Проверка

Функция проверки позволяет пользователям проверять содержимое и вместе работать над ним. С её помощью участники рабочих групп могут легко отправлять содержимое, запрашивать отзывы заинтересованных лиц, управлять версиями и получать утверждения. С помощью проверки можно выполнять следующие действия:

• добавлять пометки и комментарии к изображениям и PDF-файлам;
• проверять и комментировать изменения, которые предлагается внести в текст документа;
• уточнять информацию о макете продукта.

Содержание статьи

• Включение проверки в таблице
  • Отправка файла на проверку
• Совместная работа над проверяемым файлом
• Создание запроса на проверку
• Работа с версиями проверяемых файлов
  • Отправка версии проверяемого файла
  • Удаление версии проверяемого файла
• Отмена запроса на проверку

Кому доступна эта возможность?

 Включить функцию проверки и отправлять файлы на проверку могут лицензированные пользователи с разрешениями владельца или администратора. Отправить файл на проверку может любой лицензированный пользователь с разрешениями владельца, администратора или редактора.

Обратите внимание на то, что выполнять проверку и оставлять отзывы могут пользователи любого типа (в том числе пользователи бесплатной версии). Дополнительные сведения о типах пользователей в Smartsheet см. в статье Типы пользователей.

Проверка доступна в рамках планов «Бизнес» и «Корпоративный».

Включение проверки в таблице

Чтобы включить проверку в таблице, выполните описанные ниже действия.

1. На панели справа щёлкните значок Проверка, чтобы открыть панель «Проверки».
   
2. В нижней части панели «Проверки» переведите переключатель Включить проверку в этой таблице во включённое состояние.
   

В таблицу будет добавлен столбец «Проверки» (справа от столбца «Вложения»). С его помощью вы будете отправлять файлы на проверку.

Отправка файла на проверку

После включения проверки вы можете отправлять файлы на проверку.

1. В строке, для которой нужно добавить проверяемый файл, щёлкните значок Добавить проверку  в столбце «Проверки».
   
   Откроется панель «Проверки» с областью «Отправить файл.
2. Щёлкните Отправить файл, чтобы выбрать и отправить файл, который нужно проверить (файл также можно просто перетащить на панель).
   

Вот и всё. Вы можете начинать совместную работу над проверяемым файлом.

ПРИМЕЧАНИЯ. 

• В каждой строке можно отправить на проверку только один файл любого из следующих типов: PNG, JPG, JPEG, PDF, GIF, BMP. Вы можете отправлять один или несколько файлов изображений на проверку по отдельности или в виде группы.
• Расширение Smartsheet для Adobe Creative Cloud не поддерживает оправку нескольких изображений в Photoshop, Illustrator и InDesign, однако эту функции планируется добавить.
• Чтобы отправить новую версию файла, в правом верхнем углу панели щёлкните Версия. Дополнительные сведения о создании версий для проверки см. в разделе Работа с версиями проверяемых файлов этой статьи.

Совместная работа над проверяемым файлом

Когда проверяемый файл появится на панели «Проверки», можно приступать к совместной работе. Возможны два варианта: 1) проверяющие могут оставлять комментарии на внешней странице проверки; 2) пользователи могут работать совместно прямо в таблице.

СОВЕТ. Щёлкните @упоминание в нижней части панели, чтобы начать беседу о проверяемом файле с другими пользователями, у которых есть доступ к таблице. (Если вы являетесь владельцем, администратором или редактором таблицы с правом предоставления совместного доступа и @упоминаете пользователя, у которого нет доступа к таблице, вам будет предложено предоставить доступ с соответствующими разрешениями, чтобы пользователь мог открыть комментарий. Дополнительные сведения см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.)

Создание запроса на проверку 

Получать запросы на проверку файлов могут любые пользователи с действительными адресами электронной почты (в том числе нелицензированные пользователи и люди, не работающие в вашей организации).

Чтобы отправить запрос на проверку, выполните описанные ниже действия.

1. Выберите нужную проверку и нажмите кнопку Запросить отзыв в верхней части панели «Проверки».
2. В появившемся окне Отправить файл на проверку введите имена или адреса электронной почты проверяющих.
3. В полях Тема и Сообщение должна содержаться необходимая информация для проверяющих.
4. Нажмите кнопку Отправить.

