校正機能により、関係者はチーム内のコンテンツのレビューや承認を簡単に行えるようになります。 校正用ファイルをアップロードし、同僚、ベンダー、クライアントなどにレビュー・リクエストを送信します。シートを共有されていない相手にもリクエストを送信できます。 レビュー担当者はコメントをピン留めし、お互いにフィードバックについて相談し、承認決定のログを記録できます。 いつでも校正用の新しいバージョンをアップロードし、作業を続けることができます。 校正の前のバージョンは、読み取り専用モードとして残ります。
Proofing
校正機能を使ってコンテンツの共同作業を行う
校正機能を活用して、コンテンツのレビューや共同作業を行うことができます。 この機能により、チーム メンバーはコンテンツのアップロード、関係者からのフィードバックのリクエスト、バージョン管理、および簡単で合理的な承認プロセスによる承認の取得などができます。 校正機能の活用例:
- 画像や PDF ファイルにマークアップや注釈コメントを残す
- ドキュメントに必要な言語の変更についてレビューや注釈を行う
- プロジェクトの製品モックアップに関する詳細な情報を提供する
このページの内容
この機能を使用できるユーザー
所有者または管理者権限を持つライセンス ユーザーは、校正機能を有効化して、レビュー用に校正を追加できます。 所有者、管理者、または編集者権限を持つライセンス ユーザーであれば誰でも、レビュー用に校正を追加できます。
無料ユーザーを含めすべてのタイプのユーザーが、校正のレビューを行い、フィードバックをすることができます。 Smartsheet のユーザー タイプの詳細は、複数ユーザー向けのアカウント レベルのユーザー タイプについての記事をご覧ください。
校正機能は、ビジネス プランおよびエンタープライズ プランでご利用いただけます。
シートの校正を有効化する
シートの校正を有効化するには
- 右パネルの「校正」アイコンをクリックすると、校正パネルが表示されます。
- 校正パネルの下部で、[このシートで校正を有効化] のボタンをオンにします。
シートに「校正」列が追加されます (「添付ファイル/リンク」列の右)。 この列を使ってレビュー用の校正を追加します。
校正を追加する
校正を有効化すると、レビュー用に校正を追加できるようになります。
- 校正を追加する行の「校正」列の「校正の追加」アイコン
をクリックすると、校正パネルが表示されます。
校正パネルが開き、ファイルのアップロードパネルも表示されます。 - [ファイルのアップロード] をクリックして校正対象のファイルを探し、アップロードします (または、ファイルの保存場所がわかる場合は、直接パネルへドラッグ アンド ドロップします)。
以上です. ここから、校正の共同作業を始められます。
注:
- 1 行につき 1 点の校正をアップロード可能です。また、次の形式のファイルを使用することができます。 .png、.jpg、.jpeg、.pdf、.gif、.bmp。
- 別の新しいバージョンのファイルをアップロードするには、パネル右上の [バージョン x] をクリックします。 校正用のバージョンの作成について詳しくは、このページの「別バージョンの校正を使って作業をする」をご覧ください。
校正を使って共同作業をする
「校正」パネルで校正を有効化すると、共同作業を開始できます。 レビュー担当者に外部のレビュー ページでコメントしてもらうか、シート上で直接共同作業するかにより、共同作業の方法が異なります。
ヒント: パネル下部にある「@メンション」アイコンをクリックすると、シートを共有されているユーザーと校正について会話できます (自分がシートの所有者または管理者であるか、あるいは編集者 (共有可) 権限付きでシートを共有されていて、シートを共有されていないユーザーに @メンション機能を使って通知をする場合には、シートを共有し、ユーザーに適切な権限を与えるよう求められます。これにより、相手はコメントにアクセスできるようになります。 詳細は、共有権限レベルに関する記事をご覧ください)。
レビュー リクエストを作成する
有効なメール アドレスを持つ人であれば誰でも、校正レビュー リクエストを受け取ることができます (ライセンスなしのユーザーや組織/団体外の人でも構いません)。
レビュー リクエストを送信するには
- レビュー対象の校正を選択し、校正パネル上部の [レビュー リクエストの設定] をクリックします。
- 表示された [レビュー用に校正を送信] ウィンドウに、校正レビューの依頼先の名前またはメール アドレスを入力します。
- 「件名」や「メッセージ」フィールドの情報が、レビュー担当者に伝えるべき内容と一致していることを確認します。
- [送信] をクリックします。
校正に追加した受信者に、レビュー リクエストが送信されます。 受信者がリクエストをクリックすると、Smartsheet から離れ、レビュー ページにジャンプします。 レビュー リクエストで送信された校正のレビュー方法については、 校正リクエストに返信する方法についての記事をご覧ください。
別バージョンの校正を使って作業をする
校正に変更を加える場合 (たとえば、レビュー過程で受け取ったフィードバックに基づいて変更するなど)、修正したバージョンをアップロードし、Smartsheet 上に最新バージョンを保存しておくことができます。
別バージョンの校正を追加する
新しいバージョンの校正を追加するには
- 校正パネルの右上の [バージョン x] をクリックします。
- [新しいバージョンの作成] をクリックします。
- 校正パネルの [ファイルのアップロード] ボタンをクリックします。
- コンピューターからファイルを選択し、アップロードします (またはファイルをパネルのアップロード セクションへドラッグ アンド ドロップします)。
以上です! 新しいバージョンがアップロードされ、シートに紐づけられました。 バージョン インジケーターには、複数の校正バージョンがあることが表示されます。 以前のバージョンはすべてロックされます。
校正バージョン機能を使う際には、以下の点に注意してください。
