Compartilhar informações da planilha por e-mail

Aplica-se a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Para enviar informações de planilhas ou relatórios para as pessoas por e-mail, você tem algumas opções.

Para fazer isso

 

Use este método

 

Forneça aos destinatários uma versão somente leitura dos dados.

Se você quiser permitir que alguém edite linhas em sua planilha, mesmo que essa pessoa não tenha uma conta do Smartsheet, use uma Solicitação de atualização.

Envie uma ou mais linhas por e-mail.

 

Compartilhe um instantâneo estático uma vez ou de forma recorrente.

 

Envie toda a planilha ou relatório por e-mail como um anexo em PDF ou Excel (.xls).

 


Dê acesso aos colaboradores em uma planilha.

 

Enviar um link seguro para a planilha.

 


Se você for um assinante Empresa, um Administrador do sistema Smartsheet pode restringir sua capacidade de compartilhar informações, de modo que você poderá enviar apenas para determinados endereços de e-mail.


Envie uma ou mais linhas por e-mail

Se você estiver trabalhando em um relatório com informações de várias planilhas, esteja ciente de que apenas linhas com valores da mesma planilha podem ser incluídas na mensagem de e-mail.

  1. Nas linhas que você precisa enviar, selecione o Menu de linha.
    Para enviar várias linhas, mantenha pressionada a tecla Shift ou Ctrl (Command ⌘ no Mac) ao selecionar vários números de linha. O e-mail pode exibir até 50 linhas.
  2. Selecione Enviar.
  3. Na caixa Para, digite os endereços de e-mail das pessoas ou grupos que devem receber o e-mail. Separe os endereços de e-mail com uma vírgula ou um ponto-e-vírgula.
  4. Nas caixas Assunto e Mensagem, edite o assunto e a mensagem do e-mail conforme necessário.
  5. Personalize as informações que deseja adicionar ao e-mail e o layout do e-mail.
    • Incluído: Por padrão, todas as colunas (incluindo anexos e discussões) serão enviadas. Use este campo para editar as colunas que você precisa adicionar ou remover do e-mail.
    • Layout: Edite como deseja exibir as informações adicionadas.
      A opção de layout só está disponível quando você envia uma única linha.
  6. Para receber uma cópia do e-mail, selecione Cópia para mim. Esta é a única maneira de controlar as linha que foram enviadas do Smartsheet.
  7. Selecione Enviar.

Você enviou a(s) linha(s) por e-mail! Normalmente, as mensagens são enviadas em cinco minutos.


Enviar uma planilha como um anexo de e-mail

É possível enviar um instantâneo da planilha ou um relatório anexando-o a uma mensagem de e-mail como um arquivo PDF ou Excel (.xls).

Enviar uma planilha como anexo de e-mail

  1. Na barra de menus, selecione Arquivo > Enviar como anexo.
  2. Digite os endereços de e-mail das pessoas que devem receber o e-mail. Separe os endereços de e-mail com uma vírgula ou um ponto-e-vírgula.
  3. Se necessário, edite o assunto e a mensagem do e-mail. Por padrão, o nome da planilha é incluído no campo Assunto.
  4. Selecione o tipo de anexo que você precisa enviar.Se você deseja enviar a planilha como PDF, selecione (Opções) para acessar o menu Configuração de PDF e definir a aparência do anexo.
  5. Selecione Enviar.

Por padrão, o anexo será enviado imediatamente e apenas uma vez.

Para compartilhar um número selecionado de linhas, você pode usar um filtro para exibir apenas as linhas que deseja enviar. Os filtros funcionam apenas em anexos para uma única vez. Não é possível usar filtros com anexos enviados de forma recorrente.

Configurar uma recorrência para enviar um anexo de arquivo

  1. Na barra de menus, selecione Arquivo > Enviar como anexo.
  2. Selecione Cronograma.
  3. Selecione a frequência de sua entrega (por exemplo, diária) e especifique as outras opções de recorrência.
  4. Selecione OK.

As recorrências aparecerão no painel direito do formulário Enviar como anexo.

Na seção Entrega do formulário Enviar como anexo, selecione a programação que você definiu para editá-la.


Envie um link seguro para uma planilha

Um link permanente é um URL permanente de uma página ou site. O Smartsheet gera um desses para cada planilha.

Os colaboradores compartilhados podem usar o link para acessar a planilha diretamente no Smartsheet. Você pode marcar o link permanente para facilitar o acesso. Qualquer pessoa que não seja colaboradora da planilha verá uma mensagem de erro se visitar o link permanente.
Se você quiser que os usuários acessem um item do Smartsheet sem exigir que eles façam login, gere um link que pode ser acessado por qualquer pessoa.

  1. No canto superior direito da planilha, selecione Compartilhar. No formulário Compartilhamento de planilhas, se o item não tiver sido compartilhado com ninguém, você verá os Detalhes de convite. ​​​​
  2. Para expor o URL do link de planilha segura, selecione Colaboradores. Você verá o link logo abaixo da lista de colaboradores compartilhados.
  3. Para enviar o link permanente por e-mail para todos os colaboradores da planilha, selecione o ícone E-mail.

Personalize sua mensagem de compartilhamento

  1. Na barra de menus, selecione Arquivo > Usuários compartilhados de e-mail.
  2. Edite o assunto e a mensagem do e-mail. Por padrão, o nome da planilha será listado na linha Assunto.
  3. Para receber uma cópia do e-mail, selecione Cópia para mim. Esta é a única maneira de rastrear os e-mails que você enviou aos colaboradores a partir do Smartsheet.
  4. Selecione Enviar.

Por padrão, o e-mail será enviado a todos os colaboradores da planilha. Para restringir a lista de destinatários, selecione Todos os usuários compartilhados.