Gestionar flujos de trabajo de Data Shuttle

Hay dos maneras en las que puede acceder a Data Shuttle desde la aplicación de Smartsheet:

• A través del menú Conexiones en la barra de navegación superior en la vista de cuadrícula. 
• A través del botón Integraciones de datos en la barra de navegación superior desde la vista de tabla.

También puede iniciar sesión con el botón que aparece a continuación.

Inicie sesión en Data Shuttle

Gestión de flujos de trabajo del administrador del sistema

Si es administrador del sistema, puede hacer lo siguiente:

• Ver una lista de todos los flujos de trabajo creados en su organización
• Agregar o quitar administradores de flujo de trabajo
• Ver los detalles de la configuración
• Pausar cualquier flujo de trabajo
• Archivar cualquier flujo de trabajo
• Restablecer cualquier flujo de trabajo

• Eliminar cualquier flujo de trabajo

  Eliminar un flujo de trabajo es una acción permanente. No se puede deshacer.

• Ver el registro de actividad de cualquier flujo de trabajo

Utilice el menú de flujos de trabajo en la parte superior de la pantalla para alternar entre sus flujos de trabajo, los de la organización y aquellos archivados.

Tenga en cuenta lo siguiente

• No puede acceder a las hojas de origen o de destino utilizadas en los flujos de trabajo, a menos que se hayan compartido con usted.
• No puede controlar los permisos de ubicaciones externas de archivos desde el Centro de administración de Smartsheet.
• Los propietarios de los flujos de trabajo reciben una notificación cuando un administrador realiza una acción en uno de sus flujos de trabajo a través del Centro de notificaciones o por correo electrónico, según la configuración de las notificaciones.

Editar un flujo de trabajo

Debe ser el propietario del flujo de trabajo para editarlo. 

1. Pase el cursor del mouse sobre el flujo de trabajo y seleccione el menú kebab . 

2. Seleccione Editar flujo de trabajo.

   Si se produjo un error durante la última ejecución del flujo de trabajo o ante un error de configuración del flujo de trabajo (como la eliminación de la hoja de origen), en la Última ejecución, se muestra un ícono y un mensaje de error. Para solucionar el problema, edite el flujo de trabajo y vuelva a publicarlo.

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Agregar nuevas columnas a un flujo de trabajo

Tal vez deba modificar la estructura del archivo de origen a medida que avanza el proceso. Para mantener la nueva estructura en la hoja de destino:

1. Edite su archivo de origen con nuevos encabezados de columna o columnas adicionales. Si utiliza un archivo de Excel o CSV, cargue el archivo de origen más reciente en su ubicación de origen y edite la hoja de destino para incluir encabezados de columna actualizados o columnas adicionales.
2. Vaya a Origen > Ubicación de origen y seleccione una ubicación de origen diferente. Por ejemplo, si el origen es Google Drive, cámbielo a Smartsheet.

3. Cambie la ubicación de origen por la selección original.

   Es posible que deba volver a seleccionar la hoja del archivo adjunto o el nombre de archivo.

4. Seleccione Siguiente hasta llegar a la página Asignación. Asigne nuevamente las columnas de entrada y las expresiones. Obtenga más información sobre la asignación de columnas en el artículo Crear un flujo de trabajo de carga en Data Shuttle. 

   Es posible que deba reasignar todas las columnas, no solo las que agregó y editó.

5. Ahora puede activar y ejecutar su flujo de trabajo. 

Pausar un flujo de trabajo

Data Shuttle pone en pausa los flujos de trabajo que fallan repetidamente. El estado de la última ejecución en el panel refleja el estado en pausa. Los errores que generan una carga de datos parcial no pausan los flujos de trabajo.

Para reactivar un flujo de trabajo en pausa, seleccione Revisar y edite la configuración para garantizar una ejecución correcta la próxima vez. Guarde el flujo de trabajo para que pueda ejecutarlo nuevamente y retomar las actividades programadas.

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Archivar un flujo de trabajo 

Al archivar un flujo de trabajo, este se transfiere al archivo y se pausa. Tiene 90 días para restablecer el flujo de trabajo antes de que se elimine de forma permanente.

Si restablece su flujo de trabajo, la configuración permanece sin cambios, y el flujo de trabajo continúa ejecutándose de acuerdo con su cronograma. Cuando se archiva un flujo de trabajo, ya no se ejecuta, pero puede seguir accediendo al registro de actividad.

Antes de que transcurran los 90 días, puede eliminar un flujo de trabajo del archivo de forma permanente. Si elimina un flujo de trabajo de forma permanente, también elimina su registro de actividad.

1. Pase el cursor del mouse sobre el flujo de trabajo y seleccione el menú kebab .

2. Seleccione Archivar flujo de trabajo > Archivar.

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Compartir o transferir un flujo de trabajo

Para compartir o transferir un flujo de trabajo, seleccione   y, luego, seleccione Configuración de uso compartido. Puede compartir flujos de trabajo con otros administradores de flujos de trabajo, pero esta acción solo es posible si están dentro del mismo plan.

