Modèle d’abonnement utilisateur et adhésion provisoire

Le modèle d’abonnement utilisateur fournit aux clients un cadre permettant un accès immédiat pour les utilisateurs et offrant une gestion et une supervision de la facturation. Au lieu d’attendre qu’un administrateur système lui accorde l’accès, un utilisateur peut commencer à collaborer dès qu’une personne incluse dans le forfait partage un élément avec lui. Si vous êtes un administrateur système, il est important de comprendre ce processus, car vous êtes chargé de gérer les accès des utilisateurs et de vérifier l’utilisation de ce système.

Vous utilisez toujours l’ancien modèle de collaboration ? Consultez l’article Préparer la migration de votre forfait vers le modèle d’abonnement utilisateur.

Types de postes

• Membres : utilisateurs payants disposant d’un accès complet pour créer, modifier et gérer des éléments
• Membres provisoires : utilisateurs qui bénéficient immédiatement et gratuitement de toutes les fonctionnalités pendant au moins 30 jours
• Spectateurs : utilisateurs à titre gratuit qui peuvent visualiser le travail partagé
• Invités : selon le type de forfait, utilisateurs externes à titre gratuit pouvant consulter ou contribuer 

Adhésion provisoire 

Membres provisoires

• Peuvent avoir les mêmes fonctionnalités que les membres pendant leur période provisoire
• Bénéficient d’au moins 30 jours d’utilisation non payée
• Sont convertis automatiquement en membres s’ils ne sont pas rétrogradés avant la fin de la prochaine période de révision

Comment fonctionne l’adhésion provisoire ?

Un utilisateur devient généralement membre provisoire après les deux événements suivants : 

1. Un utilisateur reçoit l’accès au forfait, par exemple lorsque :
   • Un utilisateur partage avec lui un élément principal comme une feuille ou un tableau de bord
   • Un administrateur système l’ajoute
2. L’utilisateur effectue alors une action qui va au-delà de la visualisation du contenu

Informations utiles

• L’adhésion provisoire débute généralement lorsque les utilisateurs effectuent des actions (telles que modifier, commenter ou créer un nouveau contenu) sur des éléments principaux (une feuille, un rapport ou un tableau de bord).
• Les périodes de révision ont lieu tous les trimestres pour les forfaits annuels et tous les mois pour les forfaits mensuels. Pendant ces périodes, les administrateurs système vérifient l’activité et confirment si les utilisateurs doivent devenir membres ou être rétrogradés. Consultez l’article d’aide Gérer les utilisateurs pour plus de détails.

Chaque utilisateur ne peut être membre provisoire qu’une seule fois. S’il a besoin d’un accès après avoir été rétrogradé, un administrateur système doit le faire passer en membre.
 

Exemples 

Un utilisateur passe à un type de poste de membre provisoire lorsqu’il effectue des actions au-delà de la simple consultation d’un élément principal, comme une feuille, un rapport ou un tableau de bord. Ces actions peuvent être, entre autres :

• Ajouter ou modifier du contenu
• Modifier des paramètres, tels que des colonnes, des filtres ou des autorisations
• Créer ou renommer une feuille

Ces exemples illustrent les types d’activités qui déclenchent l’adhésion provisoire. Ils ne constituent pas une liste complète.

Bonnes pratiques pour les administrateurs système

Les pratiques recommandées comprennent, sans s’y limiter :

• Définir les autorisations avec soin : encouragez les utilisateurs à partager des éléments avec le plus bas niveau d’accès nécessaire, puisque les activités allant au-delà de la simple consultation peuvent créer des membres provisoires
• Surveiller l’activité : utilisez les filtres et les rapports du centre d’administration pour voir qui a effectué des actions autres que l’affichage de contenu
• Réviser de manière systématique : ajustez les types de postes avant et pendant la période de révision afin de vous assurer que les postes reflètent l’activité réelle
• Communiquer les politiques : aidez les utilisateurs internes à comprendre comment leur activité peut déterminer le type de poste
• Maintenir la double attribution : attribuez des autorisations d’administrateur à au moins deux utilisateurs sur les éléments importants afin d’éviter les défauts de propriété

Les administrateurs système des forfaits Affaire et Entreprise peuvent également aligner l’accès à Smartsheet sur les politiques internes. Pour en savoir plus, consultez le guide du développeur et l’article d’aide Manage seat types using ITSM workflows (Gérer les types de postes à l’aide de flux de travail ITSM).