S’applique à

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Pour plus d’informations sur les types de forfaits et les fonctionnalités incluses, consultez la page des Forfaits Smartsheet.

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

  • Administrateur système

Découvrez si cette fonctionnalité est incluse dans Régions Smartsheet ou Smartsheet pour le secteur public (Gov).

Rapports sur les accès aux feuilles et les éléments publiés

Les rapports sur les accès à la feuille sont utiles lors de la réalisation d’audits de routine pour savoir qui peut accéder à vos ressources et à quel niveau. Les rapports indiquent la date et l’heure du dernier accès de chaque utilisateur à une ressource. Les rapports sur les éléments publiés vous aident à voir quelles ressources ont été publiées et par qui.

PLANS

  • Business
  • Enterprise

For more information about plan types and included capabilities, see the Smartsheet Plans page.

Droits

  • Administrateur système

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Présentation

Pour prendre en charge le déploiement à grande échelle de ces rapports, Smartsheet a introduit des URL de l’API Ressource et Objet plutôt que de créer un lien vers la ressource ou de développer tous les détails de l’utilisateur/du groupe. Les liens directs et les détails étendus peuvent créer des problèmes de performance ; l’utilisation d’URL d’API permet de créer et de consommer le rapport de manière efficace. Vous remarquerez peut-être que des champs spécifiques de vos rapports seront mis à jour. Consultez la FAQ ci-dessous pour obtenir des détails sur les champs qui seront modifiés.

Une fois que vous avez généré vos rapports, vous pouvez utiliser des scripts personnalisés pour convertir les rapports en une ressource lisible.

Générer le rapport sur les accès aux feuilles

Il existe deux versions du rapport sur les accès aux feuilles et la version que vous recevez dépend de la quantité de ressources de votre forfait. La nouvelle version, qui comprend un accès basé sur une API, sera disponible pour les rapports plus volumineux. Elle fournit des données brutes et non développées et utilise les URL des ressources pour récupérer des informations détaillées.

Les rapports moins volumineux recevront la précédente version. Les deux versions du rapport contiennent des informations variables pour améliorer la vitesse et les performances de la génération de rapports.

  1. Connectez-vous au centre d’administration.
  2. Sélectionnez l’icône Menu pour développer la barre latérale de gauche, puis sélectionnez Gestion des utilisateurs. 
  3. Sélectionnez Plus d’actions > Accès à la feuille.

  4. Consultez votre messagerie. Le rapport est envoyé à l’adresse e-mail associée à votre identifiant du centre d’administration. 

     

Que contient la précédente version du rapport ? 

La précédente version du rapport sur les accès aux feuilles inclut les données suivantes :

  • Clé de la feuille : clé unique de chaque feuille du compte Smartsheet de votre équipe. Les utilisateurs ne voient pas cette clé. Elle peut être utile si vous possédez plusieurs feuilles portant le même nom. 
  • Nom de la feuille : nom des feuilles visible dans votre session Smartsheet.
  • Propriétaire de la feuille : Ce champ est volontairement laissé vide. Les forfaits, et non les utilisateurs individuels, possèdent les éléments Smartsheet. En savoir plus sur notre modèle de propriété des ressources. 
  • Partagée avec : toutes les adresses e-mail des utilisateurs avec lesquels des feuilles ont été partagées, qu’ils soient sous licence ou non, ou qu’il s’agisse de collaborateurs internes ou externes. 
  • Autorisation de partage : précise le niveau d’autorisation de la personne concernée (Propriétaire, Administrateur, Éditeur (avec autorisation de partage), Éditeur (sans autorisation de partage), Spectateur, Commentateur).
  • Date/heure des dernières modifications : date et heure de la dernière mise à jour de la feuille.

Si vous trouvez des espaces vides dans la colonne Espace de travail du rapport sur les accès aux feuilles, cela signifie que ces feuilles se trouvent dans le répertoire de feuilles (dossier) de l’utilisateur.

 

Que contient la nouvelle version du rapport ?

Le rapport sur les accès aux feuilles contient les colonnes suivantes : 

  • URL de l’API Ressource (URL de l’API qui mène vers la ressource)
  • URL de l’API Objet (URL de l’API vers l’utilisateur/le groupe)
  • Type (type de ressource tel qu’une feuille)
  • ID de ressource
  • Type d’objet (utilisateur/groupe)
  • ID d’objet (ID d’utilisateur ou de groupe)
  • Partagé avec l’adresse e-mail (pour le type d’objet : utilisateur)
  • Nom du jeu d’autorisations (par exemple, lecture seule)
  • Date/heure des dernières modifications (UTC)
Sheet access report elements

 

L’adresse e-mail Partagée avec sera toujours disponible au format original et développé.