La transferencia de flujos de trabajo implica agregar otro administrador de flujos de trabajo y eliminar sus propios permisos de uso compartido de flujos de trabajo. Primero debe agregar otro administrador de flujos de trabajo para eliminarse de un flujo de trabajo.

Todos los administradores de flujos de trabajo pueden editar, ejecutar, archivar y compartir un flujo de trabajo, siempre que tengan al menos permisos de editor en los archivos de origen y destino. Los administradores pueden agregar o eliminar administradores de flujos de trabajo de cualquier flujo de trabajo dentro de su plan.

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Cómo funcionan las notificaciones

Todos los administradores de flujos de trabajo reciben notificaciones para lo siguiente:

• Flujos de trabajo con errores
• Adiciones o eliminaciones de usuarios de un flujo de trabajo de Data Shuttle, incluidos ellos mismos
• Ediciones y eliminaciones del flujo de trabajo

Las notificaciones se enviarán dentro de la aplicación de Smartsheet y por correo electrónico, según la configuración de notificaciones de Smartsheet establecida por el usuario. Para ajustar las preferencias de notificación de Data Shuttle, edite las opciones de las secciones Menciones con @, Compartir invitaciones y Solicitudes de pruebas.

Actualmente, no se admite el uso compartido en masa y con grupos.

Ejecutar acciones masivas en flujos de trabajo

Los administradores del sistema y los usuarios pueden ejecutar acciones masivas en flujos de trabajo desde sus paneles principales: Mis flujos de trabajo, Mi organización (solo para administradores) y Flujos de trabajo archivados. A continuación, le mostramos lo que pueden hacer, según su nivel de acceso:

• Los usuarios pueden hacer lo siguiente:
  • Seleccionar múltiples flujos de trabajo o seleccionar todos ellos a la vez para acciones específicas
  • Archivar un número seleccionado o todos sus flujos de trabajo y eliminarlos de forma masiva de forma permanente

• Los administradores del sistema pueden realizar las mismas acciones en todos los flujos de trabajo de su organización y eliminar flujos de trabajo de forma masiva y permanente.

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Obtener su informe de flujo de trabajo

Este informe solo está disponible para usuarios de Smartsheet en EE. UU., AU y UE.

Los administradores pueden descargar un archivo CSV que contiene detalles clave sobre todos los flujos de trabajo de la organización, como se muestra en la siguiente tabla.

Siga estos pasos para descargar:

1. En el panel, vaya a Mi organización

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2. Seleccione el informe de flujo de trabajo en la esquina superior derecha.

La descarga del archivo CSV comienza automáticamente y se guarda en la carpeta Descargas predeterminada. Abra el archivo una vez que se complete la descarga.

Mantenga la ventana abierta hasta que finalice la descarga, lo que demora unos segundos.

¿Qué son las filas procesadas? 

Una fila procesada es cualquier fila modificada por la Data Shuttle como parte de una ejecución de flujo de trabajo. Consulte los detalles en la siguiente tabla. 

Ver notificaciones de error para flujos de trabajo fallidos

Cada vez que falla un flujo de trabajo que creó, Data Shuttle envía una notificación con un enlace al flujo de trabajo fallido, ya sea en la aplicación o por correo electrónico, según la configuración de notificaciones. Revise el registro de ejecución y aborde cualquier problema en consecuencia.

Tenga en cuenta que las notificaciones de error solo se desencadenan en la primera instancia de un error de flujo de trabajo, a menos que el error cambie o que el flujo de trabajo se haya editado desde la última falla.

Puede administrar las preferencias de notificación correspondientes a Data Shuttle si se dirige a Cuenta > Configuración personal... > Notificaciones. Desde allí, ajuste las opciones de la sección Menciones con @, Compartir invitaciones y Solicitudes de prueba .

Ver cambios en un flujo de trabajo

Para ver los cambios en un flujo de trabajo, seleccione el menú kebab y, a continuación, seleccione Registro de actividad. En el registro de actividad, se enumeran las acciones del flujo de trabajo, incluidos los cambios en el origen, el destino y las actualizaciones del cronograma.

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Ver mensajes de registro de ejecución de los flujos de trabajo

Verá un indicador de estado para su flujo de trabajo en el panel de Data Shuttle:

• Una casilla de verificación verde le indica que su flujo de trabajo se ejecutó correctamente. 

• Una señal de precaución amarilla indica que ocurrió un error con el flujo de trabajo de Data Shuttle, pero que algunos datos se transfirieron correctamente. 

• Un signo de exclamación rojo indica que algo está mal y que el flujo de trabajo falló. 

En el mensaje de registro, se muestra el error cuando falla un flujo de trabajo y se brinda orientación para solucionar los problemas. Según las instrucciones del error, es posible que deba editar la configuración del flujo de trabajo, corregir el archivo o el formato de este, o volver a cargar un nuevo archivo de origen. 

• Para acceder a los mensajes de registro, seleccione la fecha debajo de Última ejecución. 

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Cuando se ejecuta un flujo de trabajo, el registro de ejecución incluye la siguiente información: