校正

校正機能により、関係者はチーム内のコンテンツのレビューや承認を簡単に行えるようになります。 校正用ファイルをアップロードし、同僚、ベンダー、クライアントなどにレビュー・リクエストを送信します。シートを共有されていない相手にもリクエストを送信できます。 レビュー担当者はコメントをピン留めし、お互いにフィードバックについて相談し、承認決定のログを記録できます。 いつでも校正用の新しいバージョンをアップロードし、作業を続けることができます。 校正の前のバージョンは、読み取り専用モードとして残ります。

校正機能を使用してコンテンツの共同作業を行う

Smartsheet 校正を使えば、ユーザーとそのチームはさまざまなコンテンツをすばやくレビューし、承認できます。 シンプルで合理化された校正プロセスを使用して、ファイル画像、動画、PDF、および Microsoft Office ドキュメントのアップロード、ファイルのバージョン管理、注釈付きフィードバックのリクエストと収集、関係者からの承認の取得を行いましょう。

校正を追加する

校正機能を有効化すると、レビュー用に校正を追加できるようになります。

  1. 校正を追加する行の「校正」列の [校正を追加] アイコン [校正を追加] アイコンをクリックすると、[校正] パネルが表示されます。

    [校正] パネルが開き、ファイルのアップロード パネルも表示されます。
  2. [ファイルのアップロード] をクリックし、校正対象のファイルを探してアップロードします (または、ファイルの保存場所がわかる場合は、直接パネルへドラッグします)。
    ファイルのアップロード

これで、校正の共同作業を開始できます。

サポートされている添付ファイル

次の表のファイル形式のいずれかを使用して、1 行につき 1 回のみ校正できます。

添付ファイルの形式

サポートされているファイルの形式

メモ

画像

jpg、jpeg、png、bmp、gif

校正内で 1 枚の画像または複数の画像を直接プレビューして、注釈を付けることができます。
 

動画

mp4、avi、mov

校正内で 1 つの動画を直接プレビューして、注釈を付けることができます。

Adobe

pdf

校正内で 1 つの PDF を直接プレビューして、注釈を付けることができます。

Microsoft

doc、docx、dot、rtf、xls、xlt、xlsx、xltx、ppt、pot、pps、pptx、potx、ppsx

校正内で 1 つのドキュメントを直接プレビューして、注釈を付けることができます。

Smartsheet アイテムに添付されているもの

Smartsheet アイテムに添付できる任意のファイル形式。

校正でコンテンツを直接プレビューしたり、注釈を付けたりすることはできません。

 

ただし、フィードバックをリクエストしたり、コメントを残したり、変更を承認またはリクエストしたり、バージョンを管理したり、校正を完了としてマークしたりすることはできます。

ヒント: レビューが必要な進行中のファイルには校正を使用し、添付ファイルを使用して完了済みのファイルをアップロードします。

メモ:  

  • Adobe Creative Cloud 用の Smartsheet 拡張機能では、Photoshop、Illustrator、InDesign での複数画像のアップロードを現在サポートしていません。
  • 新バージョンのファイルをアップロードするには、パネル右上の [バージョン] をクリックします。 校正用のバージョンの作成に関する詳細は、こちらの記事の「別バージョンの校正を使って作業をする」をご覧ください。

校正の共同作業をする

校正パネルで校正機能を有効化すると、共同作業を開始できます。 共同作業の方法は、レビュー担当者がシートへのアクセス権を持っているかどうか、および、レビュー担当者から承認決定を必要とするかどうかによって異なります。

レビューと承認をリクエストする

有効なメール アドレスを持つ人であれば誰にでも校正レビューを依頼できます (ライセンスなしのユーザーや組織/団体外部の人でも構いません)。

フィードバックをリクエストするには、次の操作を行います。

  1. レビュー対象の校正を選択し、校正パネル上部で [フィードバックのリクエスト] を選択します。
  2. 表示された [レビュー用に校正を送信] ウィンドウに、校正レビューの依頼先の名前またはメール アドレスを入力します。
  3. 「件名」や「メッセージ」フィールドの情報が、レビュー担当者に伝えるべき内容と一致していることを確認します。
  4. [送信] をクリックします。

フィードバックの依頼先ユーザーは、外部のレビュー ページへの直接リンクが貼られたレビュー リクエストを受信します。 受信者がそのリクエストに貼られたリンクをクリックすると、Smartsheet 外部のレビュー ページにジャンプします。 レビュー リクエストで送信された校正のレビュー方法についての詳細は、 校正リクエストに返信するをご覧ください。

行がロックされている校正のレビューをリクエストすることはできません。 ロック/ロック解除機能の詳細は、列および行のロックとロック解除をご覧ください。

承認を得ずにフィードバックを収集

シートへのアクセス権を持つユーザーから非公式のフィードバックをさらに収集したい場合は、校正のコメントで @メンション機能を使って通知することができます。 該当するユーザーは、レビュー リクエストも受信していない限り、承認することも変更を求めることもできません。

