Gérer les utilisateurs dans le modèle d’abonnement utilisateur

Cet article ne concerne que les forfaits qui utilisent le modèle d’abonnement utilisateur. Si votre forfait utilise l’ancien modèle de collaboration reportez-vous à la section Gestion des utilisateurs pour savoir comment gérer les utilisateurs de votre forfait.

Dans le modèle d’abonnement utilisateur, les utilisateurs peuvent essayer Smartsheet avant que vous ne deviez payer pour les ajouter au forfait. L’accès temporaire, ou provisoire, est utile de deux manières :

1. Les membres peuvent facilement partager des ressources selon leurs besoins, et la personne avec laquelle ils partagent ces ressources dispose de toutes les fonctionnalités de Smartsheet. Il n’y a pas de processus d’approbation et l’accès provisoire est gratuit.
2. À intervalles réguliers*, vous choisissez qui a besoin d’un accès payant en fonction des données d’utilisation réelle. 

* Les forfaits annuels ont une période de régularisation tous les trimestres ; les forfaits mensuels ont une période de rapprochement plus courte chaque mois. Consultez l’article Présentation du modèle d’abonnement utilisateur pour plus d’informations sur l’utilisation provisoire, le modèle d’abonnement utilisateur et la façon d’identifier le modèle utilisé par votre forfait.

Processus d’actualisation

Les membres provisoires dans votre forfait utilisent toutes les fonctionnalités du forfait pendant au moins 30 jours. Vous recevrez une notification par e-mail au moment d’actualiser le forfait. Vous disposerez d’une période de régularisation de 30 jours tous les trois mois pour les forfaits annuels.

Pendant la période de régularisation, vous pouvez :

• Augmenter le nombre d’utilisateurs payants du forfait pour couvrir la part d’utilisation supplémentaire pour le reste de la durée de votre forfait. Smartsheet le fera pour vous automatiquement à la fin de la période de régularisation.
• Ajuster les autorisations des utilisateurs pour rester dans les limites de votre forfait

Si vous ne faites rien pendant la période d’actualisation, vous serez facturé du montant au prorata pour couvrir les utilisateurs payants supplémentaires du forfait. 

Étapes d’actualisation

Chaque période de régularisation vous permet d’évaluer les membres provisoires et les données d’utilisation de tous les membres avant de vous engager à payer pour inclure des utilisateurs payants supplémentaires dans votre forfait. Lorsque vous recevez une notification par e-mail, vérifiez s’il y a de nouveaux membres provisoires à actualiser. Si c’est le cas, suivez les trois étapes ci-dessous.

1. Évaluez les informations et les données d’utilisation de la page Gérer l’actualisation dans le centre d’administration.
   1. Vérifiez le nombre de jours restants dans la période régularisation, le nombre d’utilisateurs payants supplémentaires nécessaires si tous les membres provisoires deviennent membres et le coût associé.
   2. Examinez la liste des utilisateurs. Utilisez des filtres ou le rapport sur le type d’utilisateur pour obtenir les informations dont vous avez besoin.
2. Choisissez l’action à exécuter.

3. Confirmez le coût et la date de paiement.

Consultez l’article Présentation du modèle d’abonnement utilisateur pour plus d’informations sur la page Gérer l’actualisation et le processus d’actualisation. 

Modifier le type d’utilisateur

Vous pouvez modifier le type d’utilisateur d’un membre provisoire ou d’un membre. Lorsque vous modifiez le type d’utilisateur d’un ou de plusieurs utilisateurs, le nombre de membres à acquérir et les informations de paiement sont mises à jour.

Voir Quels sont les types d’utilisateurs disponibles ? dans la section Foire aux questions pour plus d’informations sur les options offertes.

Convertir un utilisateur externe en invité

Seuls les utilisateurs externes peuvent devenir des invités.

1. Sélectionnez Modifier le type d’utilisateur, puis  Invité.
2. Précisez l’autorisation de partage à attribuer (éditeur - peut partager, éditeur - ne peut pas partager ou commentateur), vérifiez les informations, puis sélectionnez Modifier.

La conversion d’un utilisateur en invité retire l’utilisateur des groupes disposant d’autorisations de niveau supérieur.

Convertir un utilisateur en spectateur

1. Sélectionnez Modifier le type d’utilisateur, puis sélectionnez Spectateur.
2. Vérifiez les informations, puis sélectionnez Modifier.

La conversion d’un utilisateur en spectateur retire l’utilisateur des groupes disposant d’autorisations de niveau supérieur.

Convertir un utilisateur pour lui attribuer Aucun accès

1. Sélectionnez Modifier le type d’utilisateur, puis Aucun accès.
2. Vérifiez les informations, puis sélectionnez Modifier.

Gestion des utilisateurs

Vous pouvez à tout moment effectuer les actions suivantes dans Gestion des utilisateurs :

• Attribuer un accès payant à un utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs
• Supprimer l’accès payant d’un utilisateur (et rendre l’accès payant disponible pour l’attribuer à un autre utilisateur)
• Acheter un accès payant supplémentaire pour le reste de la durée du contrat
• Modifier les propriétés d’un utilisateur
• Désactivation des utilisateurs

Les modifications que vous apportez dans Gestion des utilisateurs peuvent ne pas être visibles sur la page Gérer l’actualisation.

Voir Gestion des utilisateurs pour plus d’informations et de procédures.

Provisionnement automatique des utilisateurs (UAP)

Le provisionnement automatique des utilisateurs connecte automatiquement un utilisateur interne au forfait la première fois qu’il se connecte. Consultez l’article Provisionnement automatique des utilisateurs pour plus d’informations.