É possível enviar informações de planilhas ou relatórios por e-mail de algumas formas diferentes.
USM Content
Você tem diferentes opções de compartilhamento:
- Se precisa fornecer aos destinatários uma versão somente leitura dos dados, envie uma ou mais linhas por e-mail.
- Se deseja permitir que alguém edite linhas em sua planilha, mesmo que a pessoa não tenha conta do Smartsheet, use uma solicitação de atualização.
- Se precisa compartilhar um instantâneo de uma planilha ou de um relatório, uma vez ou com frequência, envie a planilha ou o relatório por e-mail como um anexo de PDF ou Excel.
- Se precisa conceder acesso aos colaboradores em uma planilha, envie um link seguro para a planilha.
No caso de assinantes do plano Empresa, um administrador de sistema do Smartsheet pode restringir as habilidades de compartilhamento apenas a endereços de e-mail específicos.
Envie uma ou mais linhas por e-mail
Você pode enviar até 50 linhas por e-mail.
- Na(s) linha(s) que você precisa enviar, selecione Menu de linha
.
Para enviar várias linhas, pressione e segure Shift ou Ctrl (Command ⌘ no Mac) enquanto seleciona vários números de linha. - Selecione Enviar....
- No campo Para, insira os endereços de e-mail das pessoas ou grupos que devem receber o e-mail. Separe os endereços de e-mail com vírgula ou ponto e vírgula. Para adicionar contatos na sua Lista de contatos do Smartsheet, selecione Selecionar contatos
. - Nas caixas Assunto e Mensagem, edite o assunto e a mensagem do e-mail conforme necessário.
- Personalize as informações que deseja adicionar ao e-mail e o layout do e-mail.
- Incluído: todas as colunas (inclusive anexos e discussões) são incluídas por padrão. Selecione Editar para adicionar ou remover colunas, anexos ou comentários do e-mail.
- Layout: edite a forma de exibir as informações que você adicionar. Esta opção só fica disponível quando você envia uma linha única.
- Para receber uma cópia do e-mail, selecione Cópia para mim.
- Selecione Enviar.
Se você estiver trabalhando em um relatório com informações de várias planilhas, somente linhas com valores da mesma planilha poderão ser incluídas na mensagem do e-mail.
Em um relatório com agrupamento aplicado, os cabeçalhos de grupo não podem ser selecionados junto com linhas de planilha.
Enviar uma planilha como anexo
É possível enviar um instantâneo de uma planilha ou de um relatório anexando-o a uma mensagem de e-mail como um arquivo PDF ou Excel (.xls).
- Na barra de menus, selecione Arquivo > Enviar como anexo....
- No campo Para, insira os endereços de e-mail das pessoas que devem receber o e-mail. Separe os endereços de e-mail com vírgula ou ponto e vírgula. Para escolher em sua lista de contatos do Smartsheet quem receberá o e-mail, selecione Contatos
- Edite o assunto e a mensagem do e-mail conforme necessário. Por padrão, o nome da planilha fica no campo Assunto.
- Selecione o tipo de anexo que você precisa enviar. Se desejar enviar a planilha como um PDF, selecione (opções) para acessar o menu Configuração do PDF e definir como será o anexo.
- Opcional: se você quiser definir quando enviar o e-mail ou uma frequência de envio, selecione Agenda. Em seguida, defina a frequência da entrega ou especifique quando deseja que o e-mail seja enviado. Selecione OK.
- Selecione Enviar.
As recorrências serão exibidas no painel direito do formulário Enviar como anexo.
Enviar um link seguro para uma planilha
Um link permanente é um URL permanente de uma página ou um site. O Smartsheet gera esse tipo de link para cada planilha.
Colaboradores compartilhados podem usar o link para acessar a planilha diretamente no Smartsheet. É possível marcar o link permanente como favorito para ter acesso fácil a ele. Qualquer pessoa que não for colaborador da planilha verá uma mensagem de erro se acessar o link permanente.
- No canto superior direito da planilha, selecione Compartilhar. No formulário Compartilhamento da planilha, se o item não for compartilhado com ninguém, você verá a seção Detalhes do convite.
- Para expor o URL do link seguro da planilha, selecione Colaboradores. O link fica abaixo da lista de colaboradores compartilhados.
- Selecione o ícone de E-mail para enviar o link permanente para todos os colaboradores da planilha.
Se desejar que os usuários acessem um item do Smartsheet sem exigir que façam login, gere um link acessível por qualquer pessoa.
Personalizar a mensagem de compartilhamento
- Na barra de menus, selecione Arquivo > Enviar e-mail para os usuários compartilhados....
- Opcional: para restringir a lista de destinatários, selecione Todos os usuários compartilhados. Por padrão, o e-mail vai para todos os colaboradores da planilha.
- Edite o assunto e a mensagem do e-mail. O nome da planilha é exibido como a linha de assunto padrão.
- Para receber uma cópia do e-mail, selecione Cópia para mim.
- Selecione Enviar.