Con los flujos de trabajo de descarga de Data Shuttle, puede descargar fácilmente hojas de Smartsheet a otros archivos adjuntos de Smartsheet o unidades de almacenamiento externo.
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Puede crear flujos de trabajo que descarguen datos de hojas (no se incluyen informes, WorkApps, paneles ni archivos adjuntos).
Requisitos previos
- Para usar Data Shuttle, debe cumplir los siguientes requisitos:
- Tener permisos de Propietario, Administrador, Editor u Observador en la hoja de origen
- Tener permisos de aplicación premium de Data Shuttle habilitados en el Centro de administración concedidos por su administrador del sistema de Smartsheet.
- Para descargar datos de Smartsheet, debe tener al menos permiso de Observador en una hoja.
Para ponerse en contacto con el representante de ventas y obtener más información, visite el Data Shuttle Marketplace.
Si tiene acceso a Smartsheet University, puede encontrar esta información con instrucciones interactivas en el curso Flujos de trabajo de carga de Data Shuttle.
Aspectos básicos de los flujos de trabajo de descarga de Data Shuttle
Cuando utiliza un flujo de trabajo de descarga, extrae datos de una hoja de Smartsheet, los convierte en un archivo Excel o CSV y, luego, los envía a alguna de las siguientes opciones:
- Una hoja de Smartsheet
- OneDrive
- SharePoint
- Google Drive
- Box
En los planes de Smartsheet Gov, también está disponible la unidad para el producto GCC High de Microsoft. Sin embargo, dado que la mayoría de las unidades no son accesibles de forma predeterminada, debe contactar a Soporte para activar el acceso.
Paso 1: Crear un nuevo flujo de trabajo de descarga
- Navegue a datashuttle.smartsheet.com e inicie sesión con sus credenciales de Smartsheet.
- En Data Shuttle, seleccione + en la barra de la izquierda.
Seleccione Descargar datos.
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Consejo experto: Copie de un flujo de trabajo existente
En lugar de crear uno nuevo desde cero, puede ahorrar tiempo copiando y editando un flujo de trabajo existente.
- Navegue al flujo de trabajo de descarga existente.
- Seleccione
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en el lado derecho. - Seleccione Crear una copia.
Una vez creada la copia del flujo de trabajo, puede editarla. Descubra cómo.
Paso 2: Seleccionar una hoja de origen
- En la pestaña Origen, seleccione la hoja de origen. Tenga en cuenta que su hoja de origen no puede ser un informe.
Seleccione Siguiente.
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Paso 3: Seleccionar un destino
El destino se refiere al lugar hacia el que van los datos. Si utiliza los archivos adjuntos de Smartsheet como destino, puede usar la misma hoja o una diferente a la hoja de origen. Si realiza la descarga en una unidad de almacenamiento externa, deberá iniciar sesión si aún no lo ha hecho.
En la pestaña Destino, seleccione la ubicación de destino de la siguiente forma:
- Archivo adjunto de Smartsheet: Seleccione el elemento de Smartsheet al que desea adjuntar el archivo.
- Unidad de almacenamiento de terceros: Si elige alguna de estas opciones, debe iniciar sesión y seleccionar la carpeta en la que desea colocar el archivo de descarga.
- OneDrive y Sharepoint
- Google Drive
- Box
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Complete los siguientes campos:
- Nombre del archivo exportado: Asigne un nombre al archivo de descarga.
Tipo de archivo exportado: Elija CSV o EXCEL.
Los archivos CSV y Excel no mantienen el formato interno de Smartsheet.
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- Seleccione Siguiente.
Paso 4: Configurar filtros
Utilice filtros para definir qué campos desea descargar de Smartsheet a su unidad externa. Por ejemplo, puede crear un filtro para descargar filas que tengan el valor En curso en la columna Estado. También puede usar filtros cuando trabaje con grandes conjuntos de datos y solo necesite compartir un subconjunto de ellos.
