Gérer les flux de travail

Vous pouvez établir une connexion Data Shuttle via le menu Connexions sur la barre de navigation supérieure de l’application Smartsheet ou en cliquant sur le bouton Se connecter à Data Shuttle ci-dessous.

Se connecter à Data Shuttle

Gestion des flux de travail par l’administrateur système

Si vous êtes un administrateur système, vous pouvez :

• afficher la liste de l’ensemble des flux de travail créés au sein de votre organisation ;

• ajouter ou supprimer des gestionnaires de flux de travail ;

• consulter les détails de leur configuration ;

• interrompre n’importe quel flux de travail ;

• archiver n’importe quel flux de travail ;

• supprimer et restaurer n’importe quel flux de travail ;

• consulter le journal d’activité de n’importe quel flux de travail.

Utilisez le menu du flux de travail en haut de l’écran pour basculer entre vos flux de travail, les flux de travail de votre organisation et les flux de travail archivés.

N’oubliez pas :

• Vous ne pouvez pas modifier des flux de travail dont vous n’êtes pas propriétaire.
• Vous ne pouvez pas accéder aux feuilles source ou cible utilisées dans les flux de travail, à moins que celles-ci aient été partagées avec vous.
• En fonction des paramètres de notification, les propriétaires de flux de travail sont informés via le centre de notifications ou par e-mail, en fonction des paramètres de notification, qu’un administrateur a pris des mesures concernant l’un de leurs flux de travail.

Modifier un flux de travail

1. Passez la souris sur le flux de travail et sélectionnez le menu Kebab. 
2. Sélectionnez Edit workflow(Modifier le flux de travail)

En cas d’erreur lors de la dernière exécution du flux de travail ou dans sa configuration (par exemple, la feuille source a été supprimée), Last run (dernière exécution) présente une icône et un message d’erreur. Pour remédier à ce problème, modifiez le flux de travail et publiez-le à nouveau.

Modifier et ajouter de nouvelles colonnes à un flux de travail

Si votre processus évolue, vous serez peut-être amené à modifier la structure de votre fichier source. Pour gérer la nouvelle structure dans la feuille cible :

1. Modifiez votre fichier source avec les nouveaux en-têtes de colonne ou des colonnes supplémentaires. Si vous utilisez un fichier Excel ou CSV, téléchargez le nouveau fichier source dans l’emplacement source et modifiez la feuille cible en utilisant les nouveaux en-têtes de colonne ou des colonnes supplémentaires.
2. Allez dans Source > Emplacement source, puis sélectionnez un emplacement source différent. Par exemple, si votre source est Google Drive, basculez vers Smartsheet.

3. Basculez votre emplacement source à votre sélection d’origine.

   Vous devrez peut-être sélectionner à nouveau votre feuille avec pièce jointe ou votre nom de fichier.

4. Cliquez sur Suivant jusqu’à atteindre la page Mise en correspondance. Remettez en correspondance vos colonnes et expressions d’entrée. En savoir plus sur la mise en correspondance des colonnes dans le Créer un flux de travail de chargement dans Data Shuttle article. 

   Il vous faudra peut-être remettre en correspondance toutes vos colonnes, et non uniquement celles que vous avez ajoutées et modifiées.

Vous pouvez maintenant activer et exécuter votre flux de travail. 

Interrompre un flux de travail

Data Shuttle interrompt les flux de travail qui génèrent des erreurs et des échecs en continu. Le statut Last run (Dernière exécution) dans votre tableau de bord reflète le statut interrompu. Les erreurs générées par un chargement partiel des données n’interrompront pas le flux de travail.

Pour réactiver un flux de travail interrompu, sélectionnez Réviser, puis modifiez votre configuration afin que le flux de travail s’exécute correctement la fois suivante. Enregistrez-le pour qu’il s’exécute de nouveau et reprenez l’exécution des activités programmées.

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Archiver un flux de travail 

L’archivage d’un flux de travail a pour effet de déplacer celui-ci vers vos archives et d’interrompre le flux de travail. Vous avez 90 jours pour restaurer le flux de travail avant qu’il ne soit supprimé de façon permanente.

Si vous restaurez votre flux de travail, les paramètres ne changeront pas et le flux de travail s’exécutera selon votre planning. Lorsqu’un flux de travail est archivé, il cesse de s’exécuter ; vous pouvez cependant accéder au journal d’activité.

Vous pouvez également supprimer le flux de travail de votre archive de manière permanente avant le délai de 90 jours. Si vous supprimez un flux de travail de manière permanente, le journal d’activité ne sera plus disponible.

