Você pode criar planilhas, painéis, relatórios, formulários e áreas de trabalho usando o Smartsheet. Seu plano tem esses itens para mitigar possíveis obstáculos relacionados a exclusões acidentais, itens órfãos ou solicitações de perda de acesso.
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Este artigo discute informações relevantes para ambos os modelos de usuário. Se você não sabe o tipo de modelo, veja como identificar o modelo do seu plano.
Ao criar um item, você ganha automaticamente permissão de proprietário para usá-lo. Depois, você pode compartilhar esse item com outros colaboradores e conceder a eles acesso atribuindo permissões de administrador, editor, proprietário, visualizador ou comentarista.
Porém, vale lembrar que os itens que você cria são principalmente de propriedade do seu plano. Esse modelo de propriedade facilita o gerenciamento de solicitações de acesso e evita o risco de perder itens valiosos quando uma pessoa sai do plano do Smartsheet da sua empresa.
Como funcionam as notificações de solicitação de acesso?
Nosso modelo de propriedade garante que as solicitações de acesso não sejam perdidas ou não atendidas. Por exemplo, se um colaborador tiver permissões de proprietário ou administrador em relação ao item e sair de férias ou de licença, quem estiver disponível e tiver as permissões certas em relação ao item ainda poderá receber uma notificação e revisar a solicitação de acesso, permitindo um serviço ininterrupto.
A lógica é a seguinte:
Há um proprietário ou administrador ativo no item?
- Em caso afirmativo, a notificação será enviada a todos eles
- Em caso negativo, há administradores de ativos do plano?
- Em caso afirmativo, os administradores de ativos do plano receberão a notificação
- Em caso negativo, os administradores de sistema receberão a notificação
Como os administradores de sistema e os administradores de ativos do plano podem conceder acesso
Os administradores de sistema e administradores de ativos do plano podem ajudar a conceder acesso de várias formas quando os proprietários ou administradores de item não estão disponíveis.
1. Conceder a si permissões de administrador
Para acessar o item, o administrador de sistema ou o administrador de ativos do plano precisa do URL do item.
Veja como obter o URL:
- Baixe o relatório de acesso à planilha no centro de administração.
- Localize a coluna Chave do item relevante.
- Anexe a chave ao seguinte URL: https://app.smartsheet.com/b/home?lx=
para criar o URL do item.
Se ele não tiver acesso ao item, ao abri-lo, a página de acesso negado será exibida. Ao selecionar o botão Compartilhar consigo, a pessoa pode acessar o item como administrador. Depois disso, ela pode conceder acesso como administrador de item.
2. Botão “Gerenciar solicitações”
Mesmo que o administrador de sistema ou administrador de ativos do plano não tenha acesso ao item, mas o item faça parte do plano, ele poderá usar o botão Gerenciar solicitações para abrir solicitações de acesso pendentes e conceder acesso sem conceder a si permissões de administrador.
3. Botão “Compartilhar” ou “Solicitar edição”
Quando o administrador de sistema ou administrador de ativos do plano já tiver algum tipo de acesso ao item, ele poderá usar o botão Compartilhar ou Solicitar edição no canto superior direito para acessar opções extras e conceder a si permissões de administrador ou gerenciar solicitações de acesso.
Administradores de ativos do plano
Os administradores de ativos do plano servem como uma barreira para garantir que as solicitações de acesso sejam encaminhadas a alguém que não seja o administrador de sistema nos casos em que nenhum proprietário ou administrador é atribuído a um item.
Os administradores de sistema podem atribuir a função de administrador de ativos do plano a qualquer usuário licenciado. Os administradores de ativos do plano recebem notificações de solicitações de acesso quando não há um proprietário ou administrador definido em um item.
O que os administradores de ativos do plano podem fazer?
Os administradores de ativos do plano gerenciam solicitações de acesso a itens em que nenhum outro usuário tem permissões de proprietário ou administrador. Eles não têm permissões de administrador ou proprietário de item, como a capacidade de reorganizar colunas, bloquear/desbloquear linhas, criar formulários, adicionar dependências etc., a menos que também recebam (ou concedam a si) permissões de administrador de item sobre esse item.
Por padrão, os administradores de ativos do plano não têm acesso para ver ou editar o conteúdo de um item. Saiba mais sobre os níveis de permissões de compartilhamento e recursos de função.
Para atribuir a função de administrador de ativos do plano
- No centro de administração, selecione o ícone de menu no canto superior esquerdo.
Acesse Usuários e grupos >Funções de usuário e relatórios.
