オフロード ワークフローでは、Smartsheet ファイルからデータを引き出し、抽出したデータを Smartsheet シートまたは別のクラウド ストレージに移行できます。
Data Shuttle でオフロード ワークフローを作成する
Data Shuttle オフロード ワークフローの基本
オフロード ワークフローを使用すると、Smartsheet シートからデータが引き出され、Excel または CSV ファイルに変換されて、添付ファイル/リンクとして次の対象にプッシュされます。
Smartsheet シート
OneDrive
SharePoint
Google ドライブ
Box
Smartsheet または Excel から Google ドライブにファイルを移行するには、Smartsheet プランのユーザーがファイルに対する編集者レベルのアクセス権限を与えられている必要があります。
Data Shuttle は、古い Excel ファイル拡張子 (XLS) をサポートしていません。ブラウザーの互換性については、「Smartsheet を使用するためのシステム要件とガイドライン」を参照してください。
前提条件
Data Shuttle を使用するための前提条件は次のとおりです。
- ターゲット シートにおいて所有者、管理者、編集者のいずれかのレベルの許可を有する。
- Smartsheet システム管理者がユーザー管理で Data Shuttle プレミアム アプリケーションの許可を有効にしている。
ステップ 1: 新しいオフロード ワークフローを作成する
- datashuttle.smartsheet.com に移動し、メール アドレスとパスワードを入力してログインします。Data Shuttle アカウントがない場合は、ログイン ページからアカウントを作成する必要があります。
- 上部のメニュー バーにある [Connections (接続)] メニューを選択します。
- [Create workflow (ワークフローを作成)] または [Manage workflow (ワークフローを管理)] を選択します。
- Data Shuttle の左側のナビゲーション バーで [Offload Data (オフロード データ)] を選択します。
- [Next (次へ)] を選択します。
既存のワークフローをコピーする
既存のワークフローをコピーして編集し、新しいワークフローを作成することで、時間を短縮できます。
- ワークフローが保存されているタブに移動します。
- ワークフローにマウス ポインターを合わせます。
-
Brandfolder Image
を選択します。 - [Create a copy (コピーの作成)] を選択します。
ワークフローのコピーが作成されると、それを編集できます。
ワークフローを編集する
- ワークフローの行にカーソルを合わせます。
-
Brandfolder Image
を選択します。
- [Edit Workflow (ワークフローの編集)] を選択します。
ステップ 2: ソース シートを選択する
- [Source (ソース)] タブでソース シートを選択します。[Next (次へ)] を選択します。
ステップ 3: ターゲットを選択する
ターゲットはデータの送信先です。以下を考慮に入れます。
- ターゲットとして Smartsheet の添付ファイル/リンクを使用する場合は、ソース シートと同じシートを使用することも、異なるシートを使用することもできます。サード パーティ アプリにオフロードする場合は、まず、サインインしていることを確認してください。
- Data Shuttle ではオフロード プロセスでファイル拡張子を削除します。ファイルの名前を変更するか、サード パーティ アプリでそのファイルを開きます。その後、拡張子を付け直してファイルを保存します。
オフロード ターゲット ファイルとアップロード ソース ファイルを同じ設定にしないでください。
ターゲットを選択する
- [Target (ターゲット)] タブでターゲットの場所を選択します。
- Smartsheet Attachment (Smartsheet の添付ファイル/リンク): ファイルを添付する Smartsheet アイテムを選択します。
- Third-party app (サード パーティ アプリ): 次のいずれかのオプションを選択する場合は、サインインして、オフロード ファイルを出力するフォルダーを選択する必要があります。
- OneDrive
- Google ドライブ
- Box
- 次のフィールドに入力します。
- Exported file name (エクスポートするファイル名): オフロード ファイルの名前を指定します。
- Exported file type (エクスポートするファイル形式): CSV または Excel を選択します。
- [Next (次へ)] を選択します。
ステップ 4: フィルターを設定する
