Проверка

Благодаря проверке все заинтересованные лица могут с лёгкостью проверять и утверждать содержимое рабочей группы. Добавьте файл для проверки и отправьте соответствующий запрос, например, коллегам, подрядчикам или клиентам, даже если они не имеют общего доступа к вашей таблице. Проверяющие могут оставлять комментарии, обсуждать друг с другом свои отзывы и вести журнал решений по утверждению. Вы можете в любое время продолжить проверку, добавив новую версию файла. Предыдущие версии проверки останутся доступными только для просмотра.

Совместная работа над содержимым в рамках проверки

С помощью функции проверки в Smartsheet вы и ваши коллеги можете быстро просматривать и утверждать материалы самого разного характера. Простой и понятный процесс проверки позволяет отправлять файлы, изображения, видеоролики, PDF-документы и документы Microsoft Office, отслеживать версии файлов, запрашивать и получать отзывы с примечаниями, а также собирать утверждения у участников рабочего процесса.

Добавление проверки

После включения проверки вы сможете добавлять файлы на проверку.

  1. В строке, для которой нужно добавить проверяемый файл, щёлкните значок Добавить проверку Значок «Добавить проверку» в столбце «Проверки».

    Откроется панель «Проверки» с областью «Отправить файл».
  2. Щёлкните Отправить файл, чтобы выбрать и отправить файл, который нужно проверить (файл также можно перетащить на панель).
    Отправка файла

Теперь можно начинать совместную работу над проверяемым файлом.

Поддерживаемые типы вложений

В каждой строке можно отправить на проверку только один файл любого из перечисленных в таблице типов.

Тип вложения

Поддерживаемые типы файлов

Заметки

Изображения

JPG, JPEG, PNG, BMP, GIF

Полная поддержка функций предварительного просмотра и комментирования одного или нескольких изображений непосредственно в проверке.
 

Видео

MP4, AVI, MOV

Полная поддержка функций предварительного просмотра и комментирования одного видео в проверке.

Adobe

PDF

Полная поддержка функций предварительного просмотра и комментирования одного PDF-файла в проверке.

Microsoft

DOC, DOCX, DOT, RTF, XLS, XLT, XLSX, XLTX, PPT, POT, PPS, PPTX, POTX, PPSX

Полная поддержка функций предварительного просмотра и комментирования одного документа в проверке.

Любой файл, вложенный в какой-либо элемент Smartsheet

В элементы Smartsheet можно вкладывать файлы любого типа.

Предварительно просматривать и комментировать содержимое непосредственно в проверке невозможно.

 

Однако можно запрашивать отзывы, оставлять комментарии, утверждать или запрашивать изменения, управлять версиями и помечать проверки как завершенные.

СОВЕТ. Используйте проверки для незавершенных файлов, которые требуют просмотра, а для отправки готовых файлов пользуйтесь вложениями.

ПРИМЕЧАНИЯ  

  • Расширение Smartsheet для Adobe Creative Cloud пока не поддерживает отправку нескольких изображений в Photoshop, Illustrator и InDesign.
  • Чтобы отправить новую версию файла, в правом верхнем углу панели щёлкните «Версия». Дополнительные сведения о создании версий для проверки см. в разделе Работа с версиями проверяемых файлов этой статьи.

Совместная работа над проверяемым файлом

Когда проверяемый файл появится на панели «Проверки», можно приступать к совместной работе. Процесс совместной работы зависит от того, будет ли у проверяющих доступ к вашей таблице и требуется ли вам получить от них решение об утверждении.

Запрос проверки и утверждения

Для проверки файла можно пригласить любого пользователя с действительным адресом электронной почты (в том числе пользователей без лицензии и людей не из вашей организации).

Чтобы запросить отзыв, выполните указанные ниже действия.

  1. Выберите нужную проверку и нажмите кнопку Запросить отзыв в верхней части панели «Проверки».
  2. В появившемся окне «Отправить файл на проверку» введите имена или адреса электронной почты проверяющих.
  3. В полях «Тема» и «Сообщение» должна содержаться необходимая информация для проверяющих.
  4. Нажмите кнопку Отправить.

Люди, у которых вы запросили отзыв, получат соответствующий запрос со ссылкой непосредственно на внешнюю страницу проверки. Когда получатель щёлкнет запрос, он попадёт на страницу проверки (не в Smartsheet). Дополнительные сведения о выполнении проверки по запросу см. в статье Ответ на запрос на проверку.

Запрашивать просмотр или проверку для заблокированных строк невозможно. Дополнительные сведения о блокировании и разблокировании строк см. в этой статье.

Сбор отзывов без утверждений

Если вам необходима неформальная обратная связь от человека, у которого есть доступ к таблице, вы можете просто @упомянуть его в комментарии к проверке. Этот пользователь не сможет утверждать или запрашивать изменения, пока вы не отправите ему также запрос на проверку.

