Gérer les utilisateurs dans le modèle d’abonnement utilisateur
Il existe deux façons de gérer les utilisateurs dans le modèle d’abonnement utilisateur : évaluer l’utilisation et déterminer qui a besoin d’un accès payant durant les périodes de régularisation prévues, ou attribuer directement l’accès payant aux utilisateurs qui en ont besoin.
Qui peut l’utiliser ?
Forfaits :
- Pro
- Business
- Enterprise
Autorisations :
- Administrateur système
Découvrez si cette fonctionnalité est incluse dans Régions Smartsheet ou Smartsheet pour le secteur public.
Cet article ne concerne que les forfaits qui utilisent le modèle d’abonnement utilisateur. Si votre forfait utilise l’ancien modèle de collaboration reportez-vous à la section Gestion des utilisateurs pour savoir comment gérer les utilisateurs de votre forfait.
Dans le modèle d’abonnement utilisateur, les utilisateurs peuvent essayer Smartsheet avant que vous ne deviez payer pour les ajouter au forfait. L’accès temporaire, ou provisoire, est utile de deux manières :
- Les membres peuvent facilement partager des ressources selon leurs besoins, et la personne avec laquelle ils partagent ces ressources dispose de toutes les fonctionnalités de Smartsheet. Il n’y a pas de processus d’approbation et l’accès provisoire est gratuit.
- À intervalles réguliers*, vous choisissez qui a besoin d’un accès payant en fonction des données d’utilisation réelle.
* Les forfaits annuels ont une période de régularisation tous les trimestres ; les forfaits mensuels ont une période de rapprochement plus courte chaque mois. Consultez l’article Présentation du modèle d’abonnement utilisateur pour plus d’informations sur l’utilisation provisoire, le modèle d’abonnement utilisateur et la façon d’identifier le modèle utilisé par votre forfait.
Processus d’actualisation
Les membres provisoires dans votre forfait utilisent toutes les fonctionnalités du forfait pendant au moins 30 jours. Vous recevrez une notification par e-mail au moment d’actualiser le forfait. Vous disposerez d’une période de régularisation de 30 jours tous les trois mois pour les forfaits annuels.
Pendant la période de régularisation, vous pouvez :
- Augmenter le nombre d’utilisateurs payants du forfait pour couvrir la part d’utilisation supplémentaire pour le reste de la durée de votre forfait. Smartsheet le fera pour vous automatiquement à la fin de la période de régularisation.
- Ajuster les autorisations des utilisateurs pour rester dans les limites de votre forfait
Si vous ne faites rien pendant la période d’actualisation, vous serez facturé du montant au prorata pour couvrir les utilisateurs payants supplémentaires du forfait.
Étapes d’actualisation
Chaque période de régularisation vous permet d’évaluer les membres provisoires et les données d’utilisation de tous les membres avant de vous engager à payer pour inclure des utilisateurs payants supplémentaires dans votre forfait. Lorsque vous recevez une notification par e-mail, vérifiez s’il y a de nouveaux membres provisoires à actualiser. Si c’est le cas, suivez les trois étapes ci-dessous.
- Évaluez les informations et les données d’utilisation de la page Gérer l’actualisation dans le centre d’administration.
- Vérifiez le nombre de jours restants dans la période régularisation, le nombre d’utilisateurs payants supplémentaires nécessaires si tous les membres provisoires deviennent membres et le coût associé.
- Examinez la liste des utilisateurs. Utilisez des filtres ou le rapport sur le type d’utilisateur pour obtenir les informations dont vous avez besoin.
- Choisissez l’action à exécuter.
| Si le rôle de l’utilisateur est : | Procédez comme suit : |
|---|---|
Correct tel qu’il apparaît | Ne rien faire. |
Membre provisoire, et que l’utilisateur doit devenir membre | Ne rien faire. Smartsheet fera passer automatiquement le type d’utilisateur à « Membre » à la fin de la période de régularisation. |
Membre provisoire, que et l’utilisateur ne doit pas devenir membre | Modifier le type d’utilisateur. Voir Quels sont les types d’utilisateurs disponibles ? dans la section Foire aux questions. |
Membre, et que l’utilisateur ne doit pas continuer à être membre | Modifier le type d’utilisateur. Voir Quels sont les types d’utilisateurs disponibles ? dans la section Foire aux questions. |
- Confirmez le coût et la date de paiement.
