Présentation du modèle d’abonnement utilisateur pour les administrateurs système

Le modèle d’abonnement utilisateur fournit aux organisations un abonnement à la plateforme Smartsheet, qui permet les actions suivantes :

• Les utilisateurs peuvent créer et partager des feuilles, des rapports, des tableaux de bord et des espaces de travail pour collaborer avec leurs collègues dans le cadre de projets, de programmes et de processus.
• Les administrateurs système décident quels utilisateurs provisoires deviennent des utilisateurs payants

Lorsqu’un utilisateur partage des ressources principales avec des collègues, ces ressources peuvent être immédiatement exploitées par ces collègues. Si ces derniers ont besoin d’un accès payant au forfait, mais n’en disposent pas, Smartsheet leur accorde un accès temporaire en tant que Membres provisoires ou leur attribue un type d’utilisateur à titre gratuit.

Si vous n’êtes pas sûr de votre type de modèle, découvrez comment déterminer le modèle de votre forfait.

Types d’utilisateur

Tous les utilisateurs disposant d’un accès payant sont considérés comme des Membres. Les administrateurs système peuvent ajouter des utilisateurs en tant que Membres provisoires à tout moment. Lorsque les utilisateurs partagent des ressources principales, Smartsheet accorde un accès temporaire en tant que Membre provisoire ou attribue un type d’utilisateur à titre gratuit (Invité ou Spectateur).

Types d’utilisateur

• Membre :
  • Les Membres disposent d’un accès complet à Smartsheet selon l’abonnement. Les ressources peuvent être partagées avec eux indépendamment des autorisations de partage.
  • Un administrateur système peut attribuer le type d’utilisateur Membre à tout moment.
  • Les Membres peuvent également accéder à Smartsheet sans paiement pendant une période provisoire, ce qui leur permet d’« essayer avant d’acheter ».
• Invité :
  • Les invités peuvent avoir des autorisations Éditeur ou Commentateur sur les ressources.
  • Un utilisateur externe devient un invité lorsqu’on partage avec lui au moins une ressource avec des autorisations Éditeur ou Commentateur.
  • Un administrateur système peut changer le type d’utilisateur d’un utilisateur externe, en le faisant passer de Membre à invité.
• Spectateur :
  • Les spectateurs ne peuvent avoir des autorisations Spectateur sur les ressources.
  • Un utilisateur interne ou externe devient spectateur lorsqu’au moins une ressource est partagée avec lui avec une autorisation Spectateur.
  • Un administrateur système peut modifier le type d’utilisateur d’un utilisateur interne ou externe en le faisant passer de Membre provisoire ou de Membre à Spectateur.

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Utilisateurs internes et utilisateurs externes

• Utilisateurs internes : 

  • Un utilisateur est considéré comme interne si son adresse e-mail correspond à un domaine associé au forfait. 

  • Il peut bénéficier automatiquement d’un accès payant via le provisionnement automatique des utilisateurs (UAP).

• Utilisateurs externes : 

  • Un utilisateur est considéré comme externe si son adresse e-mail ne correspond à aucun domaine associé au forfait.
  • Il obtient le statut d’invité dans un forfait Affaire ou Entreprise lorsqu’une personne lui accorde les autorisations Commentateur ou Éditeur

Les forfaits Pro n’incluent pas les invités. Les utilisateurs externes reçoivent un accès Membre provisoire lorsqu’au moins une ressource est partagée avec eux avec une autorisation Commentateur ou supérieure.

Rapport sur le type d’utilisateur

Vous pouvez télécharger un rapport sur les utilisateurs de votre forfait chaque fois que vous en avez besoin. Le rapport répertorie tous les utilisateurs actifs associés au forfait. Il comprend les détails suivants par utilisateur :

• Adresse e-mail et domaine
• Types d’utilisateurs et d’accès administrateur
• Autorisations
• Activité

Pour vérifier l’utilisation, accédez au rapport sur le type d’utilisateur depuis la page Types d’utilisateurs et actualisation ou la page d’accueil du centre d’administration.

Statut provisoire

Smartsheet accorde un accès de Membre provisoire aux utilisateurs pour évaluer le service et appuyer la collaboration avant qu’un administrateur système ne décide de payer ou non pour un accès continu.

Le statut provisoire indique que :

• Vous n’êtes pas facturé pour ce Membre.
• Vous pouvez vérifier l’utilisation de ce Membre avant de décider de payer pour son accès.

Il n’y a pas de différence d’expérience utilisateur entre les Membres et les Membres provisoires dans Smartsheet. 

Autorisation de partage qui accorde un accès provisoire :

• Forfait Pro, utilisateur interne ou externe : destinataire du partage d’au moins une ressource avec une autorisation Commentateur ou supérieure
• Forfait Affaire ou Entreprise, utilisateur interne : destinataire du partage d’au moins une ressource avec une autorisation Commentateur ou supérieure
• Forfait Affaire ou Entreprise, utilisateur externe : destinataire du partage d’au moins une ressource avec une autorisation Administrateur

Les utilisateurs auront le statut de Membres provisoires pendant au moins 30 jours avant de pouvoir bénéficier de la régularisation. 

À la fin de la période de régularisation, les Membres provisoires deviennent des Membres payants, sauf si vous les transformez en spectateurs ou en invités, ou leur retirez l’accès. 

Actualisation

Les utilisateurs disposent d’un accès complet à Smartsheet lorsqu’ils obtiennent un statut provisoire. Aucun paiement anticipé n’est requis et vous pouvez régulariser le statut d’un utilisateur avant toute obligation de paiement ultérieure. Vous pouvez gérer l’utilisation de l’une des manières suivantes, ou des deux, avant la fin d’une période de régularisation :

• Permettre aux Membres ayant un statut provisoire de devenir des Membres payants  
• Ajuster les autorisations des utilisateurs pour rester dans les limites du forfait

Nous ne facturons pas l’utilisation pendant la période provisoire d’un Membre ; vos mises à niveau couvrent le reste de la durée de votre forfait.

Processus et cadence d’actualisation

Le processus d’actualisation inclut des paires de périodes d’utilisation et de périodes de régularisation. Les périodes d’utilisation sont continues, et la deuxième période d’utilisation commence dès le début de la première période de régularisation.

Les périodes de régularisation ont lieu chaque trimestre pour les clients annuels et chaque mois pour les clients mensuels.

La période de régularisation a lieu :

• 30 à 35 jours environ avant la date de facturation automatique trimestrielle pour les clients annuels
• 7 jours avant la date de facturation automatique pour les clients mensuels

Lorsqu’une période de régularisation commence pour votre forfait, vous recevrez un e-mail indiquant les dates clés et les Membres provisoires à évaluer. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez l’article Gérer les utilisateurs dans le modèle d’abonnement utilisateur.

Si le montant dû est supérieur à zéro à la fin de la période de régularisation, ce montant vous est automatiquement facturé.