Créez un flux de travail de déchargement sur Data Shuttle

Le principe du flux de travail de déchargement Data Shuttle

Lorsque vous utilisez un flux de travail de déchargement, celui-ci extrait les données d’une feuille Smartsheet, les convertit en un fichier Excel ou CSV, puis les transmet sous forme de pièce jointe à :

• une feuille Smartsheet 

• OneDrive 

• SharePoint 

• Google Drive 

• Box

Pour transférer des fichiers de Smartsheet ou d’Excel vers Google Drive, un utilisateur sous licence de Smartsheet doit disposer de l’accès Éditeur pour le fichier dans Google Drive.

Data Shuttle ne prend pas en charge l’extension .xls classique des fichiers Excel.

Reportez-vous à l’article Configuration système requise et Guide d’utilisation de Smartsheet pour plus d’informations sur la compatibilité des navigateurs.

Étape 1 : créez un nouveau flux de travail de déchargement

1. Accédez à datashuttle.smartsheet.com et saisissez votre e-mail et votre mot de passe pour vous connecter. Si vous n’avez pas de compte Data Shuttle, vous devez en créer un sur la page de connexion.
2. Sur la barre de menu supérieure, sélectionnez Connexions.
3. Sélectionner Créer un flux de travail ou Gérer le flux de travail. 
4. Sur Data Shuttle, dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Offload Data (Décharger des données).
5. Sélectionnez Next (Suivant).

Copier un flux de travail existant

Vous pouvez gagner du temps en copiant et en modifiant un flux de travail existant pour en créer un nouveau.

1. Rendez-vous sur l’onglet où est situé le flux de travail.
2. Pointez le curseur au-dessus du flux de travail. 
3. Sélectionnez Plus. 
4. Sélectionnez Créer une copie.

Une fois que vous avez créé une copie du flux de travail, vous pouvez le modifier.

Modifier un flux de travail

1. Placez le curseur au-dessus de la ligne du flux de travail.
2. Sélectionnez Plus . 
3. Sélectionnez Edit workflow (Modifier le flux de travail).

Étape 2 : sélectionnez une feuille source

• Sur l’onglet Source, sélectionnez la feuille source, puis sélectionnez Next (Suivant).

Étape 3 : sélectionnez la cible 

Votre cible correspond à l’emplacement de destination de vos données. 

Prenez en compte les éléments suivants :

• Si vous utilisez comme cible des pièces jointes Smartsheet, vous pouvez utiliser la même feuille ou une feuille différente de la feuille source. Si vous déchargez vers une application externe, assurez-vous de vous connecter au préalable.
• Avec Data Shuttle, l’extension de fichier est supprimée lors du processus de déchargement. Renommez le fichier ou ouvrez-le dans une application externe, puis enregistrez-le afin de lui redonner son extension.
• N’utilisez jamais le même fichier comme cible de déchargement et source de chargement. 

Pour sélectionner une cible

1. Sur l’onglet Target (Cible), sélectionnez l’emplacement cible :
   • Pièce jointe Smartsheet : sélectionnez l’élément Smartsheet auquel vous souhaitez joindre le fichier.
   • Third-party app (Application tierce) : si vous choisissez l’une de ces options, vous devrez vous connecter et sélectionner le dossier où vous souhaitez déposer le fichier de déchargement.
     • OneDrive 
     • Google Drive
     • Box
2. Remplissez les champs suivants :
   • Exported file name (Nom du fichier exporté) : attribuez un nom à votre fichier de déchargement.
   • Exported file type (Type de fichier exporté) : choisissez entre CSV et Excel.
3. Sélectionnez Next (Suivant).

Étape 4 : définissez des filtres 

Utilisez des filtres afin de définir les données que le système devra décharger depuis Smartsheet vers votre drive externe. Par exemple, vous pouvez créer un filtre afin de décharger les lignes dont la colonne Statut a pour valeur « En cours ».

Vous pouvez également utiliser des filtres lorsque vous travaillez sur des jeux de données volumineux dont vous ne souhaitez partager qu’une partie des données.

Les filtres sont sensibles à la casse. Veillez à ce qu’ils correspondent exactement aux informations de votre fichier.

Pour configurer des filtres

1. Dans l’onglet Filter (Filtre), sélectionnez Add another filter (Ajouter un autre filtre).
2. Dans les paramètres du filtre, sélectionnez une colonne d’entrée, un opérateur de comparaison (par exemple, equals [est égal à] ou contains [contient]), ainsi que la valeur.
3. Ensuite, dans le champ Filter logic (Logique du filtre), connectez les filtres entre eux grâce à l’opérateur AND ou OR. 
   • Afin de définir les relations entre les différents filtres, utilisez les identifiants des filtres (le chiffre situé à côté de chaque filtre).
4. Sélectionnez Suivant.

