Dans le modèle d’abonnement utilisateur, les utilisateurs sont ajoutés au forfait de manière provisoire par d’autres personnes qui partagent avec eux des éléments dans le cadre de la collaboration. Vous avez la possibilité de vérifier l’utilisation et de déterminer qui a besoin d’un accès payant pendant les périodes de régularisation prévues.
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Cet article ne concerne que les forfaits qui utilisent le modèle d’abonnement utilisateur. Si vous n’êtes pas sûr de votre type de modèle, découvrez comment déterminer le modèle de votre forfait.
Dans le modèle d’abonnement utilisateur, les utilisateurs peuvent essayer Smartsheet avant que vous ne payiez pour les ajouter au forfait. L’accès temporaire, ou provisoire, est utile de deux manières :
- Les Membres peuvent facilement partager des éléments selon leurs besoins, et la personne avec laquelle ils partagent ces ressources dispose de toutes les fonctionnalités de Smartsheet. Il n’y a pas de processus d’approbation et l’accès provisoire est gratuit pour les utilisateurs internes comme externes.
- À intervalles réguliers, vous choisissez qui a besoin d’un accès payant en fonction des données d’utilisation réelle*.
* Les forfaits annuels ont une période de régularisation tous les trimestres ; les forfaits mensuels ont une période de régularisation plus courte chaque mois. Consultez l’article Présentation du modèle d’abonnement utilisateur pour plus d’informations sur l’utilisation provisoire et le modèle d’abonnement utilisateur.
Veuillez noter que tous les nouveaux utilisateurs non-administrateurs système que vous ajoutez seront créés en tant que Membres provisoires.
Processus d’actualisation
Les Membres provisoires dans votre forfait utilisent toutes les fonctionnalités du forfait pendant au moins 30 jours. Vous recevrez une notification par e-mail lorsque le moment sera venu d’actualiser le forfait. Vous disposerez d’une période de régularisation de 30 jours tous les trois mois pour les forfaits annuels.
Les frais de régularisation et d’actualisation ont été mis en pause.
Le nombre de Membres et les informations de paiement connexes sont mis à jour à mesure que vous apportez des modifications pendant la période de régularisation.
Si vous réglez par facture, vous ne verrez pas la vignette de paiement automatique. Les informations concernant le nombre de jours restant pour la régularisation et l’actualisation (nombre de Membres) seront mises à jour pour refléter vos modifications et la date.
Pendant la période de régularisation, vous pouvez :
- Augmenter le nombre d’utilisateurs payants du forfait pour couvrir la part d’utilisation supplémentaire pour le reste de la durée de votre forfait.
- Ajuster les autorisations des utilisateurs pour rester dans les limites de votre forfait.
Si vous ne faites rien pendant la période de régularisation, Smartsheet régularisera automatiquement les utilisateurs. Vous serez facturé du montant au prorata pour couvrir les utilisateurs payants supplémentaires pour le reste de la durée de votre forfait.
Étapes de l’actualisation
Chaque période de régularisation vous permet d’évaluer les Membres provisoires qui deviendront Membres à la fin de la période et les données d’utilisation de tous les Membres avant de vous engager à payer pour inclure des utilisateurs payants supplémentaires dans votre forfait. Lorsque vous recevez une notification par e-mail, vérifiez s’il y a de nouveaux Membres provisoires à actualiser. Si c’est le cas, suivez les trois étapes ci-dessous.
- Évaluez les informations et les données d’utilisation dans l’onglet Actualisation de la page Types d’utilisateurs et actualisation dans le centre d’administration.
- Vérifiez le nombre de jours restants pour procéder à la régularisation, le nombre d’utilisateurs à titre payant supplémentaires nécessaires si tous les Membres provisoires deviennent Membres et le coût associé.
- Examinez la liste des utilisateurs. Utilisez des filtres ou le rapport sur le type d’utilisateur pour obtenir les informations dont vous avez besoin.
Décidez de l’action à réaliser pour chaque utilisateur.