- ロックされたバージョンは閲覧可能ですが、注釈やコメントをすることはできません。
- 管理者としてシートを共有されているユーザー (管理者権限を持つライセンス ユーザーである必要があります) は、以前のバージョンのコメントを削除できます。
- シートへのアクセス権を持つユーザーであれば誰でも、校正の保存場所にある以前の校正バージョンにアクセスできます。
- 以前のバージョンに対する外部のリクエストや外部からのアクセスはすべてキャンセルされます。
- リクエストへの回答はそのリクエストが行われたバージョンに付随しています。コメントや保留中の回答、承認/却下の結果もそこに含まれます。
別バージョンの校正を削除する
別バージョンの校正を削除するには、「その他のオプション」アイコン 
をクリックし、[最新バージョンの削除] を選択します。
最新バージョンを削除することにより、以下の状態になりますのでご注意ください。
- ファイルが削除されます。
- そのバージョンのすべてのコメントが削除されます。
- 未処理のレビューはすべてキャンセルされます。
- 以前のバージョンが有効なバージョンとなり、レビュー可能になります。
レビュー リクエストをキャンセルする
レビュー リクエストを送信後、キャンセルする場合は、「その他のオプション」アイコン をクリックし、[レビュー リクエストのキャンセル] を選択します。
レビュー リクエストをキャンセルすると、そのリクエスト内の返信はすべて削除され、リクエストの受信者は校正にアクセスできなくなります。
校正リクエストに返信する
校正レビュー リクエストには、レビュー ページへのリンクが記載されています。 レビュー ページでは、次のアクションを行うことができます。
• コンテンツ上に直接リンクされる注釈コメントを残す
• ほかの関係者と会話をする
• 校正を承認/却下する
この機能を使用できるユーザー
Smartsheet アカウントを持つユーザーは校正をレビューし、アクションを行うことができます (Smartsheet へのログインが必要です)。 校正を含むシートの所有者、管理者、または編集者権限を持つライセンス ユーザーは、シートから直接校正へのアクションを行うことができます。
注: レビュー リクエスト受信者で Smartsheet をアカウントを持っていない場合は、無料アカウントの作成を求めるメッセージが表示されます。 アカウント作成後に、校正を表示し、アクションを行うことができるようになります。
エンタープライズ プランおよびビジネス プランのユーザーは、レビュー リクエストを送信できます。 校正のレビューは、すべてのプラン タイプで可能です。
校正をレビューする
レビュー リクエストが送信されると、電子メールのメッセージ、または Smartsheet の通知、またはその両方が届きます (通知設定により異なります)。 レビューを開始するには、[校正のレビュー] をクリックします。
次の手順は、Smartsheet のアカウントの有無により異なります。
- すでに Smartsheet アカウントをお持ちの場合、リンクをクリックすると外部のレビュー ページが開きます。
- Smartsheet アカウントをお持ちでない場合、無料アカウントの作成を求めるメッセージが表示され、アカウント作成後に外部のレビュー ページを閲覧できるようになります。
レビューを依頼されたユーザーであれば誰でも参加できます。
アクションを行う場所は、校正が存在するシートを共有されているかどうかにより異なります。
- シート共有: 校正が存在するシートへのアクセス権を持っている場合、シートの校正パネルから直接校正をレビューできます。または、外部のレビュー ページからアクションを行うことができます。
- 非共有: シートを共有されていない場合、外部のレビュー ページのみからアクションを行うことができます。
校正を承認/却下する
校正を承認または却下するには、シートまたは外部のレビュー ページの校正パネル右下で、該当するオプションを選択します。シートの校正パネルを使用するには適切な権限が必要です。
注: これらのオプションは、レビューを依頼されたユーザーのみに表示されます。
承認 レビューしている校正バージョンに、これ以上、改訂する必要がない場合。
却下 校正に変更や追加のレビューが必要な場合。
ほかのユーザーが承認や却下をすると、閲覧者には次の情報が表示されます。
- 校正のレビューを依頼されたほかのユーザーからのすべての承認/却下の回答の集計
- 保留中の人数 - これから校正をレビューする人数
ヒント: オプションを選択したユーザー、またはレビューしていないユーザーの名前を確認するには、[承認]、[却下]、または [保留中] のボタンの上にマウスオーバーします。
フィードバックにコメントまたは注釈を含める
一般的なフィードバックの場合は、コメント機能を使用します。 特定のエリアに関するフィードバックの場合は、注釈機能を使用します (校正の特定の場所をクリックし、コメントをします)。
コメントを追加
コメント追加ボックスにコメントを入力し、Enter キーを押します。
ヒント: ユーザーをコメントにタグ付けするには、@ マークと<メール アドレス>を入力します。 たとえば、この機能を使って、レビューを完了済みであることをリクエスト依頼者に知らせることができます (するとシートへのリンクを含む通知が依頼者宛てに送信され、依頼者はフィードバックを確認することができます)。
注釈を追加する
注釈を追加するには
- 校正のコメントを残したい場所にマウスオーバーします。
カーソルが十字線に変わると、そこに注釈を残せることを意味しています。 - マウスをクリックします。
すると校正に注釈を示す丸印が追加されます。 - パネル右側の「コメントを追加」セクションにコメントを入力します。
- Enter キーを押してフィードバックを送信します。
注釈を送信すると、校閲の注釈の数が円で囲まれた数値で表示されます。 注釈番号はコメントされた順に付けられます。
ヒント: 注釈に関連するエリアを強調表示するには、注釈を付けたコメントをクリックします。 注釈に関連するコメントを見るには、数字をクリックします。