Trouvez toutes les informations dont vous avez besoin pour préparer la migration de votre forfait et gérer efficacement votre environnement Smartsheet dans le modèle d’abonnement utilisateur.
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Si votre forfait Smartsheet passe au modèle d’abonnement utilisateur, cet article vous aidera à vous y préparer. Le nouveau modèle change la façon dont l’accès utilisateur est accordé et facturé. Il est donc important de prendre quelques mesures avant et après la migration pour assurer une transition fluide.
Ce guide décrit ce qu’il faut faire avant le renouvellement de votre forfait et ce à quoi s’attendre après le changement.
Ce qui change avec le nouveau modèle
Dans le modèle d’abonnement utilisateur :
- Les utilisateurs partagent des éléments lorsqu’ils ont besoin de collaborer, ce qui entraîne l’ajout d’utilisateurs au forfait
- Smartsheet attribue automatiquement des types de licences en fonction des autorisations de partage
- Les utilisateurs obtiennent un accès provisoire avant de devenir des membres payants
- Les périodes de régularisation vous permettent de gérer l’accès payant en fonction de l’utilisation réelle
- Les utilisateurs ne voient plus le bouton Demander une licence ni l’outil Découverte des comptes, car le partage donne accès aux éléments Smartsheet
Pour un aperçu complet, voir Présentation du modèle d'abonnement utilisateur.
La plupart des forfaits passeront au modèle d’abonnement utilisateur en 2025.
- Les forfaits annuels sont modifiés lors de leur prochain renouvellement après le 1er janvier 2025.
- La transition des forfaits mensuels commence le 1er février 2025.
- Smartsheet vous informera au moins 45 jours avant la transition de votre forfait.
Différences clés par rapport à l’ancien modèle de collaboration
Ancien modèle de collaboration | Modèle d’abonnement utilisateur |
|---|---|
Les administrateurs système attribuent des licences à l’avance | Les utilisateurs sont provisoires une fois qu’ils ont accès à un élément partagé, puis ils effectuent une action requise |
Les utilisateurs demandent les licences manuellement | Les Administrateurs système peuvent vérifier l’accès pendant la régularisation |
Les collaborateurs externes à votre forfait peuvent nécessiter une configuration supplémentaire | Les collaborateurs externes peuvent obtenir automatiquement un accès temporaire |
Plus difficile de suivre l’utilisation réelle | Vérifiez l’utilisation avant de vous engager dans un accès payant |
Cartographie des types d’utilisateurs de l’ancien modèle
Lorsque votre forfait passe au modèle d’abonnement utilisateur, Smartsheet attribue des types de licences en fonction des autorisations existantes de chaque utilisateur et selon qu'il s'agit d'un utilisateur interne ou externe à votre organisation.
Voici comment les types d’utilisateurs de l’ancien modèle de collaboration sont mis en correspondance avec le nouveau modèle :
Membres et membres provisoires
Ancien type d’utilisateur | Nouveau type de licence |
|---|---|
Utilisateur sous licence | Membre |
Utilisateur interne sans licence avec un accès Commentateur ou supérieur qui a effectué une action requise au cours des 90 derniers jours | Membre provisoire |
Utilisateur externe sans licence avec un accès Administrateur qui a effectué une action requise au cours des 90 derniers jours | Membre provisoire |
Collaborateur à titre gratuit interne avec un accès Commentateur ou supérieur qui a effectué une action requise au cours des 90 derniers jours | Membre provisoire |
Collaborateur à titre gratuit externe avec un accès Administrateur qui a effectué une action requise au cours des 90 derniers jours | Membre provisoire |
Collaborateur à titre gratuit externe avec un accès Commentateur ou Éditeur dans un forfait Pro qui a effectué une action requise au cours des 90 derniers jours | Membre provisoire |
Invités
Ancien type d’utilisateur | Nouveau type d’utilisateur |
|---|---|
Utilisateur sans licence externe avec un accès Commentateur ou Éditeur dans un forfait Affaire ou Entreprise | Invité |
Collaborateur à titre gratuit externe avec un accès Commentateur ou Éditeur dans un forfait Affaire ou Entreprise | Invité |
| Collaborateur à titre gratuit externe avec un accès Administrateur qui n'a effectué aucune action requise au cours des 90 derniers jours | Invité ayant la possibilité d’effectuer une action requise et de devenir membre provisoire |
Spectateurs
Ancien type d’utilisateur | Nouveau type de licence |
|---|---|
Utilisateur interne sans licence avec un accès Spectateur | Spectateur |
Utilisateur externe sans licence avec un accès Spectateur | Spectateur |
Collaborateur interne à titre gratuit avec un accès Spectateur | Spectateur |
Collaborateur externe à titre gratuit avec un accès Spectateur | Spectateur |
| Utilisateur interne sans licence avec un accès Commentateur ou supérieur qui n’a effectué aucune action requise au cours des 90 derniers jours | Spectateur ayant la possibilité d’effectuer une action requise et de devenir membre provisoire |
| Collaborateur interne à titre gratuit avec un accès Commentateur ou supérieur qui n’a effectué aucune action requise au cours des 90 derniers jours | Spectateur ayant la possibilité d’effectuer une action requise et de devenir membre provisoire |
| Collaborateur externe à titre gratuit avec un accès Commentateur ou Éditeur dans un forfait Pro qui n’a effectué aucune action requise au cours des 90 derniers jours | Spectateur ayant la possibilité d’effectuer une action requise et de devenir membre provisoire |
Aucun type de licence n'est attribué aux utilisateurs sans licence avec lesquels aucun élément n'est partagé. Ils seront visibles uniquement sur la page desRôles des utilisateurs et rapports.
