Проверки позволяют управлять созданием содержимого и утверждать его напрямую в Smartsheet. Кто угодно может просматривать, редактировать и одобрять изображения, видео, документы и PDF-файлы. Средства проверки также интегрированы с Adobe Creative Cloud, поэтому пользователям не придется переключаться между разными приложениями.
Добавьте файл для проверки и отправьте соответствующий запрос, например, коллегам, подрядчикам или клиентам, даже если у них нет общего доступа к вашей таблице. Проверяющие могут оставлять комментарии и примечания, а также обсуждать друг с другом свои отзывы и вести журнал решений по утверждению. Вы можете в любое время обновить проверку, загрузив новую версию файла. Предыдущие версии проверки останутся доступными только для просмотра.
Совместная работа над содержимым в рамках проверки
С помощью функции проверки в Smartsheet вы и ваши коллеги можете быстро просматривать и утверждать материалы самого разного характера. Простой и понятный процесс проверки позволяет отправлять файлы, изображения, видеоролики, PDF-документы и документы Microsoft Office, отслеживать версии файлов, запрашивать и получать отзывы с примечаниями, а также собирать утверждения у участников рабочего процесса.
Добавление проверки
После включения проверки вы сможете добавлять файлы на проверку.
- В строке, для которой нужно добавить проверяемый файл, щёлкните значок Добавить проверку
в столбце «Проверки».
Откроется панель «Проверки» с областью «Отправить файл». - Щёлкните Отправить файл, чтобы выбрать и отправить файл, который нужно проверить (файл также можно перетащить на панель).
Теперь можно начинать совместную работу над проверяемым файлом.
Поддерживаемые типы вложений
В каждой строке можно отправить на проверку только один файл любого из перечисленных в таблице типов.
|
Тип вложения |
Поддерживаемые типы файлов |
Заметки |
|---|---|---|
|
Изображения |
JPG, JPEG, PNG, BMP, GIF |
Полная поддержка функций предварительного просмотра и комментирования одного или нескольких изображений непосредственно в проверке. |
|
Видео |
MP4, AVI, MOV |
Полная поддержка функций предварительного просмотра и комментирования одного видео в проверке. |
|
Adobe |
|
Полная поддержка функций предварительного просмотра и комментирования одного PDF-файла в проверке. |
|
Microsoft |
DOC, DOCX, DOT, RTF, XLS, XLT, XLSX, XLTX, PPT, POT, PPS, PPTX, POTX, PPSX |
Полная поддержка функций предварительного просмотра и комментирования одного документа в проверке. |
|
Любой файл, вложенный в какой-либо элемент Smartsheet |
В элементы Smartsheet можно вкладывать файлы любого типа. |
Предварительно просматривать и комментировать содержимое непосредственно в проверке невозможно. Однако можно запрашивать отзывы, оставлять комментарии, утверждать или запрашивать изменения, управлять версиями и помечать проверки как завершенные. |
СОВЕТ. Используйте проверки для незавершенных файлов, которые требуют просмотра, а для отправки готовых файлов пользуйтесь вложениями.
ПРИМЕЧАНИЯ
- Расширение Smartsheet для Adobe Creative Cloud пока не поддерживает отправку нескольких изображений в Photoshop, Illustrator и InDesign.
- Чтобы отправить новую версию файла, в правом верхнем углу панели щёлкните «Версия». Дополнительные сведения о создании версий для проверки см. в разделе Работа с версиями проверяемых файлов этой статьи.
Совместная работа над проверяемым файлом
Когда проверяемый файл появится на панели «Проверки», можно приступать к совместной работе. Процесс совместной работы зависит от того, будет ли у проверяющих доступ к вашей таблице и требуется ли вам получить от них решение об утверждении.
Запрос проверки и утверждения
Для проверки файла можно пригласить любого пользователя с действительным адресом электронной почты (в том числе пользователей без лицензии и людей не из вашей организации).
Чтобы запросить отзыв, выполните указанные ниже действия.
- Выберите нужную проверку и нажмите кнопку Запросить отзыв в верхней части панели «Проверки».
- В появившемся окне «Отправить файл на проверку» введите имена или адреса электронной почты проверяющих.
