Сортировка и фильтрация

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Сортировка и фильтрация — это два метода, позволяющих настроить представление данных в таблице. Использовать одновременно оба метода невозможно, поэтому нужно определить, какой из них подходит в конкретном случае.

С помощью сортировки вы можете упорядочить все данные или их часть по возрастанию или убыванию. Следует иметь в виду, что после сохранения отменить сортировку невозможно, поэтому перед сохранением необходимо убедиться в том, что все строки в таблице, включая родительские, отображаются в нужном порядке.

Фильтры позволяют отобразить или скрыть информацию в таблице в соответствии с выбранными критериями. При этом структура таблицы остаётся неизменной. Вы можете сохранять фильтры и обмениваться ими с другими пользователями, у которых есть доступ к соответствующей таблице. Кроме того, можно задавать фильтры по умолчанию для таблицы, чтобы, открывая её, все пользователи видели одно и то же представление.

Чтобы научиться сортировать данные в таблицах, следуйте пошаговым инструкциям.

Сортировка строк и упорядочение данных

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Чтобы отсортировать данные по возрастанию или убыванию, используйте команду Сортировать строки. Вы можете выбрать объём сортируемых данных: все строки в таблице или только выбранные.

При сортировке следует учитывать некоторые особенности.

  • Сортировка применяется к имеющимся на данный момент в таблице строкам. При добавлении строк потребуется ещё раз отсортировать таблицу, чтобы учесть новые строки.
  • Отменить сортировку после сохранения таблицы невозможно. Поэтому перед сохранением убедитесь в том, что строки в таблице упорядочены нужным образом.
  • Редакторы могут сортировать все строки в таблице, кроме заблокированных. Если команда "Сортировать строки" недоступна и у вас есть разрешения уровня редактора (дополнительные сведения см. в статье Уровни разрешений совместного доступа), отмените выбор всех заблокированных строк и повторите попытку.
  • Сортировка строк недоступна, если к таблице применён фильтр. Перед сортировкой необходимо убедиться, что в таблице не используется фильтр. Чтобы снять фильтр (сбросить критерии отбора данных), в меню Фильтр выберите пункт Без фильтра. Дополнительные сведения о фильтрах в таблицах см. в статье Создание фильтра для отображения или скрытия данных.

Сортировка всех строк

  1. Щёлкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите Сортировать строки.

    Появится форма "Сортировать".

    сортировать строки
     
  2. Введите критерии сортировки, а затем нажмите кнопку ОК.

Сортировка выбранных строк

  1. Выделите строки, удерживая нажатой клавишу SHIFT и щёлкая номера строк, которые нужно отсортировать.
  2. Щёлкните выбранную область правой кнопкой мыши и выберите Сортировать строки.
  3. В форме "Сортировать" укажите критерии сортировки и нажмите кнопку ОК.

Принципы сортировки различных типов данных

Результаты сортировки зависят от типа данных. Ниже приведено несколько примеров.

  • Иерархия: если вы создали вложенные элементы, они будут отсортированы, но останутся под родительскими строками. Родительские строки также будут отсортированы, но их вложенные элементы будут перемещены вместе с ними.
  • Данные, созданные с помощью раскрывающегося списка: при сортировке столбца типа "Раскрывающийся список" элементы сортируются в соответствии с порядком значений в раскрывающемся списке. Дважды щёлкните заголовок столбца и выберите пункт Изменить свойства столбца, чтобы посмотреть и изменить значения или изменить их порядок.
  • Значения диаграмм выполнения: при сортировке по возрастанию значения будут упорядочены следующим образом: "Пустая" > "Четверть" > "Половина" > "Три четверти" > "Полная" > "Без значения".
  • Светофор: при сортировке по возрастанию значения будут упорядочены следующим образом: без значения > "Красный" > "Желтый" > "Зеленый".
  • Комбинация букв и цифр : значения, которые начинаются с буквы и содержат цифры, будут сначала отсортированы в алфавитном порядке, а затем по числовым значениям, начиная с самой левой цифры. Например, значения Q1, Q2, Q3, Q12, будут отсортированы в следующем порядке: Q1, Q12, Q2, Q3.