Partager ou transférer un flux de travail

Pour partager ou transférer un flux de travail, sélectionnez puis sélectionnez Sharing settings (Paramètres de partage). Vous pouvez partager des flux de travail avec d’autres gestionnaires de flux de travail, mais le partage n’est possible qu’au sein du même forfait.

Notez que le transfert de flux de travail implique l’ajout d’un autre gestionnaire de flux de travail et la suppression des autorisations de partage de flux de travail. Pour vous retirer d’un flux de travail, vous devez d’abord ajouter un autre gestionnaire de flux de travail.

Tous les gestionnaires de flux de travail peuvent modifier, exécuter, archiver et partager un flux de travail à condition qu’ils disposent au moins d’autorisations Éditeur par rapport aux fichiers source et cible. Les administrateurs peuvent également ajouter ou supprimer des gestionnaires de flux de travail à n’importe quel flux de travail au sein de leur forfait.

Fonctionnement des notifications

Tous les gestionnaires de flux de travail recevront des notifications pour ce qui suit :

• Erreurs de flux de travail
• Ajouts ou retraits d’utilisateurs d’un flux de travail Data Shuttle, y compris eux-mêmes
• Modifications et suppressions de flux de travail

Les notifications seront envoyées dans l’application Smartsheet et par e-mail en fonction des paramètres de notification Smartsheet configurés par l’utilisateur. Pour ajuster les préférences de notification pour Data Shuttle, modifiez les options dans la section @Mentions, Sharing Invitations, and Proof Requests (@Mentions, Partage d’invitations et demandes de vérification).

Le partage en masse et le partage avec des groupes ne sont actuellement pas pris en charge.

Exécuter des actions en masse par rapport à des flux de travail

Les administrateurs système et les utilisateurs peuvent exécuter des actions en masse sur les flux de travail à partir de leurs tableaux de bord principaux : Mes flux de travail, Mon organisation (administrateurs uniquement) et Flux de travail archivés. Voici ce qu’ils peuvent faire, en fonction de leur niveau d’accès :

• Les utilisateurs peuvent :

  • Sélectionner plusieurs flux de travail ou les sélectionner tous en même temps pour des actions spécifiques.

  • Archiver un certain nombre de flux de travail ou la totalité d’entre eux et les supprimer définitivement en masse de leurs archives.

• Les administrateurs système peuvent effectuer les mêmes actions pour tous les flux de travail de leur organisation ainsi que supprimer définitivement les flux de travail en masse.

Afficher les notifications d’erreur pour les flux de travail ayant échoué

Chaque fois qu’un flux de travail que vous avez créé échoue, Data Shuttle vous enverra une notification contenant un lien vers la connexion qui a échoué, soit dans l’application, soit par e-mail, en fonction de vos paramètres de notification. En cliquant sur ce lien, vous pouvez vérifier le journal d’exécution et gérer les problèmes en conséquence.

Notez que les notifications d’erreur ne se déclenchent que lors de la première instance d’un échec du flux de travail, à moins que l’erreur ne change ou que le flux de travail n’ait été modifié depuis le dernier échec.

Vous pouvez gérer les préférences de notification pour Data Shuttle en accédant à Account > Personal Settings… > Notifications (Compte > Paramètres personnels… > Notifications). Puis, modifiez les options dans la section @Mentions, Sharing Invitations, and Proof Requests (@Mentions, Partage d’invitations et demandes de vérification).

Afficher les modifications apportées à un flux de travail

Pour afficher les modifications apportées à un flux de travail, sélectionnez l’icône Plus, puis sélectionnez Activity log (Journal d’activité). Le journal d’activité fournit la liste des actions du flux de travail, notamment les modifications apportées à la source et à la cible, ainsi que les mises à jour du planning. 

Afficher les messages du journal d’exécution du flux de travail

Un indicateur de statut de votre flux de travail apparaîtra sur le tableau de bord de Data Shuttle :

• La coche verte indique la bonne exécution du flux de travail. 

• Le signe d’avertissement jaune indique que le flux de travail de Data Shuttle comporte des erreurs, mais que certaines données ont été déplacées avec succès. 

• Le point d’exclamation rouge vous indique que votre flux de travail comporte des erreurs et qu’il a échoué. 

Le message du journal affiche l’erreur si le flux de travail échoue et propose une solution aux problèmes. En fonction des instructions données, il est possible que vous deviez modifier les paramètres du flux de travail, corriger le fichier ou le format du fichier et/ou télécharger à nouveau le nouveau fichier source.

Lorsqu’un flux de travail est exécuté, le journal d’exécution fournit des informations, comme indiqué ci-dessous :  

• Pour accéder aux messages du journal, sélectionnez la date sous Last Run (Dernière exécution).