Сортировка и фильтрация

Сортировка и фильтрация — это два метода, позволяющих настроить представление данных в таблице. Использовать одновременно оба метода невозможно, поэтому нужно определить, какой из них подходит в конкретном случае.

С помощью сортировки вы можете упорядочить все данные или их часть по возрастанию или убыванию. Следует иметь в виду, что после сохранения отменить сортировку невозможно, поэтому перед сохранением необходимо убедиться в том, что все строки в таблице, включая родительские, отображаются в нужном порядке.

Фильтры позволяют отобразить или скрыть информацию в таблице в соответствии с выбранными критериями. При этом структура таблицы остаётся неизменной. Вы можете сохранять фильтры и обмениваться ими с другими пользователями, у которых есть доступ к соответствующей таблице. Кроме того, можно задавать фильтры по умолчанию для таблицы, чтобы, открывая её, все пользователи видели одно и то же представление.

Чтобы научиться сортировать данные в таблицах, следуйте пошаговым инструкциям.

Сортировка строк

Вы можете отсортировать выбранные строки или все строки в таблице, чтобы переупорядочить данные в порядке возрастания или убывания.
 

Чтобы отсортировать выбранные строки в таблице, выполните перечисленные ниже действия.

 
  1. Сначала выделите строки, удерживая нажатой клавишу SHIFT или CTRL и щелкнув номера строк, которые хотите отсортировать.

  2. Щелкните стрелку раскрывающегося списка  справа от любого выделенного номера строки и выберите пункт Сортировать строки. Появится форма Сортировать.

  3. Введите критерии сортировки, а затем нажмите кнопку ОК. Выделенные строки будут отсортированы в соответствии с указанными критериями.
 


Чтобы отсортировать все строки в таблице, выполните указанные ниже действия.

  1. Щелкните стрелку раскрывающегося списка под заголовком столбца и выберите пункт Сортировать строки. Появится форма Сортировать.
     
  2. Введите критерии сортировки, а затем нажмите кнопку ОК. Выделенные строки будут отсортированы в соответствии с указанными критериями.

Дополнительные замечания о сортировке
  • Сортировка иерархии: если вы создали вложенные элементы, они будут отсортированы, но останутся под родительскими строками. Родительские строки также будут отсортированы, но их вложенные элементы будут перемещены вместе с ними.
  • Сортировка раскрывающегося списка: при сортировке столбца типа «Раскрывающийся список» элементы сортируются в соответствии с порядком значений в раскрывающемся списке. Чтобы просмотреть или изменить эти значения, дважды щелкните заголовок столбца.
  • Сортировка значений диаграмм выполнения: при сортировке по возрастанию значения будут упорядочены следующим образом: без значения > «Пустая» > «Четверть» > «Половина» > «Три четверти» > «Полная».
  • Сортировка значений светофора: при сортировке по возрастанию значения будут упорядочены следующим образом: без значения > «Красный» > «Желтый» > «Зеленый».
  • Если к любому из столбцов таблицы применен фильтр , сортировка недоступна. Перед сортировкой таблицы удалите фильтры.
  • Сортировка применяется к имеющимся на данный момент в таблице строкам. При добавлении новых строк сортировку необходимо будет повторить.
  • После сохранения таблицы отменить сортировку невозможно. Поэтому перед сохранением убедитесь в том, что строки в таблице упорядочены нужным образом.
   

Следуйте этим инструкциям, чтобы научиться создавать фильтры и предоставлять к ним доступ другим пользователям.

Создание фильтра для отображения или скрытия данных

Используя соответствующие разрешения, вы можете создать фильтры для себя или для совместного использования с другими людьми. Нужен краткий обзор? См. статью Основы работы с фильтрами.

Например, вы можете создать доступный другим пользователям фильтр Текущий пользователь, чтобы все соавторы вашей таблицы могли быстро просматривать назначенные им задачи. Дополнительные сведения о создании доступного другим пользователям фильтра Текущий пользователь см. в статье Просмотр назначенных задач.  

ПРИМЕЧАНИЕ. Описанная здесь функциональность общих фильтров доступна для планов «Бизнес» и «Корпоративный». Дополнительные сведения о планах и расценках (в т. ч. функции, доступные в каждом плане) см. на странице Расценки.

Содержание статьи:

Создание и использование фильтров

Советы по работе с условиями

 

Разрешения, необходимые для работы с фильтрами

Возможности работы с фильтрами зависят от вашего уровня разрешений на совместный доступ к таблице.

Действие с фильтром Наблюдатель Редактор Владелец или администратор
Создайте «Фильтр без имени» Да Да Да
Примените существующий фильтр Да Да Да
Присвойте фильтру имя, чтобы его можно было использовать повторно Нет Да Да
Укажите, что доступ к фильтру должен быть предоставлен всем соавторам таблицы (для плана «Для рабочих групп» или более высокого) Нет Нет Да

Дополнительные сведения о разрешениях совместного доступа на уровне таблицы см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.


Создание и использование фильтров

Фильтрация данных с помощью неименованного фильтра

Неименованный фильтр может создавать и использовать любой пользователь, имеющий доступ к таблице. Каждый человек, использующий таблицу, будет видеть собственную версию неименованного фильтра.

  1. Щёлкните меню Фильтр и выберите пункт Создать фильтр.

    Появится форма «Создать фильтр».
     
