S’applique à

Smartsheet Advance Package
Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Pour pouvoir utiliser Data Shuttle, vous devez :

  • Être un utilisateur sous licence 
  • Disposer d’une autorisation de Propriétaire, d’Administrateur ou d’Éditeur sur la feuille cible

Demander à votre Administrateur système Smartsheet d’activer les autorisations de l’application premium Data Shuttle dans la Gestion des utilisateurs.

Gérer les flux de travail Data Shuttle

Gestion des automatisations des flux de travail

PLANS

  • Smartsheet Advance Package
  • Business
  • Enterprise

Droits

Pour pouvoir utiliser Data Shuttle, vous devez :

  • Être un utilisateur sous licence 
  • Disposer d’une autorisation de Propriétaire, d’Administrateur ou d’Éditeur sur la feuille cible

Demander à votre Administrateur système Smartsheet d’activer les autorisations de l’application premium Data Shuttle dans la Gestion des utilisateurs.

Vous pouvez exécuter un flux de travail à tout moment. Si vous ne l’utilisez plus, vous pouvez également le modifier ou le supprimer. Les Administrateurs système peuvent gérer les flux de travail de leur organisation.

Une connexion Data Shuttle peut être établie via le menu Connexions sur la barre de navigation supérieure de l’application Smartsheet ou en cliquant sur le bouton Se connecter à Data Shuttle situé en dessous.

Se connecter à Data Shuttle

Prérequis

Data Shuttle est une application premium. Pour vérifier votre niveau d’accès, connectez-vous à datashuttle.smartsheet.com.

Pour pouvoir utiliser Data Shuttle, vous devez :

  • être un utilisateur sous licence ;
  • disposer d’une autorisation de propriétaire, d’administrateur ou d’éditeur vis-à-vis de la feuille cible ;
  • demander à votre administrateur système Smartsheet d’activer les autorisations de l’application premium Data Shuttle dans la Gestion des utilisateurs.

Gestion des flux de travail par l’administrateur système

Si vous êtes un administrateur système sous licence, vous pouvez :

  • afficher la liste de l’ensemble des flux de travail créés au sein de votre organisation ;
  • consulter les détails de leur configuration ;
  • interrompre n’importe quel flux de travail ;
  • archiver n’importe quel flux de travail ;
  • consulter le journal d’activité de n’importe quel flux de travail.

 

Vous ne pouvez pas modifier des flux de travail dont vous n’êtes pas propriétaire. Vous ne pouvez pas accéder aux feuilles source ou cible utilisées dans les flux de travail, à moins que celles-ci aient été partagées avec vous. Utilisez le menu du flux de travail en haut de l’écran pour basculer entre vos flux de travail, les flux de travail de votre organisation et les flux de travail archivés. En fonction des paramètres de notification, les Propriétaires de flux de travail seront informés via le Centre de notifications ou par e-mail qu’un Administrateur a pris des mesures concernant l’un de leurs flux de travail.

Modifier ou supprimer un flux de travail

Pour modifier un flux de travail (par exemple, pour modifier la fréquence dans le planning d’un flux de travail), pointez le curseur au-dessus du flux de travail et sélectionnez l’icône MoreIcône More (Plus) dans l’en-tête de colonne (Plus). 

En cas d’erreur lors de la dernière exécution du flux de travail ou dans sa configuration (par exemple, la feuille source a été supprimée), le champ Last run (Dernière exécution) présentera une icône et un message d’erreur. Pour remédier à ce problème, modifiez le flux de travail et publiez-le à nouveau.

Modifier et ajouter de nouvelles colonnes à un flux de travail

Si votre processus évolue, vous serez peut-être amené à modifier la structure de votre fichier source.

Pour s’assurer que la nouvelle structure est bien conservée dans la feuille cible :

  1. Modifiez votre fichier source avec les nouveaux en-têtes de colonne ou des colonnes supplémentaires.
    Si vous utilisez un fichier Excel ou CSV, téléchargez le nouveau fichier source dans l’emplacement source et modifiez la feuille cible en utilisant les nouveaux en-têtes de colonne, ou bien des colonnes supplémentaires.
  2. Allez dans Source > Source Location (Emplacement source), puis sélectionnez un emplacement source différent. Par exemple, si votre source est Google Drive, basculez vers Smartsheet.
  3. Basculez votre emplacement source à votre sélection d’origine.
     Vous devrez peut-être sélectionner à nouveau votre feuille avec pièce jointe ou votre nom de fichier.
  4. Cliquez sur le bouton Next (Suivant) jusqu’à atteindre la page Mapping (Mise en correspondance). Remettez en correspondance vos colonnes et expressions d’entrée. Pour plus d’informations sur la mise en correspondance des colonnes, consultez cette page.
      Il vous faudra peut-être remettre en correspondance toutes vos colonnes, et non uniquement celles que vous avez ajoutées et modifiées.

