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Les administrateurs système peuvent gérer les flux de travail Data Shuttle de leur organisation.
Gérer les flux de travail Data Shuttle
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Il existe plusieurs façons d’accéder à Data Shuttle à partir de l’application Smartsheet :
- Via le menu Connexions dans la barre de navigation supérieure en mode Grille.
- Via le bouton Intégrations de données dans la barre de navigation supérieure en mode Table.
Vous pouvez également vous connecter à l’aide du bouton ci-dessous.
Gestion des flux de travail par l’administrateur système
Si vous êtes un administrateur système, vous pouvez :
- afficher la liste de l’ensemble des flux de travail créés au sein de votre organisation ;
- ajouter ou supprimer des gestionnaires de flux de travail ;
- consulter les détails de leur configuration ;
- interrompre n’importe quel flux de travail ;
- archiver n’importe quel flux de travail ;
- restaurer n’importe quel flux de travail ;
supprimer n’importe quel flux de travail ;
La suppression d’un flux de travail est irréversible. Vous ne pouvez pas l’annuler.
- consulter le journal d’activité de n’importe quel flux de travail.
Utilisez le menu du flux de travail en haut de l’écran pour basculer entre vos flux de travail, les flux de travail de votre organisation et les flux de travail archivés.
Gardez à l’esprit :
- Vous ne pouvez pas modifier des flux de travail dont vous n’êtes pas propriétaire.
- Vous ne pouvez pas accéder aux feuilles source ou cible utilisées dans les flux de travail, à moins que celles-ci aient été partagées avec vous.
- Vous ne pouvez pas contrôler les autorisations liées aux emplacements de fichiers externes à partir du centre d’administration de Smartsheet.
- En fonction des paramètres de notification, les propriétaires de flux de travail sont informés via le centre de notifications ou par e-mail qu’un administrateur a pris des mesures concernant l’un de leurs flux de travail.
Modifier un flux de travail
- Passez la souris sur le flux de travail et sélectionnez le menu à trois points verticaux
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. Sélectionnez Modifier le flux de travail.
Si une erreur s’est produite lors de la dernière exécution du flux de travail ou en cas d’erreur dans sa configuration (par exemple, si la feuille source a été supprimée), Dernière exécution présente une icône et un message d’erreur. Pour remédier à ce problème, modifiez le flux de travail et publiez-le à nouveau.
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Modifier et ajouter de nouvelles colonnes à un flux de travail
Si votre processus évolue, vous serez peut-être amené à modifier la structure de votre fichier source. Pour gérer la nouvelle structure dans la feuille cible :
- Modifiez votre fichier source avec les nouveaux en-têtes de colonne ou des colonnes supplémentaires. Si vous utilisez un fichier Excel ou CSV, téléchargez le fichier source le plus récent dans l’emplacement source et modifiez la feuille cible en utilisant les nouveaux en-têtes de colonne ou des colonnes supplémentaires.
- Accédez à Source > Source Location (Emplacement source) et sélectionnez un autre emplacement source. Par exemple, si votre source est Google Drive, basculez vers Smartsheet.
Basculez votre emplacement source à votre sélection d’origine.
Vous devrez peut-être sélectionner à nouveau votre feuille avec pièce jointe ou votre nom de fichier.
Cliquez sur Suivant jusqu’à atteindre la page Mapping (Mappage). Remappez vos colonnes et expressions d’entrée. Pour en savoir plus sur le mappage des colonnes, consultez l’article Créer un flux de travail de chargement dans Data Shuttle.
Vous devrez peut-être remapper toutes vos colonnes, et pas seulement celles que vous avez ajoutées et modifiées.
- Vous pouvez maintenant activer et exécuter votre flux de travail.
Interrompre un flux de travail
Data Shuttle interrompt les flux de travail qui génèrent des erreurs et des échecs en continu. Le statut Last run (Dernière exécution) dans votre tableau de bord reflète le statut interrompu. Les erreurs générées par un chargement partiel des données n’interrompront pas le flux de travail.