Si le type de l’utilisateur est : Procédez comme suit : Correct tel qu’il apparaît
Ne rien faire.
Membre provisoire, et que l’utilisateur doit devenir Membre
Ne rien faire.
Smartsheet fera passer automatiquement le type de l’utilisateur à « Membre » à la fin de la période de régularisation.
Membre provisoire, et que l’utilisateur ne doit pas devenir Membre
Modifier le type d’utilisateur.
Membre, et que l’utilisateur ne doit pas continuer à être Membre
Modifier le type de l’utilisateur.
Nous gelons la liste d’utilisateurs dans l’onglet Actualisation pendant la période de régularisation, de sorte que vous n’avez pas à vous soucier de l’ajout d’utilisateurs à la liste après avoir apporté des modifications. Si un utilisateur redevient un Membre provisoire, il sera inclus dans votre prochaine période de régularisation.
Confirmez le coût et la date de paiement.
Si vous réglez par facture, le nombre de jours restants pour la régularisation indique la date de facturation, et la facture mentionnera le coût.
Modifier le type d’utilisateur
Vous pouvez modifier le type d’utilisateur d’un Membre provisoire ou d’un Membre. Lorsque vous modifiez le type d’un ou de plusieurs utilisateurs, le nombre de Membres à acheter et les informations de paiement sont mis à jour.
Pour rétrograder des utilisateurs au cours d’une période de régularisation, vous pouvez accéder à l’onglet Actualisation de la page Types d’utilisateurs et actualisation dans le centre d’administration.
Pour rétrograder des utilisateurs en dehors d’une période de régularisation, accédez à l’onglet Tous les utilisateurs de la page Types d’utilisateurs et actualisation dans le centre d’administration. Notez que cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les utilisateurs pendant une période de régularisation.
La conversion d’un utilisateur en invité ou en spectateur retire cet utilisateur des groupes disposant d’autorisations de niveau supérieur.
Si un utilisateur de votre forfait partage une feuille, un rapport, un tableau de bord ou un espace de travail à un niveau qui accorde un accès provisoire, tout utilisateur qui a précédemment été passé en spectateur ou en invité retrouvera le statut de Membre provisoire.
Gérer les utilisateurs en masse
L’appartenance à un groupe étant basée sur le niveau d’accès des utilisateurs, le maintien de bonnes pratiques de sécurité permet également de garantir un coût bas. Nous vous recommandons d’élaborer une politique générale et un calendrier pour sa mise en œuvre pendant la période de régularisation.
Par exemple, vous pouvez rétrograder des utilisateurs qui n’ont pas été actifs sur Smartsheet au cours des six derniers mois. Choisissez ensuite un jour pendant la période de régularisation pour gérer les utilisateurs répondant à ce critère.
Les actions en masse vous permettent de gagner du temps lorsque vous avez clairement défini un profil d’utilisateurs pour lesquels vous souhaitez exécuter une même action.
- Connectez-vous au centre d’administration.
Accédez à la page Types d’utilisateurs et actualisation et sélectionnez l’onglet Actualisation. Cette page est spécialement dédiée à la gestion des actualisations et affiche uniquement les Membres et les Membres provisoires.
Nous gelons la liste d’utilisateurs dans l’onglet Actualisation pendant la période de régularisation, de sorte que vous n’avez pas à vous soucier de l’ajout d’utilisateurs à la liste après avoir apporté des modifications. Si un utilisateur redevient un Membre provisoire, il sera inclus dans votre prochaine période de régularisation.
- Utilisez des filtres pour afficher un seul ensemble d’utilisateurs. Si l’on reprend l’exemple des utilisateurs inactifs depuis six mois, utilisez le filtre Last Active (Dernière activité) en haut de la liste des utilisateurs afin d’afficher uniquement les utilisateurs dont la dernière activité remonte à plus de six mois.
- Cochez la case en regard de Nom pour sélectionner tous les utilisateurs.
