Melhore a colaboração compartilhando áreas de trabalho e os itens dentro delas. Entenda melhor como dar aos seus colaboradores acesso aos itens de que precisam.
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Quando você compartilha uma área de trabalho com um usuário, ele pode acessar todos os itens dessa área de trabalho.
Se o compartilhamento precisar ser alterado, você poderá remover pessoas da área de trabalho ou ajustar as permissões de compartilhamento.
As pessoas com quem você compartilha uma área de trabalho não podem acessar nenhum dos seus itens do Smartsheet fora da área de trabalho, a menos que você os compartilhe explicitamente. Para compartilhar itens da área de trabalho individualmente, consulte Visão geral: compartilhar planilhas e relatórios para obter detalhes.
Noções básicas do compartilhamento da área de trabalho
Abra a área de trabalho.
- Selecione a guia Início > Áreas de trabalho.
- Selecione o nome da área de trabalho que você deseja compartilhar.
Como alternativa, pesquise sua área de trabalho pelo nome no ícone de pesquisa ou use o ícone deestrela no painel da área de trabalho para adicioná-la à guia Favoritos para acesso rápido.
Para revisar quem já tem acesso à sua área de trabalho:
- Selecione a lista suspensa ao lado do botão Compartilhar. Selecione Compartilhar área de trabalhopara revisar a lista de pessoas com acesso emGerenciar acesso.
Para revisar quem já tem acesso a um item:
- Selecione o botão Compartilhar e revise as pessoas na lista em Gerenciar acesso.
Compartilhar uma área de trabalho
- No canto superior direito da área de trabalho, selecione Compartilhar > Compartilhar área de trabalho.
- No campo Adicionar pessoas por nome, e-mail ou grupo, digite os nomes ou endereços de e-mail dos usuários ou grupos que podem acessar esta área de trabalho.
- Use a lista suspensa para selecionar um nível de permissão para cada colaborador.
- Opcional: use o campo Mensagem para personalizar uma mensagem para seus colaboradores.
- Selecione Compartilhar.
As pessoas e os grupos que você convidou são compartilhados com a área de trabalho e recebem a notificação.
Se você tiver muitos destinatários de e-mail, uma caixa de diálogo de confirmação será exibida. Se ainda quiser enviar a notificação, selecione Notificar mesmo assim. Você pode remover pessoas da lista de e-mails selecionando Voltar e desmarcando a caixa de seleção Notificar pessoas.
Os proprietários ou administradores podem compartilhar, remover o compartilhamento e modificar as permissões de compartilhamento de qualquer colaborador.
Considere o seguinte:
- Quando você compartilha uma área de trabalho, a janela Compartilhar especifica que Destinatários sem uma estação de membro podem ser limitados ao acesso somente visualização.
- Os colaboradores com quem você está compartilhando o painel devem ter o tipo de estação certo para se tornarem administradores. Como administrador, abra a janela Compartilhar, acesseGerenciar acessoe passe o mouse sobre um nome para visualizar o tipo de estação dessa pessoa.
Compartilhar um item em uma área de trabalho
- Na área de trabalho, abra o item que deseja compartilhar.
- No canto superior direito do item, selecione Compartilhar.
- No campo Adicionar pessoas por nome, e-mail ou grupo, digite os nomes ou endereços de e-mail dos usuários ou grupos que podem acessar este item.
- Use a lista suspensa para selecionar um nível de permissão para cada colaborador.
- Opcional: use o campo Mensagem para personalizar uma mensagem para seus colaboradores.
- Selecione Compartilhar.
Observe o ícone ao lado do nível de permissão do colaborador para diferenciar quando ele tem acesso apenas ao item ou à área de trabalho.
- Quando ele tem acesso à área de trabalho, você vê este ícone
. - Quando ele tem acesso apenas ao item, você vê este ícone
para planilhas, este ícone
para relatórios e este ícone
Interromper o compartilhamento ou alterar os níveis de permissão no nível da área de trabalho
- Na área superior direita da área de trabalho, selecione a lista suspensa ao lado do botão Compartilhar. Selecione Compartilhar área de trabalho.
- Abra a seção Gerenciar acesso e encontre o colaborador que deseja remover ou alterar.
- Passe o mouse sobre o nome do colaborador.
- Remova-o selecionando o X ao lado do nível de permissão ou altere o nível de permissão no menu suspenso.
Se você interromper o compartilhamento com um colaborador quando ele visualizar uma planilha na área de trabalho, o colaborador receberá uma mensagem de erro na próxima vez que salvar ou atualizar.
Permissões de compartilhamento da área de trabalho
O nível de permissão que você concede a um usuário (ou a um grupo) determina o acesso a uma área de trabalho e seus itens.
Como melhor prática, você deve compartilhar uma área de trabalho com o nível mais baixo de permissões (visualizador ou comentarista).
Se você alterar a permissão de um administrador da área de trabalho para editor ou visualizador, você se tornará o novo proprietário dos itens do Smartsheet que ele possui nessa área de trabalho.
Esta tabela mostra como o acesso de um usuário a uma área de trabalho ou a um item dentro dela pode ser afetado.
| Quando você | O usuário | Por exemplo |
|---|---|---|
| Dar a um usuário mais permissões de compartilhamento da área de trabalho do que ele tem em um item individual | Recebe o nível de permissão mais alto no item localizado nessa área de trabalho | Você concedeu a alguém acesso de nível de editor a uma planilha e essa pessoa tem permissões de administrador na área de trabalho onde a planilha está localizada. Essa pessoa terá permissões no nível de administrador na planilha. |
| Dar a um usuário menos permissões de compartilhamento de área de trabalho do que ele tem em um item individual | Não vê alterações no acesso ao item na área de trabalho | Um usuário é um editor em uma planilha. Em seguida, você concedeu acesso de visualizador na área de trabalho onde a planilha está localizada. O nível de permissão nessa planilha não vai mudar: ele ainda será um editor nessa planilha específica. |
Você não pode conceder a outro colaborador um nível de acesso superior ao seu. Por exemplo, você não pode promover outro editor a administrador se for um editor.
| Acompanhamento | Visualizador | Comentarista | Editor | Administrador | Proprietário |
|---|---|---|---|---|---|
| Exibir todo o conteúdo do item da área de trabalho | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Adicionar comentários e anexos às linhas | x | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Editar o conteúdo nas planilhas e nos relatórios | x | x | ✓ | ✓ | ✓ |
| Compartilhar a área de trabalho ou os itens da área de trabalho | x | x | x (a menos que especificado) | ✓ | ✓ |
| Renomear ou adicionar itens da área de trabalho | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Mover itens da área de trabalho para dentro ou para fora | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Excluir itens da área de trabalho | x | x | x | ✓ | ✓ |
| Excluir a área de trabalho | x | x | x | x | ✓ |
Consulte o artigo Níveis de permissão de compartilhamento para ver os níveis de permissão e como eles afetam os itens do Smartsheet.
Você pode facilitar o gerenciamento do compartilhamento da área de trabalho com os grupos de contatos do Smartsheet. Observe que se você compartilhar uma área de trabalho com um grupo de contatos do Smartsheet, todos os membros do grupo herdarão o nível de permissão selecionado.