- В полях «Тема» и «Сообщение» должна содержаться необходимая информация для проверяющих.
- Нажмите кнопку Отправить.
Люди, у которых вы запросили отзыв, получат соответствующий запрос со ссылкой непосредственно на внешнюю страницу проверки. Когда получатель щёлкнет запрос, он попадёт на страницу проверки (не в Smartsheet). Дополнительные сведения о выполнении проверки по запросу см. в статье Ответ на запрос на проверку.
Запрашивать просмотр или проверку для заблокированных строк невозможно. Дополнительные сведения о блокировании и разблокировании строк см. в этой статье.
Сбор отзывов без утверждений
Если вам необходима неформальная обратная связь от человека, у которого есть доступ к таблице, вы можете просто @упомянуть его в комментарии к проверке. Этот пользователь не сможет утверждать или запрашивать изменения, пока вы не отправите ему также запрос на проверку.
(Если вы являетесь владельцем, администратором или редактором таблицы с правом предоставления совместного доступа и @упоминаете пользователя, у которого нет доступа к таблице, вам будет предложено предоставить доступ с соответствующими разрешениями, чтобы пользователь смог открыть комментарий. Дополнительные сведения см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.)
Работа с версиями проверяемых файлов
После внесения изменений в проверяемый файл (например, в соответствии с полученным отзывом) вы можете отправить его исправленную версию, которая в итоге станет текущей.
Отправка версии проверяемого файла
Чтобы отправить новую версию проверяемого файла, выполните описанные ниже действия.
- В верхней правой части панели «Проверки» щёлкните Версия.
- Выберите пункт Создать версию.
- В левой части панели «Проверки» нажмите появившуюся кнопку Отправить файл.
- Выберите файл на компьютере и отправьте его (или перетащите на панель).
Вот и всё! Новый файл будет отправлен в качестве текущей версии проверяемого файла. Индикатор версии теперь показывает, что существует несколько версий проверяемого файла. Все предыдущие версии заблокированы.
Следует учитывать некоторые особенности, касающиеся версий проверяемых файлов.
- Заблокированные версии можно просматривать, но нельзя комментировать.
- Лицензированный пользователь, которому предоставлены права администратора таблицы, может удалять комментарии из предыдущих версий.
- Любой пользователь с доступом к таблице может открывать предыдущие версии в контейнере проверок.
- Доступ к предыдущим версиям для внешних запросов и пользователей закрыт.
- Ответы на запросы, включая комментарии и состояния «Ожидание», «Отклонено» и «Одобрено», сохраняются в версии.
Удаление версии проверяемого файла
Чтобы удалить версию, щёлкните значок дополнительных параметров 
и выберите пункт Удалить последнюю версию.
При удалении последней версии происходит следующее:
- Файлы удаляются.
- Все комментарии к версии удаляются.
- Все запросы на проверку, ожидающие принятия, отменяются.
- Предыдущая версия становится активной и доступной для проверки.
Завершение проверки
Вы можете отметить проверку как завершённую на панели проверок. При этом она станет доступна только для чтения на панели и на внешней странице проверки.
Завершать проверку могут лицензированные пользователи с правами владельца, администратора или редактора.
После завершения проверки отправка новых версий, добавление и изменение комментариев станут недоступны. При этом можно будет по-прежнему просматривать комментарии и загружать файлы каждой версии.
Владельцы таблиц и администраторы могут удалять комментарии к завершённым проверкам. Владельцы таблиц, администраторы и редакторы также могут возвращать проверкам статус незавершённых.
Чтобы отметить проверку как завершённую, откройте панель «Проверки» и в верхней части панели переведите переключатель «Завершённая проверка» в соответствующее положение.
Вот и всё! Проверка завершена.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы хотите снова разрешить добавление комментариев и отправку дополнительных версий на проверку, нажмите кнопку ещё раз, чтобы вернуть проверку в статус незавершённой.
Отмена запроса на проверку
Если вы отправили запрос на проверку, но затем решили отменить его, щёлкните значок дополнительных параметров и выберите пункт Отменить запрос на проверку.
При отмене запроса на проверку все ответы на него удаляются, а получатели теряют доступ к проверяемому файлу.