フィルターを使用して、どのデータを Smartsheet からサード パーティのドライブにオフロードするかを定義します。たとえば、「Status (ステータス)」列に [In Progress (進行中)] の値が含まれている行をオフロードするフィルターを作成できます。また、大きなデータ セットを使って作業していて、データのサブセットのみを共有する必要がある場合にも、フィルターを使用できます。
フィルターでは大文字と小文字が区別されます。ファイル内の情報と完全に一致させるようにしてください。
フィルターを設定する
- [Filter (フィルター)] タブで [Add another filter (別のフィルターを追加)] を選択します。
- フィルター設定で入力列、比較演算子 ([equals (完全一致)] や [contains (部分一致)] など)、値を選択します。
- 次に、[Filter logic (フィルター ロジック)] ボックスで AND 演算子または OR 演算子を使用して各フィルターを結合します。
- 各フィルターの関係を定義するには、フィルター ID (各フィルターの横にある数値) を使用します。
- [Next (次へ)] を選択します。
ソース シートの少なくとも 1 つの行がフィルター条件を満たしている必要があります。条件を満たす行がない場合、CSV ファイルは生成されません。
複雑なフィルター ロジックを定義する
AND 演算子や OR 演算子とともに括弧を使用すると、複雑なフィルター ロジックを定義できます。
たとえば、「(1 AND 2) OR 3」のようにロジックを組み合わせると、「(Department = “Services” AND Widget Size = “Large”) OR the Department = “Marketing”」という条件を満たすデータをすべて含めることができます。
この例では、サービス部門では大きなウィジェットのみがオフロードされ、マーケティング部門ではすべてのウィジェットがオフロードされます。
ステップ 5: 2 つのシステム間で列をマッピングする
Smartsheet の列は事前設定されています。オフロード ファイルの列を選択します。
列を手動でマッピングする
- [Sheet Column (シートの列)] セクションで、オフロード ファイルの列と対応させたいシートの列を選択します。
- (オプション) 列を並べ替えるには、シートまたはオフロード ファイルの列にカーソルを合わせて、矢印アイコンを選択します。マッピングしないフィールドがある場合は、シートまたはオフロード ファイルの列にマウス ポインターを合わせて、次に
Brandfolder Image
を選択します。 - フィールドのマッピングが完了したら、[Next (次へ)] を選択します。
このステップで列の追加、名前の変更、削除を実行できます。ただし、変更すると依存する自動化に影響する可能性があります。列の名前変更が原因でエラーが発生した場合は、元の名前に戻すか、新しい名前を参照するように自動化を更新してください。このマッピング ワークフロー アクションで追加した列のみを削除できます。
元のシートに変更を加えた場合は、[Refresh (最新の情報に更新)] ボタンを使用してマッピングを更新します。ただし、手動で行った変更が上書きされるため、列が正しくマッピングされていることを確認してください。
ステップ 6: ワークフローをスケジュールする
ワークフローが自動的に実行されるようにスケジュールするか、手動でワークフローを実行します。
Data Shuttle では GMT を使用しています。Smartsheet アプリのタイム ゾーン設定には従っていません。
ワークフローを自動的に実行する
- [Run options (オプションの実行)] タブで [Run on schedule (スケジュールに従って実行)] をオンに切り替えます。
- スケジュールを設定するには、次のフィールドに入力します。
- Days of the week (曜日): ワークフローを実行する曜日
- Start time (開始時刻): ワークフロー実行を開始する時刻
- Execute every (頻度): ワークフロー スケジュールを実行する頻度 (例: 15 分ごと)
- End time (終了時刻): ワークフロー実行を終了する時刻
- スケジュールの設定が終わったら、[Next (次へ)] を選択します。
スケジュールの実行間隔は 6 時間以上あけることをお勧めします。実行頻度が高いと以下が発生することがあります。
- クラウド ソースへの書き込み数が非常に多くなる
- 区別しにくい複数のバージョンが作成される
- ワークフローで使用中のファイルにアクセスすると、エラーが発生する
手動で実行する
ワークフローのスケジュールを設定しない場合、ワークフローはいつでも実行できます。
以下の手順でワークフローを手動で実行します。
- ワークフローが保存されている場所に移動し、[Run (実行)] を選択します。
ステップ 7: 新しいワークフローを公開する
ワークフローの名前を入力し、[Publish (公開)] を選択します。これで、実行、編集、削除したいワークフローにいつでもアクセスできるようになりました。