Calendar App

Smartsheet Calendar App es un complemento configurable y flexible que le permite conectar sus datos y formularios de Smartsheet, y visualizar los eventos en múltiples vistas o por categorías codificadas por color.

Mantenga sus equipos organizados con la aplicación de Calendario de Smartsheet

La aplicación de Calendario de Smartsheet es un complemento premium que le ayuda a elaborar calendarios flexibles, personalizables y que se pueden compartir utilizando sus datos de Smartsheet. Con la aplicación de Calendario, puede hacer lo siguiente:

  • Codificar con colores por una categoría primaria y por otra secundaria
  • Exportar fácilmente la vista de calendario para enviarlo por correo electrónico o imprimirlo
  • Sincronizar con datos de proyectos ya existentes

Aplicación de Calendario

La aplicación de Calendario es un complemento premium disponible para la compra. Para obtener más información sobre cómo obtener las aplicaciones premium de Smartsheet, póngase en contacto con Ventas de Smartsheet.

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

roles y permisos Debe tener permisos de uso compartido de nivel de Administrador en la planilla fuente. 

Ícono de tipos de planes Usuarios de Smartsheet con licencia en un plan que incluye la aplicación de Calendario.

En este artículo:

Iniciar sesión en la aplicación de Calendario de Smartsheet
Crear una vista de calendario básica
Efectuar cambios en un calendario ya existente
Perfeccionar su calendario con características avanzadas
Compartir o publicar el calendario
Publicar un calendario
Imprimir un calendario


Iniciar sesión en la aplicación de Calendario de Smartsheet

Haga clic en el Ejecutador para acceder a la Aplicación.

Ejecutador

Si tiene inconvenientes para acceder a la aplicación desde el Ejecutador, consulte Cómo acceder a aplicaciones y plantillas premium con el Ejecutador.

Una vez que haya iniciado sesión, verá la página de Vistas de calendarios. Todos los calendarios que haya creado o que le hayan compartido aparecerán en esta página. Seleccione la opción para ver calendarios que creó o que le hayan compartido haciendo clic en la lista de Filtro (o escriba el nombre del calendario en la barra de Búsqueda).

Para ver un calendario, haga clic en su enlace.

Si no ve todos los calendarios que esperaba, es posible que tenga que hacer clic en Actualizar, en el ángulo superior derecho de la aplicación.

Actualizar en la aplicación de Calendario

Para regresar a esta página de Vistas de calendarios, haga clic en Calendario de Smartsheet, en la parte superior de la aplicación.

Crear una vista de calendario básica

Creará vistas de calendarios nuevos en el asistente para Crear vista nueva. Para iniciar el asistente, haga clic en Agregar nuevo en el ángulo superior izquierdo de la aplicación de Calendario y, luego, siga los pasos del asistente.

Paso 1: Seleccionar la planilla

Seleccione la planilla o el informe que contenga los datos de calendario que quiera exponer en la pantalla. Haga clic en Siguiente después de haber seleccionado la planilla.

Su planilla o informe debe incluir al menos una columna de fecha.

Paso 2: Elegir una vista

Elija la vista predeterminada para su calendario haciendo clic en uno de los mosaicos.

Una vez creado su calendario, tendrá la opción de pasar a otra vista.

Paso 3: Asignar columnas

Asigne las columnas de su planilla a sus campos correspondientes en el calendario:

  1. En Columnas de Smartsheet, seleccione las columnas que contienen los datos que quiera exponer en la vista de calendario.

    CONSEJO: Si está usando un informe, asigne nombres a sus columnas de manera consistente. Si utiliza columnas desplegables en la planilla fuente, pude controlar mejor la consistencia de los datos y tendrá una vista más despejada en el calendario.

    Paso 3 de la aplicación de Calendario: Asignar columnas
     
  2. (Opcional) En la sección de Agrupamiento de datos, seleccione cualquier agrupamiento de categorías o subcategorías que quiera usar para que los elementos que aparecen en el calendario se muestren como colecciones específicas; estos grupos aparecerán en el lateral izquierdo del calendario y determinarán la codificación con colores en su calendario.

    Paso 3 de la aplicación de Calendario: Agrupamiento de datos

    
 Podría usar el Agrupamiento de datos para agrupar tareas relacionadas con una campaña de marketing o una promoción de ventas minoristas para un día feriado específica.

    
 NOTA: Una vez que elija los elementos en el área de Agrupamiento de datos, tendrá la opción de especificar qué color se asigna a cada categoría.
     
  3. Si está preparado para ver los resultados, haga clic en Agregar para crear el calendario. O bien, si quiere estudiar características más avanzadas, pase directamente a la sección Perfeccionar su calendario con características avanzadas de este artículo.

