la opción Ejecución en el archivo adjunto o Ejecución programada.

Una vez que publica un flujo de trabajo, puede ejecutarlo manualmente desde el panel; para ello, pase el puntero sobre el flujo de trabajo deseado y seleccione Ejecutar.

Puede ver el estado de ejecución del flujo de trabajo en la columna Última ejecución (UTC) del panel.

Paso 7: Utilizar expresiones de entrada (opcional)

Como paso opcional, puede usar expresiones de entrada para aplicar una fórmula de Smartsheet a los datos que se insertaron en la hoja a través de Data Shuttle. A menudo, puede optar por dejar de lado este paso y, en cambio, crear fórmulas de columnas una vez que haya cargado los datos en su hoja de destino.

Ejemplo

Digamos que tiene diferentes archivos de origen para una hoja de Smartsheet. Quiere distinguir de qué fuente de datos proviene una fila de datos en particular. Si un archivo proviene de Netsuite y otro de Oracle, puede usar una expresión de entrada para identificar la fuente de cada uno durante la carga en Data Shuttle.

Para etiquetar los datos con información de la ubicación de origen, haga lo siguiente:

1. La hoja de destino ya debe contener la columna que utiliza para la expresión de entrada. En este ejemplo, la columna es Fuente.

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2. Omita la columna Fuente en el paso de asignación cuando crea el flujo de trabajo en Data Shuttle.

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3. En la pestaña Expresiones, seleccione Agregar otra expresión.
4. Introduzca el nombre de la nueva columna para Nombre de campo único. En este caso, se utiliza Origen.

5. Ingrese una fórmula en el campo Sintaxis de la función. En este caso, se utiliza =“Netsuite”.

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6. Regrese a la pestaña Asignación y asigne este campo de expresión a la columna correspondiente. En este ejemplo, Fuente se asigna a Fuente.

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Una vez que finaliza la creación del flujo de trabajo y lo publica, cuando se ejecuta Data Shuttle, coloca la fórmula en las filas cargadas. En este ejemplo, cuando selecciona una celda de la columna Fuente, ve la fórmula =“Netsuite”.

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Puede usar cualquiera de las funciones de Smartsheet como expresiones, incluso aquellas que hacen referencia a valores de otras columnas.

A modo de ejemplo, puede usar las siguientes:

• =TODAY(). Esta fórmula se colocaría en la función TODAY(), que se actualizaría cada vez que alguien abra la hoja.
• =RIGHT(Ubicación@row,3). Esta fórmula extraería los tres caracteres correctos de la cadena en la columna Ubicación y en la fila correspondiente.

Paso 8: Publicar el nuevo flujo de trabajo

1. Termine su trabajo en la página Expresiones de entrada y seleccione Siguiente.
2. Introduzca un nombre para el flujo de trabajo y seleccione Publicar. Ahora puede acceder al flujo de trabajo en el panel de Data Shuttle en cualquier momento que desee ejecutarlo, editarlo o eliminarlo.
   • Si configura el flujo de trabajo de Data Shuttle para que se ejecute de forma programada, se ejecutará en el momento que usted haya designado.
   • Si elige Ejecución en el archivo adjunto o ninguna de las opciones, es posible que deba ejecutar el flujo de trabajo manualmente seleccionando Ejecutar cuando pasa el puntero sobre el flujo de trabajo en el panel de Data Shuttle.