自分がシートの所有者または管理者であるか、あるいは編集者 (共有可) 権限付きでシートを共有されていて、シートを共有されていないユーザーに @メンション機能を使って通知をする場合には、シートを共有し、ユーザーに適切な権限を与えるよう求められます。これにより、相手はコメントにアクセスできるようになります。 詳細は、共有権限レベルに関する記事をご覧ください)。

別バージョンの校正を使って作業をする

校正中のファイルに変更を加える場合 (たとえば、レビュー過程で受け取ったフィードバックに基づいて変更するなど)、修正したバージョンをアップロードして、校正を最新の状態に維持することができます。

別バージョンの校正を追加する

ファイルの新バージョンを校正に追加するには、次の操作を行います。

  1. 校正パネル右上の [バージョン x] をクリックします。
  2. [新しいバージョンの作成] を選択します。
  3. 校正パネルの [ファイルのアップロード] ボタンをクリックします。
  4. コンピューターからファイルを選択し、アップロードします (または、ファイルをパネルのアップロード セクションへドラッグします)。

以上です。 これで、新しいファイルが校正の最新バージョンとしてアップロードされました。 バージョン インジケーターには、複数の校正バージョンがあることが表示されるようになります。 以前のバージョンはすべてロックされます。

バージョン インジケーター

校正バージョン機能を使う際には、以下の点に注意してください。

  • ロックされたバージョンは閲覧可能ですが、注釈やコメントをすることはできません。
  • 管理者としてシートを共有されているユーザー (管理者権限を持つライセンス ユーザーである必要があります) は、以前のバージョンのコメントを削除できます。
  • シートへのアクセス権を持つユーザーであれば誰でも、校正の保存場所にある以前の校正バージョンにアクセスできます。
  • 以前のバージョンに対する外部のリクエストや外部からのアクセスはすべてキャンセルされます。
  • リクエストへの回答はそのリクエストが行われたバージョンに付随しています。コメントや保留中の回答、承認/却下の結果もそこに含まれます。

別バージョンの校正を削除する

別バージョンの校正を削除するには、「その他のオプション」アイコン その他のオプション アイコン をクリックし、[最新バージョンの削除] を選択します。

最新バージョンを削除することにより、以下の状態になりますのでご注意ください。

  • ファイルが削除されます。
  • そのバージョンのすべてのコメントが削除されます。
  • 未処理のレビュー リクエストはすべてキャンセルされます。
  • 以前のバージョンが有効なバージョンとなり、レビュー可能になります。

校正を完了する

[校正] パネルで校正に完了のマークを付けて、パネルや外部レビュー ページで読み取り専用にすることができます。

校正の完了を設定するには、ライセンスを持つシート所有者、管理者、または編集者である必要があります。

校正が完了すると、新しいバージョンのアップロード、コメントの追加や編集ができなくなります。 コメントのレビューや、各バージョンのファイルのダウンロードは引き続き可能となります。
シート所有者および管理者は、完了済みの校正のコメントを削除できます。 シート所有者、管理者、および編集者は、校正を未完了に戻すこともできます。

校正に完了のマークを付けるには、[校正] パネルで開き、パネル上部の [校正完了] ボタンをクリックして切り替えます。

完了済みの校正

以上です。 これで校正が完了します。

注: コメントを許可したり、校正の追加バージョンのアップロードを再び可能にしたりする場合は、同じトグル ボタンをクリックして、校正を未完了に戻します。

レビュー リクエストをキャンセルする

レビュー リクエストを送信後、キャンセルする場合は、[その他のオプション] アイコン その他のオプション アイコン をクリックし、[レビュー リクエストのキャンセル] を選択します。

レビュー リクエストのキャンセル

レビュー リクエストをキャンセルすると、そのリクエスト内の返信はすべて削除され、リクエストの受信者は校正にアクセスできなくなります。

校正リクエストに返信する

校正レビュー リクエストを受信すると、そこには新しいブラウザー タブで開くレビュー ページへのリンクが記載されています。 レビュー ページでは、次のアクションを実行できます。

• コンテンツに直接リンクする注釈コメントを残す

• ほかの関係者と会話をする

• 校正を承認する、または、変更を求める

校正レビュー

校正をレビューする

レビュー リクエストが送信されると、電子メール メッセージまたは Smartsheet の通知、またはその両方が届きます (通知設定により異なります)。 レビューを開始するには、[校正のレビュー] をクリックします。

次の手順は、Smartsheet アカウントの有無により異なります。

  • すでに Smartsheet アカウントをお持ちの場合は、リンクをクリックすると外部のレビュー ページが表示されます。
  • Smartsheet アカウントをお持ちでない場合は、無料アカウントの作成を求めるメッセージが表示され、アカウント作成後に外部のレビュー ページを閲覧できるようになります。

