Planilhas, painéis, relatórios, formulários e áreas de trabalho são itens que você pode criar usando o Smartsheet. Seu plano possui esses itens para mitigar possíveis obstáculos relacionados a exclusões acidentais, itens órfãos ou solicitações de perda de acesso.
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Este artigo discute informações relevantes tanto para o modelo de colaborador legado quanto para o modelo de assinatura de usuário. Se você não tem certeza sobre o tipo de modelo, saiba como identificar o modelo do seu plano.
Ao criar um item, você ganha automaticamente permissões de proprietário em relação a ele. Em seguida, você pode compartilhar esse item com outros colaboradores e conceder a eles acesso atribuindo permissões de administrador, editor, proprietário, visualizador ou comentarista.
No entanto, é importante observar que os itens que você cria são principalmente de propriedade do seu plano. Esse modelo de propriedade facilita o gerenciamento de solicitações de acesso e evita o risco de perder itens valiosos quando um indivíduo sai do plano do Smartsheet de sua empresa.
Como funcionam as notificações de solicitação de acesso?
Nosso modelo de propriedade garante que as solicitações de acesso não sejam perdidas ou desacompanhadas. Por exemplo, se um colaborador tiver permissões de proprietário ou administrador em relação ao item e sair de férias ou de licença, alguém que esteja disponível e tenha as permissões certas em relação ao item ainda poderá receber uma notificação e revisar a solicitação de acesso, permitindo um serviço ininterrupto.
A lógica é a seguinte:
Existe um proprietário ou administrador ativo de um item?
- Em caso afirmativo, a notificação será enviada a todos eles
- Em caso negativo, há administradores de ativos do plano?
- Em caso afirmativo, os administradores de ativos do plano receberão a notificação
- Em caso negativo, os administradores de sistema receberão a notificação
Administradores de ativos do plano
Os administradores de ativos do plano servem como uma barreira para garantir que as solicitações de acesso sejam encaminhadas a alguém que não seja o administrador de sistema nos casos em que nenhum proprietário ou administrador é atribuído a um item.
Os administradores de sistema podem atribuir a função de administrador de ativos do plano a qualquer usuário licenciado. Os administradores de ativos do plano recebem notificações de solicitações de acesso quando não há um proprietário ou administrador definido em um item.
Importante lembrar
Os administradores de ativos do plano não podem conceder arbitrariamente a si mesmos ou a qualquer outra pessoa acesso a qualquer item. Para obter acesso, eles precisam de um link para o item e, em seguida, devem solicitar acesso ao proprietário ou administrador do item. Se o proprietário for desativado e nenhum outro usuário tiver permissões de administrador nesse item, a solicitação de acesso será redirecionada para o administrador de ativos do plano; somente nesse cenário o administrador de ativos do plano poderá conceder acesso a si mesmo.
O que os administradores de ativos do plano podem fazer?
Os administradores de ativos do plano gerenciam solicitações de acesso a itens em que nenhum outro usuário tem permissões de proprietário ou administrador. Eles não têm permissões de administrador de itens ou de nível de proprietário, como a capacidade de reorganizar colunas, bloquear/desbloquear linhas, criar formulários, adicionar dependências etc., a menos que também recebam permissões de administrador de itens para esse item.
Por padrão, os administradores de ativos do plano não têm acesso para exibir o conteúdo de um item. Saiba mais sobre os níveis de permissões de compartilhamento e recursos de função.
Para atribuir a função de administrador de ativos do plano
- No centro de administração, selecione o ícone de menu no canto superior esquerdo.
- Acesse Usuários e grupos > Funções de usuário e relatórios. A página Gerenciamento de usuários é exibida.
- Passe o cursor sobre o usuário e selecione-o. O painel direito é exibido.
Marque a caixa de seleção Administrador de ativos do plano.
