Crear un flujo de trabajo de descarga en Data Shuttle

Aspectos básicos de los flujos de trabajo de descarga de Data Shuttle

Cuando se utiliza un flujo de trabajo de descarga, se extraen los datos de una hoja de Smartsheet, se los convierte en un archivo de Excel o CSV y, luego, se envían como archivo adjunto a los siguientes destinos:

• Una hoja de Smartsheet 

• OneDrive 

• SharePoint 

• Google Drive 

• Box

Para transferir archivos de Smartsheet o Excel a Google Drive, un usuario del plan necesita tener acceso de editor en el archivo. 

Data Shuttle no admite la extensión clásica (XLS) de los archivos de Excel. Para obtener más información sobre la compatibilidad de los navegadores, consulte Requisitos y pautas del sistema para el uso de Smartsheet.

Requisitos previos

Para usar Data Shuttle, debe cumplir los siguientes requisitos:

• Tener permisos de propietario, administrador o editor en las hojas de destino
• Tener permisos en la aplicación premium Data Shuttle habilitados en Administración de usuarios por el administrador del sistema de Smartsheet

Paso 1: Crear un nuevo flujo de trabajo de descarga

1. Vaya a datashuttle.smartsheet.com e ingrese su correo electrónico y contraseña para iniciar sesión. Si no tiene una cuenta de Data Shuttle, debe crear una desde la página de inicio de sesión.
2. En la barra de menú superior, seleccione Conexiones.
3. Seleccione Crear flujo de trabajo o Administrar flujo de trabajo. 
4. En Data Shuttle,  Descargar datos en la Barra de navegación izquierda.
5. Seleccione Siguiente.

Copiar un flujo de trabajo existente

Para ahorrar tiempo, copie y edite un flujo de trabajo existente al momento de crear uno nuevo.

1. Vaya a la pestaña donde se encuentra el flujo de trabajo.
2. Pase el cursor sobre el flujo de trabajo. 
3. Seleccione  Brandfolder Image . 
4. Seleccione Crear una copia.

Una vez creada la copia del flujo de trabajo, puede editarla.

Editar un flujo de trabajo

1. Pase el cursor sobre la fila del flujo de trabajo.
2. Seleccione  Brandfolder Image . 
3. Seleccione Editar flujo de trabajo.

Paso 2: Seleccionar una hoja de origen

• En la pestaña Origen, seleccione la hoja de origen. Luego, haga clic en Siguiente.

Paso 3: Seleccionar un destino 

El destino se refiere al lugar hacia el que van los datos. Tenga en cuenta lo siguiente:

• Si utiliza los archivos adjuntos de Smartsheet como destino, puede usar la misma hoja o una diferente a la hoja de origen. Si la descarga será en una aplicación externa, asegúrese de iniciar sesión primero.
• Data Shuttle elimina la extensión del archivo en el proceso de descarga. Cambie el nombre del archivo o ábralo en una aplicación externa. Luego, guárdelo para volver a adjuntar la extensión.

• Nunca defina el archivo de destino de la descarga y cargue el archivo de origen con el mismo nombre. 

   

Para seleccionar un destino

1. En la pestaña Destino, seleccione la ubicación de destino de la siguiente forma:
   • Archivo adjunto de Smartsheet: Seleccione el elemento de Smartsheet al que desea adjuntar el archivo.
   • Aplicación de terceros: Si elige alguna de estas opciones, debe iniciar sesión y seleccionar la carpeta en la que desea volcar el archivo de descarga.
     • OneDrive 
     • Google Drive
     • Box
2. Complete los siguientes campos:
   • Nombre del archivo exportado: Asigne un nombre al archivo de descarga.
   • Tipo de archivo exportado: Elija CSV o Excel.
3. Seleccione Siguiente.

Paso 4: Configurar filtros

Use filtros para definir qué datos debe descargar el sistema desde Smartsheet en la unidad externa. Por ejemplo, puede crear un filtro para descargar filas que tengan el valor En curso en la columna Estado. También puede usar filtros cuando trabaje con grandes conjuntos de datos y solo necesite compartir un subconjunto de ellos.

Los filtros distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Asegúrese de que coincidan exactamente con la información que contiene el archivo.