Et voilà ! Vous pouvez maintenant activer et exécuter votre flux de travail. 

Interrompre un flux de travail

Liste de flux de travail Data Shuttle affichant le panneau et le message d’interruption de flux de travail.

    Data Shuttle interrompra les flux de travail qui génèrent des erreurs et des échecs en continu. Le statut Last run (Dernière exécution) dans votre tableau de bord reflètera le statut interrompu. Les erreurs générées par un chargement partiel des données n’interrompront pas le flux de travail.

    Pour réactiver un flux de travail interrompu, sélectionnez Review (Réviser), puis modifiez votre configuration afin que le flux de travail s’exécute correctement la fois suivante. Enregistrez-le pour qu’il s’exécute de nouveau et reprenez l’exécution des activités programmées.

    Archiver un flux de travail 

    L’archivage d’un flux de travail a pour effet de déplacer celui-ci vers vos archives et d’interrompre le flux de travail. Vous avez 90 jours pour restaurer le flux de travail avant qu’il ne soit supprimé de façon permanente. 

    Si vous restaurez votre flux de travail, les paramètres ne changeront pas et le flux de travail s’exécutera selon votre planning. Lorsqu’un flux de travail est archivé, il cesse de s’exécuter ; vous pouvez cependant accéder au journal d’activité.

    Vous pouvez également supprimer le flux de travail de votre archive de manière permanente avant le délai de 90 jours.  Si vous supprimez un flux de travail de manière permanente, le journal d’activité ne sera plus disponible. 

    Afficher les modifications apportées à un flux de travail

    Pour afficher les modifications apportées à un flux de travail, sélectionnez l’icône Plus, puis sélectionnez Activity log (Journal d’activité). Le journal d’activité fournit la liste des actions du flux de travail, notamment les modifications apportées à la source et à la cible, ainsi que les mises à jour du planning. 

    Afficher les messages du journal d’exécution du flux de travail

    Un indicateur de statut de votre flux de travail apparaîtra sur le tableau de bord de Data Shuttle :

    • La coche verte indique la bonne exécution du flux de travail. 
    • Le signe d’avertissement jaune indique que le flux de travail de Data Shuttle comporte des erreurs, mais que certaines données ont été déplacées avec succès. 
    • Le point d’exclamation rouge vous indique que votre flux de travail comporte des erreurs et qu’il a échoué. 

    Le message du journal affiche l’erreur si le flux de travail échoue et propose une solution aux problèmes. En fonction des instructions données, il est possible que vous deviez modifier les paramètres du flux de travail, corriger le fichier ou le format du fichier et/ou télécharger à nouveau le nouveau fichier source.

    Lorsqu’un flux de travail est exécuté, le journal d’exécution fournit des informations, comme indiqué ci-dessous :  

    • Pour accéder aux messages du journal, cliquez sur la date sous Dernière exécution. 
    Types de rapports du journal d’exécution Description

    Lignes mises à jour

    Le nombre de lignes mises à jour dans le fichier cible.

    Lignes ajoutées

    Le nombre de lignes ajoutées au fichier cible.

    Lignes supprimées

    Le nombre de lignes supprimées du fichier cible.

    Lignes filtrées

    Le nombre de lignes contenant des données filtrées dans le fichier cible.

    Lignes non affectées (feuilles)

    Le nombre de lignes contenant des données déjà existantes et conformes à la source. Ces lignes restent inchangées.

    Lignes non affectées (DataTable)

    Selon les options de ligne que vous avez sélectionnées pour votre fichier cible, le journal d’exécution indique ce qui suit :

    Le nombre de lignes qui seraient ajoutées si les options de ligne sont définies uniquement pour mettre à jour les lignes existantes.
    Le nombre de lignes mises à jour, si les options de ligne sont définies uniquement sur l’ajout de nouvelles lignes.
    Un nombre de lignes égal à zéro, si les deux boutons à bascule sous les options de ligne sont définis sur l’ajout et la mise à jour.

    Choix des colonnes mis à jour

    Le nombre de lignes où les choix des colonnes ont été mis à jour.

    Lignes mises à jour et ajoutées (DataTable)

    Nombre de lignes ajoutées et mises à jour.

     

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