Créez un flux de travail de déchargement sur Data Shuttle

Le principe des flux de travail de déchargement Data Shuttle

Lorsque vous utilisez un flux de travail de déchargement, celui-ci extrait les données d’une feuille Smartsheet, les convertit en un fichier Excel ou CSV, puis les transmet sous forme de pièce jointe à :

• Une feuille Smartsheet 

• OneDrive 

• SharePoint 

• Google Drive 

• Box

Pour transférer des fichiers de Smartsheet ou d’Excel vers Google Drive, l’utilisateur Smartsheet du forfait doit disposer de l’accès Éditeur pour le fichier. 

Data Shuttle ne prend pas en charge l’extension classique des fichiers Excel (XLS). Reportez-vous à l’article Configuration système requise et Guide d’utilisation de Smartsheet pour plus d’informations sur la compatibilité des navigateurs.

Prérequis

Pour pouvoir utiliser Data Shuttle, vous devez :

• Détenir une autorisation de propriétaire, d’administrateur ou d’éditeur sur la feuille cible.
• Demander à votre administrateur système Smartsheet d’activer les autorisations de l’application premium Data Shuttle dans la Gestion des utilisateurs.

Étape 1 : créez un nouveau flux de travail de déchargement

1. Accédez à datashuttle.smartsheet.com et saisissez votre e-mail et votre mot de passe pour vous connecter. Si vous n’avez pas de compte Data Shuttle, vous devez en créer un sur la page de connexion.
2. Sur la barre de menu supérieure, sélectionnez Connexions.
3. Sélectionner Créer un flux de travail ou Gérer le flux de travail. 
4. Sur Data Shuttle, sélectionnez Offload Data (Décharger des données) dans la barre de navigation de gauche.
5. Sélectionnez Suivant.

Copier un flux de travail existant

Vous pouvez gagner du temps en copiant et en modifiant un flux de travail existant pour en créer un nouveau.

1. Accédez à l’onglet où est situé le flux de travail.
2. Pointez le curseur au-dessus du flux de travail. 
3. Sélectionnez  Brandfolder Image . 
4. Sélectionnez Créer une copie.

Une fois que vous avez créé une copie du flux de travail, vous pouvez modifier ce dernier.

Modifier un flux de travail

1. Placez le curseur au-dessus de la ligne du flux de travail.
2. Sélectionnez  Brandfolder Image . 
3. Sélectionnez Modifier le flux de travail

Étape 2 : sélectionnez une feuille source

• Sur l’onglet Source, sélectionnez votre feuille source. Ensuite, sélectionnez Suivant.

Étape 3 : sélectionnez une cible 

Votre cible correspond à l’emplacement de destination de vos données. Prenez en compte les éléments suivants :

• Si vous utilisez comme cible des pièces jointes Smartsheet, vous pouvez utiliser la même feuille ou une feuille différente de la feuille source. Si vous déchargez vers une application externe, assurez-vous de vous connecter au préalable.
• Avec Data Shuttle, l’extension de fichier est supprimée lors du processus de déchargement. Renommez le fichier ou ouvrez-le dans une application externe, puis enregistrez-le afin de lui redonner son extension.

• Ne définissez jamais le fichier de déchargement cible et le fichier de chargement source comme étant identiques. 

   

Pour sélectionner une cible

1. Sur l’onglet Target (Cible), sélectionnez l’emplacement cible :
   • Pièce jointe Smartsheet : sélectionnez l’élément Smartsheet auquel vous souhaitez joindre le fichier.
   • Third-party app (Application tierce) : si vous choisissez l’une de ces options, vous devrez vous connecter et sélectionner le dossier où vous souhaitez déposer le fichier de déchargement.
     • OneDrive 
     • Google Drive
     • Box
2. Remplissez les champs suivants :
   • Exported file name (Nom du fichier exporté) : attribuez un nom à votre fichier de déchargement.
   • Exported file type (Type de fichier exporté) : choisissez entre CSV et Excel.
3. Sélectionnez Suivant.

Étape 4 : définissez des filtres 

Utilisez des filtres afin de définir les données que le système devra décharger depuis Smartsheet vers votre drive externe. Par exemple, vous pouvez créer un filtre afin de décharger les lignes ayant la valeur En cours dans la colonne Statut. Vous pouvez également utiliser des filtres lorsque vous travaillez sur des ensembles de données volumineux et que vous n’avez besoin de partager qu’un sous-ensemble de vos données.

Les filtres sont sensibles à la casse. Veillez à ce qu’ils correspondent exactement aux informations de votre fichier.

