Compartilhar informações de planilha em e-mail

Aplica-se a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

É possível enviar informações de planilhas ou relatórios por e-mail de algumas formas diferentes. 

Para fazer isso

 

Use este método

 

Forneça uma versão somente leitura dos dados para os destinatários.

Se desejar permitir que alguém edite linhas da sua planilha, mesmo se a pessoa não tiver conta do Smartsheet, use uma Solicitação de atualização.

Envie uma ou mais linhas por e-mail.

 

Compartilhe um instantâneo estático uma vez ou de forma recorrente.

 

Envie uma ficha ou relatório inteiro por e-mail em anexo em PDF ou Excel (.xls). 

 


Conceda acesso aos colaboradores em uma planilha.

 

Envie um link seguro para a planilha.

 


Se você for assinante Empresa, um administrador de sistema do Smartsheet pode limitar sua capacidade de compartilhar informações de forma que você possa enviá-las apenas para e-mails específicos.


Envie uma ou mais linhas por e-mail

Se você estiver trabalhando em um relatório com informações de várias planilhas, esteja ciente de que somente linhas com valores da mesma planilha podem ser incluídas na mensagem do e-mail.

  1. Na(s) linha(s) que você precisa enviar, selecione Menu de linha.
    Para enviar várias linhas, pressione e segure Shift ou Ctrl (Command ⌘ no Mac) enquanto seleciona vários números de linha. O e-mail pode exibir até 50 linhas.
  2. Selecione Enviar.
  3. Na caixa Para, digite os endereços de e-mail das pessoas ou grupos que devem receber o e-mail. Separe os endereços de e-mail com uma vírgula ou ponto e vírgula.
  4. Nas caixas Assunto e Mensagem, edite o assunto e a mensagem do e-mail conforme necessário.
  5. Personalize as informações que deseja adicionar ao e-mail e o layout do e-mail.
    • Incluído: todas as colunas (incluindo anexos e discussões) são incluídas por padrão. Use o campo Incluído para adicionar ou remover colunas do e-mail.
    • Layout: edite a forma como você deseja exibir as informações que acrescentar.
      A opção de layout só está disponível ao enviar uma única linha.
  6. Para receber uma cópia do e-mail, selecione Cc para mim. Cc para mim é a única forma de acompanhar linhas enviadas do Smartsheet.
  7. Selecione Enviar.

No plano Pro, os usuários podem enviar até 300 e-mails por dia a partir do Smartsheet. Os e-mails do Smartsheet são enviados quando você @menciona alguém na conversa, envia uma linha, compartilha um item do Smartsheet, envia uma confirmação de envio de formulário, entre outras funções. Se você precisar enviar mais de 300 e-mails por dia, precisará fazer upgrade para um dos nossos outros planos.

Enviar uma planilha como anexo de e-mail

É possível enviar um instantâneo de uma planilha ou um relatório anexando-o a uma mensagem de e-mail como um arquivo PDF ou Excel (.xls).

Para enviar uma planilha como anexo de e-mail

  1. Na barra de menus, selecione Arquivo > Enviar como anexo.
  2. Digite os endereços de e-mail das pessoas que devem receber o e-mail. Separe os endereços de e-mail com uma vírgula ou ponto e vírgula.
  3. Edite o assunto e a mensagem do e-mail conforme necessário. Por padrão, o nome da planilha é incluído no campo Assunto.
  4. Selecione o tipo de anexo que você precisa enviar. Se desejar enviar a planilha em PDF, selecione (Opções) para acessar o menu Configuração de PDF e definir como será o anexo.
  5. Selecione Enviar.

Por padrão o anexo será enviado imediatamente e apenas uma vez. 

É possível usar um filtro para exibir somente as linhas que você deseja enviar. Os filtros funcionam apenas em anexos enviados uma vez. Não é possível usar filtros com anexos enviados de forma recorrente.

Para configurar uma recorrência para enviar um anexo de arquivos

  1. Na barra de menus, selecione Arquivo >Enviar como anexo.
  2. Selecione Agendar
  3. Selecione a frequência da sua entrega (ex.: Diária) e especifique as outras opções de recorrência.
  4. Selecione OK.

As recorrências serão exibidas no painel direito do formulário Enviar como anexo

Na seção Entrega do formulário Enviar como anexo, selecione o cronograma que você definiu para editá-lo.


Enviar um link seguro para uma planilha

Um link permanente é um URL permanente de uma página ou um site. O Smartsheet gera esse tipo de link para cada planilha. 

Colaboradores compartilhados podem usar o link para acessar a planilha diretamente no Smartsheet. É possível marcar o link permanente como favorito para um acesso fácil. Qualquer pessoa que não for colaborador da planilha verá uma mensagem de erro se acessar o link permanente.
Se desejar que os usuários acessem um item do Smartsheet sem exigir que façam login, gere um link acessível por qualquer pessoa.

  1. No canto superior direito da planilha, selecione Compartilhar. No formulário Compartilhamento da planilha, se o item não for compartilhado com ninguém, você verá a seção Detalhes do convite. ​​​​
  2. Para expor o URL do link seguro da planilha, selecione Colaboradores. Você verá o link logo abaixo da lista de colaboradores compartilhados.
  3. Selecione o ícone E-mail para enviar o link permanente por e-mail para todos os colaboradores da planilha.

Personalizar sua mensagem de compartilhamento

  1. Na barra de menus, selecione Arquivo> Enviar e-mail para os usuários compartilhados.
  2. Edite o assunto e a mensagem do e-mail. O nome da planilha é exibido como a linha de assunto padrão. 
  3. Para receber uma cópia do e-mail, selecione Cc para mim. O Cc para mim  é a única maneira de rastrear o e-mail que você enviar aos colaboradores a partir do Smartsheet.
  4. Selecione Enviar.

Por padrão, o e-mail vai para todos os colaboradores da planilha. Para restringir a lista de destinatários, selecione Todos os usuários compartilhados.