Data Shuttle でオフロード ワークフローを作成する

Data Shuttle オフロード ワークフローの基本

オフロード ワークフローを使用すると、Smartsheet シートからデータが引き出され、Excel または CSV ファイルに変換された後、添付ファイルとして次の対象にプッシュされます。

• Smartsheet シート 
• OneDrive 
• SharePoint 
• Google ドライブ 
• Box

Smartsheet Gov プランでは、Microsoft の GCC High 製品のドライブも利用できます。ただし、既定では大半のドライブにアクセスできません。アクセスをアクティブ化するにはサポートに連絡してください。

前提条件

• Data Shuttle を使用するための前提条件は次のとおりです。
  • ソース シートの所有者、管理者、編集者、または閲覧者の権限がある
  • Smartsheet システム管理者が管理センターで有効にした Data Shuttle プレミアム アプリケーションの権限がある
• Smartsheet からデータをオフロードするには、少なくともシートの閲覧者である必要があります。

ステップ 1: 新しいオフロード ワークフローを作成する

1. datashuttle.smartsheet.com にアクセスして、Smartsheet の資格情報を使用してログインします。
2. Data Shuttle で、左側のバーにある [+] を選択します。
3. [Offload Data (データのオフロード)] を選択します。

プロからのヒント: 既存のワークフローをコピーする

新しいワークフローをゼロから作成する代わりに、既存のワークフローをコピーおよび編集することで時間を節約できます。

1. 既存のオフロード ワークフローに移動します。 
2. 右側にある  Brandfolder Image  を選択します。 
3. [Create a copy (コピーの作成)] を選択します。

ワークフローのコピーが作成されると、それを編集できます。編集方法の詳細をご確認ください。

ステップ 2: ソース シートを選択する

1. [Source (ソース)] タブでソース シートを選択します。ソース シートをレポートにすることはできません。
2. [Next (次へ)] を選択します。

ステップ 3: ターゲットを選択する 

ターゲットはデータの送信先です。ターゲットとして Smartsheet の添付ファイル/リンクを使用する場合は、ソース シートと同じシートを使用することも、異なるシートを使用することもできます。外部ストレージ ドライブにオフロードする際、まだログインしていない場合はログインするよう求められます。

ターゲットを選択するには

1. [Target (ターゲット)] タブでターゲットの場所を選択します。
   • Smartsheet Attachment (Smartsheet の添付ファイル): ファイルの添付先となる Smartsheet アイテムを選択します。
   • Third-party storage drive (サードパーティ ストレージ ドライブ): 次のいずれかのオプションを選択する場合は、サインインして、オフロードされたデータを出力するフォルダーを選択する必要があります。
     • OneDrive & SharePoint 
     • Google ドライブ
     • Box
2. 次のフィールドに入力します。
   • Exported file name (エクスポートしたファイルの名前): オフロード ファイルの名前を指定します。
   • Exported file type (エクスポートしたファイルの形式): CSV または EXCEL を選択します。
3. [Next (次へ)] を選択します。

ステップ 4: フィルターを設定する 

フィルターを使用して、Smartsheet から外部ドライブにオフロードするフィールドを定義します。たとえば、「Status (ステータス)」列の、「In Progress (進行中)」という値が含まれている行をオフロードするフィルターを作成できます。また、大きなデータ セットを使って作業していて、データのサブセットのみを共有する必要がある場合にも、フィルターを使用できます。

フィルターでは大文字と小文字が区別されます。ファイル内の情報と同じであることを確認してください。

フィルターを設定する

1. [Filter (フィルター)] タブで [Add another filter (別のフィルターを追加)] を選択します。
2. フィルター設定で入力列、比較演算子 ([equals (完全一致)] や [contains (部分一致)] など)、および値を選択します。

3. [Next (次へ)] を選択します。

   ソース シートの少なくとも 1 つの行がフィルター条件を満たしている必要があります。条件を満たす行がない場合、CSV ファイルは生成されません。

複雑なフィルター ロジックを定義する

AND 演算子や OR 演算子と括弧を使用することで、複雑なフィルター ロジックを定義できます。 

例:

「(1 AND 2) OR 3」のようにロジックを組み合わせると、「(Department = “Services” AND Widget Size = “Large”) OR the Department = “Marketing”」という条件を満たすデータをすべて含めることができます。

この例では、サービス部門では大きなウィジェットのみがオフロードされ、マーケティング部門ではすべてのウィジェットがオフロードされます。

ステップ 5: 2 つのシステム間で列をマッピングする 

Smartsheet の列は事前設定されています。オフロード ファイルの列を選択して、ソースとターゲット間でフィールドを対応させます。

列を手動でマッピングするには

1. [Sheet Column (シートの列)] セクションで、オフロード ファイルの列と対応させたいシートの列を選択します。 
2. (オプション) 列を並べ替えるには、矢印ボタンを使用します。すべてのフィールドをマッピングしない場合は、 Brandfolder Image を選択して削除します。
3. フィールドのマッピングが完了したら、[Next (次へ)] を選択します。

このステップで列の追加や削除を実行できます。ただし変更すると、依存する自動化に影響を及ぼす可能性があります。

元のシートに変更を加えた場合は、[Refresh (最新の情報に更新)] ボタンを使用してマッピングを更新します。ただし、手動で行った変更が上書きされるため、列が正しくマッピングされていることを確認してください。

ステップ 6: ワークフローをスケジュールする

ワークフローが自動的に実行されるようにスケジュールするか、手動でワークフローを実行します。

Data Shuttle では UTC が使用されます。Smartsheet アプリのタイム ゾーン設定には従っていません。

ワークフローをスケジュールに従って実行するには

1. [Run options (実行オプション)] タブで [Run on schedule (スケジュールに従って実行)] をオンに切り替えます。 
2. スケジュールを設定するには、次のフィールドに入力します。
   • Days of the week (曜日): ワークフローを実行する曜日 
   • Start time (開始時刻): ワークフローの実行を開始する時刻
   • Execute every (頻度): ワークフロー スケジュールを実行する頻度 (例: 15 分ごと)
   • End time (終了時刻): ワークフローの実行を終了する時刻
3. スケジュールの設定が終わったら、[Next (次へ)] を選択します。 

手動で実行する

ワークフローのスケジュールを設定しない場合、ワークフローはいつでも実行できます。

ワークフローを手動で実行するには、以下の手順に従います。 

• ワークフローが保存されている場所に移動し、[Run (実行)] を選択します。

ステップ 7: 新しいワークフローを保存する

ワークフローの名前を入力し、[Save (保存)] を選択します。これで、実行、編集、削除したいワークフローに、ダッシュボードを介していつでもアクセスできます。