Crear un flujo de trabajo de descarga en Data Shuttle

Los flujos de trabajo de descarga permiten extraer datos de los archivos de Smartsheet y transferirlos a una hoja de Smartsheet o a otra forma de almacenamiento en la nuble. 

Iniciar sesión en Data Shuttle

Requisitos previos

Data Shuttle es una aplicación premium. Para comprobar su nivel de acceso, inicie sesión en datashuttle.smartsheet.com.

Para usar Data Shuttle, debe cumplir los siguientes requisitos:

• Ser un usuario con licencia.
• Tener permisos de propietario, administrador o editor en las hojas de destino.
• Tener permisos en la aplicación Data Shuttle Premium habilitados en Administración de usuarios otorgados por el administrador del sistema de Smartsheet.

¿Cómo funciona un flujo de trabajo de descarga?

Cuando se inicia un flujo de trabajo de descarga, se extraen datos de una hoja de Smartsheet. Luego de la extracción, se convierten los datos a un archivo de Excel o CSV y se envía en forma de archivo adjunto a alguna de las siguientes opciones:

• Una hoja de Smartsheet
• OneDrive
• SharePoint
• Google Drive
• Box

Paso 1: Crear un flujo de trabajo de descarga en Data Shuttle

1. En la barra de navegación izquierda, seleccione el Iniciador.  Si esta es la primera vez que utiliza Data Shuttle, es posible que deba iniciar sesión en datashuttle.smartsheet.com.
2. En Data Shuttle, en la barra de navegación izquierda, seleccione .
3. Seleccione Descargar datos y, luego, haga clic en Siguiente.

Copiar un flujo de trabajo existente para ahorrar tiempo en crear uno nuevo

Puede copiar un flujo de trabajo para usarlo tal cual está. También puede editar la copia de un flujo de trabajo para crear uno nuevo sin empezar desde cero. Para copiar un flujo de trabajo existente:

1. Vaya a la pestaña donde se ubica el flujo de trabajo.
2. Pase el cursor sobre el flujo de trabajo. 
3. Seleccione Más . 
4. Seleccione Crear una copia.

Una vez creada la copia del flujo de trabajo, puede editarla.

Para editar un flujo de trabajo:

1. Pase el cursor sobre la fila del flujo de trabajo copiado.
2. Seleccione Más . 
3. Seleccione Editar flujo de trabajo.

Paso 2: Seleccionar una hoja de origen

• En la pestaña Origen, seleccione la hoja de origen; luego, haga clic en Siguiente.

Paso 3: Seleccionar un destino 

Elija el formato en el que quiere que se descarguen los resultados desde Smartsheet.

Antes de comenzar

Antes de seleccionar un destino, tenga en cuenta lo siguiente:

• Si utiliza los archivos adjuntos de Smartsheet como destino, puede usar la misma hoja o una diferente a la hoja de origen. Si realiza la descarga a una aplicación de terceros, necesitará iniciar sesión en esa aplicación. 
• Data Shuttle coloca la extensión del archivo en el proceso de descarga. Cambie el nombre del archivo o ábralo en una aplicación de terceros. Luego, guárdelo para volver a adjuntar la extensión. 
• Nunca defina el archivo de destino de descarga y el archivo de origen de carga como el mismo archivo.

Para seleccionar un destino

1. En la pestaña Destino, seleccione la ubicación de destino, es decir, donde se colocarán los datos:
   • Archivos adjuntos de Smartsheet: Seleccione el elemento de Smartsheet donde desea adjuntar el archivo.
   • Aplicación de terceros: Si elige cualquier de estas opciones, debería iniciar sesión y seleccionar la carpeta donde desee colocar el archivo de descarga.
     • OneDrive 
     • Google Drive
     • Box
2. Complete los siguientes campos:
   • Nombre del archivo exportado: Asigne un nombre al archivo de descarga.
   • Tipo de archivo exportado: Elija CSV o Excel.
3. Seleccione Siguiente.

Paso 4: Configurar los filtros para controlar qué filas se descargan

Use filtros para definir los datos que el sistema debe descargar desde Smartsheet a la unidad de terceros. Por ejemplo, puede crear un filtro para descargar filas que, en la columna Estado, tengan el valor “En progreso”.