レビューを依頼されたユーザーであれば誰でも参加できます。

アクションを実行する場所は、校正が存在するシートを共有されているかどうかにより異なります。

  • シート共有: 校正が存在するシートへのアクセス権を持っている場合は、シートの校正パネルから直接校正をレビューするか、外部のレビュー ページでアクションを実行することができます。
  • 非共有: シートを共有されていない場合は、外部のレビュー ページのみでアクションを実行することができます。

注: シートの閲覧権限を持つユーザーであれば誰でも、校正パネルのリンクを使って、新しいタブで外部のレビュー ページを開くことができます。 レビュー ページが校正パネルのリンク経由でアクセスされると、シート上の同じ権限が適用されます。 承認または変更を求めるアクションは、レビュー リクエストが送信されたユーザーにのみ与えられるオプションであることに変わりありません。

校正を承認する、または、変更を求める

校正を承認または変更を求めるには、シートまたは外部のレビュー ページの校正パネル右下で、該当するオプションを選択します。なお、シートの校正パネルを使用するには適切な権限が必要です。

これらのオプションは、レビューを依頼されたユーザーのみに表示されます。

コメントの付いた校正レビュー

表示中のバージョンをこれ以上変更する必要がない場合は、校正を承認します。

さらに変更が必要な場合は、[要変更] をクリックします。

他のユーザーが承認決定を行う間、校正の各閲覧者は以下を見ることができます。

  • すべての承認/要変更回答の集計
  • 保留中のレビュー リクエストの集計

オプションを選択したユーザー、またはレビューしていないユーザーの名前を確認するには、[承認]、[要変更]、または [保留中] ボタンの上にマウスオーバーします。

フィードバックにコメントまたは注釈を含める

一般的なフィードバックの場合は、コメントを追加します。 フィードバックがレビューしているコンテンツの特定の領域に固有のものである場合、マークアップ ツールを使用してコメントと注釈を組み合わせることができます。

コメントを追加する

コメントを追加するスペースにコメントを入力し、Enter キーを押します。

校正レビューのコメント

ヒント: @ を入力して ユーザーをコメントにタグ付けします。 たとえば、この機能を使って、レビューを完了したことを依頼者に知らせることができます (依頼者は校正を含むシートへのリンクが記載された通知を受信するため、ユーザーからのフィードバックを確認することができます)。

注釈を追加する

3 種類の注釈を使用して、校正のコンテンツをマークアップできます。

3 つのマークアップ ツール

注釈のピンを追加するには、次の操作を行います。

  1. 校正についてコメントを残したい場所にマウス オーバーします。
    カーソルが十字に変わり、注釈を残せることを示します。
  2. マウスをクリックします。
    すると校正に注釈を示すピンが追加されます。
  3. パネル右側の「コメントを追加」セクションにコメントを入力します。
  4. Enter キーを押してフィードバックを送信します。

校正の 2 つの場所の間に矢印の注釈を追加するには:

  1. 矢印を開始したい場所にマウス オーバーします。
    カーソルが十字に変わり、注釈を残せることを示します。
  2. マウスをクリックして、矢印の先を配置したい場所までドラッグします。
    これにより、希望する方向とサイズの注釈矢印が追加されます。 ピンは矢印の尾端に配置されます。
  3. パネル右側の「コメントを追加」セクションにコメントを入力します。
  4. Enter キーを押してフィードバックを送信します。

校正の特定の領域の周りにボックスの注釈を追加するには:

  1. ボックスの 1 つの角を配置したい場所にマウスオーバーします。
    カーソルが十字に変わり、注釈を残せることを示します。
  2. マウスをクリックして、ボックスの反対側の角を配置したい場所までドラッグします。
    これにより、希望する寸法の注釈ボックスが追加されます。 ピンはボックスの尾端に配置されます。
  3. パネル右側の「コメントを追加」セクションにコメントを入力します。
  4. Enter キーを押してフィードバックを送信します。

注釈を送信すると、校正の注釈ピンに数字が追加されます。 注釈番号には注釈が追加された順番が反映されます。

注釈に関連するエリアを強調表示するには、注釈コメントをクリックします。 注釈に関連するコメントを見るには、番号が付いたピンをクリックします。

動画に注釈を追加する

動画の校正を確認する際、同じマークアップ ツールを使用して特定のフレームに注釈を追加できます。

動画を校正する

注釈が必要なフレームに移動するには、4 つのオプションがあります。

  • [再生] ボタンをクリックし、正しいフレームに到達したら [一時停止] ボタンをクリックします。
  • [先へ進む] ボタンをクリックして、動画を 1 秒先に進めます。
  • [前に戻る] ボタンをクリックして、動画を 1 秒前に戻します。
  • 動画のタイムライン上の任意の場所をクリックして、注釈を付けたい瞬間に移動します。

注釈を追加すると、フレームはプロファイル画像とともに動画タイムラインにマークされます。

動画フレームに注釈を追加した後、そのフレームに戻るには 2 つの方法があります。

  • 関連するコメントをクリックします。
  • 動画のタイムラインでプロファイル画像をクリックします。