Generatore di documenti

Il Generatore di documenti di Smartsheet ti permette di risparmiare tempo e rimuove i passi suscettibili a errori necessari per creare manualmente documenti personalizzati con dati di fogli. Crea rapidamente modelli che possono essere utilizzati in qualsiasi momento per generare documenti per una o più righe -- tutto senza dover mai lasciare la piattaforma Smartsheet.

Generatore di documenti: Genera documenti con i tuoi dati di riga

Usa il generatore di documenti per creare rapidamente versioni personalizzate di un PDF compilabile con i dati di riga del tuo foglio. In seguito, potrai scaricare i documenti personalizzati o allegarli al tuo foglio.

Prima di cominciare

Per generare documenti, devi aver già creato una mappatura sul foglio. Vedi Generatore di documenti: Collega le Colonne al tuo PDF compilabile per saperne di più sulla creazione di mappature.

Genera documenti

In qualunque momento, puoi utilizzare le mappature già presenti per creare documenti personalizzati con i tuoi dati di riga. A tale scopo:

  1. Seleziona le righe che contengono i dati con cui desideri generare i documenti. Per selezionare rapidamente più righe consecutive, clicca sulla prima riga, tieni premuto il tasto Maiusc, quindi clicca sull’ultima riga. Per selezionare più righe non consecutive, tieni premuto il tasto Ctrl (su Windows) o Command (su Mac) e seleziona i numeri di riga desiderati.
    SUGGERIMENTO: Per visualizzare facilmente le righe già utilizzabili per la generazione di documenti, puoi usare i filtri. Per saperne di più, vedi Crea un filtro per mostrare o nascondere i dati.
     
  2. Fa’ clic col tasto destro su un numero di riga selezionato sulla sinistra, e seleziona Genera documenti... dal menù della riga.

    La finestra del generatore di documenti si aprirà nella stessa scheda del browser. Le mappature salvate verranno visualizzate sulla destra.
     
  3. Seleziona l’elenco a discesa Genera su una qualsiasi delle mappature salvate. Avrai la possibilità di selezionare Scarica o Allega alle righe.

    Qualsiasi collaboratore può selezionare Scarica e scaricare sul proprio dispositivo un file .zip contenente un PDF per ogni riga.

    I Collaboratori che hanno il permesso di un Editore o di un utente di livello superiore possono selezionare Allega alle righe per caricare ciascun file PDF sulla riga del foglio a cui è associato.

Ciascun documento generato comprenderà i dati di riga basati sulla mappatura selezionata. Se il documento è diverso da come ti aspettavi, seleziona l’icona a matita accanto alla mappatura per rivederla e modificarla secondo le tue esigenze.

Informazioni supplementari

Quando generi documenti, tieni presente quanto segue

  • Se vuoi selezionare righe in più dalle quali generare documenti con il generatore di documenti già aperto, seleziona Torna al foglio in alto a sinistra della finestra del generatore, e ripeti le tappe sopra elencate per selezionare le righe desiderate.
  • Se generi un nuovo documento per una riga e scegli la stessa mappatura utilizzata in precedenza, il nuovo documento verrà caricato come versione aggiornata dell’allegato già presente. Per saperne di più sulle versioni degli allegati, vedi Come tenere aggiornati gli allegati nel corso del tempo.
  • Il file PDF generato prenderà il nome del documento generato, non quello della mappatura.
  • Anche le immagini contenute nelle celle possono essere collegate ai campi Immagine di un file PDF. Nota: Se si collega l’immagine contenuta in una cella al campo Testo di un PDF, comparirà solo il nome file dell’immagine. Perché l’immagine venga visualizzata correttamente, è necessario che il campo del file PDF al quale è collegata sia un campo Immagine.
  • Puoi generare documenti per un massimo di 100 righe alla volta.

Generatore di documenti: Collega le Colonne al tuo PDF compilabile

Crea una mappatura

Prima di poter generare documenti, devi caricare un PDF compilabile e collegare le colonne del tuo foglio ai campi compilabili del file per creare una mappatura. A tale scopo:

  1. Fa’ clic col tasto destro su una riga qualsiasi del foglio che contenga dati, per aprire il menù della riga, e seleziona Genera documenti.

    Si apre il generatore di documenti. Le colonne del foglio vengono visualizzate come campi sulla sinistra del generatore di documenti.
     
  2. Carica il tuo PDF compilabile selezionando l’icona del PDF o trascinando il file nel generatore di documenti.

    Il PDF verrà visualizzato a destra del generatore di documenti.
     
  3. Trascina i campi Smartsheet da sinistra a destra, nei campi associati del PDF compilabile, per collegare i campi tra loro.

    SUGGERIMENTO: Per inserire un valore statico, scrivilo in un campo compilabile qualsiasi. Il valore comparirà nello stesso campo per tutti i documenti generati.
     
  4. Una volta che tutti i campi sono collegati, da’ un nome alla mappatura e seleziona Salva o Genera.

Una volta creata la tua mappatura, puoi generare documenti utilizzando i tuoi dati di riga. Ciò ti consentirà di scaricare i documenti sul tuo dispositivo in un file .zip o di allegare ciascun documento alla riga del foglio a cui è associato. Vedi Generazione di documenti: Genera documenti con i tuoi dati di riga per saperne di più sulla generazione di documenti con le tue mappature.

Informazioni supplementari

Quando crei la tua mappatura, tieni presente quanto segue

  • Per creare una mappatura, bisogna usare un PDF con campi compilabili.
  • Se stai modificando una mappatura e decidi di eliminare le modifiche apportate, puoi fare questa operazione aggiornando la pagina o cliccando sul tasto indietro del tuo browser.
  • Per impostazione predefinita, le mappature vengono nominate come il PDF compilabile che è stato caricato. Per modificare il nome di una mappatura, apri l’editor della mappatura cliccando sull’icona a matita, e scrivi il nome desiderato nella casella Nome in cima.