Erweiterte Funktionen und Sicherheit für Enterprise-Konten

Ein Systemadministrator für einen Enterprise-Plan kann eine Sicherheitssteuerung konfigurieren, um die Art und Weise zu verwalten, wie seine Benutzer in Smartsheet arbeiten. Wählen Sie zunächst Konto > Admin Center und anschließend Sicherheit/Sichere Freigabeliste im linken Bereich des Fensters „Kontoverwaltung“ aus.

Systemadministratoren können:

• eine genehmigte Domänenfreigabeliste erstellen, um zu verhindern, dass Sheets freigegeben oder an nicht autorisierte E-Mail-Adressen gesendet werden,
• Optionen für Gruppenmitgliedschaften einschränken, damit nur die Benutzer im Konto enthalten sind,
• auswählen, welche Authentifizierungsoptionen für Benutzer zulässig sind,
• das automatisierte Benutzer-Provisioning aktivieren, um neue Benutzer automatisch dem Konto hinzuzufügen, wenn sie sich mit einer E-Mail-Adresse, die zur Organisation gehört, bei Smartsheet registrieren.

Wenn Sie mehrere Pläne haben und ein Plan der Hauptplan unter Enterprise Plan Manager ist, können Sie Steuerungen für die sichere Freigabe im Hauptplan festlegen. Die werden dann für alle verwalteten Pläne übernommen. Sie können diese Einstellungen im verwalteten Plan ändern, wenn Sie ein Administrator des Hauptplans sind.

Eine genehmigte Domänenfreigabeliste einrichten

Mit dieser Funktion können Sie die Freigabe nach Domäne oder nach spezifischer E-Mail-Adresse einschränken, um z. B. sicherzustellen, dass Sheets nur für Personen freigegeben werden, die eine E-Mail-Adresse des Unternehmens haben. Hierfür richten Sie eine Liste der zugelassenen Domänen ein.

Wenn die genehmigte Domänenfreigabe aktiviert ist, werden alle Workflows, die nur Empfänger außerhalb der genehmigten Domänenfreigabeliste haben, mit einer Meldung in Bezug auf ungültige Empfänger deaktiviert. Um sicherzustellen, dass Workflows nicht aktiviert werden, vergewissern Sie sich, dass alle Empfänger der Workflow-Automatisierung zur genehmigten Domänenfreigabe hinzugefügt werden. Alternativ dazu stellen Sie sicher, dass es mindestens einen Empfänger in jedem Workflow in der genehmigten Domänenfreigabeliste gibt.

HINWEISE: 

• Es wird auch verhindert, dass Benutzer E-Mails von Smartsheet an eingeschränkte Domänen und E-Mail-Adressen senden.
• Unterdomänen müssen der Liste der zulässigen Domänen einzeln hinzugefügt werden, da sie nicht zulässig sind, wenn Sie eine Domäne zur Liste der zulässigen Domänen hinzufügen. Wenn Sie z. B. „company.com“ zur Liste der zulässigen Domänen hinzufügen, wird „portal.company.com“ nicht ebenfalls zur Liste hinzugefügt. (Sie müssen beide Domänen zur Liste der zulässigen Domänen hinzufügen.)
• Bei Aktivierung schränken die Funktionen „Genehmigte Domänen“ und „Adressfreigabe“ ein, wer Benachrichtigungs-E-Mails empfangen kann.

1. Wählen Sie Konto > Admin Center > Sicherheit/Sichere Freigabeliste aus.
2. Wählen Sie im Abschnitt Genehmigte Domänenfreigabe die Option Bearbeiten aus.
   
   Das Fenster „Genehmigte Domänenfreigabeliste“ wird angezeigt:
    
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Freigabe in Smartsheet nur für die unten aufgeführten Domänen und E-Mail-Adressen aktivieren.
4. Geben Sie in das Feld Genehmigte Domänen die einzelnen E-Mail-Domänen ein (z. B. companydomain.com), für die Benutzer Freigaben erstellen können.
   
   HINWEIS: Jede Domäne muss in eine separate Zeile eingegeben werden.
   
   E-Mail-Adressen, für die Benutzer Freigaben erstellen können sollten und die nicht zu den zulässigen Domänen gehören, geben Sie in das Feld Genehmigte E-Mail-Adressen ein.
   