 

Télécharger un exemple de rapport sur les accès aux feuilles

Suivez ce lien pour télécharger le nouveau modèle de rapport sur les accès aux feuilles :

Générer un rapport sur les éléments publiés 

  1. Connectez-vous au centre d’administration.
  2. Sélectionnez l’icône Menu pour développer la barre latérale de gauche, puis sélectionnez Gestion des utilisateurs. 
  3. Sélectionnez Autres actions > Éléments publiés.
  4. Consultez votre messagerie. Le rapport est envoyé à l’adresse e-mail associée à votre identifiant du centre d’administration.

 

Télécharger un exemple de rapport sur les éléments publiés

 

Que contient le rapport ?

Le rapport sur les accès à la feuille contient les colonnes suivantes :

  1. ID de ressource
  2. URL de l’API pour l’élément [pour Nom de la ressource]
  3. URL de l’API pour l’utilisateur qui publie
  4. Format publié
  5. Type de l’élément publié
  6. ID de l’adresse e-mail de l’utilisateur qui publie
  7. Contrôle d’accès
  8. Horodatage modifié
Published items report elements

 

L’adresse e-mail de l’utilisateur qui publie sera toujours disponible au format original et développé.

Foire aux questions

Qu’est-ce qui a changé entre la version précédente et la version actuelle du rapport sur les accès à la feuille ?

  • La principale différence est l’introduction d’un accès basé sur une API, fournissant des données brutes et non développées, et l’utilisation d’URL de ressources pour la récupération d’informations détaillées.
  • Nous avons supprimé les champs Nom de la ressource, Nom de l’espace de travail et Nom du propriétaire du rapport sur les accès à la feuille afin d’améliorer la vitesse et les performances de la génération des rapports 
  • Nous avons permis aux administrateurs d’accéder à ces informations via des URL d’API, et nous avons ajouté les champs suivants :
    • URL directe vers la ressource partagée (URL de l’API Ressource)
    • URL directe menant à l’utilisateur ou au groupe avec lequel la ressource est partagée (URL de l’API Objet)
    • Type d’objet (utilisateur/groupe)
    • ID d’objet (ID d’utilisateur ou de groupe)

Qu’est-ce qui a été modifié dans le rapport sur les éléments publiés ?

Les colonnes Nom de la ressource et Nom du propriétaire sont supprimées. De nouvelles colonnes fournissant l’URL de l’API pour les détails de l’élément et l’ID de l’e-mail du propriétaire sont ajoutées.

Les nouveaux formats de rapport sont-ils applicables à la génération de rapports au niveau de l’organisation et d’utilisateurs spécifiques ?

Oui, les mises à jour s’appliqueront aux deux types de génération de rapports.

Comment utiliser les données de ces nouveaux rapports maintenant qu’ils se présentent sous la forme d’URL d’API ?

Vous pouvez créer des scripts personnalisés afin de consommer par programmation les données souhaitées à partir de ces rapports. Cependant, si vous ne disposez pas de l’expertise technique et de l’accès aux outils nécessaires pour créer vos scripts personnalisés, inscrivez les ressources appropriées dans votre entreprise (comme le service informatique) afin qu’elles le fassent pour vous.

Une option permet-elle d’exporter le rapport au format JSON ?

Non.

Quelle est la syntaxe de l’URL d’API Ressource et de l’URL d’API Objet ?

La syntaxe des URL de l’API Ressource est la suivante :

  • Pour une feuille : https://api.smartsheet.com/2.0/sheets/{{Resource ID}}
  • Pour un rapport : https://api.smartsheet.com/2.0/reports/{{Resource ID}}
  • Pour un tableau de bord : https://api.smartsheet.com/2.0/dashboards/{{Resource ID}}

La syntaxe des URL d’API Objet est la suivante : https://api.smartsheet.com/2.0/users/{{Subject ID}} ou https://api.smartsheet.com/2.0/groups/{{Subject ID} selon que le Type d’objet est utilisateur ou groupe.

Comment puis-je localiser les ID de ressource et les ID d’objet ?

Pour trouver l’ID de ressource {{ID de ressource}} pour les feuilles, les rapports ou les tableaux de bord avant la mise à jour du rapport d’accès aux feuilles, vous pouvez naviguer dans Smartsheet jusqu’à la ressource spécifique, en sélectionnant Fichier > Propriétés, et localiser l’ID de ressource qui y est répertorié. Le nouveau rapport des accès à la feuille contient également une colonne ID de ressource.

En ce qui concerne les ID d’utilisateur, ils ne sont pas nécessairement affichés dans l’interface utilisateur de Smartsheet, car les adresses e-mail servent d’identifiant principal. Pour obtenir des identifiants utilisateur, vous devez utiliser l’API Obtenir l’utilisateur. Voici un guide rapide sur la façon de récupérer les identifiants utilisateur :

  1. Effectuez un appel API au point de terminaison des utilisateurs : https://api.smartsheet.com/2.0/users
  2. Analysez la réponse pour extraire les ID d’utilisateur associés à l’adresse e-mail de l’utilisateur actuel.

Pour plus d’informations, consultez le Portail des développeurs Smartsheet.

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