Pour réactiver un flux de travail interrompu, sélectionnez Vérifier et modifiez votre configuration afin que le flux de travail s’exécute correctement la fois suivante. Enregistrez-le pour qu’il s’exécute de nouveau et reprenez l’exécution des activités programmées.
Archiver un flux de travail
L’archivage d’un flux de travail a pour effet de déplacer celui-ci vers vos archives et d’interrompre le flux de travail. Vous avez 90 jours pour restaurer le flux de travail avant qu’il ne soit supprimé de façon permanente.
Si vous restaurez votre flux de travail, les paramètres restent inchangés et le flux de travail continue à s’exécuter selon votre planning. Lorsqu’un flux de travail est archivé, il cesse de s’exécuter ; vous pouvez cependant accéder au journal d’activité.
Vous pouvez également supprimer le flux de travail de votre archive de manière permanente avant le délai de 90 jours. Si vous supprimez définitivement un flux de travail, vous supprimez également son journal d’activité.
- Passez la souris sur le flux de travail et sélectionnez le menu à trois points verticaux
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.
Sélectionnez Archive workflow > Archive (Archiver le flux de travail > Archiver).
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Partager ou transférer un flux de travail
Pour partager ou transférer un flux de travail, sélectionnez
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puis Paramètres de partage. Vous pouvez partager des flux de travail avec d’autres gestionnaires de flux de travail, mais le partage n’est possible qu’au sein du même forfait.
Le transfert de flux de travail implique l’ajout d’un autre gestionnaire de flux de travail et la suppression de vos propres autorisations de partage de flux de travail. Vous devez d’abord ajouter un autre gestionnaire de flux de travail pour pouvoir vous retirer d’un flux de travail.
Tous les gestionnaires de flux de travail peuvent modifier, exécuter, archiver et partager un flux de travail, à condition qu’ils disposent au moins des autorisations Éditeur sur les fichiers source et cible. Les administrateurs peuvent ajouter ou supprimer des gestionnaires de flux de travail à n’importe quel flux de travail au sein de leur forfait.
Fonctionnement des notifications
Tous les gestionnaires de flux de travail reçoivent des notifications pour ce qui suit :
- Erreurs de flux de travail
- Ajouts ou retraits d’utilisateurs d’un flux de travail Data Shuttle, y compris eux-mêmes
- Modifications et suppressions de flux de travail
Les notifications sont envoyées dans l’application Smartsheet et par e-mail en fonction des paramètres de notification Smartsheet configurés par l’utilisateur. Pour ajuster les préférences de notification de Data Shuttle, modifiez les options dans la section consacrée aux @mentions, au partage d’invitations et aux demandes de vérification.
Le partage en masse et le partage avec des groupes ne sont actuellement pas pris en charge.
Exécuter des actions en masse par rapport à des flux de travail
Les administrateurs système et les utilisateurs peuvent exécuter des actions en masse sur les flux de travail à partir de leurs tableaux de bord principaux : Mes flux de travail, Mon organisation (pour les administrateurs uniquement) et Flux de travail archivés. Voici ce qu’ils peuvent faire, en fonction de leur niveau d’accès :
- Les utilisateurs peuvent :
- Sélectionner plusieurs flux de travail ou les sélectionner tous en même temps pour des actions spécifiques.
- Archiver un certain nombre de flux de travail ou la totalité d’entre eux et les supprimer définitivement en masse.
Les administrateurs système peuvent effectuer les mêmes actions pour tous les flux de travail de leur organisation ainsi que supprimer définitivement les flux de travail en masse.
Obtenir votre rapport de flux de travail
Ce rapport n’est disponible que pour les utilisateurs de Smartsheet aux États-Unis, en Australie et dans l’UE.
