Чтобы научиться сортировать данные в таблицах, следуйте пошаговым инструкциям.
Сортировка и фильтрация — это два метода, позволяющих настроить представление данных в таблице. Использовать одновременно оба метода невозможно, поэтому нужно определить, какой из них подходит в конкретном случае.
С помощью сортировки вы можете упорядочить все данные или их часть по возрастанию или убыванию. Следует иметь в виду, что после сохранения отменить сортировку невозможно, поэтому перед сохранением необходимо убедиться в том, что все строки в таблице, включая родительские, отображаются в нужном порядке.
Фильтры позволяют отобразить или скрыть информацию в таблице в соответствии с выбранными критериями. При этом структура таблицы остаётся неизменной. Вы можете сохранять фильтры и обмениваться ими с другими пользователями, у которых есть доступ к соответствующей таблице. Кроме того, можно задавать фильтры по умолчанию для таблицы, чтобы, открывая её, все пользователи видели одно и то же представление.
Сортировка строк и упорядочение данных
Чтобы отсортировать данные по возрастанию или убыванию, используйте команду Сортировать строки. Вы можете выбрать объём сортируемых данных: все строки в таблице или только выбранные.
При сортировке следует учитывать некоторые особенности.
- Сортировка применяется к имеющимся на данный момент в таблице строкам. При добавлении строк потребуется ещё раз отсортировать таблицу, чтобы учесть новые строки.
- Отменить сортировку после сохранения таблицы невозможно. Поэтому перед сохранением убедитесь в том, что строки в таблице упорядочены нужным образом.
- Редакторы могут сортировать все строки в таблице, кроме заблокированных. Если команда "Сортировать строки" недоступна и у вас есть разрешения уровня редактора (дополнительные сведения см. в статье Уровни разрешений совместного доступа), отмените выбор всех заблокированных строк и повторите попытку.
- Сортировка строк недоступна, если к таблице применён фильтр. Перед сортировкой необходимо убедиться, что в таблице не используется фильтр. Чтобы снять фильтр (сбросить критерии отбора данных), в меню Фильтр выберите пункт Без фильтра. Дополнительные сведения о фильтрах в таблицах см. в статье Создание фильтра для отображения или скрытия данных.
Сортировка всех строк
- Щёлкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите Сортировать строки.
Появится форма "Сортировать".
- Введите критерии сортировки, а затем нажмите кнопку ОК.
Сортировка выбранных строк
- Выделите строки, удерживая нажатой клавишу SHIFT и щёлкая номера строк, которые нужно отсортировать.
- Щёлкните выбранную область правой кнопкой мыши и выберите Сортировать строки.
- В форме "Сортировать" укажите критерии сортировки и нажмите кнопку ОК.
Принципы сортировки различных типов данных
Результаты сортировки зависят от типа данных. Ниже приведено несколько примеров.
- Иерархия: если вы создали вложенные элементы, они будут отсортированы, но останутся под родительскими строками. Родительские строки также будут отсортированы, но их вложенные элементы будут перемещены вместе с ними.
- Данные, созданные с помощью раскрывающегося списка: при сортировке столбца типа "Раскрывающийся список" элементы сортируются в соответствии с порядком значений в раскрывающемся списке. Дважды щёлкните заголовок столбца и выберите пункт Изменить свойства столбца, чтобы посмотреть и изменить значения или изменить их порядок.
- Значения диаграмм выполнения: при сортировке по возрастанию значения будут упорядочены следующим образом: "Пустая" > "Четверть" > "Половина" > "Три четверти" > "Полная" > "Без значения".
- Светофор: при сортировке по возрастанию значения будут упорядочены следующим образом: без значения > "Красный" > "Желтый" > "Зеленый".
- Комбинация букв и цифр : значения, которые начинаются с буквы и содержат цифры, будут сначала отсортированы в алфавитном порядке, а затем по числовым значениям, начиная с самой левой цифры. Например, значения Q1, Q2, Q3, Q12, будут отсортированы в следующем порядке: Q1, Q12, Q2, Q3.