Para configurar filtros

1. En la pestaña Filtros, seleccione Agregar otro filtro.
2. En la configuración de los filtros, seleccione una columna de entrada, un operador de comparación (por ejemplo, igual o contiene) y el valor.
3. Luego, en la casilla Lógica de filtrado, conecte cada filtro con el operador Y u O. 
   • Para definir relaciones entre los filtros, use los ID de filtro (el número al lado de cada filtro).
4. Seleccione Siguiente.

Al menos una fila en la hoja de origen debe cumplir los criterios de filtrado. De lo contrario, Data Shuttle no generará un archivo CSV.

Definir una lógica de filtrado más compleja

Puede definir una lógica de filtrado más compleja mediante el uso de paréntesis, junto con el operador Y u O. 

• Por ejemplo: (1 Y 2) O 3 combina la lógica para incluir todos los datos en los que (Departamento = “Servicios” Y Tamaño de widget = “Grande”) O Departamento = “Marketing”.

  En este ejemplo, solo se incluirían en la descarga los widgets grandes para el Departamento de Servicios. Sin embargo, también se descargarían todos los widgets de Marketing.

Paso 5: Asignar columnas entre dos sistemas 

Las columnas de Smartsheet se completan previamente. Seleccione las columnas del archivo de descarga.

Para asignar una columna manualmente

1. En la sección Columnas de la hoja, elija las columnas de la hoja que quiera que coincidan con las columnas del archivo de descarga. 
2. (Opcional) Para ordenar las columnas, pase el cursor sobre la columna de la hoja o el archivo de descarga. Luego, seleccione el ícono de flecha. Si no quiere asignar todos los campos, pase el cursor sobre la columna de la hoja o el archivo de descarga. A continuación, seleccione  Brandfolder Image . 
3. Una vez que haya asignado los campos, seleccione Siguiente.

Puede agregar columnas, cambiarles el nombre o eliminarlas en este paso. Sin embargo, los cambios podrían afectar las automatizaciones dependientes. Si se desencadena un error debido a que cambió el nombre de una columna, vuelva a asignar el nombre original o actualice la automatización para que haga referencia al nuevo nombre. Solo puede eliminar columnas que haya agregado durante esta acción del flujo de trabajo de asignación.

Si se realizaron modificaciones en la hoja original, utilice el botón Actualizar para actualizar la asignación. Sin embargo, esto anula los cambios manuales, así que verifique que las columnas estén correctamente asignadas.

Paso 6: Programar el flujo de trabajo

Programe su flujo de trabajo para que se ejecute automáticamente, o ejecútelo de forma manual.

Data Shuttle se basa en la zona horaria GMT. No sigue las preferencias de zona horaria de la aplicación Smartsheet.

Para ejecutar el flujo de trabajo automáticamente

1. En la pestaña de Opciones de ejecución, active el botón de alternancia Ejecución programada. 
2. Para definir el cronograma, complete los siguientes campos:
   • Días de la semana: Qué días desea ejecutar el flujo de trabajo .
   • Hora de inicio: En qué horario quiere que comience la ejecución del flujo de trabajo.
   • Ejecutar cada: Frecuencia del cronograma de ejecución (por ejemplo, cada 15 minutos).
   • Hora de finalización: En qué horario quiere que finalice la ejecución del flujo de trabajo.
3. Una vez que haya definido el cronograma, seleccione Siguiente. 

Se recomienda dejar pasar más de seis horas entre las ejecuciones programadas. Las ejecuciones frecuentes pueden ocasionar lo siguiente:

• Una gran cantidad de escrituras en la fuente en la nube
• Múltiples versiones que serán difíciles de diferenciar
• Errores cuando el flujo de trabajo intente acceder a archivos en uso

Ejecución manual

Si no define un cronograma para el flujo de trabajo, puede ejecutarlo en cualquier momento.

Para ejecutar el flujo de trabajo de forma manual: 

• Vaya a la ubicación del flujo de trabajo y seleccione Ejecutar.

Paso 7: Publicar el nuevo flujo de trabajo

Introduzca un nombre para el flujo de trabajo y, luego, seleccione Publicar. Ahora puede acceder al flujo de trabajo en cualquier momento que desee ejecutarlo, editarlo o eliminarlo.