   TIPP: Stellen Sie Mitgliedern des Plans Ihrer Organisation einen Link zu einem Formular bereit, um eine Anforderung für Systemadministratoren zum Hinzufügen zusätzlicher Domänen oder E-Mail-Adressen zu erstellen, die in die Liste zulässiger Domänen aufgenommen werden sollen. Ihr Link wird in einem Smartsheet-Fenster angezeigt, wann immer Benutzer in Ihrem Plan versuchen, ein Element aus Smartsheet freizugeben oder per E-Mail an eine Person zu versenden, deren E-Mail-Adresse nicht in der Liste zulässiger Domänen enthalten ist. Ihr Link kann Folgendes sein: 
   • eine URL für ein bestehendes System, das Ihre Organisation nutzt (wie z. B. eine IT-Ticket-Site) 
   • ein Smartsheet-Formular (lesen Sie unseren Artikel zu Formularen, um weitere Informationen zu erhalten)
      
5. Wählen Sie OK aus.

Wenn Sie die Funktionen Genehmigte Domänen- und Adressenfreigabe aktivieren, müssen Personen in Ihrem Konto E-Mail-Adressen mit genehmigten Domänen verwenden, wenn sie Folgendes tun:

• Sheets und Arbeitsbereiche freigeben
• Zeilen senden
• Option „Link an Formular senden“ innerhalb des Formularlinks verwenden
• Alarme oder Anforderungen manuell oder automatisch senden ODER EMPFANGEN (Alarme, Erinnerungen, Aktualisierungsanforderungen, Genehmigungsanforderungen)

Smartsheet-Elemente, die freigegeben wurden, bevor Domänenbeschränkungen aktiviert wurden, bleiben für alle Benutzer außerhalb der genehmigten Domänen freigegeben. Sie können einen Sheet-Zugriffsbericht generieren, um zu sehen, welche Elemente für wen freigegeben wurden. Details dazu finden Sie hier.

Eine genehmigte Domänenfreigabeliste bearbeiten

So ändern Sie die Liste:

1. Wählen Sie Konto > Admin Center > Sicherheit/Sichere Freigabeliste aus.
2. Wählen Sie im Abschnitt Genehmigte Domänenfreigabe die Option Bearbeiten aus.
3. Wählen Sie im Formular „Sicherheitssteuerung“ die Schaltfläche Bearbeiten aus.
4. Fügen Sie Domänen/Adressen zur Liste hinzu, bearbeiten oder entfernen Sie sie und wählen Sie OK aus.

Klicken Sie zum Deaktivieren der Funktion auf die Schaltfläche Bearbeiten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktiviert und klicken Sie dann auf OK.

Gruppenoptionen ändern

Schränken Sie die Benutzertypen ein, die von Gruppenadministratoren zu einer Gruppe hinzugefügt werden können. Sie können das z. B. nur für Benutzer des Kontos zulassen oder alle Benutzer und externe Kontakte in Gruppen erlauben.

1. Wählen Sie Konto > Admin Center > Sicherheit/Sichere Freigabeliste aus.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten im Bereich Optionen für Gruppenmitgliedschaft.
   
   Das Fenster „Optionen für Gruppenverwaltung“ wird angezeigt:
    
3. Geben Sie an, ob die Gruppenmitgliedschaft nur auf Kontobenutzer beschränkt sein soll. Wenn diese Option ausgewählt ist, können nur Benutzer, die auf dem Bildschirm „Benutzerverwaltung“ angezeigt werden, von Gruppenadministratoren zu Gruppen hinzugefügt werden.

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von Gruppen finden Sie im Hilfeartikel Gruppen verwalten.

Authentifizierungsoptionen verwalten

Alle Smartsheet-Kunden können sich mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Smartsheet-Kennwort anmelden oder aus einer Reihe von Single-Sign-On-Optionen wählen. Systemadministratoren können diese Anmeldeoptionen ggf. deaktivieren.

Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Artikel Authentifizierungsoptionen für einen Enterprise-Plan verwalten (Systemadministrator).
 

Automatisiertes Benutzer-Provisioning aktivieren

Das automatisierte Benutzer-Provisioning automatisiert das Hinzufügen von Benutzern zu einem Enterprise-Konto in Smartsheet. Statt Benutzer manuell über den Bildschirm Benutzerverwaltung einzuladen, aktivieren Sie diese Funktion, um Benutzer automatisch zu Ihrem Konto hinzuzufügen, wenn sie sich bei Smartsheet mit einer E-Mail-Adresse Ihrer Organisation registrieren. Sie können auswählen, dass Benutzer automatisch als lizenzierte oder unlizenzierte Benutzer zu dem Konto hinzugefügt werden sollen, je nach dem Zugriff, den Sie ihnen gewähren möchten.

Lesen Sie unseren Hilfeartikel zum automatisierten Benutzer-Provisioning für detaillierte Anweisungen. Um den Prozess abzuschließen, müssen Sie Ihrem Domain Name System (DNS) Einträge hinzufügen, weshalb Sie möglicherweise eine interne technische Ressource um Hilfe bitten müssen.  

Sicherheitseinstellungen auf Formulare anwenden

Standardmäßig sind alle Formulare anonym und für jeden mit einem Link zum Formular verfügbar. Sie können den Zugriff auf Formulare mit einer sicheren Freigabeliste auf Personen mit Smartsheet-Anmeldedaten oder auf Personen in Ihrem Smartsheet-Konto einschränken. 

Wenn diese Einstellungen im Admin Center ausgewählt sind, gelten sie als Mindestberechtigung für alle Formulare in Ihrem Konto und können im Formular-Generator nicht geändert werden.