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S’applique à

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise
Smartsheet Advance Package

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Pour pouvoir utiliser Data Shuttle, vous devez :

  • Disposer d’une autorisation de propriétaire, d’administrateur ou d’éditeur sur la feuille cible.
  • Demander à votre administrateur système Smartsheet d’activer les autorisations de l’application premium Data Shuttle dans la Gestion des utilisateurs.

Pour contacter votre représentant commercial et en savoir plus, rendez-vous sur Data Shuttle Marketplace.

Gérer les flux de travail Data Shuttle

Les Administrateurs système peuvent gérer les flux de travail de leur organisation.

Who can use this?

Plans:

  • Business
  • Enterprise
  • Smartsheet Advance Package

Permissions:

Pour pouvoir utiliser Data Shuttle, vous devez :

  • Disposer d’une autorisation de propriétaire, d’administrateur ou d’éditeur sur la feuille cible.
  • Demander à votre administrateur système Smartsheet d’activer les autorisations de l’application premium Data Shuttle dans la Gestion des utilisateurs.

Pour contacter votre représentant commercial et en savoir plus, rendez-vous sur Data Shuttle Marketplace.

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Vous pouvez établir une connexion Data Shuttle via le menu Connexions sur la barre de navigation supérieure de l’application Smartsheet ou en cliquant sur le bouton Se connecter à Data Shuttle situé en dessous.

Se connecter à Data Shuttle

Gestion des flux de travail par l’administrateur système

Si vous êtes un administrateur système, vous pouvez :

  • afficher la liste de l’ensemble des flux de travail créés au sein de votre organisation ; 

  • consulter les détails de leur configuration ;

  • interrompre n’importe quel flux de travail ; 

  • archiver n’importe quel flux de travail ;

  • consulter le journal d’activité de n’importe quel flux de travail.

Utilisez le menu du flux de travail en haut de l’écran pour basculer entre vos flux de travail, les flux de travail de votre organisation et les flux de travail archivés.

 

N’oubliez pas :

  • Vous ne pouvez pas modifier des flux de travail dont vous n’êtes pas propriétaire.
  • Vous ne pouvez pas accéder aux feuilles source ou cible utilisées dans les flux de travail, à moins que celles-ci aient été partagées avec vous.
  • En fonction des paramètres de notification, les propriétaires de flux de travail sont informés via le centre de notifications ou par e-mail, en fonction des paramètres de notification, qu’un administrateur a pris des mesures concernant l’un de leurs flux de travail.

Modifier un flux de travail

  1. Passez la souris sur le flux de travail et sélectionnez l’icône PlusIcône Plus dans l’en-tête de colonne
  2. Sélectionnez Edit workflow(Modifier le flux de travail)

En cas d’erreur lors de la dernière exécution du flux de travail ou dans sa configuration (par exemple, la feuille source a été supprimée), Last run (dernière exécution) présente une icône et un message d’erreur. Pour remédier à ce problème, modifiez le flux de travail et publiez-le à nouveau.


Modifier et ajouter de nouvelles colonnes à un flux de travail

Si votre processus évolue, vous serez peut-être amené à modifier la structure de votre fichier source. Pour gérer la nouvelle structure dans la feuille cible :

  1. Modifiez votre fichier source avec les nouveaux en-têtes de colonne ou des colonnes supplémentaires. Si vous utilisez un fichier Excel ou CSV, téléchargez le nouveau fichier source dans l’emplacement source et modifiez la feuille cible en utilisant les nouveaux en-têtes de colonne ou des colonnes supplémentaires.
  2. Allez dans Source > Emplacement source, puis sélectionnez un emplacement source différent. Par exemple, si votre source est Google Drive, basculez vers Smartsheet.
  3. Basculez votre emplacement source à votre sélection d’origine.
  4. Vous devrez peut-être sélectionner à nouveau votre feuille avec pièce jointe ou votre nom de fichier.

  5. Cliquez sur Suivant jusqu’à atteindre la page Mise en correspondance. Remettez en correspondance vos colonnes et expressions d’entrée. En savoir plus sur la mise en correspondance des colonnes dans le Créer un flux de travail de chargement dans Data Shuttle article. 

    Il vous faudra peut-être remettre en correspondance toutes vos colonnes, et non uniquement celles que vous avez ajoutées et modifiées.

Vous pouvez maintenant activer et exécuter votre flux de travail. 


Interrompre un flux de travail

Brandfolder Image
Notification that the workflow has been paused by system

Data Shuttle interrompt les flux de travail qui génèrent des erreurs et des échecs en continu. Le statut Last run (Dernière exécution) dans votre tableau de bord reflète le statut interrompu. Les erreurs générées par un chargement partiel des données n’interrompront pas le flux de travail.

Pour réactiver un flux de travail interrompu, sélectionnez Réviser, puis modifiez votre configuration afin que le flux de travail s’exécute correctement la fois suivante. Enregistrez-le pour qu’il s’exécute de nouveau et reprenez l’exécution des activités programmées.


