Classificação e filtragem

Para organizar seus dados em ordem crescente ou decrescente, use o comando Classificar linha. Ao classificar, você tem duas opções sobre a quantidade de dados com que deseja trabalhar: você pode classificar todas as linhas em sua planilha ou apenas uma parte delas.

Coisas que devemos ter em mente ao configurar ao fazer a ordenação:

• A aplicação de uma ordenação afeta as linhas existentes na planilha. Sempre que forem adicionadas novas linhas, será necessário fazer uma nova classificação para incorporar as linhas recém-adicionadas.
• Não é possível desfazer uma classificação depois de a planilha ter sido salva. Antes de salvar, verifique se as linhas em sua planilha estão na ordem desejada.
• Embora os editores possam classificar uma planilha, eles não podem classificar as linhas bloqueadas. Se a opção Classificar linhas não estiver disponível e você estiver compartilhado com a planilha com permissões de Editor (consulte Níveis de permissão de compartilhamento para obter detalhes), desmarque todas as linhas bloqueadas antes de tentar classificar.
• O comando Classificar linhas não estará disponível se for aplicado um filtro à sua planilha. Antes de classificar, é necessário primeiro garantir que os filtros não tenham sido aplicados.Para limpar um filtro (parar de aplicá-lo a uma planilha), selecione Nenhum filtro no menu Filtros. Para obter mais informações sobre como filtrar os dados da planilha, consulte nosso artigo sobre Como usar filtros para mostrar ou ocultar os dados da planilha.

Classificar todas as linhas

1. Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho de uma coluna e selecione Classificar linhas.
   
   O formulário Classificar aparecerá.
   
   
    
2. Digite os critérios de ordenação e clique em OK.

Classificar as linhas selecionadas

1. Destaque as linhas, mantendo pressionada a tecla Shift e clicando nos números de linha que você deseja ordenar.
2. Clique com o botão direito do mouse na área selecionada e escolha Classificar linhas.
3. No formulário Classificar, insira seus critérios de classificação e clique emOK.

Como os diferentes tipos de dados são classificados

O tipo de dados que você classificar influenciará o resultado. Aqui estão alguns exemplos:

• Hierarquia: Se você tiver criado subitens, eles serão classificados mas permanecerão abaixo da linha pai. As linhas pai também serão ordenadas, mas seus subitens se moverão com elas.
• Dados criados com uma lista suspensa: Se você classificar uma coluna que seja do tipo Lista suspensa, os itens serão classificados usando a ordem dos valores da lista suspensa. Clique duas vezes no cabeçalho de uma coluna e selecione Editar as propriedades da coluna para visualizar/editar esses valores ou alterar sua ordem.
• Valores de Harvey Ball: Quando forem classificados em ordem crescente, os valores serão ordenados como Vazio > Um Quarto > Metade > Três Quartos > Cheio > Em branco.
• Calores Vermelho - Amarelo - Verde: Quando classificados em ordem crescente, os valores serão ordenados como Vermelho > Amarelo > Verde > Em branco.
• Letras e números mistos: Os valores que começam com uma letra e incluem um número serão classificados primeiro alfabeticamente e, em seguida, numericamente, começando do dígito mais à esquerda. Por exemplo, os valores Q1, Q2, Q3, Q12, serão classificados como Q1, Q12, Q2, Q3.
  
  NOTA: Ao classificar em ordem crescente ou decrescente, as linhas em branco ficarão abaixo das linhas com valores.

Comportamento da classificação em Relatórios

Quando você classifica um relatório, os itens são classificados em ordem crescente ou decrescente. Se você ordenar com base em uma coluna do tipo Lista suspensa na planilha de origem, os itens não serão classificados com base nos valores suspensos predeterminados nas planilhas de origem incluídas.

Um relatório pode ser extraído de várias planilhas e consolidará todas as colunas que tenham o mesmo nome e tipo. Se as colunas de lista suspensa tiverem valores diferentes nas planilhas (por exemplo: a, b, c, d em uma planilha e 1,2,3,4 em outra), o relatório não poderá determinar qual classificação deve ser privilegiada na coluna consolidada.

Você pode filtrar as linhas da planilha com colunas que correspondem a condições específicas de seu interesse. Aqui estão algumas das condições que você pode verificar para uma coluna:

• Corresponde a um valor específico ou a um valor contido em uma lista.
• Não corresponde a nenhum dos valores contidos em uma lista.
• Maior que, menor que ou igual a um valor.
• Em branco ou vazio
• Não é um número
• Não é uma data

Se você definir várias condições, poderá selecionar se deseja mostrar linhas que correspondem a

• todas as condições
• pelo menos uma condição

Com as permissões apropriadas, você pode criar filtros para si mesmo ou compartilhá-los com outras pessoas. 

A funcionalidade Filtros compartilhados abordada neste artigo está incluída nos planos Executivo e Empresa. Para obter mais informações sobre os planos e preços, confira a página de Preços.

Permissões necessárias

O que você pode fazer com os filtros em uma planilha depende das permissões de compartilhamento que você tem para essa planilha.

O filtro sem nome de uma planilha é exclusivo para você. Você pode configurá-lo como quiser.

Criar um filtro

1. Na barra de ferramentas, acesse Filtro > Novo filtro. O editor de filtro é exibido. 

   Brandfolder Image

   

2. Para criar um filtro nomeado, preencha o campo Nome . (requer permissões de editor ou superior para a planilha)

   Ou,

   Para criar um filtro sem nome, deixe o campo Nome em branco.

