Découvrez comment importer des données de fichiers dans des feuilles et des rapports.
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Vous pouvez importer les données des applications suivantes dans une nouvelle feuille :
- Microsoft Excel
- Microsoft Project
- Google Sheets
- Tableau Atlassian Trello
Pour plus d’informations sur l’automatisation des importations de données, consultez l’article Créer un flux de travail de chargement dans Data Shuttle.
Chaque importation crée une nouvelle feuille. Pour intégrer des données d’application dans une feuille existante, copiez-les et collez-les.
Avant toute importation
Pour être importés correctement, les fichiers doivent remplir les critères suivants :
- La taille maximale de fichier est de 50 Mo.
- Vous pouvez importer jusqu’à 20 000 lignes, 400 colonnes ou 500 000 cellules simultanément.
- Les fichiers Microsoft Excel doivent être au format .xls, .xlsx ou .csv, et le premier onglet du classeur (le plus à gauche) doit contenir les données. Si vous souhaitez importer des données à partir d’un onglet masqué, affichez l’onglet et placez-le en premier.
- Les fichiers Microsoft Project doivent être au format .mpp, .mpx, .mspdi ou .xml.
Les formules ne sont pas conservées. En raison des différences de syntaxe entre Excel et Smartsheet, les formules Excel importées peuvent ne pas fonctionner dans Smartsheet.
Pour contourner ce problème, vous pouvez enregistrer les formules au format texte en supprimant le signe égal avant la formule, puis enregistrez la feuille. Une fois dans Smartsheet, vous pouvez rajouter le signe égal et modifier la syntaxe pour que la formule fonctionne.
Lancer l’importation
- Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez l’icône plus .
- Sélectionnez Importer. La liste des applications sources apparaît dans le menu.
- Sélectionnez l’application source à partir de laquelle l’importation doit être effectuée. Smartsheet vous invite à localiser et à charger le fichier depuis votre ordinateur.
- Une fois que vous avez chargé votre fichier, donnez un nom à la nouvelle feuille et sélectionnez sa colonne principale.
- Sélectionnez Importer.
Votre nouvelle feuille remplie avec les données importées apparaît dans Parcourir dans le panneau de gauche.
Vous devrez peut-être ajuster manuellement la feuille après l’avoir importée pour lui donner l’aspect et la fonction que vous souhaitez.
Certains éléments sources, en particulier les éléments non pris en charge, sont exclus de l’importation et peuvent nécessiter un ajustement.
- Les cellules fusionnées sont exclues.
- Les bordures de cellule sont exclues.
- Les feuilles autres que la première (la plus à gauche) d’un classeur sont exclues. Consultez la section Importer plusieurs feuilles d’un classeur Microsoft Excel ci-dessous pour contourner ce problème.
- Les listes déroulantes pour la validation des données sont exclues. Vous pouvez les recréer.
- Les formules non prises en charge sont remplacées par un message d’erreur #UNPARSEABLE. Pour contourner ce problème, préparez les formules sources avant l’importation. Dans la section Avant l’importation, consultez la note Les formules ne sont pas conservées pour la solution de rechange.
- Les images provenant d’un fichier externe sont exclues.
Microsoft Project possède certaines fonctionnalités, telles que les contraintes, qui ne sont pas prises en charge par Smartsheet, et qui peuvent déranger l’ordre des lignes lors de l’importation de fichiers .mpp. Pour résoudre ce problème, enregistrez le fichier .mpp au format .xml et importez la nouvelle copie .xml. Si le problème persiste, contactez notre équipe d’assistance.
Importer plusieurs feuilles d’un classeur Microsoft Excel
Seul le premier onglet (le plus à gauche) d’une feuille de calcul Excel est importé. Regardez au bas de votre classeur Excel pour voir si vous avez plusieurs onglets.
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Suivez ces étapes pour importer des données à partir de plusieurs onglets :
- Importez les données de l’onglet le plus à gauche en important le classeur.
- Revenez au fichier Excel, sélectionnez un onglet et faites-le glisser vers la gauche jusqu’à la position la plus à gauche.
- Enregistrez le fichier Excel et importez-le à nouveau dans Smartsheet. Cette action crée une nouvelle feuille basée sur les informations contenues dans l’onglet que vous venez de déplacer à l’extrême gauche.
- Répétez le processus jusqu’à ce que vous ayez créé une feuille pour chaque onglet du classeur souhaité.
Dans Smartsheet, organisez toutes les nouvelles feuilles dans un dossier ou un espace de travail.
Que se passe-t-il lorsque vous importez un tableau Atlassian Trello ?
Vous pouvez importer 5 000 cartes ou 50 listes à partir d’un tableau Atlassian Trello dans une nouvelle feuille. Si vos cartes comprennent des images de couverture, notez que la taille totale des fichiers image importés est limitée à 10 Mo.
Sélectionnez le tableau que vous souhaitez importer, puis sélectionnez OK pour créer une nouvelle feuille avec les données importées. Par défaut, la feuille s’affiche en mode Carte.
L’importation crée les colonnes suivantes (affichées en mode Grille) :
- Nom de la tâche :colonne texte/nombre des noms des cartes Trello.
- Liste :contient les noms de la liste des tableaux Trello. Les noms de la liste apparaissent sous forme de noms d’un ensemble de colonnes dans le mode Carte de Smartsheet.
- Membres : liste déroulante des noms des membres du tableau Trello (noms des personnes avec lesquelles le tableau Trello a été partagé).
- Date d’échéance : si vous avez défini une date d’échéance pour une carte, elle apparaîtra dans le champ de la colonne Date d’échéance, qui est mise en forme au format colonne de date.
- Description : le texte de la description du tableau Trello s’affichera ici. Cette colonne sera mise en forme au format texte/nombre.
Les autres colonnes et les informations sur les cartes ne s’afficheront que si vous les avez ajoutées dans votre tableau Trello.
Les cartes archivées ne seront pas importées depuis Trello.