Flux de travail de déchargement

 Vous pouvez créer des flux de travail qui déchargent les données à partir de feuilles (les rapports, les WorkApps, les tableaux de bord et les pièces jointes ne sont pas inclus).

Prérequis

• Pour pouvoir utiliser Data Shuttle, vous devez :
  • disposer des autorisations Propriétaire, Admin, Éditeur ou Spectateur par rapport à la feuille source ;
  • demander à votre administrateur système d’activer les autorisations de l’application Premium Data Shuttle dans le centre d’administration Smartsheet.
• Pour décharger des données à partir de Smartsheet, vous devez disposer des autorisations Spectateur minimum par rapport à une feuille.

Pour contacter votre représentant commercial et en savoir plus, rendez-vous sur le Data Shuttle Marketplace.

Si vous pouvez accéder à Smartsheet University, vous trouverez ces informations avec des instructions interactives dans le cours consacré aux flux de travail de chargement Data Shuttle.

Se connecter à Data Shuttle

Le principe des flux de travail de déchargement Data Shuttle

Lorsque vous utilisez un flux de travail de déchargement, celui-ci extrait les données d’une feuille Smartsheet, les convertit en un fichier Excel ou CSV, puis les transmet à :

• une feuille Smartsheet 
• OneDrive 
• SharePoint 
• Google Drive 
• Box

Dans le cadre des forfaits Smartsheet pour le secteur public, le lecteur pour l’offre GCC High de Microsoft est également disponible. Cependant, comme la plupart des lecteurs ne sont pas accessibles par défaut, vous devez contacter l’assistance pour activer l’accès.

Étape 1 : créer un nouveau flux de travail de déchargement

1. Accédez à datashuttle.smartsheet.com et connectez-vous avec vos informations d’identification Smartsheet.
2. Dans Data Shuttle, sélectionnez + dans la barre de gauche.

3. Sélectionnez Offload Data (Décharger des données).

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Astuce de pro : Copier un flux de travail existant

Au lieu d’en créer un nouveau à partir de zéro, vous pouvez gagner du temps en copiant et en modifiant un flux de travail existant.

1. Accédez au workflow de déchargement existant. 
2. Sélectionner  Brandfolder Image  à droite. 
3. Sélectionnez Créer une copie.

Une fois que vous avez créé une copie du flux de travail, vous pouvez modifier ce dernier. En savoir plus.

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Étape 2 : sélectionner une feuille source

1. Dans l’onglet Source, sélectionnez votre feuille source. Gardez à l’esprit que votre feuille source ne peut pas être un rapport.

2. Sélectionnez Suivant.

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Étape 3 : sélectionner une cible 

Votre cible correspond à l’emplacement de destination de vos données. Si vous utilisez comme cible des pièces jointes Smartsheet, vous pouvez utiliser la même feuille ou une feuille différente de la feuille source. Si vous effectuez votre déchargement vers un lecteur de stockage externe, vous devrez vous connecter si ce n’est pas déjà fait.

1. Dans l’onglet Target (Cible), sélectionnez l’emplacement cible :

   • Pièce jointe Smartsheet : sélectionnez l’élément Smartsheet auquel vous souhaitez joindre le fichier.
   • Third-party storage drive (Lecteur de stockage tiers) : si vous choisissez l’une de ces options, vous devrez peut-être vous connecter et sélectionner le dossier de destination des données déchargées.
     • OneDrive et SharePoint 
     • Google Drive
     • Box
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2. Remplissez les champs suivants :

   • Exported file name (Nom du fichier exporté) : attribuez un nom à votre fichier de déchargement.

   • Exported file type (Type de fichier exporté) : choisissez entre CSV et EXCEL.

     Les fichiers CSV et Excel ne conservent pas le format interne de Smartsheet.

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3. Sélectionnez Suivant.

Étape 4 : définir des filtres 

Utilisez des filtres pour définir les champs à décharger depuis Smartsheet vers votre lecteur externe. Par exemple, vous pouvez créer un filtre afin de décharger les lignes ayant la valeur In Progress (En cours) dans la colonne Status (Statut). Vous pouvez également utiliser des filtres lorsque vous travaillez sur des ensembles de données volumineux et que vous n’avez besoin de partager qu’un sous-ensemble de vos données.

Les filtres sont sensibles à la casse. Assurez-vous qu’ils sont identiques à ceux de votre fichier.

