Compartilhar informações da planilha por e-mail

Aplica-se a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Para enviar informações de planilhas ou relatórios para as pessoas por e-mail, você tem algumas opções.

Para fazer isso

 

Use este método

 

Forneça aos destinatários uma versão somente leitura dos dados.


NOTA: Se você quiser que alguém possa editar linhas em sua planilha, mesmo que essa pessoa não tenha uma conta do Smartsheet, use uma Solicitação de atualização. Mais detalhes sobre isso estão disponíveis em nosso artigo Solicitações de atualização na Central de Ajuda.

Envie uma ou mais linhas por e-mail.

 

Compartilhe um instantâneo estático uma vez ou de forma recorrente.

 

Envie toda a planilha ou relatório por e-mail como um anexo em PDF ou Excel (.xls).

 

Dê acesso às pessoas que compartilham a planilha

 

Enviar um link seguro para a planilha.

 


Se você for membro de um plano Empresa, um Admin de sistema do Smartsheet pode limitar a sua capacidade de compartilhar informações de modo que você possa enviar apenas para endereços de e-mail específicos. Para obter mais informações, consulte “Defina uma lista de compartilhamento de domínios aprovados” no artigo Controles de segurança.


Envie uma ou mais linhas por e-mail

É possível enviar linhas de uma planilha ou de um relatório a qualquer pessoa por e-mail.

NOTA: Se você estiver trabalhando em um relatório que combina informações de várias planilhas, esteja ciente de que apenas as linhas da mesma planilha podem ser incluídas na mensagem de e-mail.

  1. Clique na seta suspensa ao lado do número da linha que você deseja enviar e selecione Enviar.

    O formulário Enviar é exibido.



    DICA: Para enviar várias linhas, mantenha pressionada a tecla Shift ou Ctrl (tecla no Mac) enquanto clica nos números de várias linhas. O e-mail pode exibir até 50 linhas.
     
  2. No campo Para, insira os endereços de e-mail das pessoas ou grupos que devem receber o e-mail. Separe os endereços de e-mail com uma vírgula ou um ponto-e-vírgula.

    DICAS:
    • Caso já tenha adicionado contatos à sua Lista de Contatos do Smartsheet, clique no ícone de colaborador , à direita, para marcar os contatos que devem receber o e-mail. Para obter mais informações sobre como usar contatos no Smartsheet, consulte Contatos do Smartsheet.
    • Em planos multiusuários, os usuários também poderão selecionar outros membros de suas respectivas equipes ou grupos, que foram criados por seus administradores de grupo.Para saber mais sobre como compartilhar e enviar informações a grupos, consulte Gerenciar e usar grupos de contatos do Smartsheet.
  3. A Linha de assunto do e-mail e o corpo da Mensagem contêm valores padrão:edite qualquer um dos campos conforme necessário.
  4. Use as opções Personalizar e Layout para especificar quais campos serão incluídos no e-mail e como serão exibidos.

    NOTA: A opção Layout está disponível apenas quando você opta por enviar uma única linha.

    Por padrão, todas as colunas (incluindo anexos e discussões) serão enviadas. Para excluir colunas, clique no botão Editar e desmarque qualquer nome de coluna que você queira omitir do e-mail.
  5. Selecione Cópia para mim para receber uma cópia do e-mail. Esta é a única maneira de rastrear as linhas que foram enviadas do Smartsheet.

  6. Clique em Enviar.

As linhas selecionadas serão incluídas no corpo da mensagem de e-mail e enviadas aos destinatários. Normalmente, as mensagens são enviadas em cinco minutos.


Voltar ao início


Enviar uma planilha como um anexo de e-mail

É possível enviar um instantâneo da planilha ou um relatório anexando-o a uma mensagem de e-mail como um arquivo PDF ou Excel (.xls).

  1. Clique em Arquivo > Enviar como anexo.

    O formulário Enviar como anexo aparecerá.

    Enviar como anexo
  2. Na caixa Para, digite os endereços de e-mail das pessoas que devem receber o e-mail. Separe os endereços de e-mail com uma vírgula ou um ponto-e-vírgula.

