Compartilhar uma área de trabalho

Aplica-se a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Recursos

Quem pode usar esse recurso?

Para compartilhar ou remover o compartilhamento de uma área de trabalho, ou alterar as permissões de compartilhamento para colaboradores, você deve ser o Proprietário ou ter acesso como Administrador ou Editor com permissão para compartilhar Níveis de permissão de compartilhamento. O Proprietário ou Administrador pode modificar as permissões de compartilhamento de qualquer colaborador, Editor com permissão para compartilhar, mas não para modificar o Proprietário ou Administradores.

Quando você compartilha uma área de trabalho com um usuário, ele terá acesso a todos os itens dessa área de trabalho.

Se o compartilhamento precisar ser alterado, você poderá remover pessoas da área de trabalho ou alterar seus níveis de permissão de compartilhamento.

As pessoas com quem você compartilha uma área de trabalho não podem acessar nenhum de seus outros itens do Smartsheet, a menos que você opte por compartilhá-los. Para compartilhar um item, e não a área de trabalho completa, compartilhe uma planilha individual.


Introdução ao compartilhamento da área de trabalho

Para abrir uma área de trabalho

  1. Na Barra de navegação esquerda, selecione Navegar Ícone de navegação.

  2. Selecione Área de trabalho e depois o nome da área que deseja compartilhar. 

Quando estiver na área de trabalho, verifique estas duas configurações:

  • Área de trabalho compartilhada com: use isso para ver quem tem acesso à área de trabalho.
  • Coluna Compartilhamento: verifique como um item da área de trabalho é compartilhado. Se um item for compartilhado individualmente (ou com outros colaboradores na área de trabalho), você verá um ícone como na imagem abaixo.

Itens compartilhados individualmente e na área de trabalho

Para ver quais usuários ou grupos têm acesso ao item, passe o mouse sobre o ícone Ícone para verificar a lista de colaboradores em um item do Smartsheet .

Para compartilhar a área de trabalho

  1. No canto superior direito da área de trabalho, selecione Compartilhar.
  2. No formulário Compartilhamento da área de trabalho, preencha os seguintes campos:
    • Convidar colaboradores: digite o endereço de e-mail de um ou mais usuários ou grupos com quem você precisa compartilhar a área de trabalho. Ou selecione o ícone Selecionar contatos para adicionar seus contatos como colaboradores.
    • Permissões: selecione um nível de permissão para cada colaborador. 
  3. Na seção Detalhes do convite, personalize a mensagem.
  4. Selecione Compartilhar área de trabalho.
  5. Se você vir uma caixa de diálogo confirmando se ainda deseja enviar a notificação, selecione Notificar mesmo assim

Notificar mesmo assim

  • Para remover pessoas da lista de e-mails:
    1. Selecione Voltar.
    2. Limpe a caixa de seleção Notificar as pessoas.

Os contatos que você selecionou terão acesso à área de trabalho e receberão uma notificação, se você optar por enviar uma.


Parar de compartilhar ou alterar os níveis de permissão

Para remover um colaborador ou alterar seu nível de permissão

  1. Na área superior direita da área de trabalho, selecione Compartilhar
  2. Abra a seção Colaboradores do formulário Compartilhamento da área de trabalho.
  3. Passe o mouse sobre o colaborador que deseja remover ou alterar.
  4. Remova um colaborador ou altere seu nível de permissão usando um destes elementos:
    • Ícone Remover do compartilhamento da área de trabalho: selecione este ícone para remover o colaborador da área de trabalho. 
      Se você interromper o compartilhamento com um colaborador no momento em que ele estiver visualizando a planilha, será exibida uma mensagem de erro na próxima vez que ele tentar salvar ou atualizar a planilha.
    • Lista suspensa de Permissões: selecione um novo nível de permissão na lista suspensa. 


Permissões de compartilhamento da área de trabalho

O acesso de um usuário (ou grupo) a uma área de trabalho e seus itens dependerá do nível de permissão que você conceder a eles. Por esse motivo, é uma boa prática compartilhar uma área de trabalho usando as permissões de nível mais baixo (por exemplo, Visualizador, Comentarista).

Se você alterar a permissão de Administrador da área de trabalho para Editor ou Visualizador, você será o novo proprietário dos itens do Smartsheet que ele(a) possui nessa área de trabalho. Este usuário perderá os direitos de propriedade sobre as planilhas que tiver criado.

Consulte esta tabela para obter exemplos de como o acesso de um usuário a uma área de trabalho ou a uma planilha em uma área de trabalho pode ser afetado.
 

Ao fazer isso
 
O usuário vai Por exemplo
Dar a um usuário mais permissões de compartilhamento da área de trabalho do que ele tem em um item individual Receber o nível de permissão mais alto no item localizado nessa área de trabalho Você concedeu a alguém acesso de nível Editor a uma planilha e, em seguida, tornou essa pessoa um Administrador na área de trabalho onde a planilha está localizada. Essa pessoa terá permissões no nível Administrador na planilha.
Dar a um usuário menos permissões de compartilhamento de área de trabalho do que ele tem em um item individual Sem alterações no acesso dele ao item na área de trabalho Um usuário é um Editor em uma planilha. Em seguida, você concedeu acesso de Visualizador na área de trabalho onde a planilha está localizada. O nível de permissão nessa planilha não vai mudar: ele ainda será um Editor nessa planilha específica. 

Você não pode dar a outro colaborador um nível de acesso mais alto do que o seu. Por exemplo, se você for um Editor, não poderá promover outro Editor a Administrador.

 

Tarefa Visualizador Comentarista Editor Administrador Proprietário
Exibir todo o conteúdo do item da área de trabalho  ✓
Adicionar comentários e anexos às linhas  x
Editar o conteúdo nas folhas e relatórios  x x
Compartilhar a área de trabalho ou os itens da área de trabalho  x x

x
(a menos que seja especificado)

Renomear ou adicionar itens da área de trabalho  x x x
Mover itens da área de trabalho para dentro ou para fora  x x x
Excluir itens da área de trabalho  x x x
Excluir a área de trabalho  x x x x

Para obter detalhes sobre os níveis de permissão e como eles afetam os itens do Smartsheet (planilhas, painéis e assim por diante), consulte o artigo sobre Níveis de permissão de compartilhamento.

Você pode facilitar o gerenciamento do compartilhamento da área de trabalho com os Grupos de contatos do Smartsheet. Observe que se você compartilhar uma área de trabalho com um grupo de contatos do Smartsheet, todos os membros do grupo herdarão o nível de permissão selecionado.