(Если вы являетесь владельцем, администратором или редактором таблицы с правом предоставления совместного доступа и @упоминаете пользователя, у которого нет доступа к таблице, вам будет предложено предоставить доступ с соответствующими разрешениями, чтобы пользователь смог открыть комментарий. Дополнительные сведения см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.)

Работа с версиями проверяемых файлов

После внесения изменений в проверяемый файл (например, в соответствии с полученным отзывом) вы можете отправить его исправленную версию, которая в итоге станет текущей.

Отправка версии проверяемого файла

Чтобы отправить новую версию проверяемого файла, выполните описанные ниже действия.

  1. В верхней правой части панели «Проверки» щёлкните Версия.
  2. Выберите пункт Создать версию.
  3. В левой части панели «Проверки» нажмите появившуюся кнопку Отправить файл.
  4. Выберите файл на компьютере и отправьте его (или перетащите на панель).

Вот и всё! Новый файл будет отправлен в качестве текущей версии проверяемого файла. Индикатор версии теперь показывает, что существует несколько версий проверяемого файла. Все предыдущие версии заблокированы. 

Индикатор версии

Следует учитывать некоторые особенности, касающиеся версий проверяемых файлов.

  • Заблокированные версии можно просматривать, но нельзя комментировать.
  • Лицензированный пользователь, которому предоставлены права администратора таблицы, может удалять комментарии из предыдущих версий.
  • Любой пользователь с доступом к таблице может открывать предыдущие версии в контейнере проверок.
  • Доступ к предыдущим версиям для внешних запросов и пользователей закрыт.
  • Ответы на запросы, включая комментарии и состояния «Ожидание», «Отклонено» и «Одобрено», сохраняются в версии.

Удаление версии проверяемого файла

Чтобы удалить версию, щёлкните значок дополнительных параметров значок дополнительных параметров и выберите пункт Удалить последнюю версию.

При удалении последней версии происходит следующее:

  • Файлы удаляются.
  • Все комментарии к версии удаляются.
  • Все запросы на проверку, ожидающие принятия, отменяются.
  • Предыдущая версия становится активной и доступной для проверки.

Завершение проверки

Вы можете отметить проверку как завершённую на панели проверок. При этом она станет доступна только для чтения на панели и на внешней странице проверки.

Завершать проверку могут лицензированные пользователи с правами владельца, администратора или редактора.

После завершения проверки отправка новых версий, добавление и изменение комментариев станут недоступны. При этом можно будет по-прежнему просматривать комментарии и загружать файлы каждой версии.
Владельцы таблиц и администраторы могут удалять комментарии к завершённым проверкам. Владельцы таблиц, администраторы и редакторы также могут возвращать проверкам статус незавершённых.

Чтобы отметить проверку как завершённую, откройте панель «Проверки» и в верхней части панели переведите переключатель «Завершённая проверка» в соответствующее положение.

Завершить проверку

Вот и всё! Проверка завершена. 

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы хотите снова разрешить добавление комментариев и отправку дополнительных версий на проверку, нажмите кнопку ещё раз, чтобы вернуть проверку в статус незавершённой.

Отмена запроса на проверку

Если вы отправили запрос на проверку, но затем решили отменить его, щёлкните значок дополнительных параметров значок дополнительных параметров и выберите пункт Отменить запрос на проверку.

Отмена запроса на проверку

При отмене запроса на проверку все ответы на него удаляются, а получатели теряют доступ к проверяемому файлу.

Ответ на запрос на проверку

Когда вы получаете запрос на проверку, в нём есть ссылка, по которой можно перейти на страницу проверки на новой вкладке браузера. На этой странице можно выполнять следующие действия:

• оставлять комментарии к определённым фрагментам содержимого;

• проводить обсуждения с другими заинтересованными лицами;

• утверждать проверяемый файл или запрашивать изменения.

Проверка файла

Проверка файла

Когда вам отправляют запрос на проверку, вы получаете сообщение электронной почты, уведомление в Smartsheet или и то, и другое (в зависимости от ваших параметров уведомлений). Чтобы приступить к проверке, щёлкните Запрос на проверку.

Дальнейшие действия зависят от того, есть ли у вас учётная запись Smartsheet.

  • Если у вас уже есть учётная запись Smartsheet, при переходе по ссылке открывается внешняя страница проверки.
  • Если у вас нет учётной записи Smartsheet, вам будет предложено сначала создать бесплатную учётную запись.

Участвовать в проверке может любой приглашённый пользователь.

Место проведения проверки зависит от того, есть ли у пользователя доступ к таблице, в которой содержится проверяемый файл.

  • Доступ предоставлен. Если у вас есть доступ к таблице, в которой содержится проверяемый файл, вы можете проверять его как на панели «Проверки» в самой таблице, так и на внешней странице. 
  • Доступ не предоставлен. Если у вас нет доступа к таблице, проводить проверку можно только на внешней странице.

