Smartsheet Calendar App es un complemento configurable y flexible que le permite conectar sus datos y formularios de Smartsheet, y visualizar los eventos en múltiples vistas o por categorías codificadas por color.
Mantenga sus equipos organizados con la aplicación de Calendario de Smartsheet
La aplicación de Calendario de Smartsheet es un complemento premium que le ayuda a elaborar calendarios flexibles, personalizables y que se pueden compartir utilizando sus datos de Smartsheet. Con la aplicación de Calendario, puede hacer lo siguiente:
- Codificar con colores por una categoría primaria y por otra secundaria
- Exportar fácilmente la vista de calendario para enviarlo por correo electrónico o imprimirlo
- Sincronizar con datos de proyectos ya existentes
Iniciar sesión en la aplicación de Calendario de Smartsheet
Haga clic en el Ejecutador para acceder a la Aplicación.
Si tiene inconvenientes para acceder a la aplicación desde el Ejecutador. consulte Cómo acceder a aplicaciones y plantillas premium con el Ejecutador.
Una vez que haya iniciado sesión, verá la página de Vistas de calendarios. Todos los calendarios que haya creado o que le hayan compartido aparecerán en esta página. Para ver un calendario, haga clic en su nombre.
CONSEJO: Para acotar la búsqueda, utilice la lista Filtros (o escriba el nombre del calendario en la barra de búsqueda).
Si no ve todos los calendarios que esperaba, es posible que tenga que hacer clic en Actualizar en el ángulo superior derecho de la aplicación.
Para regresar a esta página de Vistas de calendarios, seleccione Calendario de Smartsheet en la parte superior de la aplicación.
Crear una vista de calendario básica
Creará vistas de calendarios nuevos en el asistente para Crear vista nueva.Para iniciar el asistente, haga clic en Agregar nuevo en el extremo superior izquierdo de la aplicación de Calendario y, luego, siga los pasos del asistente.
Paso 1: Seleccionar la planilla
Seleccione la planilla o el informe que contenga los datos de Smartsheet que quiera exponer en la pantalla. Haga clic en Siguiente después de haber seleccionado la planilla.
NOTA: Su planilla o informe debe incluir al menos una columna de fecha.
Paso 2: Elegir una vista
Para elegir la vista predeterminada para su calendario, seleccione uno de los siguientes mosaicos:
- Mensualmente
- Diario
- Semanalmente
- Varios meses
- Trimestral
- Día-mes
Una vez creado su calendario, tendrá la opción de pasar a otra vista.
Paso 3: Asignar columnas
Asigne las columnas de su planilla a sus campos correspondientes en el calendario:
- En Columnas de Smartsheet, seleccione las columnas que contienen los datos que quiera exponer en la vista de calendario. Las columnas Nombre de la tarea y Fecha de inicio de la tarea son obligatorias.
CONSEJO: Si está usando un informe, asígneles a sus columnas un nombre uniforme. Si utiliza columnas desplegables en la planilla fuente, pude controlar mejor la consistencia de los datos y tendrá una vista más despejada en el calendario.
- (Opcional) En la sección Agrupamiento de datos, seleccione cualquier agrupamiento de categorías o subcategorías que quiera usar para que los elementos que aparecen en el calendario se muestren como colecciones específicas; estos grupos aparecerán en el lateral izquierdo del calendario y determinarán la codificación con colores en su calendario.
Podría usar el Agrupamiento de datos para agrupar tareas relacionadas con una campaña de marketing o una promoción de ventas minoristas para un día feriado específica.
NOTA: Una vez que elija los elementos en el área de Agrupamiento de datos, tendrá la opción de especificar qué color se asigna a cada categoría.
- Si está listo para ver los resultados, seleccione Agregar para crear el calendario. O bien, si quiere estudiar características más avanzadas, pase directamente a la sección Perfeccionar su calendario con características avanzadas de este artículo.
Efectuar cambios en un calendario ya existente
La forma en la que comience a efectuar cambios dependerá de lo que esté mirando en la aplicación de Calendario:
- Si está viendo un calendario, seleccione la flecha hacia abajo y elija Configuración.