Archiver un flux de travail 

L’archivage d’un flux de travail a pour effet de déplacer celui-ci vers vos archives et d’interrompre le flux de travail. Vous avez 90 jours pour restaurer le flux de travail avant qu’il ne soit supprimé de façon permanente. 

Si vous restaurez votre flux de travail, les paramètres ne changeront pas et le flux de travail s’exécutera selon votre planning. Lorsqu’un flux de travail est archivé, il cesse de s’exécuter ; vous pouvez cependant accéder au journal d’activité.

Vous pouvez également supprimer le flux de travail de votre archive de manière permanente avant le délai de 90 jours. Si vous supprimez un flux de travail de manière permanente, le journal d’activité n’est plus disponible.


Exécuter des actions en masse sur les flux de travail

Les administrateurs système et les utilisateurs peuvent exécuter des actions en masse sur les flux de travail à partir de leurs tableaux de bord principaux : Mes flux de travail, Mon organisation (administrateurs uniquement) et Flux de travail archivés. Voici ce qu’ils peuvent faire, en fonction de leur niveau d’accès :

  • Les utilisateurs peuvent :

    • Sélectionner plusieurs flux de travail ou les sélectionner tous en même temps pour des actions spécifiques.

    • Archiver un certain nombre de flux de travail ou la totalité d’entre eux et les supprimer définitivement en masse de leurs archives.

  • Les administrateurs système peuvent effectuer les mêmes actions pour tous les flux de travail de leur organisation ainsi que supprimer définitivement les flux de travail en masse.


Afficher les notifications d’erreur pour les flux de travail ayant échoué

Chaque fois qu’un flux de travail que vous avez créé échoue, Data Shuttle vous enverra une notification contenant un lien vers la connexion qui a échoué, soit dans l’application, soit par e-mail, en fonction de vos paramètres de notification. En cliquant sur ce lien, vous pouvez vérifier le journal d’exécution et gérer les problèmes en conséquence.

Notez que les notifications d’erreur ne se déclenchent que lors de la première instance d’un échec du flux de travail, à moins que l’erreur ne change ou que le flux de travail n’ait été modifié depuis le dernier échec.


Afficher les modifications apportées à un flux de travail

Pour afficher les modifications apportées à un flux de travail, sélectionnez l’icône Plus, puis sélectionnez Activity log (Journal d’activité). Le journal d’activité fournit la liste des actions du flux de travail, notamment les modifications apportées à la source et à la cible, ainsi que les mises à jour du planning. 

Afficher les messages du journal d’exécution du flux de travail

Un indicateur de statut de votre flux de travail apparaîtra sur le tableau de bord de Data Shuttle :

  • La coche verte indique la bonne exécution du flux de travail. 

  • Le signe d’avertissement jaune indique que le flux de travail de Data Shuttle comporte des erreurs, mais que certaines données ont été déplacées avec succès. 

  • Le point d’exclamation rouge vous indique que votre flux de travail comporte des erreurs et qu’il a échoué. 

Le message du journal affiche l’erreur si le flux de travail échoue et propose une solution aux problèmes. En fonction des instructions données, il est possible que vous deviez modifier les paramètres du flux de travail, corriger le fichier ou le format du fichier et/ou télécharger à nouveau le nouveau fichier source.

Lorsqu’un flux de travail est exécuté, le journal d’exécution fournit des informations, comme indiqué ci-dessous :  

  • Pour accéder aux messages du journal, sélectionnez la date sous Last Run (Dernière exécution). 
Types de rapports du journal d’exécutionDescription
Lignes mises à jourLe nombre de lignes mises à jour dans le fichier cible.
Lignes ajoutéesLe nombre de lignes ajoutées au fichier cible.
Lignes suppriméesLe nombre de lignes supprimées du fichier cible.
Lignes filtréesLe nombre de lignes contenant des données filtrées dans le fichier cible.
Lignes non affectées (feuilles)Le nombre de lignes contenant des données déjà existantes et conformes à la source. Ces lignes restent inchangées.
Lignes non affectées (DataTable)Selon les options de ligne que vous avez sélectionnées pour votre fichier cible, le journal d’exécution indique ce qui suit :

le nombre de lignes qui seraient ajoutées si les options de ligne étaient définies uniquement pour mettre à jour les lignes existantes.
Le nombre de lignes mises à jour, si les options sont définies uniquement sur l’ajout de nouvelles lignes.
Un nombre de lignes égal à zéro, si les deux boutons à bascule sous les options de ligne sont définis sur l’ajout et la mise à jour.
Choix des colonnes mis à jourLe nombre de lignes où les choix des colonnes ont été mis à jour.
Lignes mises à jour et ajoutées (DataTable)Nombre de lignes ajoutées et mises à jour.