Modèle d’utilisateur Smartsheet et adhésion provisoire

Le modèle utilisateur fournit aux clients un cadre permettant un accès immédiat pour les utilisateurs et offrant une gestion et une supervision de la facturation. Au lieu d’attendre qu’un administrateur système lui accorde l’accès, un utilisateur peut commencer à collaborer dès qu’une personne incluse dans le forfait partage un élément avec lui. Si vous êtes un administrateur système, il est important de comprendre ce processus, car vous êtes chargé de gérer les accès des utilisateurs et de vérifier l’utilisation de ce système.

Toujours sur l’ancien modèle ? Consultez l’article Migration à partir de l’ancien modèle.

Types de postes

• