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Réponses aux questions fréquentes sur Data Shuttle.
Data Shuttle : foire aux questions
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Prérequis
Pour utiliser Data Shuttle :
- Vous devez être un utilisateur avec une autorisation Propriétaire, Administrateur ou Éditeur sur la feuille cible.
- Vous devez demander à votre administrateur système d’activer les autorisations de l’application premium Data Shuttle dans le centre d’administration.
Pour vérifier votre niveau d’accès, connectez-vous à datashuttle.smartsheet.com.
Data Shuttle pour les chargements
Pour les chargements, Data Shuttle exige que les données soient téléchargées au format CSV, XLSX ou Google Sheet.
Vous pouvez créer un flux de travail de chargement sur Data Shuttle afin de pouvoir :
- importer le nombre d’heures réellement travaillées à partir d’un outil externe de suivi du temps ;
- importer les dépenses réelles à partir d’un système de comptabilité externe ;
- mettre à jour le pipeline commercial des livraisons à partir d’un outil CRM autre que SFDC (Salesforce) ;
- fusionner les données issues d’un système externe dans une feuille de prise en charge afin d’alimenter le provisionnement de Control Center ;
- importer des données dans Smartsheet à partir d’outils de création de formulaires personnalisés.
Data Shuttle pour les déchargements
Vous pouvez utiliser Data Shuttle pour décharger des données en tant que pièce jointe à une feuille Smartsheet ou à une source cloud externe, telle que OneDrive, SharePoint, Google Drive ou Box.
Créez un flux de travail de déchargement sur Data Shuttle afin de pouvoir :
- rendre les informations Smartsheet clés visibles pour les utilisateurs n’utilisant pas Smartsheet ;
- exporter des données complexes en une structure simple pour les intégrations de bases de données ;
- mettre à disposition des feuilles hebdomadaires dans un système de stockage sur le cloud, à envoyer en tant que pièce jointe à un e-mail ;
- envoyer des données de feuilles modifiées et filtrées en tant que pièce jointe à une autre feuille pour la création de solutions complexes ;
- exporter, archiver et vérifier les données en conservant les versions exportées comme sauvegardes.
Data Shuttle : foire aux questions
Comment bien commencer avec Data Shuttle ?
Découvrez notre parcours d’apprentissage DataShuttle ! Il fournit tout ce dont vous avez besoin pour commencer avec DataShuttle.
La solution Data Shuttle crée-t-elle une connexion directe et automatique entre Smartsheet et d’autres applications ?
Data Shuttle peut automatiquement charger des exports CSV ou XLSX à partir d’autres systèmes et générer des exports CSV ou XLSX à partir de Smartsheet. Il ne crée pas de connexion directe avec d’autres applications, mais il peut rationaliser le chargement et la fusion d’informations dans des feuilles existantes.
Il existe des intégrations et connecteurs à des systèmes spécifiques (dont les synchronisations bidirectionnelles avec Jira, Salesforce et Microsoft Dynamics 365). Bridge par Smartsheet peut créer des intégrations personnalisées avec d’autres systèmes.
Quelles sources de données puis-je utiliser comme points d’intégration pour les flux de travail de chargement Data Shuttle ?
Des fichiers CSV, XSLX ou Google Sheet qui sont soit des pièces jointes à une feuille ou une ligne dans Smartsheet, soit stockés dans Google Drive, Microsoft OneDrive/SharePoint ou Box.
- Dans les forfaits Commercial, les lecteurs suivants sont accessibles par défaut en fonction des autorisations système, mais l’administrateur système peut restreindre l’accès :
- Google Drive
- OneDrive/Sharepoint
- Box
- Dans le cadre des forfaits Smartsheet pour le secteur public, le lecteur pour l’offre GCC High de Microsoft est également disponible. Cependant, comme la plupart des lecteurs ne sont pas accessibles par défaut, vous devez contacter l’assistance via le Portail d’assistance Smartsheet pour activer l’accès.
Smartsheet peut-elle établir des connexions ODBC à des serveurs SQL externes ?
