Если в рамках проекта используется несколько таблиц, автоматический процесс перемещения и копирования строк позволит упростить перемещение элементов из одной таблицы в другую.
-
Мгновенная рассылка новых запросов, заказов и выполнение других действий с ними.
-
Удобное перемещение элементов на следующий этап проекта или другой рабочей группе в любой момент.
-
Автоматическое архивирование выполненной работы.
Перемещение строк оптимизирует таблицы и позволяет рабочей группе концентрироваться на самых важных элементах. Перемещенные строки добавляются в нужную таблицу и при этом удаляются из исходной.
Если необходимо сохранить рабочие элементы в нескольких таблицах, они добавляются в новую таблицу без удаления из сходной.
Автоматическое копирование или перемещение строк между таблицами
Действия Переместить строки и Копировать строки позволяют автоматически перемещать или копировать строки в другую таблицу при соблюдении условий. Рассмотрим пример.
- В таблицу через форму поступил запрос на поставку.
- Добавив сведения к запросу, вы назначаете его ИТ-отделу.
- Руководитель ИТ-отдела одобряет запрос.
- Строка, содержащая запрос на поставку, автоматически перемещается в активную таблицу ИТ-проекта для дальнейшей обработки.
Чтобы создать рабочий процесс автоматического перемещения или копирования строк, у вас и владельца исходной таблицы должны быть права владельца или администратора конечной таблицы.
Настройка действия автоматического перемещения или копирования строк
В исходной таблице выполните описанные ниже действия.
- Создайте рабочий процесс и настройте для него триггеры и условия.
- В поле Выбор действия выберите Переместить строки или Копировать строки.
- В области Переместить строки или Копировать строки щёлкните Выбрать таблицу.
- В диалоговом окне Выбрать таблицу укажите целевую таблицу и нажмите ОК.
Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не будут запускать рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (перемещение, копирование, блокировка и разблокировка строк, запросы утверждения). При необходимости используйте автоматизированные рабочие процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.
Что нужно знать о копировании и перемещении строк между таблицами
При перемещении и копировании строк между таблицами следует учитывать указанные ниже аспекты.
- При перемещении:
- строка удаляется из исходной таблицы и добавляется в целевую;
- для ячеек в строке сохраняется история.
- При копировании:
- строка сохраняется в исходной таблице и добавляется в целевую;
- история ячеек не переносится в целевую таблицу.
- При копировании и перемещении срока добавляется в нижнюю часть целевой таблицы.
- Все вложения и комментарии строки автоматически переместятся в конечную таблицу.
- Формулы в строке заменяются в конечной таблице статическими значениями.
- Если в исходной таблице есть столбцы, которых нет в целевой, при перемещении или копировании строки они автоматически создаются в целевой таблице.
Перемещение или копирование строк с системными столбцами и столбцами базовых показателей
- Если столбец существует в целевой таблице, но отсутствует в исходной, для него в столбце Автор указываются дата и время перемещения или копирования строки.
- В столбце Автор также отображается имя пользователя, который переместил или скопировал строку. Если строка перемещена или скопирована автоматически, отображается электронный адрес automation@smartsheet.com.
- Если столбец есть в исходной и целевой таблицах, значение из исходной таблицы будет перенесено в целевую. Имена столбцов не обязательно должны быть одинаковыми.
Если название системного столбца или столбца базовых показателей совпадает с названием столбца другого типа (раскрывающийся список, столбец с текстом или числом и т. д.), могут возникнуть указанные ниже ошибки.
- Невозможно добавить строки в конечную таблицу, так как имя одного из столбцов совпадает с именем системного столбца в исходной таблице.
- Невозможно добавить строки в конечную таблицу, так как имена системного столбца и столбца в исходной таблице совпадают.
Чтобы решить проблему, переименуйте столбец или измените его тип на соответствующий исходной таблице.