Los filtros distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Asegúrese de que sean iguales a la información de su archivo.
En la pestaña Filtro, seleccione Agregar otro filtro.
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En la configuración de los filtros, seleccione una columna de entrada, un operador de comparación (por ejemplo, igual que o contiene) y el valor.
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Seleccione Siguiente.
Al menos una fila en la hoja de origen debe cumplir los criterios de filtrado. De lo contrario, Data Shuttle no generará un archivo CSV.
Definir una lógica de filtrado más compleja
Puede definir una lógica de filtrado más compleja mediante el uso de paréntesis y el operador AND u OR.
Por ejemplo:
(1 AND 2) OR 3 combina la lógica para incluir todos los datos en los que (Departamento = “Servicios” AND Tamaño del widget = “Grande”) OR Departamento = “Marketing”.
En este ejemplo, solo se incluirían en la descarga los widgets grandes para el Departamento de Servicios. Sin embargo, también se descargarían todos los widgets de Marketing.
Paso 5: Asignar columnas entre los dos sistemas
Las columnas de Smartsheet se completan previamente. Selecciona las columnas del archivo de descarga para que coincidan con los campos entre el origen y el destino.
- En la sección Campo de origen, elija las columnas de la hoja que desea hacer coincidir con las columnas del archivo de descarga.
- (Opcional) Para organizar las columnas, utilice los botones de flecha. Si no desea asignar todos los campos, seleccione
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. Una vez que haya asignado los campos, seleccione Siguiente. En este paso, puede agregar o eliminar columnas. Sin embargo, los cambios podrían afectar la automatización dependiente.
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Si se realizaron modificaciones en la hoja original, utilice el botón Actualizar para actualizar la asignación. Sin embargo, esto anula los cambios manuales, así que verifique que las columnas estén correctamente asignadas.
Paso 6: Programar el flujo de trabajo
Programe su flujo de trabajo para que se ejecute automáticamente o ejecútelo de forma manual.
Data Shuttle utiliza UTC. No sigue las preferencias de zona horaria de la aplicación Smartsheet.
Ejecutar el flujo de trabajo según un cronograma
- En la pestaña Opciones de ejecución, active el botón de alternancia Ejecución programada.
- Para definir el cronograma, complete los siguientes campos:
- Días de la semana: Días que desea ejecutar el flujo de trabajo
- Hora de inicio: Horario en el que quiere que comience la ejecución del flujo de trabajo
- Ejecutar cada: Frecuencia del cronograma del flujo de trabajo (por ejemplo, cada 15 minutos)
- Hora de finalización (UTC): Horario en el que quiere que finalice la ejecución del flujo de trabajo
Una vez que haya definido el cronograma, seleccione Siguiente.
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Ejecutar manualmente
Si no define un cronograma para el flujo de trabajo, puede ejecutarlo en cualquier momento.
Para ejecutar el flujo de trabajo de forma manual:
- Vaya a la ubicación del flujo de trabajo y seleccione Ejecutar.
Paso 7: Compartir el flujo de trabajo
Puede compartir sus flujos de trabajo con otros usuarios de su plan de Smartsheet. Cuando se comparte un flujo de trabajo, esos usuarios se convierten en administradores de flujo de trabajo. Como gerentes de flujo de trabajo, pueden editar, ejecutar, archivar y compartir el flujo de trabajo siempre que tengan al menos permisos de editor tanto en los archivos de origen como en los de destino. Los administradores también pueden agregar o quitar gerentes de flujo de trabajo a cualquier flujo de trabajo de su plan.
- En la pestaña de configuración Compartir, escriba el nombre del usuario al que desea compartir el flujo de trabajo en el campo de texto proporcionado.
Seleccione Siguiente.
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Paso 8: Guardar el flujo de trabajo
Ingrese un nombre para el flujo de trabajo y, luego, seleccione Guardar. Ahora puede acceder al flujo de trabajo en cualquier momento que desee ejecutarlo, editarlo o eliminarlo a través del panel.