Le Connecteur de données en direct fournit une intégration commune à toute application externe compatible ODBC. L’ODBC est un produit de bureau, donc vous devez être en mesure d’installer des produits externes. Cela signifie qu’il ne fonctionne pas vraiment avec les services cloud.
S’il n’en est pas capable, vous aurez probablement besoin d’un export pour permettre à Data Shuttle de récupérer les informations auprès d’un service de stockage externe.
Les flux de travail archivés sont-ils comptabilisés dans mon total ?
Oui. Les flux de travail doivent être complètement supprimés, sinon ils seront comptabilisés dans votre nombre total de flux de travail.
La solution Data Shuttle est-elle disponible avec Smartsheet pour le secteur public ou Régions Smartsheet – UE ?
Oui, Data Shuttle est disponible dans l’instance Smartsheet Commercial aux États-Unis et dans l’UE, ainsi que dans Smartsheet pour le secteur public. Pour en savoir plus, consultez les articles Smartsheet pour le secteur public et Régions Smartsheet.
Quelle est la différence entre un flux de travail de chargement Data Shuttle et l’importation d’un fichier XLSX dans Smartsheet ?
Vous pouvez créer une nouvelle feuille en important un fichier XLSX dans Smartsheet. Cependant, si vous avez une feuille existante qui nécessite que des modifications y soient fusionnées à intervalles réguliers, la création d’un flux de travail de chargement Data Shuttle est plus efficace.
Où puis-je décharger des fichiers avec Data Shuttle ?
Data Shuttle peut décharger des données depuis Smartsheet vers OneDrive/SharePoint, Box, Google Drive, ou en tant que pièce jointe à une feuille Smartsheet. Les formats de pièce jointe peuvent être Excel XLSX ou CSV.
Comment puis-je voir quels flux de travail Data Shuttle ont été créés ?
Vous pouvez voir tous les flux de travail que vous avez créés, et l’administrateur système Smartsheet peut voir tous les flux de travail créés par les utilisateurs de leur organisation. Pour plus d’informations, consultez Gérer les flux de travail Data Shuttle existants.
Comment la solution Data Shuttle gère-t-elle les caractères spéciaux ?
Les fichiers importés via Data Shuttle doivent être codés en UTF-8.
Puis-je filtrer les données importées ou exportées ?
Oui. Vous pouvez définir des filtres sur les flux de travail de chargement et de déchargement pour importer ou exporter uniquement un sous-ensemble de vos données.
Le nombre de lignes que je peux charger et décharger est-il limité ?
- Si vous devez télécharger à partir d'une source pour remplacer ou fusionner des données dans plus de 20 000 lignes :
- Vous pouvez appliquer des filtres ou mapper uniquement une sélection de colonnes
- Vous pouvez également créer plusieurs flux de travail en utilisant une catégorie de données standard afin de répartir les données entre plusieurs feuilles
- Vous pouvez décharger jusqu’à 20 000 lignes
Si Data Shuttle fait partie de mon forfait, qui peut l’utiliser ?
Tout utilisateur d’un forfait comprenant Data Shuttle peut y accéder en se connectant à l’adresse datashuttle.smartsheet.com. Data Shuttle apparaît dans le lanceur jusqu’à ce qu’un utilisateur se connecte pour la première fois. De plus, les administrateurs système peuvent restreindre l'accès à Data Shuttle et à d'autres applications premium sur la page de gestion des utilisateurs dans le Smartsheet Admin Center.
Lorsque je passe un utilisateur en spectateur ou que je supprime ses accès sur ma page d’actualisation, qu’arrive-t-il aux flux de travail dont il est propriétaire dans Data Shuttle ?
Tous les flux de travail existants restent dans le système, mais les utilisateurs qui essaient d'accéder à l'éditeur de flux de travail sans les autorisations appropriées verront une expérience d'assistant verrouillée, ce qui les empêchera de modifier le flux de travail.
Les flux de travail seront mis en pause une fois qu'ils échoueront à s'exécuter 1 000 fois.
Partagez les flux de travail avant de rétrograder les utilisateurs qui les ont créés.