ПРИМЕЧАНИЕ. При сортировке по возрастанию или убыванию пустые строки будут перемещены вниз.
Принципы сортировки в отчётах
При сортировке данных в отчёте элементы располагаются по возрастанию или убыванию. При сортировке по какому-либо столбцу с раскрывающимся списком элементы не будут сортироваться в соответствии со значениями списка, предварительно заданными в исходной таблице.
Отчёт может получать данные из различных таблиц, и в нём могут быть объединены столбцы с одинаковыми именами и типами. Если в столбцах раскрывающегося списка содержатся различные значения (например, a, b, c, d в одной таблице и 1, 2, 3, 4 в другой), отчёт не может определить, какой из методов сортировки следует использовать в объединённом столбце.
Следуйте этим инструкциям, чтобы научиться создавать фильтры и предоставлять к ним доступ другим пользователям.
Создание фильтра для отображения или скрытия данных
При наличии соответствующих разрешений можно создавать фильтры для себя или для совместного использования с другими людьми. Нужен краткий обзор? См. статью Основы работы с фильтрами.
Например, вы можете создать доступный другим пользователям фильтр Текущий пользователь, чтобы все соавторы вашей таблицы могли быстро просматривать назначенные им задачи. Дополнительные сведения о создании доступного другим пользователям фильтра Текущий пользователь см. в статье Просмотр назначенных задач.
Описанные здесь возможности общих фильтров доступны в рамках планов «Бизнес» и «Корпоративный». Подробные сведения о планах с указанием их стоимости и функций, включённых в каждый план, см. на странице с расценками.
Необходимые разрешения для работы с фильтрами
Возможности работы с фильтрами напрямую зависят от наличия разрешений совместного доступа к соответствующей таблице.
| Действие с фильтром | Наблюдатель | Редактор | Владелец или администратор |
|---|---|---|---|
| Создание фильтра без имени | Да | Да | Да |
| Применение созданного фильтра | Да | Да | Да |
| Присвоение имени фильтру для последующего использования | Нет | Да | Да |
| Предоставление совместного доступа к фильтру всем соавторам (для плана «Для рабочих групп» или более высокого) | Нет | Нет | Да |
Дополнительные сведения о разрешениях совместного доступа на уровне таблицы см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.
Создание и использование фильтров
Фильтрация данных с помощью фильтра без имени
При наличии доступа к таблице вы можете создать фильтр без имени для просмотра данных таблицы наиболее подходящим для вас способом. Конфигурация фильтра без имени будет уникальной для вас.
- На панели инструментов нажмите кнопку Фильтр > Создать фильтр.
Откроется форма создания фильтра. - В форме создания фильтра в разделе Показать совпадающие строки выберите условия, которые требуется применить к данным в таблице, и нажмите кнопку Применить, чтобы просмотреть результаты.
В меню Фильтр появится пункт Фильтр без имени, указывая на то, что ваши данные отфильтрованы в соответствии с указанными условиями.
СОВЕТ. Некоторые условия можно использовать только с определёнными типами данных. Например, условие «содержит» можно использовать только с текстовыми строками и контактами, а «находится между» — только с датами и числами.
Присвоение фильтру имени для его сохранения или предоставления совместного доступа
Если у вас есть права редактора (или выше) на доступ к таблице, вы можете присвоить фильтру имя, чтобы сохранить его для использования в будущем. При наличии прав администратора вы можете предоставить доступ к фильтру с именем всем участникам рабочей группы, которые имеют разрешение на доступ к таблице.
Только пользователи учётных записей планов "Бизнес" и "Корпоративный" могут предоставлять совместный доступ к фильтру другим соавторам.
- В поле Имя укажите имя фильтра.
- Установите флажок Совместный доступ к фильтру, чтобы сделать фильтр доступным любому, имеющему доступ к таблице.
Определить, к каким из фильтров администратор таблицы предоставил совместный доступ, можно с помощью индикатора совместного доступа 
рядом с именем фильтра.
Изменение фильтра
После создания фильтра вы в любой момент можете внести изменения в его критерии (условия, в зависимости от которых данные отображаются или скрываются). Для изменения фильтра выполните указанные ниже действия.