-o- - En la página Vistas de calendario, seleccione el ícono de configuración de la fila del calendario que quiera editar.
NOTA: Solo el propietario del calendario puede editar los ajustes de configuración.
Perfeccionar su calendario con características avanzadas
Una vez que ya tenga un calendario básico, es posible que quiera más. Por ejemplo, tal vez quiera:
- Agregar columnas adicionales
- Ordenar tareas
- Cambiar la visualización de la fecha y la hora y dar formato a los mosaicos del calendario
- Cambiar el logotipo que aparece con el calendario
- Mostrar u ocultar fines de semana
Para hacerlo, comience con el paso 3: Asigne columnas en el asistente de la aplicación de Calendario y seleccione Avanzado para que aparezcan los pasos 4 al 7.
Cuando seleccione el botón Avanzado, su nombre cambiará a Básico y verá los pasos 4 al 7.
Haga clic en Siguiente para ir al paso 4 del asistente.
Paso 4: Columnas adicionales
Utilice la página de Columnas adicionales para agregar más información a su calendario.
- Tendrá la opción de elegir columnas que ya ha asignado.
- Utilice Ordenar columnas para ordenar automáticamente sus mosaicos en función de los datos de cada columna.
Paso 5: Hora y diseño
Utilice esta página para seguir configurando cómo se muestran las fechas y las horas. Por ejemplo: configure el formato de fecha, especifique la cantidad de períodos (columnas) en los que quiera dividir sus datos y configure el estilo de los mosaicos del calendario.
Paso 6: Más opciones
Utilice esta página para configurar detalles como el nombre del calendario, el primer día de la semana, el primer mes del trimestre, si se incluirán fines de semana o no y cómo, o si las personas pueden agregar eventos nuevos directamente desde la vista de calendario que está creando.
Permitir adjuntos
Asegúrese de que la casilla Permitir adjuntos esté marcada si quiere que las personas puedan adjuntar archivos a tareas del Calendario.
NOTA: Los archivos adjuntos a comentarios aparecerán con el comentario y no en la columna de Adjuntos y en una tarea del Calendario.
Permitir comentarios
Asegúrese de que la casilla Permitir comentarios esté marcada para que otras personas puedan agregar comentarios a las tareas dentro de la aplicación de Calendario. Este ajuste se habilita de manera predeterminada cuando se crea un calendario nuevo.
Cuando agregue comentarios a un calendario, también se agregarán a la planilla o al informe fuente al que hace referencia el calendario.
CONSEJO: Utilice la capacidad @mención en los comentarios para aportar mayor visibilidad a sus entradas de calendario. Para más información, consulte Tener conversaciones en el contexto de su trabajo.
NOTAS:
- Debe tener al menos permisos de uso compartido de nivel Editor en la planilla o el informe de origen para agregar comentarios al calendario. Quienes tienen uso compartido del elemento de origen con permisos de nivel de Observador pueden ver los comentarios en un calendario.
- Los archivos adjuntos a comentarios aparecerán con el comentario y no en la columna de Adjuntos y en una tarea del Calendario.
Permitir eventos nuevos
Marque esta casilla para permitir que cualquier persona con permisos de uso compartido de nivel Editor en la planilla fuente agregue eventos directamente a la vista de calendario.
Enlace a formulario web
Si la planilla fuente incluye un formulario que permite que las personas agreguen información a la planilla, puede pegar ese enlace en el cuadro Enlace a formulario web para que el formulario esté disponible desde el menú desplegable del calendario. (Para obtener más información sobre los formularios, consulte Cómo recopilar información con un formulario.)
Usar un Calendario 454
Marque la casilla de verificación Calendario 454 para habilitar el Calendario 454 como una opción de visualización (también puede marcar Calendario 454 predeterminado si quiere que sea la opción de visualización predeterminada).