También puede usar filtros cuando trabaje con grandes conjuntos de datos y solo necesite compartir un subconjunto de ellos.

Los filtros distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Asegúrese de que coincidan exactamente con la información que contiene el archivo.

Para configurar filtros

1. En la pestaña Filtros, seleccione Agregar otro filtro.
2. En la configuración de los filtros, seleccione una columna de entrada, un operador de comparación (por ejemplo, igual o contiene) y el valor.
3. Luego, en la casilla Lógica de filtrado, conecte cada filtro con el operador Y u O. 
   • Para definir relaciones entre los filtros, use los ID de filtro (el número al lado de cada filtro).
     
4. Seleccione Siguiente.

Al menos una fila en la hoja de origen debe cumplir los criterios de filtrado. De lo contrario, no se generará el archivo CSV. No hay ninguna opción para generar un archivo CSV en blanco.  

Definir una lógica de filtrado más compleja

Puede definir una lógica de filtrado más compleja mediante el uso de paréntesis, junto con el operador Y u O. 

Por ejemplo: (1 Y 2) O 3 combina la lógica para incluir todos los datos en los que (Departamento = “Servicios” Y Tamaño de widget = “Grande”) O Departamento = “Marketing”.

En este ejemplo, solo se descargarían los widgets grandes para el departamento de servicios. Sin embargo, también se descargarían todos los widgets de marketing.

Paso 5: Asignar columnas entre dos sistemas 

Las columnas de Smartsheet se completan previamente; usted selecciona las columnas del archivo de descarga.

Para asignar una columna manualmente

1. En la sección Columnas de la hoja, elija las columnas de la hoja que quiera que coincidan con las columnas del archivo de descarga. 
2. Opcional: Para ordenar las columnas, pase el cursor sobre la columna de la hoja o del archivo de descarga. Luego, seleccione el ícono de flecha. Si no quiere asignar todos los campos, pase el cursor sobre la columna de la hoja o del archivo de descarga. A continuación, seleccione  .
3. Una vez que haya asignado los campos, seleccione Siguiente.

Si realizó cambios en la hoja subyacente, seleccione Actualizar para actualizar la asignación. Esta acción sobrescribirá todo cambio manual que se haya realizado; por lo tanto, compruebe para asegurarse de que las columnas se asignen de manera correcta.

Paso 6: Programar el flujo de trabajo

Programe su flujo de trabajo para que se ejecute automáticamente, o ejecútelo de forma manual.
Data Shuttle utiliza la hora media de Greenwich.

Para ejecutar el flujo de trabajo automáticamente

1. En la pestaña de Opciones de ejecución, active el botón de alternancia Ejecución programada. 
2. Para definir el cronograma, complete los siguientes campos:
   • Días de la semana: Días en los que desea ejecutar el flujo de trabajo 
   • Hora de inicio: Horario en el que quiere que comience la ejecución del flujo de trabajo
   • Ejecutar cada: Frecuencia del cronograma de ejecución (por ejemplo, cada 15 minutos)
   • Hora de finalización: Horario en el que quiere que finalice la ejecución del flujo de trabajo
3. Una vez que haya definido el cronograma, seleccione Siguiente. 

Se recomienda dejar pasar más de seis horas entre las ejecuciones programadas. Las ejecuciones frecuentes pueden ocasionar lo siguiente:

• Crear una gran cantidad de escrituras en la fuente en la nube. 
• Crear múltiples versiones que serán difíciles de diferenciar.
• Causar errores cuando el flujo de trabajo intente acceder a archivos en uso.

Ejecución manual

Si no define un cronograma para el flujo de trabajo, puede ejecutarlo en cualquier momento. Para ejecutar el flujo de trabajo de forma manual: 

• Vaya a la ubicación del flujo de trabajo y seleccione Ejecutar.

Paso 7: Publicar el nuevo flujo de trabajo

Introduzca un nombre para el flujo de trabajo y, luego, seleccione Publicar. Ahora puede acceder al flujo de trabajo en cualquier momento que desee ejecutarlo, editarlo o eliminarlo.