Pour configurer des filtres

1. Dans l’onglet Filter (Filtre), sélectionnez Add another filter (Ajouter un autre filtre).
2. Dans les paramètres du filtre, sélectionnez une colonne d’entrée, un opérateur de comparaison (par exemple, equals [est égal à] ou contains [contient]), ainsi que la valeur.
3. Ensuite, dans le champ Filter logic (Logique du filtre), connectez les filtres entre eux grâce à l’opérateur AND ou OR. 
   • Afin de définir les relations entre les différents filtres, utilisez les identifiants de filtre (le chiffre situé à côté de chaque filtre).
4. Sélectionnez Suivant.

Au moins une ligne de votre feuille source doit répondre aux critères du filtre. Sinon, Data Shuttle ne génère pas de fichier CSV.

Définir une logique de filtre plus complexe

Vous pouvez définir une logique de filtre plus complexe en associant l’utilisation de parenthèses à celle des opérateurs AND et OR. 

• Par exemple : (1 AND 2) OR 3 combine la logique pour inclure toutes les données à : (Département = « Services » AND Taille du widget = « Grande ») OR Département = « Marketing ».

  Dans cet exemple, seuls les grands widgets du département des services seraient inclus dans votre déchargement, mais tous les widgets marketing seraient déchargés.

Étape 5 : mettez en correspondance les colonnes entre les deux systèmes 

Les colonnes Smartsheet sont préremplies. Vous sélectionnez les colonnes du fichier de déchargement.

Pour mettre une colonne en correspondance de façon manuelle

1. Dans la section Colonne de la feuille, choisissez les colonnes de la feuille que vous souhaitez faire correspondre aux colonnes du fichier de déchargement. 
2. (Facultatif) Pour changer l’ordre des colonnes, placez le curseur au-dessus de la colonne de la feuille/du fichier de déchargement. Ensuite, sélectionnez l’icône de la flèche. Si vous ne souhaitez pas que la correspondance s’applique à la totalité des champs, placez le curseur au-dessus de la colonne de la feuille/du fichier de déchargement. Ensuite, sélectionnez  Brandfolder Image  .
3. Lorsque vous avez fini de mettre en correspondance les champs, sélectionnez Suivant.

Vous pouvez ajouter, renommer ou supprimer des colonnes à cette étape. Cependant, les modifications peuvent affecter les automatisations interdépendantes. Si le changement de nom de la colonne déclenche une erreur, revenez au nom d’origine ou mettez à jour l’automatisation pour faire référence au nouveau nom. Vous ne pourrez supprimer que les colonnes que vous avez ajoutées lors de cette action de flux de travail de mise en correspondance.

Si des modifications ont été apportées à la feuille d’origine, utilisez le bouton Actualiser pour mettre à jour la correspondance. Cette action remplace néanmoins vos modifications manuelles : vérifiez donc que vos colonnes sont correctement mises en correspondance.

Étape 6 : planifiez votre flux de travail

Planifiez une exécution automatique de votre flux de travail, ou bien exécutez le flux de travail de façon manuelle.

Data Shuttle utilise l’heure GMT. Elle ne réplique pas les préférences de fuseau horaire de votre application Smartsheet.

Pour exécuter le flux de travail de façon automatisée

1. Dans l’onglet Run options (Options d’exécution), activez le bouton bascule Run on schedule (Exécuter selon le planning). 
2. Remplissez les champs suivants pour définir le planning :
   • Days of the week (Jours de la semaine) : les jours auxquels vous voulez exécuter le flux de travail 
   • Start time (Heure de début) : l’heure à laquelle vous voulez que le flux de travail commence à s’exécuter
   • Execute every (Fréquence d’exécution) : la fréquence du planning du flux de travail (par exemple : toutes les 15 minutes)
   • End time (Heure de fin) : l’heure à laquelle vous voulez que le flux de travail s’arrête
3. Une fois que vous avez terminé la configuration du planning, sélectionnez Suivant. 

Il est conseillé d’espacer les exécutions planifiées d’au moins six heures. Des exécutions trop fréquentes seraient susceptibles de :

• générer un nombre très élevé d’écritures dans leur source cloud ;
• créer de multiples versions qui seront difficiles à différencier ;
• provoquer des erreurs lorsque le flux de travail cherche à accéder à des fichiers en cours d’utilisation.

Exécution manuelle

Si vous n’établissez pas de planning pour le flux de travail, vous pouvez l’exécuter à n’importe quel moment.

Pour exécuter le flux de travail manuellement : 

• Rendez-vous à l’emplacement du flux de travail, puis sélectionnez Run (Exécuter).

Étape 7 : publiez votre nouveau flux de travail

Saisissez le nom que vous voulez donner à votre flux de travail, puis sélectionnez Publish (Publier). Vous pouvez à présent accéder à votre flux de travail dès que vous souhaitez l’exécuter, le modifier ou le supprimer.