Применить к

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Доступные сведения в журнале действий зависят от ваших разрешений. Подробнее см. в таблице в конце этой статьи. 

Отслеживание изменений с помощью журнала действий

Журнал действий показывает действия пользователя в таблице или последнего просматривавшего панель мониторинга. Вы можете просмотреть журнал аудита изменений и удалений различных элементов таблицы, чтобы лучше понять, какие действия выполняют соавторы в таблице. Вы также можете узнать, кто просматривал и вносил общие изменения в отчёт или панель мониторинга, и запросить моментальный снимок таблицы за прошлую дату.

PLANS

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Права доступа

Доступные сведения в журнале действий зависят от ваших разрешений. Подробнее см. в таблице в конце этой статьи. 

Что можно отслеживать в журнале действий

Используйте журнал для отслеживания типичных действий:

  • кто просматривал таблицу, отчёт или панель мониторинга;
  • кому был предоставлен или отменён доступ к таблице, отчёту или панели мониторинга;
  • только для таблиц: тип внесённых изменений и их специфика
    • (пример: в строке 4 Мария Иванова изменила статус с Выполняется на Завершено);
  • имя пользователя, который внёс изменение;
  • время и дата внесения изменений;
  • предоставление доступа к рабочему пространству.

Как проверить изменения, внесённые в ячейки и строки отчёта 

Записи об этих изменениях не отображаются в журнале действий отчёта. Их можно просмотреть только в диалоговом окне журнала действий исходных таблиц. Поэтому для отслеживания изменений ячеек и строк в отчёте необходимо перейти в его исходную таблицу. 

Перед началом работы

Что ещё нужно знать о журнале действий:

  • В журнале действий отображаются последние изменения ячеек. Чтобы просмотреть историю ячейки, щёлкните её правой кнопкой мыши и выберите История ячейки
  • После закрытия журнала действий фильтры будут автоматически сброшены. Вы не сможете сохранить фильтры журнала действий или предоставить к ним доступ другим соавторам таблицы.
  • Для некоторых действий нельзя определить имя пользователя Smartsheet. Например, кто-то отправил вам по электронной почте таблицу или строку ячеек с вложением. Затем вы скачали это вложение, не входя в Smartsheet. Smartsheet обнаружит и запишет это действие, но в записи журнала будет отображаться имя пользователя download@smartsheet.com.
  • Для панелей мониторинга не предусмотрен доступ уровня редактора. Журнал действий для панелей мониторинга могут просматривать только администраторы и владелец.

Просмотр записей в журнале действий

Открыть диалоговое окно журнала действий можно двумя способами.

  • Открытие диалогового окна журнала действий с помощью строки меню
    • В строке меню выберите Файл > Просмотр журнала действий.
  • Открытие диалогового окна журнала действий с помощью правой панели
    • На панели справа нажмите значок журнала действий.

Изменения таблицы, вызванные работой API

Некоторые организации создают или используют индивидуальные решения, в которых применяется программный интерфейс (API) Smartsheet. Примером является приложение Smartsheet Pivot. Если API влияет на содержимое таблицы, рядом со столбцом даты появится значок "API — интегрированное приложение".

Действие, вставленное API-интерфейсом

Фильтрация записей в журнале действий

В диалоговом окне Просмотр журнала действий можно увидеть действия с таблицей: например, кто и когда удалил строки или когда пользователь просматривал таблицу. Отчёт в диалоговом окне журнала действий по умолчанию показывает события за последние семь дней.

Используйте фильтры в журнале действий, чтобы просматривать только нужные записи. Можно применить фильтр, отображающий действия для определённого диапазона дат, определённого типа действий или определённых пользователей, которые были активны в таблице.

Как применить фильтры к журналу действий

  1. В диалоговом окне журнала действий разверните раздел Фильтры
  2. Выберите один из следующих вариантов:
    • Действие — фильтрация журнала по типу действия.
    • Соавторы — кто выполнил действие.
    • Диапазон дат — группа дат, для которой нужно просмотреть действия.
  3. Нажмите Применить.

