Créer un flux de travail de déchargement dans Data Shuttle

Le principe des flux de travail de déchargement Data Shuttle

Lorsque vous utilisez un flux de travail de déchargement, celui-ci extrait les données d’une feuille Smartsheet, les convertit en un fichier Excel ou CSV, puis les transmet sous forme de pièce jointe à :

• une feuille Smartsheet ; 
• OneDrive ; 
• SharePoint ; 
• Google Drive ;
• Box.

Dans le cadre des forfaits Smartsheet pour le secteur public, le lecteur pour l’offre GCC High de Microsoft est également disponible. Cependant, comme la plupart des lecteurs ne sont pas accessibles par défaut, vous devez contacter l’assistance pour activer l’accès.

Prérequis

• Pour pouvoir utiliser Data Shuttle, vous devez :
  • disposer des autorisations Propriétaire, Admin, Éditeur ou Spectateur par rapport à la feuille source ;
  • demander à votre administrateur système d’activer les autorisations de l’application Premium Data Shuttle dans le centre d’administration Smartsheet.
• Pour décharger des données à partir de Smartsheet, vous devez disposer des autorisations Spectateur minimum par rapport à une feuille.

Étape 1 : créer un nouveau flux de travail de déchargement

1. Accédez à datashuttle.smartsheet.com et connectez-vous avec vos informations d’identification Smartsheet.
2. Dans Data Shuttle, sélectionnez + dans la barre de gauche.
3. Sélectionner Offload Data (Décharger des données).

Astuce de pro : copier un flux de travail existant

Au lieu d’en créer un nouveau à partir de zéro, vous pouvez gagner du temps en copiant et en modifiant un flux de travail existant.

1. Accédez au workflow de déchargement existant. 
2. Sélectionner  Brandfolder Image  à droite. 
3. Sélectionnez Create a copy (Créer une copie).

Une fois que vous avez créé une copie du flux de travail, vous pouvez modifier ce dernier. En savoir plus.

Étape 2 : sélectionner une feuille source

1. Dans l’onglet Source, sélectionnez votre feuille source. Gardez à l’esprit que votre feuille source ne peut pas être un rapport.
2. Sélectionnez Next (Suivant).

Étape 3 : sélectionner une cible 

Votre cible correspond à l’emplacement de destination de vos données. Si vous utilisez comme cible des pièces jointes Smartsheet, vous pouvez utiliser la même feuille ou une feuille différente de la feuille source. Si vous effectuez votre déchargement vers un lecteur de stockage externe, vous serez invité à vous connecter si ce n’est pas déjà fait.

Pour sélectionner une cible

1. Dans l’onglet Target (Cible), sélectionnez l’emplacement cible :
   • Smartsheet Attachment (Pièce jointe Smartsheet) : sélectionnez l’élément Smartsheet auquel vous souhaitez joindre le fichier.
   • Third-party storage drive (Lecteur de stockage tiers) : si vous choisissez l’une de ces options, vous devrez peut-être vous connecter et sélectionner le dossier de destination des données déchargées.
     • OneDrive et SharePoint 
     • Google Drive
     • Box
2. Remplissez les champs suivants :
   • Exported file name (Nom du fichier exporté) : attribuez un nom à votre fichier de déchargement.
   • Exported file type (Type de fichier exporté) : choisissez entre CSV et Excel.
3. Sélectionnez Next (Suivant).

Étape 4 : définir des filtres 

Utilisez des filtres pour définir les champs à décharger depuis Smartsheet vers votre lecteur externe. Par exemple, vous pouvez créer un filtre afin de décharger les lignes ayant la valeur In Progress (En cours) dans la colonne Status (Statut). Vous pouvez également utiliser des filtres lorsque vous travaillez sur des ensembles de données volumineux et que vous n’avez besoin de partager qu’un sous-ensemble de vos données.

Les filtres sont sensibles à la casse. Assurez-vous qu’ils sont identiques à ceux de votre fichier.