Actions requises permettant à un spectateur de devenir membre provisoire
- Commenter un élément principal
- Modifier un élément principal
- Créer un élément principal
- Renommer une feuille, un tableau de bord, un espace de travail ou une collection
- Modifier les autorisations pour une feuille, un tableau de bord, un espace de travail ou une collection
- Modifier les autorisations pour un fichier de contenu dans une bibliothèque de fichiers
- Approuver les demandes d’autorisation pour une feuille, un tableau de bord, un espace de travail ou une collection
- Approuver les demandes d’autorisation pour un fichier de contenu dans une bibliothèque de fichiers
- Supprimer une feuille, un tableau de bord, un espace de travail ou une collection
- Supprimer un fichier de contenu d’une bibliothèque de fichiers
Actions requises permettant à un invité de devenir membre provisoire
- Créer un élément principal
- Renommer une feuille, un tableau de bord, un espace de travail ou une collection
- Modifier les autorisations pour une feuille, un tableau de bord, un espace de travail ou une collection
- Modifier les autorisations pour un fichier de contenu dans une bibliothèque de fichiers
- Approuver les demandes d’autorisation pour une feuille, un tableau de bord, un espace de travail ou une collection
- Approuver les demandes d’autorisation pour un fichier de contenu dans une bibliothèque de fichiers
- Supprimer une feuille, un tableau de bord, un espace de travail ou une collection
- Supprimer un fichier de contenu d’une bibliothèque de fichiers
Calendrier de la migration et liste de contrôle
Entre 90 et 31 jours avant renouvellement
- Commencez à vérifier vos utilisateurs dès que possible.
- Concentrez-vous sur les utilisateurs sous licence. Ces utilisateurs deviennent automatiquement membres. Après la migration, vous disposez de nouveaux outils pour gérer les utilisateurs.
- Téléchargez le rapport sur le type d’utilisateur et comparez-le à la correspondance des types d’utilisateurs pour voir comment vos utilisateurs sont affectés dans le nouveau modèle.
- Supprimez ou rétrogradez les utilisateurs qui n’ont plus besoin d’accès.
Les utilisateurs qui n’ont pas récemment commenté, modifié ni créé d’éléments sont de bons candidats pour un forfait inférieur.
30 jours avant renouvellement
- Finalisez la liste des utilisateurs qui doivent être membres.
- Collaborez avec l’équipe en charge du compte pour confirmer le nombre d’utilisateurs payants dont vous avez besoin.
- Si vous ne disposez pas d’équipe de compte dédiée, contactez le service Finances de Smartsheet pour obtenir de l'aide.
Veille du renouvellement
Extraire un nouveau rapport sur le type d’utilisateur et un rapport sur les accès aux feuilles. Ces rapports font office d’instantanés et vous aident à restaurer manuellement l’accès si vous en avez besoin par la suite.
Une fois que les autorisations ou le type d’utilisateur d’un utilisateur sont modifiés, il n’existe pas de fonction d’annulation automatique. Les rapports fournissent un point de référence si des modifications doivent être restaurées manuellement.
Le jour du renouvellement
Aucune action n’est requise. Smartsheet migre automatiquement votre forfait, et les utilisateurs peuvent continuer à travailler sans interruption.
Que faire après la migration
Certains forfaits Entreprise nécessitent un message d’accueil personnalisé.
Si vous avez configuré le provisionnement automatique des utilisateurs, Active Directory ou l’intégration directe pour votre forfait Entreprise, créez un écran d’accueil personnalisé pour prendre en charge les flux de travail d’accès internes. Vous pouvez exiger que les utilisateurs reconnaissent les politiques internes, terminent un processus d’approbation ou demandent l’accès avant d’utiliser Smartsheet.
Dans les premiers jours suivant la mise à niveau de votre forfait :
Dans le menu principal du centre d’administration, sélectionnez Utilisateurs et groupes > Types de licences et actualisation.
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- Explorez la nouvelle mise en page et les filtres disponibles.
Familiarisez-vous avec l’onglet Actualisation pour la gestion de l’accès utilisateur pendant la régularisation.
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Vérifiez l’onglet Tous les utilisateurs.
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- Bonus : Consultez la liste des utilisateurs sur la page Gestion des utilisateurs.
Consultez l’article Gérer les utilisateurs dans le modèle d’abonnement utilisateur pour en savoir plus.
Votre première période de régularisation comprendra :
- Les utilisateurs qui ont été migrés en tant que membres provisoires
- Les utilisateurs qui sont devenus membres provisoires immédiatement après la migration
Les frais de régularisation et d’actualisation sont mis en pause.
Bonnes pratiques pour une transition en douceur
- Vérifiez les utilisateurs inactifs et rétrogradez-les rapidement. Envisagez de créer une politique standard et d’utiliser des actions en masse pour l’appliquer.
- Planifiez la communication interne pour expliquer le nouveau modèle aux parties prenantes.
- Rappelez aux utilisateurs de commencer par le niveau d’accès le plus bas nécessaire pour garantir la sécurité. Les utilisateurs peuvent demander un niveau d’accès supérieur s’ils en ont besoin.
- Assurez-vous que vos utilisateurs sont informés de toute nouvelle politique interne ou de toute mise à jour concernant l’utilisation de Smartsheet au sein de votre organisation.
- Laissez au moins deux administrateurs sur chaque élément pour éviter les éléments sans administrateur.
- Ajoutez des signets aux pages clés du centre d’administration pour un accès rapide.
Pour plus d’aide, consultez Comment fonctionnent la régularisation et l’actualisation et Comprendre l’accès provisoire.