WorkApps

WorkApps è una piattaforma senza codice che permette di creare applicazioni web e per dispositivi mobili, con l’obiettivo di semplificare il tuo business e facilitare la collaborazione.Con WorkApps, puoi creare app personalizzate direttamente da fogli, moduli, report, pannelli di controllo e anche contenuti esterni come file, link web, video o presentazioni senza la necessità di avere competenze tecniche.

Puoi anche identificare e assegnare ruoli differenti agli utenti finali per tutti i soggetti che utilizzeranno l’app. Questo permette a tutti di lavorare dalla stessa app, con gli stessi dati sottostanti ma con un’esperienza personalizzata in base al proprio ruolo.

WorkApps è disponibile per i Piani aziendali e Premier.

Creazione e modifica delle WorkApp

Per creare una WorkApp:

  1. Da Smartsheet, seleziona l’icona più dalla barra a sinistra per scegliere Crea > WorkApp.
    NOTA: Puoi anche selezionare Sfoglia (icona della cartella) > WorkApp oppure andare direttamente a https://workapps.smartsheet.com ed eseguire l’accesso con le tue credenziali Smartsheet.
  2. Seleziona +Crea app dall’angolo in alto a destra della homepage.
  3. Scegli un modello preesistente o inizia da zero.

Crea app

Puoi modificare il nome dell’app facendo clic su App senza nome.

Assegna nome a WorkApp

Verrai indirizzato al Generatore di WorkApp dove potrai iniziare ad aggiungere pagine e adattare l'applicazione alle esigenze delle parti interessate.
Quando entri nell’app, sarai condotto attraverso un’esperienza guidata.

Esperienza guidata

Per rivisitare l’Esperienza guidata, puoi fare clic su ? E selezionare Tour WorkApp.

Tour WorkApp

Modifica delle app esistenti

Per modificare un'app esistente, vai su https://workapps.smartsheet.com e seleziona l'applicazione che desideri modificare. Puoi anche selezionare l'icona del menu per eliminare l'app o visualizzare l'app live se l'hai già pubblicata.

Icona del menu

Eventuali modifiche apportate nel generatore vengono salvate automaticamente se esci dalla WorkApp. Viene quindi impostato sulla modalità Bozza. Per uscire dal generatore e selezionare un'altra app da modificare, selezionare l’icona Home WorkApp

Aggiunta e modifica delle pagine

Selezionare l’icona delle pagine dalla barra a sinistra per aprire la sezione Pagine del generatore di app. Qui è dove puoi aggiungere, eliminare e modificare le pagine incluse nella tua applicazione.
Dal menu a discesa Aggiungi pagine a sinistra dello schermo, puoi aggiungere Contenuto Smartsheet (ad esempio fogli, report e pannelli di controllo), Moduli Smartsheet e Contenuto Web.

Aggiungi pagine


Le pagine aggiunte saranno visualizzate sulla sinistra sotto Pagine correnti. Passa il cursore del mouse sul nome di una pagina e seleziona l’icona di menu per rinominarla o rimuoverla. Per impostazione predefinita, tute le pagine verranno aggiunte nell’autorizzazione Lettore.

Pagine correnti

NOTE:

  • I moduli accessibili non possono essere ricercati e devono essere aggiunti copiando l'URL del modulo in WorkApp.
  • Puoi incorporare lo stesso elenco di contenuti web esterni come pannelli di controllo nelle WorkApp. Consulta l’articolo Incorporare contenuti da fonti esterne per saperne di più su ciò che può essere aggiunto alla WorkApp.
  • Facendo clic su Per iniziare durante l’utilizzo di un modello, otterrai le istruzioni di utilizzo relative a quel modello.

Impostazioni pagina

Con una pagina qualsiasi selezionata in Pagine correnti, seleziona l’icona delle Impostazioni pagina in alto a destra per aprire il pannello Impostazioni pagina

La maggior parte delle pagine ti mostrerà solo l'origine della pagina, tuttavia sono disponibili impostazioni aggiuntive se la tua pagina è un foglio. Per i fogli, puoi controllare la visualizzazione predefinita del foglio quando viene aperto nella WorkApp sul desktop (Visualizzazione Griglia o Visualizzazione Cartellino) e nelle app mobili Android e iOS (Visualizzazione Mobile o Visualizzazione Griglia) e puoi applicare un filtro predefinito salvato per permettere ai collaboratori di visualizzare per prime le informazioni chiave. Puoi anche modificare le impostazioni di Visualizzazione Cartellino, come Livello e Visualizza per.

Aggiungere contenuto Smartsheet alla tua WorkApp

Quando desideri aggiungere contenuto Smartsheet, apparirà una finestra che ti consente di cercare qualsiasi elemento di cui sei proprietario o per il quale disponi di accesso a livello di amministratore.

