Compartilhe as informações de planilha por e-mail

Há algumas opções para o envio de informações de planilhas ou relatórios por e-mail. 

Para fazer issoUse este método
Forneça aos destinatários uma versão somente leitura dos dados.

NOTA: se você deseja conceder a alguém permissão para editar linhas em sua planilha, mesmo que essa pessoa não tenha uma conta Smartsheet, use a Solicitação de atualização. Mais detalhes sobre isso estão disponíveis em nosso artigo Solicitações de atualização localizado na Central de Ajuda.
Envie uma ou mais linhas por e-mail 
Compartilhe um instantâneo estático uma vez ou com regularidade.Envie toda a planilha ou relatório por e-mail como um PDF ou Excel (.xls) em anexo.
Conceda acesso a planilha para pessoas que estão no compartilhamentoEnvie um link seguro para a planilha.


NOTA: se você for um membro do plano Enterprise, um admin de sistema Smartsheet poderá restringir a sua capacidade de compartilhar informações de maneira que você só poderá enviar e-mails para endereços de e-mail. Para obter mais informações, consulte "definir uma lista de compartilhamento de domínios aprovados" no artigo Controles de segurança.


Envie uma ou mais linhas por e-mail

Você pode enviar linhas de uma planilha ou de um relatório para qualquer pessoa por e-mail.

NOTA: se você estiver trabalhando em um relatório que combina informações de várias planilhas, tenha em mente que somente as linhas da mesma planilha poderão ser incluídas no e-mail.

  1. Clique na seta de menu suspenso ao lado do número da linha a ser enviada por e-mail e selecione Enviar.

    O formulário Enviar aparecerá.



    DICA: para enviar várias linhas, mantenha a tecla Shift ou Ctrl pressionada (tecla no Mac) conforme for clicando nos vários números de linha. O e-mail pode exibir até 50 linhas.
     
  2. No campo "para", digite o(s) endereço(s) de e-mail da(s) pessoa(s) ou grupo(s) que deve(m) receber o e-mail. Separe os endereços de e-mail com uma vírgula ou um ponto-e-vírgula.

    DICAS:
    • Caso você já tenha adicionado contatos à sua lista de contatos do Smartsheet, clique no ícone de colaborador à direita para marcar os contatos que devem receber o e-mail. Para saber mais sobre o uso de contatos no Smartsheet, consulte Contatos do Smartsheet.
    • Em planos de multiusuário, os usuários também poderão selecionar outros membros de suas respectivas equipes ou grupos, que foram criados por seus admins de grupo. Para saber mais sobre o compartilhamento e envio de informações para grupos, consulte Gerencie e use grupos de contato no Smartsheet.
  3. O campo de assunto e a mensagem do e-mail apresentarão os valores padrão: edite-os conforme necessário.
  4. Use as opções de personalização e layout para especificar quais campos serão incluídos no e-mail e como eles serão exibidos.

    NOTA: a opção de layout fica disponível somente quando você decide enviar uma única linha.

    Por padrão, todas as colunas (incluindo anexos e discussões) serão enviadas. Para excluir colunas, clique no botão Editar e desmarque qualquer nome de coluna que você deseja omitir do e-mail.
  5. Selecione Cópia para mim para receber uma cópia do e-mail. Esta é a única maneira de rastrear as linhas que foram enviadas do Smartsheet.

  6. Clique em Enviar.

A linha selecionada será incluída no corpo do e-mail e enviada aos destinatários. As mensagens são normalmente enviadas dentro de cinco minutos.


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Envie uma planilha como anexo de e-mail

Você pode enviar um instantâneo da planilha ou relatório anexando-o a um e-mail como PDF ou Excel (.xls).

  1. Clique no ícone de ações de planilha Ações da planilha na barra de ferramentas e selecioneEnviar como anexo.

    O formulário Enviar como anexo aparecerá.

    Enviar como anexo
  2. Na caixa "para", digite o(s) endereço(s) de e-mail da(s) pessoa(s) que deve(m) receber o e-mail. Separe os endereços de e-mail com uma vírgula ou um ponto-e-vírgula.