- Примените к таблице фильтр, который требуется изменить (для этого выберите его в меню Фильтр).
ПРИМЕЧАНИЕ. Если у вас нет прав уровня редактора или более высокого, вы можете изменять только фильтр без имени. - В меню Фильтр наведите курсор мыши на имя фильтра и щёлкните значок редактирования
.
СОВЕТ. В заголовке формы будет показано имя изменяемого фильтра. Проверьте заголовок и убедитесь в том, что вы редактируете именно тот фильтр, который нужно. - В форме «Изменить фильтр» задайте новые условия и нажмите кнопку Применить.
Обновленный фильтр будет применен к таблице.
Снятие фильтра
Чтобы сбросить фильтр (больше не применять его к таблице), нажмите кнопку Выключить фильтр.
Удаление фильтра
Чтобы удалить фильтр (из таблицы и из меню), выберите его в меню Фильтр, чтобы применить к таблице, а затем нажмите Удалить текущий фильтр.
Советы по работе с условиями
Указывая условия фильтров, вы быстро научитесь добиваться желаемого результата. Вот несколько советов начинающим.
- Изменение интерпретации условия. Чтобы указать, должны ли выполняться все указанные условия или хотя бы одно из них, щёлкните ссылку рядом с пунктом Показать совпадающие строки для переключения между режимами все условия и хотя бы одно условие.
- Фильтр для пустых ячеек.Чтобы найти строки с отсутствующими данными, используйте условие пусто.
- Включать родительские строки. Если в таблице имеется иерархия элементов, вы можете выбрать, следует ли включать родительские строки в фильтр, с помощью флажка Включать родительские строки. Дополнительные сведения об иерархии в таблице см. в справочной статье Иерархия: отступы и выступы строк.
- Фильтр для назначенных вам задач.Чтобы соавторы могли видеть только назначенные им задачи, создайте фильтр Текущий пользователь. Дополнительные сведения об этом см. в статье Просмотр назначенных задач.
- С помощью условия фильтра Строка можно сузить результаты по критическому пути, вложениям, комментариям и заблокированным строкам. Дополнительные сведения см. в разделе ниже.
Фильтрация по критическому пути, вложениям, комментариям и заблокированным строкам
Критический путь, вложения, комментарии и заблокированные строки можно использовать в качестве условия фильтра для отображения или скрытия определённых строк. С помощью условия фильтра Строка можно ограничить отображаемое содержимое задачами критического пути, вложениями и комментариями, требующими выполнения определённых действий, а также строками, редактирование которых заблокировано для конкретных пользователей.
В первом раскрывающемся списке выберите пункт Строка, чтобы увидеть доступные варианты.
Выделение критического пути с помощью фильтра
Если в таблице настроено выделение строк, относящихся к критическому пути, можно применить фильтр с условием находится в критическом пути или не находится в критическом пути, чтобы отобразить или скрыть такие строки. Инструкции по включению критического пути в таблице см. в статье Отслеживание критического пути проекта.
Фильтрация для быстрого поиска строк с вложениями и комментариями
Вы можете создать фильтр с условием «Строка» для отображения или скрытия строк, содержащих вложения или комментарии. Используйте условие имеет вложения или имеет комментарии, чтобы быстро загрузить вложения или ответить на комментарии. С помощью условия не имеет вложений или не имеет комментариев можно скрыть строки с вложениями или комментариями.
Дополнительные сведения о работе с вложениями и комментариями в таблицах см. в следующих справочных статьях:
Поиск заблокированных и незаблокированных строк с помощью фильтра
Используйте условие фильтра Строка находится в заблокированном состоянии или Строка не находится в заблокированном состоянии для отображения или скрытия строк, изменять которые могут только пользователи, имеющие разрешения совместного доступа к таблице уровня администратора. Таким образом пользователи с разрешениями редактора могут отфильтровывать строки, которые им разрешено изменять.
Дополнительные сведения о заблокированных строках см. в статье Установка и снятие блокировки столбцов и строк.