Consultez l’article Présentation du modèle d’abonnement utilisateur pour plus d’informations sur la page Gérer l’actualisation et le processus d’actualisation.
Modifier le type d’utilisateur
Vous pouvez modifier le type d’utilisateur d’un membre provisoire ou d’un membre. Lorsque vous modifiez le type d’utilisateur d’un ou de plusieurs utilisateurs, le nombre de membres à acquérir et les informations de paiement sont mises à jour.
Voir Quels sont les types d’utilisateurs disponibles ? dans la section Foire aux questions pour plus d’informations sur les options offertes.
Convertir un utilisateur externe en invité
Seuls les utilisateurs externes peuvent devenir des invités.
- Sélectionnez Modifier le type d’utilisateur, puis Invité.
- Précisez l’autorisation de partage à attribuer (éditeur - peut partager, éditeur - ne peut pas partager ou commentateur), vérifiez les informations, puis sélectionnez Modifier.
La conversion d’un utilisateur en invité retire l’utilisateur des groupes disposant d’autorisations de niveau supérieur.
Convertir un utilisateur en spectateur
- Sélectionnez Modifier le type d’utilisateur, puis sélectionnez Spectateur.
- Vérifiez les informations, puis sélectionnez Modifier.
La conversion d’un utilisateur en spectateur retire l’utilisateur des groupes disposant d’autorisations de niveau supérieur.
Convertir un utilisateur pour lui attribuer Aucun accès
- Sélectionnez Modifier le type d’utilisateur, puis Aucun accès.
- Vérifiez les informations, puis sélectionnez Modifier.
Gestion des utilisateurs
Vous pouvez à tout moment effectuer les actions suivantes dans Gestion des utilisateurs :
- Attribuer un accès payant à un utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs
- Supprimer l’accès payant d’un utilisateur (et rendre l’accès payant disponible pour l’attribuer à un autre utilisateur)
- Acheter un accès payant supplémentaire pour le reste de la durée du contrat
- Modifier les propriétés d’un utilisateur
- Désactivation des utilisateurs
Les modifications que vous apportez dans Gestion des utilisateurs peuvent ne pas être visibles sur la page Gérer l’actualisation.
Voir Gestion des utilisateurs pour plus d’informations et de procédures.
Provisionnement automatique des utilisateurs (UAP)
Le provisionnement automatique des utilisateurs connecte automatiquement un utilisateur interne au forfait la première fois qu’il se connecte. Consultez l’article Provisionnement automatique des utilisateurs pour plus d’informations.
Foire aux questions
Quand dois-je utiliser la page Gérer l’actualisation plutôt que Gestion des utilisateurs ?
Le centre d’administration propose deux emplacements différents pour gérer les utilisateurs. L’action que vous devez effectuer détermine lequel utiliser.