Efectuar cambios en un calendario ya existente

La forma en la que comience a efectuar cambios dependerá de lo que esté mirando en la aplicación de Calendario:

  • Si está viendo un calendario, haga clic en la flecha hacia abajo y elija Configuración.

    Configuración en la aplicación de Calendario


    
 -o-
  • En la página de Vistas de calendarios, haga clic en el ícono de configuración de la fila del calendario que quiera editar.

    Opciones para editar de la aplicación de Calendario

Solo el propietario del calendario puede editar los ajustes de configuración.

Perfeccionar su calendario con características avanzadas

Una vez que ya tenga un calendario básico, es posible que quiera más. Por ejemplo, tal vez quiera:

  • Agregar columnas adicionales
  • Ordenar tareas
  • Filtrar las entradas del calendario por criterios específicos 
  • Cambiar la visualización de la fecha y la hora y dar formato a los mosaicos del calendario
  • Cambiar el logotipo que aparece con el calendario
  • Mostrar u ocultar fines de semana

Para empezar a hacer todo eso, comience en el Paso 3: Asigne columnas en el asistente de la aplicación de Calendario y haga clic en Avanzado para que aparezcan los pasos 4 al 8.

Botón Avanzado de la aplicación del Calendario

Cuando haga clic en el botón Avanzado, su nombre cambiará a Básico y verá los pasos 4 al 8.

Pasos avanzados de la aplicación de Calendario (4-8)

Haga clic en Siguiente para ir al Paso 4 del asistente.

Paso 4: Columnas adicionales

Utilice la página de Columnas adicionales para agregar más información a su calendario. 

  • Tendrá la opción de elegir columnas que ya ha asignado.
  • Utilice Ordenar columnas para ordenar automáticemente sus mosaicos en función de los datos de cada columna.

Paso 5: Filtrar columnas

Utilice esta ventana para agregar y configurar filtros para su calendario. Cuando cree filtros aparecerá un botón de filtro en la parte superior del calendario. 

Haga clic en el botón Aplicar para usar el filtro con el fin de mostrar u ocultar elementos de acuerdo con los filtros que ha creado.

Botón de Filtro en la aplicación de Calendario

Paso 6: Hora y diseño

Utilice esta ventana para seguir configurando cómo se muestran las fechas y las horas. Por ejemplo: configure el formato de fecha, especifique la cantidad de períodos (columnas) en los que quiera dividir sus datos y configure el estilo de los mosaicos del calendario.

Paso 7: Más opciones

Utilice esta ventana para configurar detalles como el nombre del calendario, el primer día de la semana, el primer mes del trimestre, si se incluirán fines de semana o no y cómo o si las personas pueden agregar eventos nuevos directamente desde la vista de calendario que está creando.

Aquí se detallan algunas opciones disponibles que pueden precisar cierta explicación:

Permitir adjuntos

Asegúrese de que la casilla Permitir adjuntos esté marcada para que las personas puedan adjuntar archivos a tareas del Calendario.

Los archivos adjuntos a comentarios aparecerán con el comentario y no en la columna de Adjuntos y en una tarea del Calendario.

Permitir comentarios

Asegúrese de que la casilla Permitir comentarios esté marcada para que otras personas puedan agregar comentarios a las tareas dentro de la aplicación de Calendario. Este ajuste se habilita de manera predeterminada cuando se crea un calendario nuevo.

  • Debe tener al menos permisos de uso compartido de nivel Editor en la planilla o el informe fuente para poder agregar comentarios al calendario. Las personas con las que se compartió el elemento fuente con permisos de Visor también pueden ver los comentarios que se hayan agregado a un calendario.
  • Cuando agregue comentarios a un calendario, también se agregarán a la planilla o al informe fuente al que hace referencia el calendario. También puede usar la capacidad de @mención (aquíencontrará más información al respecto) para aumentar la visibilidad de sus entradas de calendario.
  • Todos los adjuntos agregados a un comentario aparecen con el comentario (no en la columna de Adjuntos).

Permitir eventos nuevos

Marque esta casilla para permitir que cualquier persona con permisos de uso compartido de nivel Editor en la planilla fuente agregue eventos directamente a la vista de calendario.

Permitir el botón de Eventos nuevos en la aplicación de Calendario

Enlace a formulario web

Si la planilla fuente incluye un formulario que permite que las personas agreguen información a la planilla, puede pegar ese enlace en el cuadro Enlace a formulario web para que el formulario esté disponible desde el menú desplegable del calendario. (Para obtener más información sobre los formularios, consulte Cómo recopilar información con un formulario.)