En un calendario 454, el año calendario se divide en meses sobre la base de un formato de 4 semanas – 5 semanas – 4 semanas. (Este formato se utiliza comúnmente en empresas minoristas para comparar con mayor exactitud las ventas interanuales.) La disposición del calendario alinea los días feriados y garantiza que aparezca la misma cantidad de sábados y domingos en meses comparables.
Paso 7: Confirmar
Utilice esta página para verificar la configuración antes de crear el calendario. Si tiene que efectuar cambios, haga clic en el botón Anterior, busque la página que contenga las opciones que necesita cambiar y realice la corrección necesaria.
Una vez que esté conforme con los resultados, seleccione Agregar o Actualizar para crear o actualizar el calendario.
Compartir o publicar el calendario
Configurar el uso compartido
- En la página Vistas de calendario (seleccione la imagen de Smartsheet del extremo superior derecho de la aplicación), haga clic en el ícono para compartir de la fila del calendario para que aparezca la página Compartir.
- Cambie la opción de Compartir a ACTIVADO para hacer que el Calendario sea accesible para cualquiera con quien se comparte la hoja o informe de origen.
- (Opcional): Si quiere compartir la vista de calendario con personas con quien no se compartió la planilla o el informe, escriba sus direcciones de correo electrónico en el cuadro Permitir correos electrónicos/dominios.
- Seleccione Guardar para guardar los cambios.
NOTA: Cualquier persona con permisos de uso compartido de nivel Editor en la planilla o el informe de origen podrá editar información directamente en la vista de calendario.
Informar a otras personas sobre la vista de calendario compartida
Las personas con quienes se compartió la vista de calendario pueden acceder a ella desde el enlace directo; también pueden ver el calendario si inician sesión en la aplicación de Calendario.
Si utiliza paneles o portales de Smartsheet, considere la posibilidad de incluir un enlace a la vista de calendario allí para que a los demás les resulte más fácil encontrarlo. (Para obtener más información sobre paneles de Smartsheet, consulte Crear o editar un panel o portal de Smartsheet.)
Publicar un calendario
Debajo de las opciones de uso compartido, tiene la oportunidad de publicar una versión del calendario de solo lectura.
Para publicar, debe ser el Propietario o tener permisos de uso compartido de nivel de Administrador a la hoja o informe de origen del calendario.
Para publicar un calendario, cambie Publicar a ACTIVADO y copie el URL en el cuadro de abajo para compartirlo con otras personas.
Para deshabilitar el acceso a un calendario publicado, cambie Publicar a DESACTIVADO y actualice su navegador. La URL anterior dejará de ser válida.
NOTAS:
- Si la opción de publicación se encuentra en modo ACTIVADO únicamente, el propietario de la vista de calendario puede modificar el calendario directamente en el calendario publicado. (Debe haber iniciado sesión en la aplicación de calendario)
- Si ambas opciones de publicación y uso compartido están ACTIVADAS, el propietario, el administrador o el editor con uso compartido de la hoja de origen pueden modificar el calendario directamente desde el calendario publicado. (Debe haber iniciado sesión en la aplicación de calendario).
Comparación entre compartir y Publicar
El uso compartido se limita a personas con quienes se compartió la planilla o a quienes se ha incluido específicamente en el cuadro Permitir correos electrónicos. Para utilizar el enlace de uso compartido es necesario que el usuario inicie sesión. Un enlace publicado permite que cualquier persona que lo posea acceda al calendario.
Una vez que haya creado el calendario, consulte Aplicación de Calendario: interactuar con un calendario para obtener más información sobre cómo trabajar dentro de un calendario.
Transferir el calendario a otro usuario
- Para transferir el calendario a otro usuario, debe asegurarse de que el nuevo propietario tenga uso compartido del contenido de origen con, al menos, permisos de administrador.
- En la aplicación de calendario, haga clic en el icono Transferir.
- Introduzca la dirección de correo electrónico del nuevo propietario y seleccione Transferir.
Si se modifica su dirección de correo electrónico, no podrá editar los calendarios. Para solucionar este problema, contacte a Soporte técnico para informarnos la dirección anterior de correo electrónico y la dirección nueva de correo electrónico para procesar la transferencia de propiedad.