3. Em Mostrar linhas que correspondem, defina uma ou mais condições para filtrar os dados desejados.

   O tipo de dados de uma coluna determina os operadores condicionais disponíveis para ela. Por exemplo, contém só pode ser usado com strings de texto e contatos, e está entre só pode ser usado com datas e números.

4. Ative o link ao lado de Mostrar linhas que correspondem para alternar entre todas as condições ou pelo menos uma condição.
5. Para compartilhar o filtro com outros colaboradores da planilha (requer permissões de administrador da planilha ou superior), marque a caixa de seleção Compartilhar filtro.
6. Se sua planilha usa hierarquia, você pode filtrar as linhas pai marcando a caixa de seleção Incluir linhas pai.
7. Selecione Aplicar para ver os resultados da filtragem.

As linhas correspondentes ao seu filtro aparecem enquanto as outras linhas estão ocultas.

No menu Filtro, o nome do filtro é exibido. Ele será mostrado como Filtro sem nome se não tiver nome. Se você compartilhou o filtro, o ícone de compartilhamento   Brandfolder Image   aparecerá ao lado do nome do filtro.

Modificar um filtro

Você sempre pode voltar e alterar as condições de um filtro existente:

1. No menu Filtro, passe o cursor sobre o nome do filtro e selecione o ícone Editar  Brandfolder Image .
    

   O título do formulário exibe o nome do filtro que você está modificando. Verifique o título para garantir que você esteja modificando o filtro correto.

2. No formulário Editar filtro, atualize as condições conforme desejado.
3. Selecione Aplicar.

O filtro atualizado é aplicado à planilha.

Se você não tiver permissões de editor ou superior, só poderá modificar filtros sem nome.

Desativar um filtro

Para parar de aplicar o filtro atual de uma planilha, selecione o nome do filtro na barra superior. O nome do item de menu muda para Filtro desativado.

Excluir um filtro

Veja como remover um filtro da planilha:

1. No menu filtro, passe o cursor sobre o nome do filtro e selecione o ícone excluir  Brandfolder Image .
2. Selecione Excluir.

Filtros adicionais

Nas exibições em quadro e linha do tempo, você pode filtrar ainda mais seus dados adicionando filtros temporários adicionais. Você pode usar esses filtros pontuais sozinhos ou com os filtros salvos.

1. Selecione Adicionar um filtro.
2. Na lista suspensa da coluna, selecione a coluna e os critérios.

Você pode salvar e compartilhar esses filtros conforme necessário.

Brandfolder Image

Dicas para trabalhar com condições

Ao especificar as condições para os filtros, você pode ter uma ideia de como configurar os critérios que considera mais úteis. Aqui estão algumas ideias para você começar:

• Para especificar que um filtro use todos os critérios especificados ou apenas um dos critérios, selecione o link ao lado de Mostrar linhas que correspondem para alternar entre todas as condições e pelo menos uma condição.
• Encontre linhas em que os dados podem estar ausentes com a condição está em branco .
• Se sua planilha usa hierarquia, você pode fazer com que seu filtro inclua linhas pai selecionando a caixa de seleção Incluir linhas pai.
• Concentre os colaboradores nas tarefas atribuídas criando um filtro Usuário atual. Para obter detalhes, consulte Exibir tarefas atribuídas a você.  
• Use os critérios do filtro Linha para restringir os dados de caminho crítico, anexos, comentários e linhas bloqueadas. 

• Para encontrar as linhas que contêm um valor numérico puro usando um filtro, você precisa converter o número em texto. Você pode fazer isso criando uma nova coluna e a fórmula: 

  =[NumberColumn]1 + ""

onde [NumberColumn] é o nome da coluna e o número da linha é 1. Copie essa fórmula para o resto da nova coluna.

Os filtros não encontram valores numéricos puros. 

Filtrar dados de caminho crítico, anexos, comentários e linhas bloqueadas

Use os critérios do filtro Linha para filtrar tarefas de caminho crítico, anexos e comentários sobre os quais você precisa agir e linhas que estão bloqueadas para impedir a edição por determinadas pessoas.

Selecione Linha no primeiro campo suspenso para ver essas opções.
 

Isolar os dados do caminho crítico

Ao configurar sua planilha para destacar as linhas do caminho crítico, você pode aplicar um filtro com está no caminho crítico ou não está no caminho crítico como o critério para exibir ou ocultar linhas de caminho crítico. As etapas sobre como habilitar o caminho crítico em sua planilha estão disponíveis em Acompanhamento do caminho crítico de um projeto.

Encontrar rapidamente linhas com anexos e comentários

Você pode criar um filtro com os critérios de Linha que mostre ou oculte linhas que contenham anexos ou comentários. Use tem anexos ou tem comentários para isolar apenas as linhas para baixar anexos ou responder a tópicos de comentários rapidamente. O critério não tem anexos ou não tem comentários oculta linhas com anexos ou comentários. 

Encontrar linhas bloqueadas e desbloqueadas

Use A linha está bloqueada ou A linha não está bloqueada para mostrar ou ocultar linhas que só podem ser editadas por pessoas com permissões de compartilhamento de administrador em uma planilha. Isso pode ajudar as pessoas com permissões de editor a filtrar as linhas que podem editar.