ワークフローの管理

Smartsheet アプリから Data Shuttle にアクセスする方法は複数あります。

• グリッド ビュー上部のナビゲーション バーにある [接続] メニューから。 
• テーブル ビュー上部のナビゲーション バーにある [データ統合] ボタンから。

下のボタンを使用してサインインすることもできます。

Data Shuttle にサインイン

システム管理者によるワークフローの管理

システム管理者は、次のことを実行できます。

• 組織内で作成されたすべてのワークフローのリストを確認する
• ワークフロー マネージャーを追加または削除する
• 構成の詳細を表示する
• ワークフローを一時停止する
• ワークフローをアーカイブする
• ワークフローを復元する

• ワークフローを削除する

  ワークフローの削除は取り消しできない操作です。元に戻すことはできません。

• ワークフローのアクティビティ ログを表示する

自分のワークフロー、組織のワークフロー、アーカイブされたワークフローを切り替えるには、画面上部にあるワークフロー メニューを使用します。

留意点

• ワークフローで使用されているソース シートまたはターゲット シートが自分に共有されていない場合、そのシートにはアクセスできません。
• Smartsheet 管理センターから、外部ファイルの場所の権限を制御することはできません。
• いずれかのワークフローに対して管理者がアクションを実行すると、そのワークフローの所有者に、通知設定に応じて通知センターまたは電子メール経由で通知が送られます。

ワークフローを編集する

ワークフローを編集するには、ワークフローの所有者である必要があります。 

1. ワークフローにマウスを合わせて、縦の 3 点リーダー メニューを選択します。 

2. [ワークフローの編集] を選択します。

   ワークフローを最後に実行したときにエラーが発生した場合、またはワークフローの構成にエラーがある場合 (ソース シートが削除されているなど)、[最終実行] にエラー アイコンとメッセージが表示されます。この問題を修正するには、ワークフローを編集して再度公開します。

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ワークフローへの新しい列の追加

プロセスの進行に合わせて、ソース ファイルの構造を変更する必要が生じる場合があります。ターゲット シートで新しい構造を維持するには、次の手順を実行します。

1. 新しい列ヘッダーまたは追加の列を使用してソース ファイルを編集します。Excel または CSV ファイルを使用している場合は、最新のソース ファイルをソースの場所にアップロードし、ターゲット シートを編集して更新された列ヘッダーまたは追加の列を含めます。
2. [Source (ソース)] > [Source Location (ソースの場所)] の順に移動し、別のソースの場所を選択します。たとえば、ソースが Google ドライブの場合は、Smartsheet に変更します。

3. ソースの場所を元の選択内容に戻します。

   添付するシート名やファイル名の再選択が必要になる場合があります。

4. マッピング ページが表示されるまで [Next (次へ)] ボタンを選択します。入力列と式を再度マッピングします。列のマッピングの詳細は「Data Shuttle でアップロード ワークフローを作成する」の記事をご覧ください。 

   追加や編集を行った列だけでなく、すべての列を再マッピングする必要が生じる場合があります。

5. これで、ワークフローをアクティブ化して実行できます。 

ワークフローを一時停止する

Data Shuttle では、繰り返し失敗するワークフローは一時停止されます。ダッシュボードの [最終実行] ステータスに、一時停止された状態が反映されます。エラーが発生しても、データが一部読み込まれた場合、ワークフローは一時停止されません。

一時停止されたワークフローを再アクティブ化するには、[レビュー] を選択して、次回正常に実行されるように構成を編集します。ワークフローを保存すると、再度実行して、スケジュールされたアクティビティを再開することができます。

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ワークフローをアーカイブする 

ワークフローをアーカイブすると、そのワークフローはアーカイブに移動され、一時停止されます。アーカイブしたワークフローは 90 日間復元でき、90 日が経過すると完全に削除されます。

ワークフローを復元した場合、その設定は変更されず、スケジュールに従って実行が継続されます。アーカイブするとワークフローは実行されなくなりますが、アクティビティ ログには引き続きアクセスできます。

90 日が経過する前に、アーカイブからワークフローを完全に削除することもできます。ワークフローを完全に削除すると、そのアクティビティ ログも削除されます。

1. ワークフローにマウスを合わせて、縦の 3 点リーダー メニューを選択します。

2. [Archive workflow (ワークフローのアーカイブ)] > [Archive (アーカイブ)] の順に選択します。

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ワークフローを共有または転送する

ワークフローを共有または転送するには、 を選択した後、[Sharing settings (共有設定)] を選択します。ワークフローを他のワークフロー マネージャーと共有することはできますが、共有は同じプラン内でのみ可能です。

