Проверки

Проверки позволяют управлять созданием содержимого и утверждать его напрямую в Smartsheet. Кто угодно может просматривать, редактировать и одобрять изображения, видео, документы и PDF-файлы. Средства проверки также интегрированы с Adobe Creative Cloud, поэтому пользователям не придется переключаться между разными приложениями.

Добавьте файл для проверки и отправьте соответствующий запрос, например, коллегам, подрядчикам или клиентам, даже если у них нет общего доступа к вашей таблице. Проверяющие могут оставлять комментарии и примечания, а также обсуждать друг с другом свои отзывы и вести журнал решений по утверждению. Вы можете в любое время обновить проверку, загрузив новую версию файла. Предыдущие версии проверки останутся доступными только для просмотра.

 

Совместная работа над содержимым в рамках проверки

С помощью функции проверки в Smartsheet вы и ваши коллеги можете быстро просматривать и утверждать материалы самого разного характера. Простой и понятный процесс проверки позволяет отправлять файлы, изображения, видеоролики, PDF-документы и документы Microsoft Office, отслеживать версии файлов, запрашивать и получать отзывы с примечаниями, а также собирать утверждения у участников рабочего процесса.

Добавление проверки

Вы можете добавлять файлы на проверку.

  1. В строке таблицы или отчёта нажмите значок Добавить проверку  в столбце «Проверяемые файлы», чтобы открыть представление проверки на весь экран.
  2. Щёлкните Отправить, чтобы выбрать и отправить файл, который нужно проверить (файл также можно просто перетащить в это окно).
    Отправка файла

Теперь можно начинать совместную работу над проверяемым файлом.

Поддерживаемые типы файлов

В каждой строке можно отправить на проверку только один файл любого из перечисленных в таблице типов.

Тип контента

Поддерживаемые типы файлов

Заметки

Изображения

JPG, JPEG, PNG, BMP, GIF

Полная поддержка функций предварительного просмотра и комментирования одного или нескольких изображений непосредственно в проверке.
 

Видео

MP4, AVI, MOV

Полная поддержка функций предварительного просмотра и комментирования одного видео в проверке.

Adobe

PDF

Полная поддержка функций предварительного просмотра и комментирования одного PDF-файла в проверке.

Microsoft

DOC, DOCX, DOT, RTF, XLS, XLT, XLSX, XLTX, PPT, POT, PPS, PPTX, POTX, PPSX

Полная поддержка функций предварительного просмотра и комментирования одного документа в проверке.

Любой файл, вложенный в какой-либо элемент Smartsheet

В элементы Smartsheet можно вкладывать файлы любого типа.

Предварительно просматривать и комментировать содержимое непосредственно в проверке невозможно.

 

Однако можно запрашивать отзывы, оставлять комментарии, утверждать или запрашивать изменения, управлять версиями и помечать проверки как завершенные.

СОВЕТ. Используйте проверку для незавершенных файлов, которые требуют просмотра, а для отправки готовых файлов пользуйтесь вложениями.

ПРИМЕЧАНИЯ:

  • Расширение Smartsheet для Adobe Creative Cloud теперь поддерживает отправку нескольких изображений в Photoshop, Illustrator и InDesign.
  • Чтобы отправить новую версию файла, в левой верхней части проверяемого файла щёлкните раскрывающееся меню «Версия». Дополнительные сведения о создании версий для проверки см. в разделе Работа с версиями проверяемых файлов этой статьи.

Совместная работа над проверяемым файлом

Как только проверяемый файл добавлен в таблицу, можно приступать к совместной работе. Процесс совместной работы зависит от того, будет ли у проверяющих доступ к вашей таблице и требуется ли вам получить от них решение об утверждении.

Запрос проверки и утверждения

Для проверки файла можно пригласить любого пользователя с действительным адресом электронной почты (в том числе пользователей без лицензии и людей не из вашей организации).

Чтобы запросить отзыв, выполните следующие действия:

  1. Откройте проверяемый файл и нажмите кнопку Пригласить в верхней части раздела комментариев.
  2. В появившемся окне Пригласить к участию в проверке введите имена или адреса электронной почты проверяющих.
  3. В полях «Тема» и «Сообщение» должна содержаться необходимая информация для проверяющих.
  4. Нажмите кнопку Отправить.

