Crear un flujo de trabajo de descarga en Data Shuttle

Aplica a

Smartsheet Advance Package

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Cualquier persona que tenga una licencia activa de Smartsheet con cualquier función de usuario pago, permisos internos para usar unidades de nube en las que se alojan los datos, y acceso de administrador, propietario o editor respecto de la hoja de destino puede crear y ser propietario de flujos de trabajo de Data Shuttle. Se requiere licencia para ser propietario de Smartsheets fuente y destino que se usan en las configuraciones de Data Shuttle.

Cree un flujo de trabajo de descarga para extraer los datos de la hoja de Smartsheet, convertirlos en un archivo Excel o CSV y enviarlos como adjunto de una hoja de Smartsheet o de OneDrive o Google Drive.

Puede copiar un flujo de trabajo existente y, luego, editarlo para crear un nuevo flujo de trabajo. Desplácese sobre el menú ubicado junto al botón Ejecutar y seleccione Crear una copia. Desplace el mouse sobre el menú en la copia y haga clic en Editar flujo de trabajo. Luego, realice los cambios en la copia.

Seleccione una hoja de origen y defina la acción.

  1. Haga clic en el Ejecutador ubicado a la izquierda de la barra de navegación izquierda y seleccione Data Shuttle.Si es la primera vez que usa Data Shuttle, tal vez deba iniciar sesión primero en datashuttle.smartsheet.com.
  2. Seleccione la hoja desde la que quiere descargar datos.
  3. Defina la acción como Reemplazar filas en destino con filas del origen.
  4. Haga clic en Siguiente.

Seleccionar un destino

Configure cómo quiere que se descarguen los resultados de Smartsheet.

  1. Seleccione la ubicación de destino a la que irán sus datos. Si utiliza Adjuntos de Smartsheet como destino, puede ser la misma hoja u otra hoja de la hoja de origen. Si los descarga en una ubicación de terceros, se le pedirá que inicie sesión.
  2. Asígnele un nombre al archivo de descarga y seleccione un formato para los datos, ya sea .csv o .excel.
    Nota: Data Shuttle coloca la extensión del archivo en el proceso de descarga. Cambie el nombre del archivo o ábralo en una aplicación de terceros y guárdelo para volver a adjuntar la extensión.
  3. Haga clic en Siguiente.

Jamás defina el archivo de destino de descarga y el archivo de origen de carga como el mismo archivo.

Definir filtros para controlar qué filas se descargan

Los filtros definen qué datos deberían importarse en Smartsheet en función de determinados criterios (por ejemplo, Estado es equivalente a «En curso»).

Los filtros también son útiles para trabajar con grandes conjuntos de datos que pueden provocar que la importación supere los límites de filas de Smartsheet. Para obtener más información sobre las cantidades máximas de hojas y tamaños de archivos importados, consulte Requisitos y pautas del sistema para el uso de Smartsheet.

  1. Deje Lógica filtrado vacío. Puede ordenar los filtros luego de crearlos.
  2. En la configuración del filtro, seleccione una columna de entrada, un operador de comparaciones (por ejemplo, es equivalente a o es mayor que) y el valor.
  3. Use el recuadro Lógica de filtrado para conectar cada uno de los filtros con operadores adicionales Y/O. Use ID de filtros (el número ubicado junto a cada filtro) para definir relaciones entre cada uno de los filtros.

    Puede definir una lógica de filtrado más compleja mediante el uso de paréntesis, junto con Y u O. Por ejemplo, (1 Y 2) O 3 combina la lógica para incluir todos los datos en los que (Departamento = “Servicios” Y Tamaño de widget = “Grande”) O Departamento = “Marketing”.

    En este ejemplo, únicamente solo se importarían los widgets grandes para el departamento de servicios. Sin embargo, también se importarían todos los widgets de marketing.

    NOTA: Los filtros distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Asegúrese de que sean una coincidencia exacta con la información de su archivo.
  4. Haga clic en Siguiente.

Asignar columnas entre dos sistemas

Las columnas de Smartsheet se completan previamente y usted selecciona las columnas del archivo de descarga.

Para asignar manualmente una columna:

  • Haga clic en el menú desplegable ubicado junto a la columna de entrada, desplácese por él y seleccione la asignación correcta para la columna de Smartsheet, que se indica a la derecha.

Programar su flujo de trabajo

Programe su flujo de trabajo para que se ejecute de manera automática, o bien, ejecute el flujo de trabajo manualmente.

    1. Active Ejecutar según programa.
    2. Seleccione la opción deseada en Días de la semana, Hora de inicio, Intervalo de repetición y Hora de finalización. Una vez que haya seleccionado el programa deseado, active el botón Ejecutar según programa. Puede agregar múltiples opciones de programación.
    3. Haga clic en Siguiente.

    Se recomienda dejar pasar más de seis horas entre las distintas ejecuciones programadas. Si las ejecuciones se hacen con frecuencia, es posible que:

    • se cree un volumen muy elevado de escritura en el origen de la nube;
    • se creen múltiples versiones que sean difíciles de diferenciar;
    • se generen errores cuando el flujo de trabajo intente acceder a los archivos en uso.

    Data Shuttle utiliza GMT.

    Ejecutar manual

    Si deja este paso en blanco, puede ejecutar su flujo de trabajo en cualquier momento. Vaya al flujo de trabajo y haga clic en Ejecutar.

    Publicar un nuevo flujo de trabajo

    Ingrese un nombre para el flujo de trabajo y haga clic en Publicar. Ahora, puede acceder a su flujo de trabajo cada vez que quiera ejecutarlo, editarlo o eliminarlo.