    ПРИМЕЧАНИЕ. При сортировке по возрастанию или убыванию пустые строки будут перемещены вниз.

Принципы сортировки в отчётах

При сортировке данных в отчёте элементы располагаются по возрастанию или убыванию. При сортировке по какому-либо столбцу с раскрывающимся списком элементы не будут сортироваться в соответствии со значениями списка, предварительно заданными в исходной таблице. 

Отчёт может получать данные из различных таблиц, и в нём могут быть объединены столбцы с одинаковыми именами и типами. Если в столбцах раскрывающегося списка содержатся различные значения (например, a, b, c, d в одной таблице и 1, 2, 3, 4 в другой), отчёт не может определить, какой из методов сортировки следует использовать в объединённом столбце. 

Следуйте этим инструкциям, чтобы научиться создавать фильтры и предоставлять к ним доступ другим пользователям.

Создание фильтра для отображения или скрытия данных

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

При наличии соответствующих разрешений можно создавать фильтры для себя или для совместного использования с другими людьми. Нужен краткий обзор? См. статью Основы работы с фильтрами.

Например, вы можете создать доступный другим пользователям фильтр Текущий пользователь, чтобы все соавторы вашей таблицы могли быстро просматривать назначенные им задачи. Дополнительные сведения о создании доступного другим пользователям фильтра Текущий пользователь см. в статье Просмотр назначенных задач.

Описанные здесь возможности общих фильтров доступны в рамках планов «Бизнес» и «Корпоративный». Подробные сведения о планах с указанием их стоимости и функций, включённых в каждый план, см. на странице с расценками.

Необходимые разрешения для работы с фильтрами

Возможности работы с фильтрами напрямую зависят от наличия разрешений совместного доступа к соответствующей таблице.

Действие с фильтром Наблюдатель Редактор Владелец или администратор
Создание фильтра без имени Да Да Да
Применение созданного фильтра Да Да Да
Присвоение имени фильтру для последующего использования Нет Да Да
Предоставление совместного доступа к фильтру всем соавторам (для плана «Для рабочих групп» или более высокого) Нет Нет Да

Дополнительные сведения о разрешениях совместного доступа на уровне таблицы см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.


Создание и использование фильтров

Фильтрация данных с помощью фильтра без имени

При наличии доступа к таблице вы можете создать фильтр без имени для просмотра данных таблицы наиболее подходящим для вас способом. Конфигурация фильтра без имени будет уникальной для вас.

  1. На панели инструментов нажмите кнопку Фильтр > Создать фильтр.
    Откроется форма создания фильтра.
  2. В форме создания фильтра в разделе Показать совпадающие строки выберите условия, которые требуется применить к данным в таблице, и нажмите кнопку Применить, чтобы просмотреть результаты.

    В меню Фильтр появится пункт Фильтр без имени, указывая на то, что ваши данные отфильтрованы в соответствии с указанными условиями.

СОВЕТ. Некоторые условия можно использовать только с определёнными типами данных. Например, условие «содержит» можно использовать только с текстовыми строками и контактами, а «находится между» — только с датами и числами.

Присвоение фильтру имени для его сохранения или предоставления совместного доступа

Если у вас есть права редактора (или выше) на доступ к таблице, вы можете присвоить фильтру имя, чтобы сохранить его для использования в будущем. При наличии прав администратора вы можете предоставить доступ к фильтру с именем всем участникам рабочей группы, которые имеют разрешение на доступ к таблице.

Только пользователи учётных записей планов "Бизнес" и "Корпоративный" могут предоставлять совместный доступ к фильтру другим соавторам.

Диалоговое окно "Создать фильтр"

  1. В поле Имя укажите имя фильтра.
  2. Установите флажок Совместный доступ к фильтру, чтобы сделать фильтр доступным любому, имеющему доступ к таблице.

Определить, к каким из фильтров администратор таблицы предоставил совместный доступ, можно с помощью индикатора совместного доступа Изображение совместного доступа рядом с именем фильтра.

Изменение фильтра

После создания фильтра вы в любой момент можете внести изменения в его критерии (условия, в зависимости от которых данные отображаются или скрываются). Для изменения фильтра выполните указанные ниже действия.