Aggiungi pagine alla tua app

Se hai accesso a molti elementi Smartsheet, puoi filtrare i risultati in fogli, report o pannelli di controllo utilizzando l'icona del filtro nell'angolo in alto a destra. Puoi anche utilizzare la barra Cerca per trovare gli elementi di Smartsheet in base al nome.

NOTE:

  • Se i termini di ricerca producono un numero elevato di risultati, il caricamento può richiedere del tempo. Prova a inserire il nome esatto dell'elemento per trovare gli elementi più rapidamente con la barra di ricerca.
  • Se hai appena creato nuovi contenuti, è possibile che tu debba selezionare il pulsante Aggiorna per ricaricare la pagina. Il nuovo elemento verrà visualizzato nell'elenco aggiornato.

Aggiungere ruoli alle WorkApp

Dopo aver aggiunto tutte le pagine necessarie alle tue WorkApp, puoi creare ruoli per controllare quali pagine possono visualizzare e modificare le diverse parti interessate. Ad esempio, puoi creare un ruolo per i Project Manager che consente loro di modificare il piano di progetto completo e visualizzare il pannello di controllo delle metriche. Puoi anche creare un ruolo separato per Assegnatario, che nasconde i pannello di controllo delle metriche e gli consente solo di modificare un report che mostra il lavoro assegnato.

Per aprire il pannello Ruoli, seleziona l’icona Ruoli dalla barra a sinistra.

Creazione e modifica dei ruoli

Per creare un ruolo dal pannello Ruoli selezionare Aggiungi ruoli. Puoi creare un ruolo dopo aver aggiunto almeno 1 pagina. Per modificare o rimuovere un ruolo esistente, seleziona l'icona del menu a destra del nome del ruolo.

Ruoli


Dopo aver creato un ruolo o selezionato un ruolo da modificare, vieni indirizzato alla pagina delle impostazioni del ruolo.

Impostazioni ruolo

In questa pagina, puoi effettuare le azioni seguenti:

  • Assegnare un nome al ruolo selezionando il nome del ruolo in grassetto nella parte superiore del pannello.
  • Controllare chi è assegnato a questo ruolo selezionando Aggiungi utenti.
  • Visualizzare gli utenti assegnati al ruolo selezionato facendo clic sulla scheda Utenti. Eliminare anche gli utenti se non si desidera più assegnarle al ruolo.
  • Controllare le autorizzazioni per ogni pagina dell’app per i collaboratori assegnati a questo ruolo. Le opzioni per le autorizzazioni includono Editor, Lettore e Nascosto, e queste autorizzazioni non si basano sulle autorizzazioni del collaboratore per l'elemento di origine all'interno di Smartsheet.
  • Controlla l'ordine delle pagine all'interno dell'app passando il mouse sul nome della pagina e trascinandolo verso l'alto o verso il basso nell'elenco quando l'icona di trascinamento viene visualizzata.

Comprensione dei livelli di autorizzazione

Quando crei i ruoli, dovrai tenere presenti le autorizzazioni a livello di pagina. Come migliore pratica, ti consigliamo di concedere agli utenti l’autorizzazione minima necessaria per svolgere la loro funzione lavorativa.

Usa questa tabella per comprendere ogni ruolo:

Ruolo

Descrizione

Editor

L’autorizzazione Editor fornisce ai collaboratori la capacità di modificare righe e celle e di aggiungere allegati. Per i pannelli di controllo, i moduli e il contenuto web, questa autorizzazione è equivalente a quella di Lettore.

Lettore

Questa è l'autorizzazione predefinita di ogni pagina quando crei un nuovo ruolo. L’autorizzazione Lettore fornisce ai collaboratori una visualizzazione di sola lettura della pagina. Potranno comunque compilare le pagine dei moduli e interagire con le pagine dei contenuti web nello stesso modo in cui farebbero in una finestra del browser separata.

Nascosto

L’autorizzazione Nascosto nasconde la pagina ai collaboratori.

