Aplica-se a
- Pro
- Business
- Enterprise
Recursos
Quem pode usar esse recurso?
- Administrador de sistema
Visão geral da propriedade de ativos
Planilhas, painéis, relatórios, formulários e áreas de trabalho são ativos que você pode criar usando o Smartsheet. Seu plano possui esses ativos para mitigar possíveis obstáculos relacionados a exclusões acidentais, ativos órfãos ou solicitações de perda de acesso.
Quem pode usar isso?
Planos:
- Pro
- Business
- Enterprise
Permissões:
- Administrador de sistema
Descubra se essa capacidade está incluída em Smartsheet Regions ou Smartsheet Gov.
Ao criar um ativo, você ganha automaticamente permissões de proprietário em relação a ele. Em seguida, você pode compartilhar esse ativo com outros colaboradores e conceder a eles acesso atribuindo permissões de administrador, editor, proprietário, visualizador ou comentarista.
No entanto, é importante observar que os ativos que você cria são principalmente de propriedade do seu plano. Esse modelo de propriedade facilita o gerenciamento de solicitações de acesso e evita o risco de perder ativos valiosos quando um indivíduo sai do plano Smartsheet de sua empresa.
Como funcionam as notificações de solicitação de acesso?
Nosso modelo de propriedade garante que as solicitações de acesso não sejam perdidas ou desacompanhadas. Por exemplo, se um colaborador tiver permissões de proprietário ou administrador em relação ao ativo e sair de férias ou de licença, alguém que esteja disponível e tenha as permissões certas em relação ao ativo ainda pode ser notificado e revisar a solicitação de acesso, permitindo um serviço ininterrupto.
A lógica é a seguinte:
Existe um proprietário ou administrador ativo?
- Em caso afirmativo, a notificação é enviada a todos eles.
- Em caso negativo, há administradores de ativos do plano?
- Em caso afirmativo, os administradores de ativos do plano recebem a notificação.
- Em caso negativo, os administradores de sistema recebem a notificação.
Administradores dos ativos do plano
Os administradores de ativos do plano servem como uma barreira para garantir que as solicitações de acesso sejam encaminhadas a alguém que não seja o administrador de sistema nos casos em que nenhum proprietário ou administrador é atribuído a um ativo.
Os administradores de sistema podem atribuir a função de administrador de ativos do plano a qualquer usuário. Os administradores de ativos do plano recebem notificações de solicitações de acesso quando não há um proprietário ou administrador definido em um ativo.
Lembre-se do seguinte
Os administradores de ativos do plano não podem conceder arbitrariamente a si mesmos ou a qualquer outra pessoa acesso a qualquer ativo. Para obter acesso, eles precisam de um link para o ativo e, em seguida, devem solicitar acesso ao proprietário ou administrador do ativo. Se o proprietário for desativado e nenhum outro usuário tiver permissões de administrador nesse ativo, a solicitação de acesso será redirecionada para o administrador de ativos do plano; somente nesse cenário o administrador de ativos do plano poderá conceder acesso a si mesmo.
O que os administradores de ativos do plano podem fazer?
Os administradores de ativos do plano gerenciam solicitações de acesso a itens em que nenhum outro usuário tem permissões de proprietário ou administrador. Eles não têm permissões de administrador de ativos ou de nível de proprietário, como a capacidade de reorganizar colunas, bloquear/desbloquear linhas, criar formulários, adicionar dependências etc., a menos que também recebam permissões de administrador de ativos para esse ativo.
Por padrão, os administradores de ativos do plano não têm acesso para exibir o conteúdo de um ativo. Saiba mais sobre os níveis de permissões de compartilhamento e recursos de função.
Para atribuir a função de administrador de ativos do plano
- No Centro de administração, navegue até Gerenciamento de usuários se você estiver no modelo de colaborador legado, ou Funções de usuário e relatórios, se estiver no modelo de assinatura do usuário.
- Passe o ponteiro do mouse sobre o usuário e selecione-o. O painel direito é exibido.
Marque a caixa de seleção Administrador de ativos do plano.