  1. Примените к таблице фильтр, который требуется изменить (для этого выберите его в меню Фильтр).

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если у вас нет прав уровня редактора или более высокого, вы можете изменять только фильтр без имени.
  2. В меню Фильтр наведите курсор мыши на имя фильтра и щёлкните значок редактирования Значок карандаша.

    СОВЕТ. В заголовке формы будет показано имя изменяемого фильтра. Проверьте заголовок и убедитесь в том, что вы редактируете именно тот фильтр, который нужно.
  3. В форме «Изменить фильтр» задайте новые условия и нажмите кнопку Применить.

Обновленный фильтр будет применен к таблице.

Снятие фильтра

Чтобы сбросить фильтр (больше не применять его к таблице), нажмите кнопку Выключить фильтр.

Удаление фильтра

Чтобы удалить фильтр (из таблицы и из меню), выберите его в меню Фильтр, чтобы применить к таблице, а затем нажмите Удалить текущий фильтр.

Советы по работе с условиями

Указывая условия фильтров, вы быстро научитесь добиваться желаемого результата. Вот несколько советов начинающим.

  • Изменение интерпретации условия. Чтобы указать, должны ли выполняться все указанные условия или хотя бы одно из них, щёлкните ссылку рядом с пунктом Показать совпадающие строки для переключения между режимами все условия и хотя бы одно условие.
  • Фильтр для пустых ячеек.Чтобы найти строки с отсутствующими данными, используйте условие пусто.
  • Включать родительские строки. Если в таблице имеется иерархия элементов, вы можете выбрать, следует ли включать родительские строки в фильтр, с помощью флажка Включать родительские строки. Дополнительные сведения об иерархии в таблице см. в справочной статье Иерархия: отступы и выступы строк.
  • Фильтр для назначенных вам задач.Чтобы соавторы могли видеть только назначенные им задачи, создайте фильтр Текущий пользователь. Дополнительные сведения об этом см. в статье Просмотр назначенных задач.
  • С помощью условия фильтра Строка можно сузить результаты по критическому пути, вложениям, комментариям и заблокированным строкам. Дополнительные сведения см. в разделе ниже.

Фильтрация по критическому пути, вложениям, комментариям и заблокированным строкам

Критический путь, вложения, комментарии и заблокированные строки можно использовать в качестве условия фильтра для отображения или скрытия определённых строк. С помощью условия фильтра Строка можно ограничить отображаемое содержимое задачами критического пути, вложениями и комментариями, требующими выполнения определённых действий, а также строками, редактирование которых заблокировано для конкретных пользователей.

В первом раскрывающемся списке выберите пункт Строка, чтобы увидеть доступные варианты.

Диалоговое окно создания фильтра строк с открытым раскрывающимся списком

Выделение критического пути с помощью фильтра

Если в таблице настроено выделение строк, относящихся к критическому пути, можно применить фильтр с условием находится в критическом пути или не находится в критическом пути, чтобы отобразить или скрыть такие строки. Инструкции по включению критического пути в таблице см. в статье Отслеживание критического пути проекта.

Фильтрация для быстрого поиска строк с вложениями и комментариями

Вы можете создать фильтр с условием «Строка» для отображения или скрытия строк, содержащих вложения или комментарии. Используйте условие имеет вложения или имеет комментарии, чтобы быстро загрузить вложения или ответить на комментарии. С помощью условия не имеет вложений или не имеет комментариев можно скрыть строки с вложениями или комментариями.

Дополнительные сведения о работе с вложениями и комментариями в таблицах см. в следующих справочных статьях:

Поиск заблокированных и незаблокированных строк с помощью фильтра

Используйте условие фильтра Строка находится в заблокированном состоянии или Строка не находится в заблокированном состоянии для отображения или скрытия строк, изменять которые могут только пользователи, имеющие разрешения совместного доступа к таблице уровня администратора. Таким образом пользователи с разрешениями редактора могут отфильтровывать строки, которые им разрешено изменять.

Дополнительные сведения о заблокированных строках см. в статье Установка и снятие блокировки столбцов и строк.