ワークフローを移行するには、別のワークフロー マネージャーを追加し、自分のワークフロー共有権限を削除する必要があります。ワークフローから自分自身を削除するには、まず別のワークフロー マネージャーを追加する必要があります。

すべてのワークフロー マネージャーは、ソース ファイルとターゲット ファイルに対して少なくとも編集者権限を持っている限り、ワークフローを編集、実行、アーカイブ、共有できます。管理者は、プラン内の任意のワークフローにワークフロー マネージャーを追加または削除することができます。

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通知の仕組み

すべてのワークフロー マネージャーは、次の通知を受け取ります。

• ワークフローのエラー
• Data Shuttle ワークフローへのユーザーの追加または削除 (自分自身を含む)
• ワークフローの編集と削除

通知は、ユーザーの Smartsheet 通知設定に基づいて、Smartsheet アプリ内および電子メールで配信されます。Data Shuttle 通知設定を調整するには、[@メンション、共有の招待、校正リクエスト] セクションのオプションを編集します。

一括共有およびグループとの共有は現在サポートされていません。

ワークフローに対して一括アクションを実行する

システム管理者とユーザーは、メイン ダッシュボード (自分のワークフロー、自分の組織 (管理者のみ)、アーカイブされたワークフロー) から一括ワークフロー アクションを実行できます。アクセス レベルに応じて、次のことを実行できます。

• ユーザーができることは以下の通りです。
  • 一度に複数またはすべてのワークフローを選択して、特定のアクションを実行する。
  • 任意の数またはすべてのワークフローをアーカイブし、それらを完全に一括削除する。

• システム管理者は、組織のすべてのワークフローに対して同じアクションを実行することができ、ワークフローの完全な一括削除も可能です。

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ワークフロー レポートを取得する

このレポートは、米国、オーストラリア、および EU の Smartsheet ユーザーのみが使用できます。

管理者は、組織内のすべてのワークフローに関する重要な詳細情報を含む CSV ファイルをダウンロードできます (下の表を参照)。

ダウンロードするには、以下の手順に従います。

1. ダッシュボードで、[自分の組織]に移動します。

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2. 右上のワークフロー レポート を選択します。

CSV のダウンロードが自動的に開始され、既定のダウンロード フォルダーに保存されます。ダウンロードが完了したらファイルを開きます。

ダウンロードが完了するまで (数秒かかります) ウィンドウを開いたままにします。

処理される行は何ですか？ 

処理対象の行とは、ワークフロー実行の一部として Data Shuttle によって変更された行です。詳細は以下の表を参照してください。 

ワークフローが失敗した場合にエラー通知を表示する

作成したワークフローが失敗するたびに、通知設定に応じて、失敗したワークフローへのリンクが記載された通知が Data Shuttle からアプリ内または電子メールで送信されます。実行ログを確認し、適宜問題に対処します。

エラー通知は、エラー内容が変わった場合やエラー後にワークフローが編集された場合を除いて、ワークフローが最初に失敗したときにのみトリガーされることに注意してください。

Data Shuttle の通知設定を管理するには、[アカウント] > [個人用の設定...] > [通知] の順に移動します。そこで、[@メンション、共有の招待、校正リクエスト] セクションのオプションを調整します。

ワークフローへの変更を表示する

ワークフローへの変更を表示するには、縦の 3 点リーダー メニュー   を選択した後、[アクティビティ ログ] を選択します。アクティビティ ログには、ソースやターゲットへの変更、スケジュールの更新など、ワークフローのアクションのリストが表示されます。

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ワークフローの実行ログ メッセージを表示する

Data Shuttle ダッシュボードには、ワークフローのステータス インジケーターが表示されます。

• 緑色のチェックマークは、ワークフローが正常に実行されたことを示します。 

• 黄色のチェックマークは、Data Shuttle ワークフローに問題があるものの、一部のデータは正常に移動したことを示します。 

• 赤色の感嘆符は、問題が発生してワークフローが失敗したことを示します。 

ログ メッセージには、ワークフローが失敗したときに発生するエラーが表示され、トラブルシューティングのガイダンスが示されます。エラーに関する指示に応じて、ワークフロー設定の編集、ファイルまたはファイル形式の修正、新しいソース ファイルの再アップロードが必要になる場合があります。 

• ログ メッセージにアクセスするには、[最終実行] の下の日付を選択します。 

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ワークフローが実行されると、実行ログに次のような詳細情報が表示されます。