Apprenez où et comment gérer les utilisateurs et les types de postes pour vous assurer que votre forfait ne comprend que les membres dont vous avez besoin et que les utilisateurs actifs peuvent poursuivre leur travail sans interruption.
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Où gérer les utilisateurs
Il existe deux emplacements principaux dans le centre d’administration pour gérer les utilisateurs :
Ajouter des utilisateurs
Lorsque les utilisateurs du forfait doivent collaborer, ils partagent des éléments avec d’autres personnes. Cette action peut ajouter des utilisateurs à votre forfait. Consultez l’article Modèle d’utilisateur Smartsheet et adhésion provisoire pour plus de détails.
En tant qu’administrateur système, vous pouvez ajouter des utilisateurs à votre forfait à tout moment. Consultez l’article Centre d’administration : ajouter des utilisateurs pour plus d’informations.
Vérifier l’utilisation
- Connectez-vous au centre d’administration.
- Accédez à la page Types de postes et actualisation.
- Vérifiez les détails d’utilisation des postes en haut de la page pour comprendre :
- le nombre de postes Membre que comporte votre forfait
- le nombre de postes Membre attribuées aux utilisateurs
- le nombre de membres provisoires qui seront rétrogradés à la fin de la période de vérification
- Utilisez les filtres Type de poste et Activité pour voir le niveau d’activité des utilisateurs.
Téléchargez un rapport sur le type de poste si vous avez besoin de plus de données d’utilisation pour des utilisateurs spécifiques.
Comment gérer les demandes de poste
Vous ne pouvez gérer les demandes de poste dans Smartsheet que si vous utilisez le paramètre par défaut Demande de poste. Consultez la page Centre d’administration : paramètre de demande de poste pour plus d’informations.
- Connectez-vous au centre d’administration.
- Sur la vignette Demandes de poste en attente, sélectionnez Gérer les demandes.
- Sur la page Types de postes et actualisation, sélectionnez le filtre Demandes de poste pour voir uniquement les utilisateurs avec des demandes de poste en attente.
- Sélectionnez l’icône en forme de cloche à côté d’un utilisateur.
Utilisez le panneau Détails de la demande de poste Membre pour gérer la demande.
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- Sélectionnez le nouveau type de poste.
- Vérifiez le résultat de la modification du type de poste, puis sélectionnez Confirmer.
- Le type de poste change et l’utilisateur reçoit une notification par e-mail. Le rapport sur le type de poste est mis à jour quotidiennement.
Si le type de poste actuel est approprié, sélectionnez Effacer la demande. Aucune modification n’a été effectuée.
Si vous devez effectuer la même action pour toutes les demandes de poste, par exemple pour les rétrograder en Spectateurs, vous pouvez suivre la procédure Comment modifier les types de poste en masse. Utilisez le filtre Demande de poste pour trouver toutes les demandes de poste.
Modifier les types de postes
Vous pouvez rétrograder ou mettre à niveau le type de poste d’un utilisateur en fonction de son activité et des besoins de votre forfait. La rétrogradation limite son accès.
Identifiez les membres provisoires qui collaborent activement sur la plateforme Smartsheet. Pour éviter toute interruption de leur travail, faites-les passer au statut de membres payants avant la fin de la période de vérification.
Pour modifier le type de poste d’un utilisateur :
- Connectez-vous au centre d’administration.
- Accédez à la page Types de postes et actualisation.
- Sélectionnez l’onglet dont vous avez besoin :
- Pour rechercher des membres provisoires, sélectionnez l’onglet Actualisation.
- Pour rechercher des Spectateurs ou des Invités, sélectionnez l’onglet Tous les utilisateurs.
Utilisez des filtres pour trouver les utilisateurs que vous souhaitez modifier.
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- Sélectionnez un utilisateur (ou plusieurs).
Sélectionnez le type de poste, puis l’option appropriée.
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Les deux onglets sur la page Types de postes et actualisation sont immédiatement mis à jour. Le rapport sur le type de poste est mis à jour quotidiennement.
Modifier les types de postes en masse
Les actions en masse sont utiles lorsque vous souhaitez rétrograder ou ajuster l’accès de nombreux utilisateurs à la fois. Par exemple, vous pouvez utiliser le filtre Activité pour identifier les utilisateurs qui ont collaboré au cours du dernier trimestre, puis les mettre à jour en bloc.
Vous pouvez modifier le sort réservé automatiquement aux membres provisoires à la fin de chaque période de facturation. Consultez l’article d’aide Centre d’administration : paramètres des membres provisoires pour plus de détails.
Pour mettre à jour des utilisateurs en masse :
Accédez à l’onglet Actualisation.
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Utilisez des filtres comme Activité pour trouver un groupe spécifique (comme les utilisateurs ayant eu une activité au cours des trois derniers mois).
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- Cochez la case à côté de Nom pour sélectionner tous les utilisateurs visibles (jusqu’à 200 par page).
- Sélectionnez Modifier le type de poste, puis l’option appropriée.
- Confirmez l’actualisation.
Que se passe-t-il lorsque vous rétrogradez un utilisateur ?
Rétrograder un utilisateur actif perturbe son travail.
Si vous rétrogradez un membre provisoire ou un membre, il peut rester dans ses groupes et conserver ses autorisations sur les éléments partagés avec lui (feuilles ou espaces de travail, par exemple). Cependant, vous avez désactivé sa capacité à utiliser ces autorisations. Par exemple, un utilisateur peut disposer d’autorisations de niveau Éditeur, mais uniquement de capacités Spectateur, ce qui signifie qu’il peut consulter la feuille, mais pas modifier les informations qu’elle contient.
Pour rétablir ses autorisations, vous pouvez le faire passer manuellement au type de poste Membre.
Un utilisateur ne peut être membre provisoire qu’une seule fois. Une fois qu’un utilisateur est rétrogradé, il ne peut plus devenir membre provisoire.