Abrir el comando de Formulario web en la aplicación de Calendario

Usar un Calendario 454

Marque la casilla de verificación Calendario 454 para habilitar el Calendario 454 como una opción de visualización (también puede marcar Calendario 454 predeterminado si quiere que sea la opción de visualización predeterminada).

En un calendario 454, el año calendario se divide en meses sobre la base de un formato de 4 semanas – 5 semanas – 4 semanas. (Este formato se utiliza comúnmente en empresas minoristas para comparar con mayor exactitud las ventas interanuales.) La disposición del calendario alinea los días feriados y garantiza que aparezca la misma cantidad de sábados y domingos en meses comparables.

454 semanas de la aplicación de Calendario

Paso 8: Confirmar

Utilice esta ventana para verificar los ajustes antes de crear el calendario. Si tiene que efectuar cambios, haga clic en el botón Anterior, busque la página que contenga las opciones que necesita cambiar y realice la corrección.

Una vez que esté conforme con los resultados, haga clic en Agregar (o en Actualizar) para crear o actualizar el calendario.

Compartir o publicar el calendario

Configurar el uso compartido

  1. En la página de Vistas de calendario (haga clic en la imagen de Smartsheet del ángulo superior derecho de la aplicación), haga clic en el ícono para compartir de la fila del calendario para que aparezca la ventana Compartir.

    Ícono para compartir de la aplicación de Calendario
  2. Cambie la opción de Compartir a ACTIVADO para permitir que cualquier persona con quien se comparta la planilla o el informe fuente a través de Smartsheet pueda ver el Calendario en su aplicación de Calendario.

    Compartir en la aplicación de Calendario
     
  3. (Opcional): Si quiere compartir la vista de calendario con personas con quien no se compartió la planilla o el informe, escriba sus direcciones de correo electrónico en el cuadro Permitir correos electrónicos/dominios.

Cualquier persona con permisos de uso compartido de nivel Editor en la planilla o el informe fuente podrá editar información directamente en la vista de calendario.

Informar a otras personas sobre la vista de calendario compartida

Las personas con quienes se compartió la vista de calendario pueden acceder al mismo desde el enlace directo; también pueden ver el calendario si ingresan a https://calendar.smartsheetapps.com/ e inician sesión en la aplicación de Calendario.

Si utiliza paneles de control o portales de Smartsheet, considere la posibilidad de incluir un enlace a la vista del calendario allí para que a los demás les resulte más fácil encontrarlo. (Para obtener más información sobre paneles de control de Smartsheet, consulte Crear o editar un panel de control o portal de Smartsheet.)

Publicar un calendario

Debajo de las opciones de uso compartido, tiene la oportunidad de publicar un versión del calendario de solo lectura.
 

Para publicar un calendario, cambie Publicar a ACTIVADO y copie el URL en el cuadro de abajo para compartirlo con otras personas.

Para deshabilitar el acceso a un calendario publicado, cambie Publicar a DESACTIVADO y actualice su navegador. El URL anterior dejará de ser válido.

Comparación entre compartir y publicar

El uso compartido se limita a personas con quienes se compartió la planilla o a quienes se ha incluido específicamente en el cuadro Permitir correos electrónicos. Para utilizar el enlace de uso compartido es necesario que el usuario inicie sesión. Un enlace publicado permite que cualquier persona que lo posea acceda al calendario.

Imprimir un calendario 

Cree una instantánea por única ves de su calendario. Puede hacerlo descargándolo para crear una imagen o generando un PDF para imprimir que puede personalizar primero. 

Descargar un calendario

Haga clic en Descargar para descargar un archivo de imagen PNG del calendario actual (al hacer clic en Descargar, creará una imagen exacta de lo que quiere ver en la vista actual).

Personalizar y descargar como PDF

Haga clic en Descargar PDF para personalizar e imprimir una versión del calendario en PDF.   

En la ventana Imprimir a PDF, elija cualquiera de las siguientes opciones de personalización:

  • Cambiar orientación, tamaño del papel, zoom, visualización de mosaicos y comprimir a gusto. 
  • Imprimir con filtros: Seleccione activar para imprimir los elementos tal como aparecen en la vista actual con filtros aplicados; seleccione desactivar para imprimir todos los elementos. 
  • Imprimir plantilla: 
    • Seleccione Predeterminado para crear un PDF con el nombre del calendario en la parte de arriba y la referencia en el pie de página.
    • Seleccione Referencia en la parte superior para crear un PDF con la referencia del Mes/Semana en la parte superior, con el nombre del calendario en el pie de página. En esta plantilla, la referencia solo indicará los primeros 6 elementos.

Una vez que haya seleccionado sus opciones, haga clic en Descargar para generar el PDF.