Указанные вами пользователи получат запрос на проверку. Когда получатель щёлкнет запрос, он попадёт на страницу проверки (не в Smartsheet). Дополнительные сведения о выполнении проверки по запросу см. в статье Ответ на запрос на проверку.

Примечание. Для заблокированных строк нельзя отправлять запросы на проверку. Дополнительные сведения о блокировании и разблокировании строк см. в этой статье.

Работа с версиями проверяемых файлов

После внесения изменений в проверяемый файл (например, в соответствии с полученным отзывом) можно отправить исправленную версию, которая станет текущей в Smartsheet.

Отправка версии проверяемого файла

Чтобы отправить новую версию проверяемого файла, выполните описанные ниже действия.

1. В верхней правой части панели «Проверки» щёлкните Версия.
2. Выберите пункт Создать версию.
3. В левой части панели «Проверки» нажмите появившуюся кнопку Отправить файл.
4. Выберите файл на компьютере и отправьте его (или перетащите на панель).

Вот и всё! Новая версия отправлена и привязана к таблице. Индикатор версии теперь показывает, что есть несколько версий проверяемого файла. Все предыдущие версии заблокированы.

Следует учитывать некоторые особенности, касающиеся версий проверяемых файлов.

• Заблокированные версии можно просматривать, но нельзя комментировать.
• Лицензированный пользователь, которому предоставлены права администратора таблицы, может удалять комментарии из предыдущих версий.
• Любой пользователь с доступом к таблице может открывать предыдущие версии в контейнере проверок.
• Доступ к предыдущим версиям для внешних запросов и пользователей закрыт.
• Ответы на запросы, включая комментарии и состояния «Ожидание», «Отклонено» и «Одобрено», сохраняются в версии.

Удаление версии проверяемого файла

Чтобы удалить версию, щёлкните значок дополнительных параметров  и выберите пункт Удалить последнюю версию.

При удалении последней версии происходит следующее:

• Файлы удаляются.
• Все комментарии к версии удаляются.
• Все запросы на проверку, ожидающие принятия, отменяются.
• Предыдущая версия становится активной и доступной для проверки.

Завершение проверки 

Вы можете отметить проверку как завершённую на панели проверок. При этом она станет доступна только для чтения на панели и на внешней странице проверки. 

Завершать проверку могут лицензированные пользователи с правами владельца, администратора или редактора.

После завершения проверки отправка новых версий, добавление и изменение комментариев станут недоступны. При этом можно будет по-прежнему просматривать комментарии и загружать файлы каждой версии. 

ПРИМЕЧАНИЕ. Владельцы таблиц и администраторы могут удалять комментарии к завершённым проверкам. Владельцы таблиц, администраторы и редакторы также могут возвращать проверки в статус незавершённых.

Чтобы отметить проверку как завершённую, откройте панель «Проверки» и переведите переключатель «Завершённая проверка» в верхней части панели в соответствующее положение.

Вот и всё! Проверка завершена. 

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы хотите снова разрешить добавление комментариев и отправку дополнительных версий на проверку, нажмите кнопку ещё раз, чтобы вернуть проверку в статус незавершённой.

Отмена запроса на проверку

Если вы отправили запрос на проверку, но затем решили отменить его, щёлкните значок дополнительных параметров  и выберите пункт Отменить запрос на проверку.

При отмене запроса на проверку все ответы на него удаляются, а получатели теряют доступ к проверяемому файлу.

Когда вы получаете запрос на проверку, в нём есть ссылка, по которой можно перейти на страницу проверки в новой вкладке браузера. На этой странице можно выполнять следующие действия:

    •    оставлять комментарии к определённым фрагментам содержимого;
    •    проводить обсуждения с другими заинтересованными лицами;
    •    одобрять или отклонять проверяемый файл.

Кому доступна эта возможность?