- Sélectionnez Modifier le type d’utilisateur, puis sélectionnez Spectateur.
- Cliquez sur le bouton Changer en Spectateurs pour confirmer que vous souhaitez changer tous les utilisateurs sélectionnés en Spectateurs.
- Une fois confirmé, le type d’utilisateur de tous les Membres sélectionnés passe sur Spectateur. En outre, ils disparaissent de la liste des utilisateurs et toutes les autorisations liées aux éléments partagés avec eux passent sur Spectateur.
Vous pouvez uniquement mettre à jour en masse les utilisateurs visibles sur la page (jusqu’à 200 utilisateurs). Vous devrez peut-être répéter ces étapes plusieurs fois pour chaque liste filtrée d’utilisateurs.
Rôles des utilisateurs et rapports
Vous pouvez à tout moment effectuer les actions suivantes sur la page Rôles des utilisateurs et rapports :
- Ajouter un ou plusieurs utilisateurs au forfait (ils seront Membres provisoires)
- Supprimer l’accès payant d’un utilisateur
- Modifier les propriétés d’un utilisateur
- Désactiver des utilisateurs
Les modifications que vous apportez à la page Rôles des utilisateurs et rapports peuvent ne pas être visibles sur la page Types d’utilisateurs et actualisation. Nous gelons la liste d’utilisateurs dans l’onglet Actualisation pendant la période de régularisation, de sorte que vous n’avez pas à vous soucier de l’ajout d’utilisateurs à la liste après avoir apporté des modifications. Si un utilisateur redevient un Membre provisoire, il sera inclus dans votre prochaine période de régularisation.
Pour plus d’informations et de procédures, consultez l’article Gestion des utilisateurs dans le parcours d’apprentissage Administrateur système.
Foire aux questions
Quand dois-je utiliser la page Types d’utilisateurs et actualisation plutôt que Rôles des utilisateurs et rapports ?
- Pour vérifier les Membres provisoires au cours d’une période de régularisation, utilisez l’onglet Actualisation de la page Types d’utilisateurs et actualisation.
- Pour modifier le type d’un utilisateur en dehors d’une période de régularisation, utilisez l’onglet Tous les utilisateurs sur la page Types d’utilisateurs et actualisation.
- Pour afficher les Membres, les Membres provisoires, les invités, les visiteurs et les administrateurs système de votre forfait, utilisez l’onglet Tous les utilisateurs de la page Types d’utilisateurs et actualisation.
- Pour configurer le provisionnement automatique des utilisateurs, ajouter des utilisateurs, modifier les propriétés d’un utilisateur, désactiver un utilisateur ou obtenir des rapports, utilisez la page Rôles des utilisateurs et rapports.
- Pour afficher les utilisateurs sans licence avec qui aucun élément principal n’a été partagé dans l’ancien modèle de collaboration, utilisez la page Rôle des utilisateurs et rapports.
Pourquoi les nouveaux Membres n’apparaissent-ils pas dans la liste des utilisateurs sur la page Types d’utilisateurs et actualisation ?
Au cours de la période de régularisation, les seules modifications apportées dans l’onglet Actualisation de la page Types d’utilisateurs et actualisation sont les suivantes :
- Modifications apportées aux utilisateurs par les administrateurs système sur la page
- Modifications apportées au nombre total d’utilisateurs payants disponibles à attribuer
Si vous supprimez l’accès payant d’un utilisateur sur la page Rôles des utilisateurs et rapports, il ne sera pas visible dans la liste des utilisateurs, mais le nombre de Membres à acquérir et le coût associé changeront.
Pourquoi est-ce que le nombre de nouveaux Membres provisoires associés à mon forfait Smartsheet a soudainement augmenté ?