1. Dans l’onglet Filter (Filtrer), sélectionnez Add another filter (Ajouter un autre filtre).

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2. Dans les paramètres du filtre, sélectionnez une colonne d’entrée, un opérateur de comparaison (par exemple, equals [est égal à] ou contains [contient]), ainsi que la valeur.

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3. Sélectionnez Suivant.

   Au moins une ligne de votre feuille source doit répondre aux critères du filtre. Sinon, Data Shuttle ne génère pas de fichier CSV.

Définir une logique de filtre plus complexe

Vous pouvez définir une logique de filtre plus complexe en associant l’utilisation de parenthèses à celle des opérateurs AND (ET) et OR (OU). 

Par exemple :

(1 AND 2) OR 3 ([1 ET 2] OU 3) combine la logique pour inclure toutes les données lorsque (Department = “Services” AND Widget Size = “Large”) OR the Department = “Marketing.” ([Département = « Services » ET Taille du widget = « Large »] OU Département = « Marketing ».

Dans cet exemple, seuls les grands widgets du département des services seraient inclus dans votre déchargement, tandis que tous les widgets marketing seraient déchargés.

Étape 5 : mapper les colonnes entre les deux systèmes 

Les colonnes Smartsheet sont préremplies. Vous devez sélectionner les colonnes du fichier de déchargement pour faire correspondre vos champs entre la source et la cible.

1. Dans la section Source field (Champ source), choisissez les colonnes de la feuille que vous souhaitez faire correspondre avec les colonnes du fichier de déchargement. 
2. (Facultatif) Pour organiser les colonnes, utilisez les boutons fléchés. Si vous ne souhaitez pas mapper tous les champs, sélectionnez  Brandfolder Image .

3. Lorsque vous avez fini de mapper les champs, sélectionnez Suivant. Vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à cette étape. Cependant, les modifications peuvent affecter les automatisations interdépendantes.

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Si des modifications ont été apportées à la feuille d’origine, utilisez le bouton Refresh (Actualiser) pour mettre à jour le mappage. Cette action remplace néanmoins vos modifications manuelles : vérifiez donc que vos colonnes sont correctement mappées.

Étape 6 : planifier votre flux de travail

Planifiez l’exécution automatique de votre flux de travail, ou exécutez manuellement le flux de travail.

Data Shuttle utilise le fuseau horaire UTC et ne réplique pas les préférences de fuseau horaire de votre application Smartsheet.

Exécuter le flux de travail selon un planning

1. Dans l’onglet Run options (Options d’exécution), activez le bouton bascule Run on schedule (Exécuter selon le planning). 
2. Remplissez les champs suivants pour définir le planning :
   • Days of the week (Jours de la semaine) : les jours auxquels vous voulez exécuter le flux de travail. 
   • Start time (Heure de début) : l’heure à laquelle vous voulez que le flux de travail commence à s’exécuter.
   • Execute every (Fréquence d’exécution) : la fréquence du planning du flux de travail (par exemple : toutes les 15 minutes).
   • End time (UTC) (Heure de fin [UTC]) : l’heure à laquelle vous voulez que le flux de travail s’arrête.

3. Une fois que vous avez terminé la configuration du planning, sélectionnez Suivant.

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Exécution manuelle

Si vous n’établissez pas de planning pour le flux de travail, vous pouvez l’exécuter à n’importe quel moment.

Pour exécuter le flux de travail manuellement : 

• Rendez-vous à l’emplacement du flux de travail, puis sélectionnez Run (Exécuter).

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Étape 7 : partager votre flux de travail

Vous pouvez partager vos flux de travail avec d’autres utilisateurs associés à votre forfait Smartsheet. Lorsque vous partagez un flux de travail, ces utilisateurs deviennent des gestionnaires de flux de travail. En tant que gestionnaires de flux de travail, ils peuvent modifier, exécuter, archiver et partager un flux de travail à condition qu’ils disposent au moins d’autorisations Éditeur par rapport aux fichiers source et cible. Les administrateurs peuvent également ajouter ou supprimer des gestionnaires de flux de travail à n’importe quel flux de travail au sein de leur forfait.

1. Dans l’onglet Sharing settings (Paramètres de partage), saisissez le nom de l’utilisateur avec lequel vous souhaitez partager le flux de travail dans le champ de texte fourni.

2. Sélectionnez Suivant.

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Étape 8 : enregistrer votre flux de travail

Saisissez le nom de votre flux de travail, puis sélectionnez Save (Enregistrer). Vous pouvez à présent accéder à votre flux de travail dès que vous souhaitez l’exécuter, le modifier ou le supprimer via le tableau de bord.