Créer un message d’accueil, une page d’aide ou un écran de mise à niveau personnalisés

Il existe plusieurs façons de créer du contenu personnalisé pour aider votre équipe à se familiariser avec l’utilisation de Smartsheet : 

• un écran d’accueil, qui affiche un message aux utilisateurs la première fois qu’ils se connectent ;
• un écran d’aide, pour guider les membres de l’équipe sur la manière d’utiliser Smartsheet ; 
• un écran de mise à niveau, pour aider vos utilisateurs avec le processus d’intégration.

Créer un écran d’accueil personnalisé

L’écran d’accueil s’affiche pour les utilisateurs suivants : les nouveaux utilisateurs associés au forfait Entreprise via la gestion des utilisateurs lors de leur première connexion à Smartsheet ; les utilisateurs existants lors de leur prochaine connexion. Vous pouvez utiliser l’écran d’accueil pour afficher les conditions générales internes, que les utilisateurs doivent accepter avant de poursuivre.

Les utilisateurs doivent accepter les conditions générales en accédant à Smartsheet depuis un navigateur d’ordinateur. Ils ne pourront pas le faire via l’application mobile ou un navigateur mobile. Après avoir accepté les conditions générales depuis un navigateur d’ordinateur, ils peuvent utiliser l’application mobile normalement.

1. Connectez-vous au centre d’administration.
2. Sélectionnez l’icône Menu dans le coin supérieur gauche de l’écran.

3. Accédez à Paramètres > Marque et personnalisation > Pages personnalisées et sélectionnez Gérer les pages d’accueil personnalisées.

   La fenêtre Administration du compte apparaît.

4. Sélectionnez Modifier à côté de Écran de bienvenue personnalisé.
   La fenêtre Écran de bienvenue personnalisé apparaît
5. Cochez la case Contenu personnalisé activé afin d’activer le paramètre pour les utilisateurs.

6. Saisissez l’URL sécurisée (https://) du contenu personnalisé.

   Les liens non sécurisés (http://) et les liens vers des fichiers internes ne sont pas pris en charge. Le lien doit être accessible via le Web et doit pouvoir être intégré. Si ce n’est pas le cas, vous rencontrerez une erreur indiquant que le domaine a refusé de se connecter.

7. Cochez la case L’utilisateur doit cliquer sur Accepter, si nécessaire. Une fois la case cochée, vos utilisateurs doivent cocher une case indiquant qu’ils ont pris connaissance des informations de l’écran d’accueil avant de poursuivre dans Smartsheet.

   Vous pouvez télécharger la liste des utilisateurs à partir de l’écran Gestion des utilisateurs pour déterminer les utilisateurs ayant accepté les conditions générales.

8. Sélectionnez Réinitialiser pour afficher l’écran d’accueil à tous les utilisateurs lors de leur prochaine connexion, qu’ils aient consulté les versions précédentes ou non.
9. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’écran d’accueil.
10. Sélectionnez OK pour enregistrer vos modifications.

Personnaliser un écran d’aide interne

Votre écran d’aide interne s’affiche en tant qu’option dans la liste déroulante chaque fois qu’un utilisateur de votre forfait Entreprise sélectionne Aide dans le coin inférieur gauche de Smartsheet. Vous pouvez utiliser l’écran d’aide afin d’indiquer aux utilisateurs les feuilles qui concernent telle ou telle équipe, comment participer à un flux de travail ou qui contacter pour obtenir de l’aide.

1. Connectez-vous au centre d’administration.
2. Sélectionnez l’icône Menu dans le coin supérieur gauche de l’écran.

3. Accédez à Paramètres > Marque et personnalisation > Pages personnalisées et sélectionnez Gérer les pages d’aide personnalisées.

   La fenêtre Administration du compte apparaît.

4. Sélectionnez le bouton Modifier à côté de Écran d’aide personnalisé.
   La fenêtre Écran d’aide personnalisé apparaît.
5. Cochez la case Lien d’aide concernant les ressources personnalisées activé afin d’activer le paramètre pour les utilisateurs.
6. Dans le champ Texte du lien d’aide, saisissez le nom ou une brève description de votre écran d’aide. Ce texte apparaît dans la liste déroulante lorsque vos utilisateurs cliquent sur Aide dans le coin inférieur gauche.
7. Saisissez l’URL où se trouve le contenu de l’aide. Le lien doit être accessible via le Web.

8. Choisissez éventuellement de lancer dans un nouvel onglet de navigateur. Lorsque cette option est désélectionnée, le contenu personnalisé s’affiche dans un iFrame qui apparaît au sein de l’interface Smartsheet. Lorsque cette option est sélectionnée, un nouvel onglet de navigateur s’ouvre et affiche le contenu.

   La case Lancer dans un nouvel onglet de navigateur doit être cochée lorsque vous utilisez une URL non sécurisée (http://).

9. Sélectionnez le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’écran d’aide interne.
10. Sélectionnez OK pour enregistrer vos modifications.

Créer un écran de mise à niveau personnalisé

Votre écran de mise à niveau personnalisé s’affiche chaque fois qu’un utilisateur sans licence associé à votre forfait entreprend une action réservée aux utilisateurs sous licence (par exemple, s’il tente de créer une nouvelle feuille). Dans ce cas, Smartsheet présente à l’utilisateur sans licence le message suivant :

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Par défaut, la sélection de l’option Demander une licence affiche une fenêtre indiquant l’adresse e-mail du contact principal de votre compte afin que l’utilisateur puisse le joindre et demander une licence. Suite à cette demande, l’utilisateur est inscrit à un essai de 30 jours en attendant l’approbation.

Vous pouvez personnaliser l’écran de mise à niveau pour afficher une page interne sollicitant/fournissant davantage d’informations sur la manière dont l’utilisateur doit poursuivre la demande, ou un formulaire collectant davantage d’informations concernant les besoins de l’utilisateur relatifs à Smartsheet afin de déterminer si vous devez ou non lui concéder une licence.

1. Connectez-vous au centre d’administration.
2. Sélectionnez l’icône Menu dans le coin supérieur gauche de l’écran.

3. Accédez à Paramètres > Marque et personnalisation > Pages personnalisées et sélectionnez Gérer les pages d’accueil personnalisées.

   La fenêtre Administration du compte apparaît.

   Seuls les administrateurs système peuvent accéder à cette fonctionnalité. Si vous êtes administrateur système et que l’option Paramètres du compte ne s’affiche pas dans votre formulaire Administration du compte, contactez notre équipe d’assistance pour obtenir de l’aide.

4. Sélectionnez le bouton Modifier à côté de Écran de mise à niveau personnalisé.
   La fenêtre Écran de mise à niveau personnalisé apparaît.
5. Cochez la case Écran de mise à niveau personnalisé activé afin d’activer le paramètre pour les utilisateurs.
6. Saisissez l’URL où se trouve le contenu personnalisé. Le lien doit être accessible via le Web.

7. Choisissez éventuellement de lancer dans un nouvel onglet de navigateur. Lorsque cette option est désélectionnée, le contenu personnalisé s’affiche dans un iFrame qui apparaît au sein de l’interface Smartsheet. Lorsque cette option est sélectionnée, un nouvel onglet de navigateur s’ouvre et affiche le contenu.

   La case Lancer dans un nouvel onglet de navigateur doit être cochée lorsque vous utilisez une URL non sécurisée (http://).

8. Sélectionnez le bouton Aperçu pour obtenir un aperçu de l’écran de mise à niveau.
9. Sélectionnez OK pour enregistrer vos modifications.