  2. В форме «Создать фильтр» в разделе Показать совпадающие строки выберите условия, которые хотите применить к данным в таблице, а затем нажмите кнопку Применить для просмотра результатов применения фильтра.

    В меню Фильтр появится пункт Фильтр без имени, указывая, что ваши данные отфильтрованы в соответствии с указанными условиями.

Назначение названия фильтру для его сохранения или предоставления совместного доступа

Если вы обладаете правами редактора или более широкими, вы можете присвоить фильтру имя, чтобы сохранить его для использования в будущем. Если вы имеете доступ к таблице с правами администратора, вы можете предоставить совместный доступ к именованному фильтру, с тем чтобы любой член вашей команды, имеющий доступ к таблице, также мог применять этот фильтр.

Форма «Создать фильтр» с отметкой 1 рядом с полем «Имя» и отметкой 2 рядом с флажком общего доступа к фильтру

  1. В поле Имя введите имя фильтра.
  2. Установите флажок Совместный доступ к фильтру, чтобы сделать фильтр доступным любому, имеющему доступ к таблице.

Чтобы найти фильтр, сохранённый администратором таблицы для предоставления совместного доступа, посмотрите на индикатор совместного доступа Изображение совместного доступа рядом с именем фильтра.

Изменение фильтра

Создав фильтр, вы всегда может вернуться к нему и изменить критерий (условия отображения или скрытия информации в таблице). Для изменения фильтра выполните указанные нижее действия.

  1. Примените к таблице фильтр, который вы хотите изменить (выберите из меню Фильтр).

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если у вас нет разрешений редактора или более широких, вы сможете изменить только фильтр без имени.
     
  2. В меню Фильтр выберите команду Изменить текущий фильтр, чтобы открыть форму «Изменить фильтр».

    СОВЕТ. В заголовке формы будет указано имя фильтра, который вы собираетесь изменить. Проверьте заголовок и убедитесь, что вы редактируете именно тот фильтр, который нужно.
     
  3. В форме «Изменить фильтр» установите новые условия, а затем нажмите кнопку Применить.

Обновленный фильтр будет применен к таблице.

Снятие фильтра

Чтобы сбросить фильтр (отменить его применение к таблице), нажмите Отменить фильтр переключатель фильтра слева от его имени.

Удаление фильтра

Чтобы удалить фильтр (из таблицы и меню), выберите его в меню Фильтр, чтобы применить к таблице, а затем выберите Удалить текущий фильтр.

Советы по работе с условиями

Указывая условия для ваших фильтров, вы поймете, как настроить наиболее подходящие критерии. Вот несколько идей, с которых можно начать.

  • Изменение интерпретации критерия. Чтобы указать, использовать ли фильтру все указанные критерии или только один, щелкните ссылку рядом с пунктом Показывать соответствющие строки для переключения между всеми условиями и как минимум одним условием.
  • Фильтр для пустых ячеек. Найдите строки с отсутствующими данными, используя условие пусто.
  • Включить родительские строки. Если в вашей таблице используется иерархия, вы можете выбрать включение в фильтр родительских строк, установив флажок Включить родительские строки. (Дополнительные сведения об использовании иерархии в таблице см. в статье Иерархия: отступы и выступы строк ).
  • Фильтр для назначенных вам задач. Создайте фильтр Текущий пользователь, который позволит соавторам видеть только задачи, назначенные им. Дополнительные сведения об этом см. в статье Просмотр назначенных задач.
  • С помощью условия фильтра Строка можно сузить результаты по критическому пути, вложениям, комментариям и заблокированным строкам. Дополнительные сведения см. в следующем разделе.

Фильтрация по критическому пути, вложениям, комментариям и заблокированным строкам

Вы можете использовать критический путь, вложения, комментарии и заблокированные строки в качестве условия фильтра для отображения или скрытия определённых строк. С помощью условия фильтра Строка можно ограничить отображаемое содержимое задачами критического пути, вложениями и комментариями, требующими выполнения определённых действий, а также строками, редактирование которых заблокировано для конкретных пользователей.

В первом раскрывающемся списке выберите пункт Строка, чтобы увидеть список вариантов.

фильтр строк

Выделение критического пути с помощью фильтра

Если в таблице настроено выделение строк, относящихся к критическому пути, можно применить фильтр с условием находится на критическом пути или не находится на критическом пути, чтобы отобразить или скрыть такие строки. Сведения о том, как включить критический путь в таблице, см. в статье Отслеживание критического пути проекта.

Фильтрация для быстрого поиска строк с вложениями и комментариями

Вы можете создать фильтр с условием «Строка» для отображения или скрытия строк, содержащих вложения или комментарии. Используйте условие имеет вложения или имеет комментарии, чтобы быстро скачать вложения или ответить на комментарии. С помощью условия не имеет вложений или не имеет комментариев можно скрыть строки с вложениями или комментариями. 

Дополнительные сведения о работе с вложениями и комментариями в таблицах см. в следующих справочных статьях:

Поиск заблокированных и незаблокированных строк с помощью фильтра

Используйте условие фильтра Строка заблокирована или Строка не заблокирована для отображения или скрытия строк, изменять которые могут только пользователи, имеющие разрешения совместного доступа к таблице уровня администратора. Таким образом пользователи с разрешениями редактора могут отфильтровывать строки, которые им разрешено изменять.

Дополнительные сведения о заблокированных строках см. в статье Установка и снятие блокировки столбцов и строк