Gestionar flujos de trabajo de Data Shuttle

Puede ejecutar un flujo de trabajo en cualquier momento. También puede editar o eliminar el flujo de trabajo si ya no lo utiliza.  Los administradores del sistema pueden gestionar flujos de trabajo en su organización. 

Iniciar sesión en Data Shuttle

Requisitos previos

Data Shuttle es una aplicación premium. Para comprobar su nivel de acceso, inicie sesión en datashuttle.smartsheet.com.

Para usar Data Shuttle, debe cumplir los siguientes requisitos:

• Ser un usuario con licencia.
• Tener permisos de propietario, administrador o editor en las hojas de destino.
• Tener permisos en la aplicación Data Shuttle Premium habilitados en Administración de usuarios otorgados por el administrador del sistema de Smartsheet.

Gestión de flujos de trabajo del administrador del sistema

Si es un administrador del sistema con licencia, puede hacer lo siguiente:

• Ver una lista de todos los flujos de trabajo creados en su organización 
• Ver los detalles de la configuración
• Pausar cualquier flujo de trabajo 
• Archivar cualquier flujo de trabajo
• Ver el registro de actividad de cualquier flujo de trabajo

No puede editar flujos de trabajo que no sean de su propiedad. No puede acceder a las hojas de origen o de destino utilizadas en los flujos de trabajo a menos que se hayan compartido con usted. Utilice el menú de flujo de trabajo en la parte superior de la pantalla para alternar entre sus flujos de trabajo, los flujos de trabajo de la organización y los flujos de trabajo archivados.

Editar o eliminar un flujo de trabajo

Para modificar un flujo de trabajo (por ejemplo, para cambiar la frecuencia de un cronograma de flujo de trabajo), pase el cursor sobre el mismo y seleccione el ícono Más. 

Si ocurrió un error en la última ejecución del flujo de trabajo o un error de configuración del flujo de trabajo  (por ejemplo, se eliminó la hoja de origen), aparecerá un ícono y un mensaje de error en Última ejecución. Para solucionar el problema, edite el flujo de trabajo y vuelva a publicarlo.

Editar y agregar nuevas columnas en un flujo de trabajo

Tal vez deba modificar la estructura del archivo de origen a medida que evoluciona el proceso.

Para garantizar que la nueva estructura se mantenga en la hoja de destino:

1. Edite su archivo de origen con nuevos encabezados de columna o columnas adicionales.
   Si utiliza un archivo de Excel o CSV, cargue el nuevo archivo de origen en su ubicación original y edite la hoja de destino con encabezados de columna actualizados o columnas adicionales.
2. Vaya a Origen > Ubicación de origen y, luego, seleccione una ubicación de origen diferente. Por ejemplo, si el origen es Google Drive, cámbielo a Smartsheet.
3. Regrese la ubicación de origen a la selección original.
   NOTA: Tal vez deba volver a seleccionar la Hoja del archivo adjunto o el Nombre de archivo.
4. Haga clic en el botón Siguiente hasta llegar a la página Asignación. Asigne nuevamente las columnas de entrada y las expresiones. Obtenga más información sobre las columnas de asignación aquí. 
   NOTA: Quizás sea necesario volver a asignar todas las columnas y no solo las columnas que haya agregado o editado.

¡Eso es todo! Ahora puede activar y ejecutar su flujo de trabajo. 

Pausar un flujo de trabajo

Data Shuttle pondrá en pausa los flujos de trabajo que dan error y fallas continuas. El estado de la última ejecución en el panel reflejará el estado en pausa. Los errores que generen una carga parcial de datos no pausarán los flujos de trabajo.

Para reactivar un flujo de trabajo en pausa, seleccione Revisar y edite su configuración para garantizar una ejecución correcta la próxima vez. Guarde el flujo de trabajo para que pueda ejecutarlo nuevamente y retomar las actividades programadas.

Archivar un flujo de trabajo 

Al archivar un flujo de trabajo, este se transfiere al archivo y se coloca en pausa. Tiene 90 días para restaurar el flujo de trabajo antes de que se elimine de forma permanente. 

Si restaura el flujo de trabajo, la configuración será la misma y el flujo se ejecutará de acuerdo con el cronograma. Cuando se archiva un flujo de trabajo, no se ejecuta, pero puede acceder al registro de actividad.

Antes de que transcurran los 90 días, puede eliminar un flujo de trabajo del archivo de forma permanente.  Si realiza esta acción, el registro de actividad ya no estará disponible. 

Ver cambios en un flujo de trabajo

Para ver los cambios en un flujo de trabajo, seleccione el ícono Más y, luego, Registro de actividad. En el registro de actividad, se enumeran las acciones del flujo de trabajo, incluidos los cambios en el origen, el destino y las actualizaciones del cronograma. 

Ver los mensajes de registro de la ejecución del flujo de trabajo

Verá un indicador del estado de su flujo de trabajo en el panel de Data Shuttle: 

• Una casilla de verificación verde le indica que su flujo de trabajo se ha ejecutado correctamente. 
• Una señal de precaución amarilla indica que algo anda mal en el flujo de trabajo de Data Shuttle, pero algunos datos se han movido correctamente. 
• Un signo de exclamación rojo le permite saber que algo anda mal y que ha ocurrido un problema con el flujo de trabajo. 

El mensaje de registro muestra el error cuando falla un flujo de trabajo y brinda orientación para solucionar los problemas. Según las instrucciones del error, es posible que deba editar la configuración del flujo de trabajo, corregir el archivo o el formato del archivo, o volver a cargar un nuevo archivo de origen.

Cuando se ejecuta un flujo de trabajo, el registro de ejecución proporcionará los siguientes detalles:  

• Para acceder a los mensajes de registro, haga clic en la fecha debajo de Última ejecución.