    DICAS:

    • Caso já tenha adicionado os contatos à sua Lista de contatos do Smartsheet, clique no ícone de colaborador e selecione os contatos que devem receber o e-mail. Consulte o artigo Contatos do Smartsheet para obter mais informações.
    • Em planos multiusuários, os usuários também poderão selecionar outros membros de suas respectivas equipes ou grupos, que foram criados por seus administradores de grupo. Para saber mais sobre como compartilhar e enviar informações a grupos, consulte Gerenciar e usar grupos de contatos do Smartsheet.
  3. Edite a Linha de assunto e o corpo da Mensagem conforme necessário. Por padrão, o nome da planilha é incluído na Linha de assunto.

  4. Selecione o tipo de anexo no campo Anexar como, escolha PDF ou Excel. DICA: Se for enviar a planilha como um anexo PDF, você poderá usar o link de opções para acessar o menu Configuração de PDF e adicionalmente definir a aparência do anexo.

  5. Escolha uma opção de Entrega para o e-mail a Enviar como anexo.

Por padrão, o anexo será enviado imediatamente e apenas uma vez. Para enviar um arquivo de forma recorrente, consulte a próxima seção deste artigo.

NOTA: Se você deseja compartilhar apenas algumas linhas, pode usar um filtro para exibir apenas as linhas que deseja enviar. (Isso funciona apenas quando você envia um anexo uma vez; você não pode usar filtros com anexos que são enviados de forma recorrente.)

Configure a recorrência para enviar um anexo de arquivo

Para enviar uma planilha como um anexo em uma recorrência que você especificar:

  1. Siga as etapas acima para abrir o formulário Enviar como anexo.
  2. No formulário, ao lado de Entrega, clique no link Programar.

    Enviar como entrega de anexo
     
  3. No formulário Opções de entrega, selecione a frequência com que deseja que a entrega ocorra (diária, semanal, mensal, anual) e especifique as outras opções de recorrência.
  4. Clique em OK.

Depois de configurá-los, as recorrências aparecerão no painel direito do formulário Enviar como anexo. Para editar ou excluir a recorrência, clique na seta ao lado da descrição da recorrência.


Envie um link seguro para uma planilha

Um link permanente é gerado para cada planilha no Smartsheet. Colaboradores compartilhados podem usar o link para acessar diretamente a planilha no Smartsheet - marque-o para facilitar o acesso. Qualquer pessoa que não esteja listada na seção Colaboradores do formulário de Compartilhamento da planilha verá uma mensagem de erro se visitar o link permanente.

DICA: Para gerar um link para uma planilha que pode ser acessada por qualquer pessoa, consulte nosso artigo da Central de Ajuda sobre Publicação de itens do Smartsheet.

  1. Clique no botão Compartilhar, na parte superior do item.

    Botão Compartilhar
    O formulário de compartilhamento será exibido.Se o item não houver sido compartilhado com ninguém, você verá os Detalhes de convite.

  2. Clique em Colaboradores para expor o URL do link da planilha segura. (Você verá o link logo abaixo da lista de colaboradores compartilhados.)
     
    Colaboradores de compartilhamento de planilhas

  3. Clique no ícone de envelope à direita do link permanente para enviá-lo via e-mail a todos os colaboradores compartilhados da planilha.


Personalize sua mensagem de compartilhamento

  1. Clique em Arquivo > Usuários compartilhados por e-mail.

    O formulário Enviar e-mail para os usuários compartilhados será exibido.


    Por padrão, o nome da planilha será listado na linha de Assunto, mas você pode alterar isso, bem como o corpo da Mensagem, da maneira como preferir.Por padrão, o e-mail será enviado a todos aqueles com que a planilha é compartilhada, mas você pode clicar em Todos os usuários compartilhados para restringir a lista de destinatários.
     
  2. Clique em Cópia para mim para receber uma cópia do e-mail.

    Esta é a única maneira de rastrear os e-mails que você enviou aos colaboradores a partir do Smartsheet.
     
  3. Clique em Enviar.

Os destinatários receberão seu e-mail com um link em que podem clicar para fazer login e abrir a planilha.