| Action | Page Gérer l’actualisation ou Gestion des utilisateurs | Détails |
|---|---|---|
Attribuer un accès payant à un utilisateur spécifique | Gestion des utilisateurs | Utilisez cette option lorsqu’un responsable vous demande d’ajouter une nouvelle recrue ou qu’une équipe a besoin d’un accès intégral. Vous pouvez toujours rappeler à vos collègues qu’ils peuvent partager des ressources avec n’importe quel membre de l’organisation quand ils en ont besoin ; ils n’ont pas besoin de vous demander l’accès. |
Activer le provisionnement automatique des utilisateurs (UAP) pour le forfait | Gestion des utilisateurs | Le provisionnement automatique des utilisateurs connecte automatiquement un utilisateur interne au forfait la première fois qu’il se connecte. |
Évaluer et régulariser les utilisateurs provisoires | Page Gérer l’actualisation | La régularisation n’est disponible que pendant la période d’actualisation. Vous recevrez une notification par e-mail lorsqu’elle commencera. |
Vérifier le nombre d’utilisateurs provisoires | Page Gérer l’actualisation | Vous n’avez pas besoin de gérer les utilisateurs provisoires avant la période de régularisation. Mais les informations sont disponibles si vous souhaitez les consulter. |
Supprimer l’accès payant d’un utilisateur | Gestion des utilisateurs (à tout moment) Page Gérer l’actualisation (pendant l’actualisation) | Vous pouvez supprimer l’accès payant d’un membre afin de rendre cet accès disponible pour un autre utilisateur. Remarque : pendant la période de régularisation, la bonne pratique consiste à supprimer l’accès payant dans la page Gérer l’actualisation. |
Modifier les propriétés d’un utilisateur | Gestion des utilisateurs | Vous pouvez modifier le nom de l’utilisateur, ses rôles, son adresse e-mail alternative, etc. |
Désactiver un utilisateur | Gestion des utilisateurs | Si une personne quitte l’entreprise, vous pouvez désactiver son accès. Vous ne pouvez pas annuler cette action. |
Pourquoi les nouveaux membres n’apparaissent-ils pas dans la liste des utilisateurs sur la page Gérer l’actualisation ?
Durant la période d’actualisation, les seules modifications apportées à la page Gérer l’actualisation sont :
- Modifications apportées aux utilisateurs par les administrateurs système sur la page
- Modifications apportées au nombre total d’utilisateurs payants disponibles à attribuer
Si vous supprimez l’accès payant d’un utilisateur sur la page Gestion des utilisateurs, il ne sera pas visible dans la liste des utilisateurs, mais le nombre de membres à acquérir et le coût associé changeront.
Si vous gérez des utilisateurs dans Gestion des utilisateurs durant la période d’actualisation, les modifications apparaîtront dans la liste des utilisateurs à la fin de la période d’actualisation.
Que contient la notification d’actualisation par e-mail ? Qui la reçoit ?
Smartsheet envoie une notification par e-mail à tous les administrateurs système associés au forfait lorsque la période de régularisation commence. Cette notification inclut les informations suivantes :
- Nombre de membres provisoires ajoutés au cours de la période d’utilisation précédente
- Plage de dates de la période d’utilisation
- Date à laquelle les membres provisoires deviendront membres (en cas de coût associé, la date correspond à la date de facturation automatique.)
- Tout coût associé aux membres provisoires qui deviennent membres
S’il n’y a pas de nouveaux membres provisoires pour le forfait, l’e-mail inclut uniquement la plage de dates et le fait qu’il n’y a pas de membres provisoires à évaluer.
Pourquoi dois-je définir une autorisation de partage lorsque je convertis un utilisateur en invité ?
Les utilisateurs externes qui ont le rôle d’utilisateur Invité peuvent avoir les autorisations Commentateur ou Éditeur. Vous devez définir le rôle de chaque utilisateur pour que Smartsheet fixe le bon niveau d’autorisation. Éditeur - peut partager est l’autorisation de partage par défaut.
What happens to the sharing permissions of a user downgraded from Member to Viewer?
When a user is downgraded from a provisional Member or Member to a Viewer, permissions on all Smartsheet items are changed to match the new User Type (in this case, Viewer).
There is no way to restore the prior permissions on the Smartsheet items in bulk after a user is downgraded from provisional Member or Member to Viewer. Also, changing a user to Guest or Viewer removes the user from groups with higher-level permissions.
To restore permissions the user would need to be re-shared to the individual items and re-added to the groups they were removed from.
Can a user do any editing if they aren't a Member?
A user doesn’t need to be a Member to:
- Submit forms
- Respond to update requests
- Respond to approval requests
What happens to the items a user created after I downgrade that user?
The Smartsheet items keep working, and any users with permissions to those items can continue to access them at that level. The plan owns the Smartsheet items, not the user. See the Asset ownership overview article for more information.