A página Funções de usuário e relatórios (páginaGerenciamento de usuários no modelo legado) é exibida.
- Passe o cursor sobre o usuário e selecione-o. O painel direito é exibido.
Marque a caixa de seleção Plan Asset Admin (Administrador de ativos do plano).
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Administradores de sistema
Os administradores de sistema podem gerenciar solicitações de acesso, conceder acesso quando necessário e atribuir a si a função de administrador.
- Por padrão, os administradores de sistema não podem abrir itens para visualizá-los.
- As permissões concedidas para itens são registradas e auditadas por meio do relatório de eventos nos planos em que o recurso está ativo. Saiba mais sobre como monitorar o uso de dados pela sua organização.
- Para garantir que os administradores de sistema existentes não possam acessar itens específicos, talvez seja preciso contratar um plano separado e não conceder acesso a outros usuários.
Outros pontos importantes
- Como administrador de sistema, você pode criar um relatório de acesso à planilha no centro de administração para acessar uma lista de todos os itens do seu plano.
Quando alguém exclui um item do Smartsheet, ele fica na lixeira por 30 dias. Durante esse período, ainda é possível recuperar o item da lixeira.
Somente o administrador que excluiu um item pode restaurá-lo.
- Os administradores de sistema e administradores de ativos do plano não poderão ver o conteúdo de um item se não tiverem permissões de visualizador ou superiores sobre o item.
Por que preciso de um administrador de ativos do plano?
O administrador de ativos do plano funciona como uma barreira para garantir que as solicitações de acesso sejam enviadas a alguém que não seja o administrador de sistema nos casos em que um item não tem um proprietário ou administrador atribuído.
Estou recebendo muitas solicitações de acesso porque sou administrador de várias planilhas e áreas de trabalho. O que devo fazer?
Recomendamos que você reduza seu acesso para a permissão de editor no item. Se você precisar de acesso de administrador para usar recursos específicos, solicite a atualização temporária para um administrador, execute sua tarefa e faça o rebaixamento do acesso para editor.
Receio que os administradores de sistema possam atribuir permissões a qualquer coisa. O que faço com os dados confidenciais aos quais os administradores de sistema não devem ter acesso?
- Sua empresa gerencia os itens e, por padrão, os administradores de sistema não podem abri-los para vê-los. Quando um administrador de sistema atribui a si permissões para um item, o evento é registrado e passível de auditoria.
- Para garantir que os administradores de sistema existentes não possam acessar itens específicos, a equipe que exige confidencialidade especial pode considerar o uso de um plano separado e gerenciado de forma independente e não conceder acesso a outros usuários.
Por que as planilhas pertencentes a usuários não licenciados ou não membros do meu plano ainda estão ativas? Pensei que o Smartsheet tinha desativado itens que não pertenciam a usuários ou membros licenciados.
Antes, quando você removia a licença ou o status de membro de um usuário, todos os itens para os quais ele tinha permissões de proprietário eram desativados. Agora o Smartsheet transfere as permissões de proprietário desses itens para o próprio plano em vez de desativá-los. Isso garante que os processos permaneçam funcionais, independentemente das alterações nas permissões, na licença ou no status de membro de um usuário.
Se eu remover um usuário do meu plano, a planilha ficará inacessível para ele?
Antes, quando você removia um usuário, todas as planilhas para as quais ele tinha permissões de proprietário ficavam inativas, tornando essas planilhas somente leitura para todos os usuários, incluindo o usuário removido.
Agora, quando você remove um usuário, ele ainda pode acessar e editar as planilhas, pois elas ficam ativas. Para evitar que o usuário removido acesse as planilhas, o administrador de sistema precisa transferir as permissões de proprietário e remover o compartilhamento desse usuário, o que revoga o acesso dele a todos os itens do seu plano.
Outra opção para evitar esse problema é pedir ao administrador de sistema que desative o usuário em vez de removê-lo, pois usuários desativados não podem mais fazer login na conta do Smartsheet.
Como faço para acessar uma lista de todos os meus itens em um plano?
Os administradores de sistema podem criar um relatório de acesso à planilha no centro de administração para acessar uma lista de todos os itens do plano.
Concedi permissões, mas o usuário não pode usá-las
Se um administrador de sistema rebaixou o usuário para um tipo de usuário gratuito, o tipo de estação impossibilita que ele use permissões mais altas. Se o usuário precisar de recursos de um nível superior, ele precisará receber um tipo de estação de membro. Só administradores de sistema podem atualizar o tipo de estação.