Les administrateurs peuvent télécharger un fichier CSV qui comprend des informations clés sur tous les flux de travail de l’organisation, notamment :
- Nom
- ID
- Type
- Statut
- Action
- Date/heure de création (UTC)
- Date/heure de la dernière modification (UTC)
- Date/heure de la dernière exécution (UTC)
- Statut de la dernière exécution
- Flux de travail défini selon le planning (Oui/Non)
- Créateur
- Dernier éditeur
Suivez ces étapes pour télécharger :
- Dans votre tableau de bord, accédez à Mon organisation
- Sélectionnez le rapport de flux de travail dans le coin supérieur droit.
Le téléchargement du fichier CSV commence automatiquement et est enregistré dans votre dossier Téléchargements par défaut. Ouvrez le fichier une fois le téléchargement terminé.
Laissez la fenêtre ouverte jusqu’à la fin du téléchargement, qui prend quelques secondes.
Afficher les notifications d’erreur pour les flux de travail ayant échoué
Chaque fois qu’un flux de travail que vous avez créé échoue, Data Shuttle vous envoie une notification contenant un lien vers la connexion qui a échoué, soit dans l’application, soit par e-mail, en fonction de vos paramètres de notification. En cliquant sur ce lien, vous pouvez vérifier le journal d’exécution et gérer les problèmes en conséquence.
Notez que les notifications d’erreur ne se déclenchent que lors de la première instance d’un échec du flux de travail, à moins que l’erreur ne change ou que le flux de travail n’ait été modifié depuis le dernier échec.
Vous pouvez gérer les préférences de notification pour Data Shuttle en accédant à Compte > Paramètres personnels... > Notifications. Puis, modifiez les options dans la section @Mentions, Sharing Invitations, and Proof Requests (@Mentions, partage d’invitations et demandes de vérification).
Afficher les modifications apportées à un flux de travail
Pour afficher les modifications apportées à un flux de travail, sélectionnez le menu kebab
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puis Activity log (Journal d’activité). Le journal d’activité fournit la liste des actions du flux de travail, notamment les modifications apportées à la source et à la cible, ainsi que les mises à jour du planning.
Afficher les messages du journal d’exécution du flux de travail
Un indicateur de statut de votre flux de travail apparaît sur le tableau de bord de Data Shuttle :
- La coche verte indique la bonne exécution du flux de travail.
- Le signe d’avertissement jaune indique que le flux de travail de Data Shuttle comporte des erreurs, mais que certaines données ont été déplacées avec succès.
- Le point d’exclamation rouge indique que votre flux de travail comporte des erreurs et qu’il a échoué.
Le message du journal indique l’erreur survenue lors de l’échec d’un flux de travail et fournit des indications pour résoudre les problèmes. En fonction des instructions données, il est possible que vous deviez modifier les paramètres du flux de travail, corriger le fichier ou le format du fichier et/ou télécharger à nouveau le nouveau fichier source.
Pour accéder aux messages du journal, sélectionnez la date sous Last Run (Dernière exécution).
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Lorsqu’un flux de travail est exécuté, le journal d’exécution fournit des informations, comme indiqué ci-dessous :
| Types de rapports du journal d’exécution | Description |
|---|---|
| Lignes mises à jour | Le nombre de lignes mises à jour dans le fichier cible. |
| Lignes ajoutées | Le nombre de lignes ajoutées au fichier cible. |
| Lignes supprimées | Le nombre de lignes supprimées du fichier cible. |
| Lignes filtrées | Le nombre de lignes contenant des données filtrées dans le fichier cible. |
| Lignes non affectées (feuilles) | Le nombre de lignes contenant des données déjà existantes et conformes à la source. Ces lignes restent inchangées. |
| Lignes non affectées (DataTable) | En fonction des options de ligne choisies pour votre fichier cible, le journal d’exécution affichera :
|
| Choix des colonnes mis à jour | Le nombre de lignes où les choix des colonnes ont été mis à jour. |
| Lignes mises à jour et ajoutées (DataTable) | Nombre de lignes ajoutées et mises à jour. |