ПРИМЕЧАНИЕ. Любой пользователь с разрешением на просмотр таблицы может с помощью ссылки на панели проверки открыть внешнюю страницу проверки на новой вкладке. Если открыть страницу проверки по ссылке на панели проверки, действуют те же разрешения, что и на доступ к таблице. Функции утверждения и запроса изменений при этом по-прежнему доступны только пользователям, получившим запрос на проверку.

Утверждение проверяемого файла или запрос изменений

Чтобы утвердить проверяемый файл или запросить изменения, нажмите соответствующую кнопку в правой нижней части панели «Проверки» в таблице (для этого нужны соответствующие разрешения) или на внешней странице проверки.

Эти кнопки видны только пользователям, приглашённым к участию в проверке.

Проверка с комментариями

Если просматриваемая версия не требует дальнейших исправлений, проверяемый файл можно одобрить.

Если необходимы дополнительные исправления, щёлкните Запрашивает изменения.

По мере того как другие пользователи принимают решения об одобрении файла, каждый, кто просматривает этот файл, будет видеть:

  • количество всех одобрений и запросов изменений;
  • количество запросов на проверку, которые еще находятся в состоянии ожидания.

Чтобы увидеть имена пользователей, которые уже выбрали действие или ещё не выполнили проверку, наведите указатель мыши на кнопку «Одобрить», «Запрашивает изменения» или «Ожидание».

Добавление комментариев и примечаний в отзыв

Если у вас отзыв общего характера, вы можете оставить комментарий. Если ваш отзыв относится к определённой части просматриваемого вами материала, вы можете воспользоваться инструментом разметки и добавить примечание с комментарием.

Добавление комментария

Введите текст в поле Добавить комментарий и нажмите клавишу ВВОД.

Комментарий к проверке

СОВЕТ. Введите символ @, чтобы упомянуть пользователя в комментарии. Например, так можно сообщить инициатору запроса, что вы завершили проверку. Этот человек получит уведомление со ссылкой на таблицу, содержащую проверяемый файл, и сможет просмотреть ваш отзыв.

Добавление примечания

Для разметки материала в ходе проверки можно использовать примечания трех типов.

Три инструмента разметки

Чтобы добавить примечание со значком булавки, выполните описанные ниже действия.

  1. В проверяемом файле наведите указатель мыши на фрагмент, к которому хотите оставить комментарий.
    Курсор примет вид перекрестия. Это означает, что вы можете добавить примечание.
  2. Щёлкните мышью.
    В файле появится значок примечания (булавка).
  3. Введите текст в поле Добавить комментарий (в правой части панели).
  4. Чтобы отправить отзыв, нажмите клавишу ВВОД.

Чтобы добавить стрелку между двумя точками в проверяемом файле, выполните указанные ниже действия.

  1. Наведите указатель мыши на точку, из которой должна исходить стрелка.
    Курсор примет вид перекрестия. Это означает, что вы можете добавить примечание.
  2. Щёлкните и проведите мышью в точку, куда должна указывать стрелка.
    В документ будет добавлено примечание со стрелкой заданного вами направления и размера. В начале (хвосте) стрелки будет расположена булавка.
  3. Введите текст в поле Добавить комментарий (в правой части панели).
  4. Чтобы отправить отзыв, нажмите клавишу ВВОД.

Чтобы добавить примечание в виде рамки, ограничивающей определенную область в проверяемом файле, выполните указанные ниже действия.

  1. Наведите указатель мыши на точку, где должен располагаться один из углов рамки.
    Курсор примет вид перекрестия. Это означает, что вы можете добавить примечание.
  2. Щёлкните экран и перетащите курсор в точку, где должен располагаться противоположный угол рамки.
    В документ будет добавлена рамка указанных размеров с подписью. В углу рамки, из которого она исходит, будет расположена булавка.
  3. Введите текст в поле Добавить комментарий (в правой части панели).
  4. Чтобы отправить отзыв, нажмите клавишу ВВОД.

После отправки примечания в проверяемый файл будет добавлено примечание с булавкой и номером. Номера примечаний указывают на очерёдность их добавления.

Чтобы выделить область, связанную с примечанием, щёлкните его. Чтобы увидеть комментарий, связанный с примечанием, щёлкните булавку с его номером.

Добавление примечания к видео

При проверке видеофайла в него можно добавлять примечания на отдельные кадры с помощью тех же инструментов.

Проверка видео

Перейти к кадру, на который нужно добавить примечание, можно четырьмя способами.

  • Нажмите кнопку Воспроизвести, а затем — кнопку «Пауза», когда появится нужный кадр.
  • Нажимайте кнопку перемотки вперёд для перемотки видео на 1 секунду вперёд.
  • Нажимайте кнопку перемотки назад для перемотки видео на 1 секунду назад.
  • Щёлкните любую точку на шкале времени, чтобы перейти в соответствующее место видео.

После добавления примечания соответствующий кадр будет отмечен вашим изображением профиля на шкале времени видео.

Перейти к кадру видео, к которому добавлено примечание, можно двумя способами.

  • Щёлкните связанный с примечанием комментарий.
  • Щёлкните своё изображение профиля на шкале времени видео.