    DICAS:

    • Caso você já tenha adicionado contatos à sua Lista de Contatos do Smartsheet, clique no ícone de colaborador para selecionar os contatos que devem receber o e-mail. Consulte o artigo Contatos do Smartsheet para obter mais informações.
    • Em planos de multiusuário, os usuários também poderão selecionar outros membros de suas respectivas equipes ou grupos, que foram criados por seus admins de grupo. Para saber mais sobre o compartilhamento e envio de informações a grupos, consulte Gerencie e use grupos de contato no Smartsheet.
  3. Edite o Campo de assunto e o corpo da Mensagem conforme necessário. Por padrão, o nome da planilha será incluído no Campo de assunto.

  4. Selecione o tipo de anexo no campo Anexar como; escolha PDF ou Excel. DICA: se for enviar a planilha como um anexo PDF, você poderá usar o link de opções para acessar o menu Configuração de PDF e adicionalmente definir a aparência do anexo.

  5. Escolha uma opção de Entrega para o e-mail a Enviar como anexo.

Por padrão, o anexo será enviado imediatamente e somente uma vez. Para enviar um arquivo periodicamente, consulte a próxima seção deste artigo.

Defina a periodicidade de envio de um arquivo anexado

Para enviar uma planilha como anexo com a periodicidade especificada:

  1. Siga as etapas acima para abrir o formulário Enviar como anexo.
  2. No formulário, próximo a Entrega, clique no link Agendar.

    Enviar como entrega de anexo
     
  3. No formulário Opções de entrega, selecione a periodicidade com a qual você deseja que a entrega ocorra (diariamente, semanalmente, mensalmente, anualmente) e especifique as outras opções de recorrência.
  4. Clique em OK.

Quando você as tiver definido, as recorrências aparecerão no painel direito do formulário Enviar como anexo. Para editar ou excluir a recorrência, clique na seta próxima à descrição da recorrência.


Envie um link seguro para uma planilha

Um link permanente é gerado para cada planilha no Smartsheet. Colaboradores por compartilhamento podem usar o link para acessar diretamente a planilha no Smartsheet - tente marcá-los para facilitar o acesso. Qualquer pessoa que não estiver listada na seção Colaboradores do formulário de Compartilhamento da planilha não verá uma mensagem de erro se visitar o link permanente.

DICA: para gerar um link para uma planilha que é acessada por qualquer pessoa, consulte o artigo da Central de Ajuda Publicando itens do Smartsheet.

  1. Clique no botão Compartilhar na parte superior do item.

    Botão Compartilhar
    O formulário de compartilhamento será exibido. Se o item não estiver compartilhado com alguma pessoa, você verá as Informações de convite.

  2. Clique em Colaboradores para mostrar a URL ao link seguro da planilha. (Você verá o link logo abaixo da lista de colaboradores por compartilhamento).
     
    Colaboradores por compartilhamento de planilha

  3. Clique no ícone de envelope à direita do link permanente para enviá-lo por e-mail para todos os colaboradores por compartilhamento da planilha.


Personalize a sua mensagem de compartilhamento

  1. Clique no ícone Enviar ou compartilhar planilha localizado envelope na barra de ferramentas esquerda e selecione Enviar e-mail para os usuários compartilhados.

    O formulário Enviar e-mail para os usuários compartilhados será exibido.


    Por padrão, o nome da planilha será listado no campo Assunto, mas você pode alterar isso, bem como o corpo da Mensagem, da maneira que preferir. Por padrão, o e-mail será enviado para todos aqueles com quem a planilha for compartilhada, mas você pode clicar em Todos os usuários compartilhados para restringir a lista de destinatários.
     
  2. Clique em Cópia para mim para receber uma cópia do e-mail.

    Esta é a única maneira de rastrear os e-mails que você enviou aos colaboradores a partir do Smartsheet.
     
  3. Clique em Enviar.

Os destinatários receberão seu e-mail com um link que podem clicar para fazer login e abrir a planilha.

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