Visão geral da propriedade de ativos

Ao criar um ativo, você ganha automaticamente permissões de proprietário em relação a ele. Em seguida, você pode compartilhar esse ativo com outros colaboradores e conceder a eles acesso atribuindo permissões de administrador, editor, proprietário, visualizador ou comentarista.

No entanto, é importante observar que os ativos que você cria são principalmente de propriedade do seu plano. Esse modelo de propriedade facilita o gerenciamento de solicitações de acesso e evita o risco de perder ativos valiosos quando um indivíduo sai do plano Smartsheet de sua empresa.

Como funcionam as notificações de solicitação de acesso?

Nosso modelo de propriedade garante que as solicitações de acesso não sejam perdidas ou desacompanhadas. Por exemplo, se um colaborador tiver permissões de proprietário ou administrador em relação ao ativo e sair de férias ou de licença, alguém que esteja disponível e tenha as permissões certas em relação ao ativo ainda pode ser notificado e revisar a solicitação de acesso, permitindo um serviço ininterrupto.

A lógica é a seguinte:

Existe um proprietário ou administrador ativo?

• Em caso afirmativo, a notificação é enviada a todos eles.
• Em caso negativo, há administradores de ativos do plano? 
  • Em caso afirmativo, os administradores de ativos do plano recebem a notificação.
  • Em caso negativo, os administradores de sistema recebem a notificação.

Administradores dos ativos do plano

Os administradores de ativos do plano servem como uma barreira para garantir que as solicitações de acesso sejam encaminhadas a alguém que não seja o administrador de sistema nos casos em que nenhum proprietário ou administrador é atribuído a um ativo. 

Os administradores de sistema podem atribuir a função de administrador de ativos do plano a qualquer usuário. Os administradores de ativos do plano recebem notificações de solicitações de acesso quando não há um proprietário ou administrador definido em um ativo.

Lembre-se do seguinte

Os administradores de ativos do plano não podem conceder arbitrariamente a si mesmos ou a qualquer outra pessoa acesso a qualquer ativo. Para obter acesso, eles precisam de um link para o ativo e, em seguida, devem solicitar acesso ao proprietário ou administrador do ativo. Se o proprietário for desativado e nenhum outro usuário tiver permissões de administrador nesse ativo, a solicitação de acesso será redirecionada para o administrador de ativos do plano; somente nesse cenário o administrador de ativos do plano poderá conceder acesso a si mesmo.

O que os administradores de ativos do plano podem fazer?

Os administradores de ativos do plano gerenciam solicitações de acesso a itens em que nenhum outro usuário tem permissões de proprietário ou administrador. Eles não têm permissões de administrador de ativos ou de nível de proprietário, como a capacidade de reorganizar colunas, bloquear/desbloquear linhas, criar formulários, adicionar dependências etc., a menos que também recebam permissões de administrador de ativos para esse ativo.

Por padrão, os administradores de ativos do plano não têm acesso para exibir o conteúdo de um ativo. Saiba mais sobre os níveis de permissões de compartilhamento e recursos de função.

Para atribuir a função de administrador de ativos do plano

1. No Centro de administração, navegue até Gerenciamento de usuários se você estiver no modelo de colaborador legado, ou Funções de usuário e relatórios, se estiver no modelo de assinatura do usuário.
2. Passe o ponteiro do mouse sobre o usuário e selecione-o. O painel direito é exibido.

3. Marque a caixa de seleção Administrador de ativos do plano.

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Administradores de sistema

Da mesma forma que os administradores de ativos do plano, os administradores de sistema não podem conceder arbitrariamente a si mesmos ou a qualquer outra pessoa acesso a qualquer ativo. Para obter acesso, eles exigem um link para o ativo e devem solicitar acesso ao proprietário ou administrador do ativo. Se o proprietário for desativado e nenhum outro usuário tiver permissões de administrador ou administrador de ativos do plano em relação a esse ativo, a solicitação de acesso será redirecionada para o administrador de sistema; somente nesse cenário o administrador de sistema poderá conceder acesso a si mesmo.

• Por padrão, os administradores de sistema não podem abrir ativos para visualizá-los.
• Quaisquer permissões concedidas para ativos são registradas e auditadas por meio do relatório de eventos em planos onde o recurso está ativo. Saiba mais sobre como monitorar o uso de dados pela sua organização.
• Para garantir que os administradores de sistema existentes não possam acessar ativos específicos, você pode precisar de um plano separado e não conceder acesso a outros usuários.

Outros pontos importantes

• Como administrador de sistema, você pode criar um relatório de acesso à planilha no centro de administração para obter uma lista de todos os ativos do seu plano.

• Quando alguém exclui um ativo, ele é armazenado na lixeira por 30 dias. O ativo pode ser recuperado da lixeira durante esse período.
   

  Os ativos excluídos só podem ser restaurados pelo administrador que os excluiu.

• Os administradores de sistema e os administradores de ativos do plano não podem ver o conteúdo de um ativo se não tiverem permissões de visualizador ou superiores sobre o ativo.