Чтобы сбросить фильтры, выберите Очистить фильтры.


Экспорт журнала действий

Журнал действий для элемента можно скачать в целях дополнительного учёта действий в таблице. Каждая загрузка может содержать данные о действиях в таблице не более чем за 90 дней.

Как экспортировать журнал действий

  1. В строке меню таблицы или отчёта выберите Файл > Просмотр журнала действий.
  2. В разделе Диапазон дат выберите дату начала и дату окончания. 
  3. При необходимости выберите дополнительные параметры в фильтрах Действие и Соавторы.
  4. Нажмите Загрузить.

    Smartsheet отправит ссылку на файл по адресу электронной почты, связанному с вашей учётной записью Smartsheet. 
     
  5. Нажмите ссылку в сообщении электронной почты, чтобы скачать журнал действий.

Если имя таблицы содержит специальные символы, может потребоваться удалить их из имени файла при экспорте журнала действий в формате CSV. Некоторые символы, такие как | (вертикальная черта) или * (звёздочка), могут вызывать видимость повреждения файла при его открытии.

Когда ожидать получения экспортированного файла?

Время, которое требуется Smartsheet для формирования файла и отправки ссылки на загрузку, может различаться. После нажатия кнопки Загрузить вы должны получить сообщение со ссылкой на файл в течение следующего рабочего дня.

 


Запрос моментального снимка таблицы

Если вы являетесь лицензированным владельцем или администратором таблицы, вы можете запросить моментальный снимок изменений в ячейках или столбцах таблицы.

Как запросить моментальный снимок изменений в таблице

  1. Откройте диалоговое окно журнала действий таблицы. 
  2. В разделе Диапазон дат установите нужные даты начала и окончания.
  3. Перейдите к конкретному изменению, разверните соответствующую строку и выберите Запросить моментальный снимок

 

Smartsheet отправит моментальный снимок по электронной почте владельцу таблицы в виде файла Excel. Этот файл Excel содержит только данные таблицы, сводку таблицы и комментарии. Условное форматирование, вложения, уведомления, история ячеек и формулы, несовместимые с Excel (формулы в столбцах, @row, @cell, межтабличные формулы и т. д.), не поддерживаются.

Для любой таблицы можно отправить только один запрос моментального снимка. После выполнения первого запроса можно подать дополнительный запрос.


Действия в журнале, связанные с представлением карточек

Некоторые действия, перечисленные в диалоговом окне журнала действий, описывают общее изменение, но не предоставляют контекст с подробными сведениями об этом изменении. Ниже приведены некоторые действия и их значение.

  • Представление карточек: карточки переупорядочены. Вы вручную перетащили одну или несколько карточек из одной позиции в другую: либо в другую полосу, либо в другую позицию в той же полосе.
  • Представление карточек: карточки переупорядочены не напрямую. Карточки были перемещены любым другим способом. Например, если вручную перетащить одну карточку в любую позицию в той же полосе или в другую полосу, другие карточки опосредованно перемещаются на более высокие или низкие позиции. Карточки также могут быть переупорядочены непрямым образом при внесении изменений в представлении сетки и представлении Ганта, например при назначении задачи другому человеку или при изменении параметра списка для строки.

Кто может просматривать журнал действий

Уровень прав общего доступа Может просматривать журнал действий Может экспортировать журнал действий
Владелец* Да Да
Администратор (лицензированный)** Да Да
Администратор (нелицензированный) Нет Нет
Редактор (лицензированный)** Да Нет
Редактор (нелицензированный) Нет Нет
Комментатор (лицензированный или нелицензированный) Нет Нет
Наблюдатель (лицензированный или нелицензированный) Нет Нет

* Только владелец может видеть всю историю действий, выполненных в таблице. * При передаче владения таблицей новый владелец будет видеть все журналы действий с момента создания таблицы.

** Записи журнала действий доступны при повышении уровня доступа до администратора (лицензированного) или редактора (лицензированного).

Хотите узнать больше о разрешениях совместного доступа? См. статью Разрешения для таблиц, отчётов и рабочих пространств.

Вам помогла эта статья?
ДаНет