Люди, у которых вы запросили отзыв, получат соответствующий запрос со ссылкой непосредственно на внешнюю страницу проверки. Когда получатель щёлкнет запрос, он попадёт на страницу проверки (не в Smartsheet). Дополнительные сведения о проверке по запросу см. в статье Ответ на запрос на проверку.

Запрашивать проверку файлов для заблокированных строк невозможно. Дополнительные сведения о блокировании и разблокировании строк и столбцов см. в этой статье.

Сбор отзывов без утверждений

Если вам необходима неформальная обратная связь от человека, у которого есть доступ к таблице, вы можете просто @упомянуть его в комментарии к проверке. Этот пользователь не сможет утверждать или запрашивать изменения, пока вы не отправите ему также запрос на проверку.

(Если вы являетесь владельцем, администратором или редактором таблицы с правом предоставления совместного доступа и @упоминаете пользователя, у которого нет доступа к таблице, вам будет предложено предоставить доступ с соответствующими разрешениями, чтобы пользователь смог открыть комментарий. Дополнительные сведения см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.)

Работа с версиями проверяемых файлов

После внесения изменений в проверяемый файл (например, в соответствии с полученным отзывом) вы можете отправить его исправленную версию, которая в итоге станет текущей.

Отправка версии проверяемого файла

Чтобы отправить новую версию проверяемого файла, выполните следующие действия:

  1. Щёлкните раскрывающееся меню Версия в левой верхней части проверяемого файла.
  2. Выберите пункт Создать версию.
  3. Щёлкните Отправить, чтобы выбрать и отправить файл, который нужно проверить (файл также можно просто перетащить в это окно).

Вот и всё! Новый файл будет отправлен в качестве текущей версии проверяемого файла. Индикатор версии теперь показывает, что существует несколько версий проверяемого файла. Все предыдущие версии заблокированы.

Версии проверяемого файла

Следует учитывать некоторые особенности, касающиеся версий проверяемых файлов.

  • Заблокированные версии можно просматривать, но нельзя комментировать.
  • Лицензированный пользователь, которому предоставлены права администратора таблицы, может удалять комментарии из предыдущих версий.
  • Любой пользователь с доступом к таблице может открывать предыдущие версии в контейнере проверок.
  • Доступ к предыдущим версиям для внешних запросов и пользователей закрыт.
  • Ответы на запросы, включая комментарии и состояния «Ожидание», «Отклонено» и «Одобрено», сохраняются в версии.

Удаление версии проверяемого файла

Чтобы удалить версию, щёлкните значок дополнительных параметров  и выберите пункт Удалить последнюю версию.

При удалении последней версии происходит следующее:

  • Файлы удаляются.
  • Все комментарии к версии удаляются.
  • Все запросы на проверку, ожидающие принятия, отменяются.
  • Предыдущая версия становится активной и доступной для проверки.

Завершение проверки

Проверку можно отметить как завершённую. При этом она становится доступна только для чтения в таблице и на внешней странице проверки.

Завершать проверку могут лицензированные пользователи с правами владельца, администратора или редактора таблицы.

После завершения проверки отправка новых версий, добавление и изменение комментариев станут недоступны. При этом можно будет по-прежнему просматривать комментарии и загружать файлы каждой версии.
Владельцы таблиц и администраторы могут удалять комментарии к завершённым проверкам. Владельцы таблиц, администраторы и редакторы также могут возвращать проверкам статус незавершённых.

Чтобы отметить проверку как завершённую, откройте проверяемый файл в таблице и в верхней части полноэкранного представления переведите переключатель «Завершённая проверка» в соответствующее положение.

Завершить проверку

Вот и всё! Проверка завершена. 

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы хотите снова разрешить добавление комментариев и отправку дополнительных версий на проверку, нажмите кнопку ещё раз, чтобы вернуть проверку в статус незавершённой.

Отмена запроса на проверку

Если вы отправили запрос на проверку, но затем решили отменить его, щёлкните значок дополнительных параметров  и выберите пункт Отменить проверку.

Отмена запроса на проверку

При отмене запроса на проверку все ответы на него удаляются, а получатели теряют доступ к проверяемому файлу.