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Administradores de sistema
Da mesma forma que os administradores de ativos do plano, os administradores de sistema não podem conceder arbitrariamente a si mesmos ou a qualquer outra pessoa acesso a qualquer ativo. Para obter acesso, eles exigem um link para o ativo e devem solicitar acesso ao proprietário ou administrador do ativo. Se o proprietário for desativado e nenhum outro usuário tiver permissões de administrador ou administrador de ativos do plano em relação a esse ativo, a solicitação de acesso será redirecionada para o administrador de sistema; somente nesse cenário o administrador de sistema poderá conceder acesso a si mesmo.
- Por padrão, os administradores de sistema não podem abrir ativos para visualizá-los.
- Quaisquer permissões concedidas para ativos são registradas e auditadas por meio do relatório de eventos em planos onde o recurso está ativo. Saiba mais sobre como monitorar o uso de dados pela sua organização.
- Para garantir que os administradores de sistema existentes não possam acessar ativos específicos, você pode precisar de um plano separado e não conceder acesso a outros usuários.
Outros pontos importantes
- Como administrador de sistema, você pode criar um relatório de acesso à planilha no centro de administração para obter uma lista de todos os ativos do seu plano.
Quando alguém exclui um ativo, ele é armazenado na lixeira por 30 dias. O ativo pode ser recuperado da lixeira durante esse período.
Os ativos excluídos só podem ser restaurados pelo administrador que os excluiu.
- Os administradores de sistema e os administradores de ativos do plano não podem ver o conteúdo de um ativo se não tiverem permissões de visualizador ou superiores sobre o ativo.
Por que preciso de um administrador de ativos do plano?
O administrador de ativos do plano serve como barreira para garantir que as solicitações de acesso sejam encaminhadas a alguém que não seja o administrador de sistema nos casos em que nenhum proprietário ou administrador é atribuído a um ativo.
Estou recebendo muitas solicitações de acesso porque sou administrador de várias planilhas e áreas de trabalho. O que eu devo fazer?
Recomendamos que você reduza seu acesso para a permissão de editor no ativo. Se você precisar de acesso de administrador para usar recursos específicos, solicite a atualização temporária para um administrador, execute sua tarefa e faça o rebaixamento do acesso para editor.
Estou preocupado que os administradores de sistema possam atribuir permissões a qualquer coisa. O que faço com dados confidenciais aos quais os administradores de sistema não devem ter acesso?
- Os ativos são gerenciados pela empresa e, por padrão, os administradores de sistema não podem abri-los para visualizá-los. Quando um administrador de sistema atribui a si mesmo permissões para um ativo, o evento é registrado e passível de auditoria.
- Para garantir que os administradores de sistema existentes não possam acessar ativos específicos, a equipe que exige confidencialidade especial pode considerar o uso de um plano separado que eles gerenciam por conta própria e não conceder acesso a outros usuários.
Why are sheets owned by unlicensed users or non-Members on my plan still active? I thought Smartsheet deactivated items not owned by licensed users or Members
Previously, when a user's license or Member status was removed, all items they held Owner permissions on were deactivated. Now, Smartsheet transfers Owner permissions of these items to the plan itself rather than deactivating them. This ensures your processes remain functional, regardless of changes to a user's permissions, license, or Member status.
If I remove a user from my plan, does the sheet become inaccessible to them?
Previously, when a user was removed, any sheets they held Owner permissions on would become inactive, making those sheets read-only for all users, including the removed user.
Now, when a user is removed, they can still access and edit the sheets, as these sheets remain active. To prevent the removed user from accessing the sheets, the System Admin must transfer Owner permissions and Remove Sharing from that user, which will revoke their access to all items in your plan.
Alternatively, if the System Admin deactivates the user instead of removing them, this issue would be avoided since deactivated users can no longer sign into their Smartsheet account.
Como faço para obter uma lista de todos os meus ativos em um plano?
Os administradores de sistema podem criar um relatório de acesso à planilha no centro de administração para obter uma lista de todos os ativos do plano.