ワークフローの管理

Data Shuttle 接続は、Smartsheet アプリケーションのナビゲーション バーにある [接続] メニューから、または、下の [Data Shuttle にログイン] ボタンを選択することにより、確立できます。

Data Shuttle にログイン

システム管理者によるワークフローの管理

システム管理者は、次のことを実行できます。

• 組織内で作成されたすべてのワークフローのリストを確認する

• ワークフロー マネージャーを追加または削除する

• 構成の詳細を表示する

• ワークフローを一時停止する

• ワークフローをアーカイブする

• ワークフローを削除して復元する

• ワークフローのアクティビティ ログを表示する

自分のワークフロー、組織のワークフロー、アーカイブされたワークフローを切り替えるには、画面上部にあるワークフロー メニューを使用します。

次の点にご留意ください。

• ワークフローを編集するには、そのワークフローを所有している必要があります。
• ワークフローで使用されているソース シートまたはターゲット シートが自分に共有されていない場合、そのシートにはアクセスできません。
• ワークフローに対して管理者がアクションを実行すると、そのワークフローの所有者に、通知設定に応じて通知センターまたは電子メール経由で通知が送られます。

ワークフローを編集する

1. ワークフローにマウスを合わせて、[ケバブ] メニューを選択します。 
2. [ワークフローの編集] を選択します。

ワークフローを最後に実行したときにエラーが発生した場合、またはワークフローの構成にエラーがある場合 (ソース シートが削除されているなど)、[最終実行] にエラー アイコンとメッセージが表示されます。この問題を修正するには、ワークフローを編集して再度公開します。

ワークフローを編集して新しい列を追加する

プロセスの進行に合わせて、ソース ファイルの構造を変更する必要が生じる場合があります。ターゲット シートで新しい構造を維持するには、次の手順を実行します。

1. 新しい列ヘッダーまたは追加の列を使用してソース ファイルを編集します。Excel または CSV ファイルを使用している場合は、新しいソース ファイルをソースの場所にアップロードし、更新された列ヘッダーまたは追加の列を使用してターゲット シートを編集します。
2. [Source (ソース)] > [Source Location (ソースの場所)] に移動し、別のソースの場所を選択します。たとえば、ソースが Google ドライブの場合は、Smartsheet に変更します。

3. ソースの場所を元の選択内容に戻します。

   添付するシート名やファイル名の再選択が必要になる場合があります。

4. マッピング ページが表示されるまで [Next (次へ)] ボタンを選択します。入力列と式を再度マッピングします。列のマッピングの詳細については、「Data Shuttle でアップロード ワークフローを作成する」の記事をご覧ください。 

   追加や編集をした列だけでなく、すべての列を再度マッピングする必要が生じる場合があります。

これで、ワークフローをアクティブ化して実行できます。 

ワークフローを一時停止する

Data Shuttle では、エラーや失敗が解決しないワークフローは一時停止されます。ダッシュボードの [最終実行] ステータスに、一時停止された状態が反映されます。エラーが発生しても、データが一部読み込まれた場合、ワークフローは一時停止されません。

一時停止されたワークフローを再アクティブ化するには、[Review (レビュー)] を選択して、次回正常に実行されるように構成を編集します。ワークフローを保存すると、再度実行して、スケジュールされたアクティビティを再開できます。

Brandfolder Image

ワークフローをアーカイブする 

ワークフローをアーカイブすると、そのワークフローはアーカイブに移動され、一時停止されます。アーカイブしたワークフローは 90 日間復元でき、90 日が経過すると完全に削除されます。

復元したワークフローの設定はそのままで、スケジュールに従って実行されます。アーカイブされているワークフローは実行されませんが、アクティビティ ログにはアクセスできます。

90 日が経過する前に、アーカイブからワークフローを完全に削除することもできます。ワークフローを完全に削除すると、アクティビティ ログは使用できなくなります。

ワークフローを共有または転送する

ワークフローを共有または転送するには、 を選択し、[Sharing settings (共有設定)] を選択します。ワークフローを他のワークフロー マネージャーと共有することはできますが、共有は同じプラン内でのみ可能です。

ワークフローを転送するには、別のワークフロー マネージャーを追加し、ワークフロー共有権限から自分自身を削除する必要があることに注意してください。ワークフローから自分自身を削除するには、まず別のワークフロー マネージャーを追加する必要があります。

すべてのワークフロー マネージャーは、ソース ファイルとターゲット ファイルに対して少なくとも編集者権限を持っている限り、ワークフローを編集、実行、アーカイブ、共有できます。管理者は、プラン内の任意のワークフローにワークフロー マネージャーを追加または削除することもできます。

通知の仕組み

すべてのワークフロー マネージャーは、次の通知を受け取ります。

• ワークフローのエラー
• Data Shuttle ワークフローへのユーザーの追加または削除 (自分自身を含む)
• ワークフローの編集と削除

通知は、ユーザーが設定した Smartsheet 通知設定に従って、Smartsheet アプリ内および電子メールで配信されます。Data Shuttle の通知設定を調整するには、[@メンション、共有の招待、校正リクエスト] セクションのオプションを編集します。

一括共有およびグループとの共有は現在サポートされていません。

ワークフローに対して一括アクションを実行する

システム管理者とユーザーは、メイン ダッシュボード (自分のワークフロー、自分の組織 (管理者のみ)、アーカイブされたワークフロー) から一括ワークフロー アクションを実行できます。アクセス レベルに応じて、次のことを実行できます。

• ユーザーのできること:

  • 一度に複数またはすべてのワークフローを選択して、特定のアクションを実行する。

  • 任意の数またはすべてのワークフローをアーカイブし、アーカイブから完全に一括削除する。

• システム管理者は、組織のすべてのワークフローに対して同一のアクションを実行可能で、ワークフローの一括削除もできます。

ワークフローが失敗した場合にエラー通知を表示する

作成したワークフローが失敗するたびに、通知設定に応じて、失敗したワークフローへのリンクが記載された通知が Data Shuttle からアプリ内または電子メールで送信されます。リンク先で実行ログを確認し、適宜問題に対処できます。

エラー通知は、エラー内容が変わった場合やエラー後にワークフローが編集された場合を除いて、ワークフローが最初に失敗したときにのみトリガーされることに注意してください。

Data Shuttle の通知設定を管理するには、[アカウント] > [個人用の設定...] > [通知] の順に移動します。そこで、[@メンション、共有の招待、校正リクエスト] セクションのオプションを調整します。

ワークフローへの変更を表示する

ワークフローへの変更を表示するには、その他アイコン を選択し、[Activity log (アクティビティ ログ)] を選択します。アクティビティ ログには、ソースやターゲットへの変更、スケジュールの更新など、ワークフローのアクションのリストが表示されます。 

ワークフローの実行ログ メッセージを表示する

Data Shuttle ダッシュボードには、ワークフローのステータス インジケーターが表示されます。

• 緑色のチェックマークは、ワークフローが正常に実行されたことを示します。 

• 黄色のチェックマークは、Data Shuttle ワークフローに問題があるものの、一部のデータは正常に移動したことを示します。 

• 赤色の感嘆符は、問題が発生してワークフローが失敗したことを示します。 

ログ メッセージには、ワークフローが失敗した場合にエラーが表示され、トラブルシューティングのガイダンスが示されます。エラーに関する指示に応じて、ワークフロー設定の編集、ファイルまたはファイル形式の修正、新しいソース ファイルの再アップロードが必要になる場合があります。

ワークフローが実行されると、実行ログに次のような詳細情報が表示されます。  

• ログ メッセージにアクセスするには、[最終実行] の下の日付を選択します。