Si vous constatez une augmentation soudaine du nombre de Membres provisoires, c’est probablement parce qu’un élément Smartsheet a été partagé avec un groupe. Dans ce cas, tous les membres de ce groupe sont automatiquement ajoutés en tant que Membres provisoires s’ils n’ont pas déjà un compte Smartsheet associé à votre forfait. Pour le savoir, vérifiez vos groupes et assurez-vous qu’ils contiennent uniquement les utilisateurs prévus. Si nécessaire, mettez à jour l’appartenance au groupe afin de refléter l’accès correct.
Que contient la notification d’actualisation par e-mail ? Qui la reçoit ?
Smartsheet envoie une notification par e-mail à tous les administrateurs système associés au forfait lorsque la période de régularisation commence. Cette notification inclut les informations suivantes :
- Nombre de Membres provisoires ajoutés au cours de la période d’utilisation précédente
- Plage de dates de la période d’utilisation
- Date à laquelle les Membres provisoires deviendront Membres (en cas de coût associé, la date correspond à la date de facturation automatique ou à la date de facturation).
- Tout coût associé aux Membres provisoires qui deviennent Membres (pour les clients qui procèdent à un paiement automatique de leur compte)
S’il n’y a pas de nouveaux Membres provisoires pour le forfait, l’e-mail inclut uniquement la plage de dates et mentionne qu’il n’y a pas de Membres provisoires à vérifier.
Pourquoi dois-je définir un niveau d’autorisation lorsque je convertis un utilisateur en invité ?
Les utilisateurs externes qui ont le type d’utilisateur Invité peuvent avoir les autorisations Commentateur ou Éditeur. Vous devez définir le type de chaque utilisateur pour que Smartsheet fixe le bon niveau d’autorisation. L’Éditeur avec possibilité de partage est le niveau d’autorisation par défaut.
Qu’advient-il des autorisations de partage d’un utilisateur passé de Membre à spectateur ?
Lorsqu’un utilisateur passe du statut de Membre provisoire ou de Membre à celui de spectateur, les autorisations liées aux principaux éléments Smartsheet sont modifiées de façon à correspondre au nouveau type d’utilisateur (dans ce cas, Spectateur).
Il n’existe aucun moyen de restaurer en masse les autorisations préalables liées aux éléments Smartsheet lorsqu’un utilisateur passe de Membre provisoire ou Membre à spectateur. Par ailleurs, la conversion d’un utilisateur en invité ou en spectateur le retire des groupes disposant d’autorisations de niveau supérieur.
Pour restaurer les autorisations, chaque élément doit à nouveau être partagé avec l’utilisateur, et ce dernier doit être ajouté à nouveau aux groupes dont il a été supprimé.
Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Meilleures pratiques pour rétrograder des utilisateurs de l’article Guide de l’administrateur système pour la migration.
Si vous souhaitez utiliser une option qui conserve les informations sur les autorisations et l’appartenance à des groupes, optez pour l’API Désactiver. Cette API est disponible pour les forfaits Affaire et Entreprise.
Un utilisateur peut-il apporter des modifications s’il n’est pas Membre ?
Un utilisateur n’a pas besoin d’être Membre pour :
- envoyer les formulaires ;
- répondre aux demandes d’actualisation ;
- répondre aux demandes d’approbation.
Qu’arrive-t-il aux éléments créés par un utilisateur si je le rétrograde ?
Les éléments Smartsheet continuent à fonctionner, et tous les utilisateurs disposant d’autorisations sur ces éléments peuvent toujours y accéder. Le forfait est le seul propriétaire des éléments Smartsheet, et non l’utilisateur. Consultez l’article Présentation de la propriété des ressources pour plus d’informations.
Comment aider les utilisateurs à suivre de bonnes pratiques de sécurité ?
Nous vous recommandons de former tous les utilisateurs de Smartsheet au partage d’éléments avec un niveau d’accès minimum.
Mon entreprise a élaboré des processus d’approbation internes. Comment puis-je gérer à la fois mes processus internes et l’actualisation du modèle d’abonnement utilisateur ?
La section Foire aux questions de l’article Guide de l’administrateur système pour la migration vers le modèle d’abonnement utilisateur fournit une réponse et les étapes à suivre.