Pour configurer des filtres

1. Dans l’onglet Filter (Filtre), sélectionnez Add another filter (Ajouter un autre filtre).
2. Dans les paramètres du filtre, sélectionnez une colonne d’entrée, un opérateur de comparaison (par exemple, equals [est égal à] ou contains [contient]), ainsi que la valeur.

3. Sélectionnez Next (Suivant).

   Au moins une ligne de votre feuille source doit répondre aux critères du filtre. Sinon, Data Shuttle ne génère pas de fichier CSV.

Définir une logique de filtre plus complexe

Vous pouvez définir une logique de filtre plus complexe en associant l’utilisation de parenthèses à celle des opérateurs AND (ET) et OR (OU). 

Par exemple :

(1 AND 2) OR 3 ([1 ET 2] OU 3) combine la logique pour inclure toutes les données à : Department = “Services” AND Widget Size = “Large”) OR the Department = “Marketing.” ([Département = « Services » ET Taille du widget = « Large »] OU Département = « Marketing ».

Dans cet exemple, seuls les grands widgets du département des services seraient inclus dans votre déchargement, tandis que tous les widgets marketing seraient déchargés.

Étape 5 : mapper les colonnes entre les deux systèmes 

Les colonnes Smartsheet sont préremplies. Vous devez sélectionner les colonnes du fichier de déchargement pour faire correspondre vos champs entre la source et la cible.

Pour mapper une colonne manuellement

1. Dans la section Sheet Column (Colonne de la feuille), choisissez les colonnes de la feuille que vous souhaitez faire correspondre avec les colonnes du fichier de déchargement. 
2. (Facultatif) Pour organiser les colonnes, utilisez les boutons fléchés. Si vous ne souhaitez pas mapper tous les champs, sélectionnez l’icône de  Brandfolder Image suppression.
3. Lorsque vous avez fini de mapper les champs, sélectionnez Next (Suivant).

Vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à cette étape. Cependant, les modifications peuvent affecter les automatisations interdépendantes.

Si des modifications ont été apportées à la feuille d’origine, utilisez Refresh (Actualiser) pour mettre à jour la correspondance. Cette action remplace néanmoins vos modifications manuelles : vérifiez donc que vos colonnes sont correctement mappées.

Étape 6 : planifier votre flux de travail

Planifiez l’exécution automatique de votre flux de travail, ou exécutez manuellement le flux de travail.

Data Shuttle utilise le fuseau horaire UTC et ne réplique pas les préférences de fuseau horaire de votre application Smartsheet.

Pour exécuter le workflow de manière planifiée

1. Dans l’onglet Run options (Options d’exécution), activez le bouton bascule Run on schedule (Exécuter selon le planning). 
2. Remplissez les champs suivants pour définir le planning :
   • Days of the week (Jours de la semaine) : les jours auxquels vous voulez exécuter le flux de travail. 
   • Start time (Heure de début) : l’heure à laquelle vous voulez que le flux de travail commence à s’exécuter.
   • Execute every (Fréquence d’exécution) : la fréquence du planning du flux de travail (par exemple : toutes les 15 minutes).
   • End time (Heure de fin) : l’heure à laquelle vous voulez que le flux de travail s’arrête.
3. Une fois que vous avez terminé la configuration du planning, sélectionnez Next (Suivant). 

Exécution manuelle

Si vous n’établissez pas de planning pour le flux de travail, vous pouvez l’exécuter à n’importe quel moment.

Pour exécuter le flux de travail manuellement : 

• Rendez-vous à l’emplacement du flux de travail, puis sélectionnez Run (Exécuter).

Étape 7 : enregistrer votre flux de travail

Saisissez le nom de votre flux de travail, puis sélectionnez Save (Enregistrer). Vous pouvez à présent accéder à votre flux de travail dès que vous souhaitez l’exécuter, le modifier ou le supprimer via le tableau de bord.