 Проверять содержимое и выполнять соответствующие действия могут любые пользователи, у которых есть учётная запись Smartsheet (и которые выполнили вход в Smartsheet). Выполнять действия с проверяемым файлом непосредственно в таблице, которая его содержит, могут лицензированные пользователи с разрешениями владельца, администратора или редактора для этой таблицы.

ПРИМЕЧАНИЕ. Когда человек, у которого нет учётной записи Smartsheet, получает запрос на проверку, ему предлагается создать бесплатную учётную запись. Создав её, он сможет просмотреть проверяемый файл и выполнить необходимые действия.

Отправлять запросы на проверку могут пользователи планов «Корпоративный» и «Бизнес». Проверять файлы могут пользователи любых планов.

Проверка файла

Когда вам отправляют запрос на проверку, вы получаете сообщение электронной почты, уведомление в Smartsheet или и то, и другое (в зависимости от ваших параметров уведомлений). Чтобы приступить к проверке, щёлкните Запрос на проверку.

Дальнейшие действия зависят от того, есть ли у вас учётная запись Smartsheet.

• Если у вас уже есть учётная запись Smartsheet, при переходе по ссылке открывается внешняя страница проверки.
• Если у вас нет учётной записи Smartsheet, вам будет предложено сначала создать бесплатную учётную запись.

Участвовать в проверке может любой приглашённый пользователь. 

Место проведения проверки зависит от того, есть ли у пользователя доступ к таблице, в которой содержится проверяемый файл.

• Доступ предоставлен. Если у вас есть доступ к таблице, в которой содержится проверяемый файл, вы можете проверять его как на панели «Проверки» в самой таблице, так и на внешней странице. 
• Доступ не предоставлен. Если у вас нет доступа к таблице, проводить проверку можно только на внешней странице.

Одобрение или отклонение проверяемого файла

Чтобы одобрить или отклонить проверяемый файл, нажмите соответствующую кнопку в нижней правой части панели «Проверки» в таблице (для этого нужны соответствующие разрешения) или на внешней странице проверки.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эти кнопки видны только пользователям, приглашённым к участию в проверке. 

Одобрите проверяемый файл, если просматриваемая версия не требует дальнейших исправлений. 

Отклоните проверяемый файл, если версия требует внесения изменений и дальнейшей проверки.

По мере того как другие пользователи одобряют или отклоняют проверяемый файл, каждый проверяющий видит следующую информацию:

• количество одобрений и отклонений другими пользователями, приглашёнными к участию в проверке; 
• количество запросов в состоянии «Ожидание», т. е. количество пользователей, которые ещё не выполнили проверку.

СОВЕТ. Чтобы увидеть имена пользователей, которые уже выбрали действие или ещё не выполнили проверку, наведите указатель мыши на кнопку Одобрить, Отклонить или Ожидание.

Добавление комментариев или примечаний в отзыв

Оставьте комментарий, если у вас отзыв общего характера. Оставьте примечание (щёлкните в определённом месте проверяемого файла и добавьте комментарий), если отзыв касается конкретного фрагмента. 

Добавление комментария

Введите текст в поле Добавить комментарий и нажмите клавишу ВВОД. 

СОВЕТ. Чтобы упомянуть пользователя в комментарии, введите его адрес электронной почты в формате @<адрес>. Например, так можно сообщить инициатору запроса, что вы завершили проверку. (Этот человек получит уведомление со ссылкой на таблицу, содержащую проверяемый файл, и сможет просмотреть ваш отзыв.)

Добавление примечания

Чтобы добавить примечание, выполните описанные ниже действия.

1. В проверяемом файле наведите указатель мыши на фрагмент, к которому хотите оставить комментарий.
   
   Курсор примет вид перекрестия. Это означает, что вы можете добавить примечание.
2. Щёлкните мышью.
   
   В файле появится кружок примечания.
3. Введите текст в поле Добавить комментарий (в правой части панели).
4. Чтобы отправить отзыв, нажмите клавишу ВВОД.

После отправки примечания оно будет отображаться в файле в виде номера в кружке. Номера примечаний указывают на очерёдность их добавления.

СОВЕТ. Чтобы выделить область, связанную с примечанием, щёлкните его. Чтобы увидеть комментарий, связанный с примечанием, щёлкните его номер.