Note aggiuntive sui livelli di autorizzazione

  • I livelli di autorizzazione nei ruoli delle WorkApp sono indipendenti dai livelli di autorizzazione di Smartsheet dei collaboratori sull'elemento di origine. Ad esempio, a un utente che non è condiviso nel report "Richieste aperte" in Smartsheet può essere concesso l'accesso come editor allo stesso report tramite le autorizzazioni dei ruoli delle WorkApp. Questo collaboratore non sarà in grado di vedere o interagire con il report in Smartsheet principale, ma potrà accedervi nella WorkApp.
  • Ai collaboratori possono essere concesse autorizzazioni di editor per un report all'interno di una WorkApp senza dover dare a questi utenti l'accesso al foglio sottostante all'interno di Smartsheet.
  • Se a un collaboratore vengono assegnati più ruoli nella tua app, potrà passare da un ruolo all'altro per controllare il modo in cui visualizza e interagisce con l'app.
  • Se il filtro utente corrente è abilitato nel report e l'autorizzazione della pagina è impostata su editor, il report verrà filtrato per visualizzare solo le righe rilevanti per il collaboratore. I collaboratori potranno modificare i valori di riga delle righe a loro assegnate utilizzando la WorkApp.
  • I pannelli di controllo e il contenuto web esterno non possono essere modificati dai collaboratori nelle WorkApp.

Associare il marchio e pubblicare la tua WorkApp

Dopo aver configurato i ruoli, dovrai pubblicare l'app e aggiungere collaboratori e parti interessate a ciascun ruolo in modo che il tuo team possa iniziare a utilizzare l'app.

Prima di pubblicare la tua app, è una buona idea configurare il marchio della tua organizzazione selezionando l'icona del rullo di vernice .

Fai clic su Ripristina tutto sui valori predefiniti per impostare tutte le opzioni di configurazione del marchio sui valori predefiniti forniti da Smartsheet. 

Fai clic su Modifica per ridimensionare le immagini o selezionare una nuova immagine.

Pubblicare l'App

Puoi visualizzare lo stato di pubblicazione della tua app sotto il nome dell’app quando hai l'app aperta o nella pagina iniziale delle WorkApp.

Pubblica modifiche

Inizialmente, questo stato sarà visualizzato come Bozza.

Per pubblicare la tua app, seleziona il pulsante Pubblica nell’angolo in alto a destra.

 

Pubblica

Facoltativamente, seleziona Gestisci utenti per aggiungere collaboratori ai ruoli nella finestra Aggiungi utenti:

Aggiungi utenti

Puoi anche aprire la finestra Aggiungi utenti selezionando l’icona dei collaboratori . 

In qualità di Generatore di app, vieni aggiunto automaticamente a tutti i ruoli. Puoi visualizzare in anteprima l'app per vedere come la vedrebbero gli utenti in questo ruolo. Ad esempio, se aggiungi un foglio a un'app, questo foglio verrà aggiunto a tutti i ruoli in modalità lettore e ti aggiungerà come proprietario a questi ruoli. Quando visualizzi l'app per ciascuno dei ruoli, questo foglio verrà mostrato solo in modalità lettore sebbene tu sia il generatore/proprietario dell'app.

Seleziona il ruolo a cui desideri assegnare gli utenti, quindi inserisci i nomi (se sono presenti nell'elenco dei contatti), gli indirizzi e-mail e i gruppi di contatti che desideri assegnare. Seleziona Aggiungi quando hai completato. Da questa scheda puoi anche rimuovere gli utenti.

Dopo aver pubblicato la tua app e aggiunto utenti ai ruoli, questi utenti potranno accedere all'app da Smartsheet o tramite il link all’app che puoi trovare selezionando Pubblica di nuovo:

Pubblica di nuovo

NOTE:

  • Una volta pubblicata, non è possibile annullare la pubblicazione dell'app. Dovrai eliminare tutti i ruoli, rimuovere utenti da tutti i ruoli o eliminare l'app.
  • Se apporti modifiche strutturali (ad es. aggiunta/eliminazione di nuove pagine o ruoli, aggiornamento del marchio dell’app) all'app dopo averla pubblicata, dovrai selezionare Pubblica modifiche per rendere queste modifiche visibili agli utenti.
  • Se hai apportato modifiche alle autorizzazioni della pagina, come la modifica dell'autorizzazione della pagina del foglio da lettore a editor per un ruolo o l’aggiunta/eliminazione di utenti da un ruolo, non dovrai ripubblicare l'app per rendere le modifiche disponibili all'utente finale. Pensa a questo come alla possibilità di condividere un foglio Smartsheet con un utente o modificare il livello di autorizzazione per un determinato utente per un foglio già condiviso.
  • Puoi visualizzare le modifiche pubblicate sul desktop facendo clic su Visualizza app in tempo reale o copiando il link in questo modale e incollandolo nella finestra del browser. Puoi anche visualizzare l'app pubblicata utilizzando l'app mobile Smartsheet. Una volta pubblicata, un'app viene resa disponibile automaticamente sia sul desktop che sull'app mobile Smartsheet. Per ulteriori informazioni su come utilizzare le WorkApp sui dispositivi mobili, vedere Interazione con le WorkApp dal dispositivo mobile.