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Administradores de sistema
Da mesma forma que os administradores de ativos do plano, os administradores de sistema não podem conceder arbitrariamente a si mesmos ou a qualquer outra pessoa acesso a qualquer item. Para obter acesso, eles precisam de um link para o item e devem solicitar acesso ao proprietário ou administrador do item. Se o proprietário for desativado e nenhum outro usuário tiver permissões de administrador ou administrador de ativos do plano em relação a esse item, a solicitação de acesso será redirecionada para o administrador de sistema; somente nesse cenário o administrador de sistema poderá conceder acesso a si mesmo.
- Por padrão, os administradores de sistema não podem abrir itens para visualizá-los.
- Quaisquer permissões concedidas para itens são registradas e auditadas por meio do relatório de eventos em planos onde o recurso está ativo. Saiba mais sobre como monitorar o uso de dados pela sua organização.
- Para garantir que os administradores de sistema existentes não possam acessar itens específicos, você pode precisar de um plano separado e não conceder acesso a outros usuários.
Outros pontos importantes
- Como administrador de sistema, você pode criar um relatório de acesso à planilha no centro de administração para obter uma lista de todos os itens do seu plano.
Quando alguém exclui um item do Smartsheet, ele é armazenado na lixeira por 30 dias. O item pode ser recuperado da lixeira durante esse período.
Os itens excluídos só podem ser restaurados pelo administrador que os excluiu.
- Os administradores de sistema e os administradores de ativos do plano não poderão ver o conteúdo de um item se não tiverem permissões de visualizador ou superiores sobre o item.
Por que preciso de um administrador de ativos do plano?
O administrador de ativos do plano serve como barreira para garantir que as solicitações de acesso sejam encaminhadas a alguém que não seja o administrador de sistema nos casos em que nenhum proprietário ou administrador é atribuído a um item.
Estou recebendo muitas solicitações de acesso porque sou administrador de várias planilhas e áreas de trabalho. O que devo fazer?
Recomendamos que você reduza seu acesso para a permissão de editor no item. Se você precisar de acesso de administrador para usar recursos específicos, solicite a atualização temporária para um administrador, execute sua tarefa e faça o rebaixamento do acesso para editor.
Receio que os administradores de sistema possam atribuir permissões a qualquer coisa. O que faço com dados confidenciais aos quais os administradores de sistema não devem ter acesso?
- Os ativos são gerenciados pela empresa e, por padrão, os administradores de sistema não podem abrir os itens para exibi-los. Quando um administrador de sistema atribui a si mesmo permissões para um item, o evento é registrado e passível de auditoria.
- Para garantir que os administradores de sistema existentes não possam acessar itens específicos, a equipe que exige confidencialidade especial pode considerar o uso de um plano separado que eles gerenciam por conta própria e não conceder acesso a outros usuários.
Por que as planilhas pertencentes a usuários não licenciados ou não membros do meu plano ainda estão ativas? Pensei que o Smartsheet havia desativado itens que não pertenciam a usuários ou membros licenciados.
Antes, quando a licença ou o status de membro de um usuário era removido, todos os itens nos quais ele tinha permissões de proprietário eram desativados. Agora, o Smartsheet transfere as permissões de proprietário desses itens para o próprio plano em vez de desativá-los. Isso garante que os processos permaneçam funcionais, independentemente das alterações nas permissões, na licença ou no status de membro de um usuário.
Se eu remover um usuário do meu plano, a planilha ficará inacessível para ele?
Antes, quando um usuário era removido, todas as planilhas nas quais ele tinha permissões de proprietário ficavam inativas, tornando essas planilhas somente leitura para todos os usuários, incluindo o usuário removido.
Agora, quando um usuário é removido, ele ainda pode acessar e editar as planilhas, pois elas permanecem ativas. Para evitar que o usuário removido acesse as planilhas, o administrador de sistema deve transferir permissões de proprietário e remover compartilhamento desse usuário, o que revogará o acesso dele a todos os itens do seu plano.
Como alternativa, se o administrador de sistema desativar o usuário em vez de removê-lo, esse problema será evitado, pois os usuários desativados não poderão mais fazer login na conta do Smartsheet.
Como faço para obter uma lista de todos os meus ativos em um plano?
Os administradores de sistema podem criar um relatório de acesso à planilha no centro de administração para obter uma lista de todos os itens do plano.