Au moins une ligne de votre feuille source doit répondre aux critères du filtre. Sinon, Data Shuttle ne génère pas de fichier CSV.

Définir une logique de filtre plus complexe

Vous pouvez définir une logique de filtre plus complexe en associant l’utilisation de parenthèses à celle des opérateurs AND et OR. 

Par exemple : (1 AND 2) OR 3 combine la logique pour inclure toutes les données à : (Département = « Services » AND Taille du widget = « Grande ») OR Département = « Marketing ».

Dans cet exemple, seuls les grands widgets du département des services seraient inclus dans votre déchargement, mais tous les widgets marketing le seraient également.

Étape 5 : mettez en correspondance les colonnes entre les deux systèmes 

Les colonnes Smartsheet sont préremplies ; votre rôle est de sélectionner les colonnes du fichier de déchargement.

Pour mettre une colonne en correspondance de façon manuelle

1. Dans la section Sheet Column (Colonne de la feuille), choisissez les colonnes de la feuille que vous souhaitez faire correspondre aux colonnes du fichier de déchargement. 
2. Facultatif : pour changer l’ordre des colonnes, placez le curseur au-dessus de la colonne de la feuille/du fichier de déchargement. Ensuite, sélectionnez l’icône de la flèche. Si vous ne souhaitez pas que la correspondance s’applique à la totalité des champs, placez le curseur au-dessus de la colonne de la feuille/du fichier de déchargement. Ensuite, sélectionnez .
3. Lorsque vous avez fini de mettre les champs en correspondance, sélectionnez Suivant.

Lors de cette étape, vous pouvez ajouter, renommer ou supprimer des colonnes. Les modifications peuvent affecter les automatisations qui en dépendent. Si une erreur est déclenchée en raison du changement de nom de la colonne, revenez au nom d’origine ou mettez à jour l’automatisation pour faire référence au nouveau nom.

Vous ne pourrez supprimer que les colonnes que vous avez ajoutées lors de cette action de flux de travail de mise en correspondance.

Si des modifications ont été apportées à la feuille d’origine, utilisez le bouton Refresh (Actualiser) pour mettre à jour la correspondance. Cette action remplace néanmoins vos modifications manuelles : vérifiez donc que vos colonnes sont correctement mises en correspondance.

Étape 6 : planifiez votre flux de travail

Planifiez une exécution automatique de votre flux de travail, ou exécutez manuellement le flux de travail.
 

Data Shuttle utilise l’heure GMT. Elle ne réplique pas les préférences de fuseau horaire de votre application Smartsheet.

Pour exécuter le flux de travail de façon automatisée

1. Dans l’onglet Run options (Options d’exécution), activez le bouton Run on schedule (Exécuter selon le planning). 
2. Remplissez les champs suivants pour définir le planning :
   • Days of the week (Jours de la semaine) : les jours auxquels vous voulez exécuter le flux de travail 
   • Start time (Heure de début) : l’heure à laquelle vous voulez que le flux de travail commence à s’exécuter
   • Execute every (Fréquence d’exécution) : la fréquence du planning du flux de travail (par exemple : toutes les 15 minutes)
   • End time (Heure de fin) : l’heure à laquelle vous voulez que le flux de travail s’arrête
3. Une fois que vous avez terminé la configuration, sélectionnez Next (Suivant). 

Il est conseillé d’espacer les exécutions planifiées d’au moins six heures. Des exécutions trop fréquentes seraient susceptibles de :

• générer un nombre très élevé d’écritures dans leur source cloud ;
• créer de multiples versions qui seront difficiles à différencier ;
• provoquer des erreurs lorsque le flux de travail cherche à accéder à des fichiers en cours d’utilisation.

Exécution manuelle

Si vous n’avez pas établi pas de planning pour votre flux de travail, vous pouvez exécuter le flux de travail à n’importe quel moment.

Pour exécuter le flux de travail manuellement : 

• Rendez-vous à l’emplacement du flux de travail, puis sélectionnez Run (Exécuter).

Étape 7 : publiez votre nouveau flux de travail

Saisissez le nom que vous voulez donner à votre flux de travail, puis sélectionnez Publish (Publier). Vous pouvez à présent accéder à votre flux de travail dès que vous souhaitez l’exécuter, le modifier ou le supprimer.