Data Shuttle の概要

Data Shuttle を使用するには、ターゲット シートにおいて所有者、管理者、または編集者のいずれかの権限を持ち、また Smartsheet のシステム管理者が管理センターで Data Shuttle プレミアム アプリケーションの権限を有効にしている必要があります。営業担当者へのお問い合わせや詳細情報については、Data Shuttle Marketplace をご覧ください。

Data Shuttle by Smartsheet を使用すると、Smartsheet と独自の ERP、CRM、データベースとの間でデータのアップロードとオフロードを行えます。信頼できる単一の情報源に、データを自動的かつシームレスに一元化できるため、自信を持ってリアルタイムでの意思決定を行うことができます。

利用を開始する

組織が Data Shuttle の利用を開始する際は、その利点を最大限に活かすために、以下の推奨事項を念頭に置いてください。

• システム管理者は、ユーザーのData Shuttle へのアクセス許可を担当します。システム管理者を務める方はユーザーの権限チェックを実施して、ライセンス ユーザーまたはメンバーに適切なアクセス権が与えられていることを確認する必要があります。
  • 個人
  • 一括
• 学習コンテンツと Data Shuttle へのログイン ページを組織内の関連するユーザーと共有します。
• Data Shuttle の管理コントロールについて習熟します。
• Mobilizer に登録して、専用リソースにアクセスします。

Data Shuttle にアクセスする

Smartsheet アプリから Data Shuttle にアクセスする方法は複数あります。

• グリッド ビュー上部のナビゲーション バーにある [接続] メニューから。 
• テーブル ビュー上部のナビゲーション バーにある [データ統合] ボタンから。

下のボタンを使用してサインインすることもできます。

Data Shuttle にサインイン

Data Shuttle のワークフロー

Data Shuttle はワークフローで構成されています。ワークフローには、データのアップロードとオフロードの 2 つのタイプがあります。データのアップロードを使用すると、Smartsheet にスプレッドシート ファイルを自動的に取り込むワークフローを設定し、フィルタリングと変換を行うことができます。データのオフロードでは、シートのコピーを自動的に保存するワークフローが作成され、別のアプリケーションによってそのシートをお客様のプロセスにインポートすることができます。

ワークフローは以下の作業に役立ちます。

• データの送信元と送信先を定義する 
• そのデータにフィルターを適用する 
• データをその宛先にマッピングする 
• ワークフローが自動的に実行されるようにオプションのスケジュールを作成する 

ワークフローを構築する際は、明確なエンドポイントを設けてください。循環するワークフローは無限ループに陥り、データを損傷する可能性があるため、避けてください。

基本的なワークフローのステップ

1. データの互換性と権限を確認します。 
2. datashuttle.smartsheet.com で Data Shuttle にサインインします。
3. 左側のナビゲーション バーで [+] を選択して、新しいワークフローを作成します。 

4. 作成するワークフローのタイプを、アップロードまたはオフロードから選択します。

   レポート、WorkApp、ダッシュボード、添付ファイル/リンク、またはセル内の画像は、アップロードもしくはオフロードすることができません。

5. ワークフロー画面の指示に従い、以下を行います。
   • ソースを特定する 
   • ターゲットを設定する
   • フィルターを適用する 
   • 列をマッピングする 
   • ワークフローを共有する

6. (オプション) ワークフローが自動的に実行されるようにスケジュールを設定します。

   Data Shuttle は UTC で動作し、Smartsheet アプリで構成されているタイム ゾーン設定には準拠しません。

7. ワークフローを公開して保存します。ワークフローを確認、編集、アーカイブするには、ダッシュボードに戻ります。

データの互換性

Smartsheet の商用アカウントを使用している場合、すべてのドライブが既定でオンになります。 

Smartsheet Gov アカウントを使用している場合、それらはオフになります。Smartsheet Gov アカウントでは、Data Shuttle によるアクセスを許可するドライブを選択できますが、サポートに連絡してこの機能をリクエストする必要があります。

アップロード ワークフロー

アップロード ワークフローでは添付ファイルからデータを取得し、一意の ID に基づいてシートの行を追加、更新、削除することができます。添付ファイルは CSV または XLSX ファイルである必要があります。また、アップロード ワークフローでは、サード パーティのストレージ ドライブ内にあるリンクされたファイルからデータを取得することもできます。

Data Shuttle でアップロード ワークフローを作成すると、以下を実行できます。

• 外部のタイムトラッキング ツールから実際の労働時間をインポートする
• 外部の会計システムから実際の経費をインポートする
• SFDC (Salesforce) 以外の CRM ツールからデリバリー セールス パイプラインを更新する。
• 外部システムのデータをデータ収集シートに結合し、Control Center のプロビジョニングを推進する。
• カスタム フォーム作成ツールから Smartsheet にデータをインポートする

オフロード ワークフロー

Data Shuttle を使用すると、データを添付ファイル/リンクとして Smartsheet のシートや外部クラウド ソース (OneDrive/SharePoint、Google ドライブ、Box など) にオフロードできます。

Data Shuttle でオフロード ワークフローを作成すると、以下を実行できます。

• Smartsheet の重要な情報を、Smartsheet を使用していないユーザーに表示する。
• 複雑なデータをシンプルな構造でエクスポートし、データベースに取り込む。
• シートをクラウド ストレージ システムで毎週利用できるようにし、電子メールの添付ファイルとして送信する。
• 複雑なソリューション構築のために、変更およびフィルタリングされたシート データを別のシートに添付ファイルとして送信する。
• データのエクスポート、アーカイブを行う。また、エクスポートされたバージョンをバックアップとして保持し、データを監査する。

Smartsheet Gov プランでは、Microsoft の GCC High サービスのドライブも利用できます。

Data Shuttle のインサイト

システム管理者は、管理センター > [プラン インサイト] の順にアクセスすることで、Data Shuttle のインサイトを確認できます。このインサイト データには、作成したワークフロー数、更新された行数、実行数、アクティブ ユーザー数、エラー数、アーカイブしたアイテム数などの合計が含まれます。プラン インサイトの詳細をご覧ください。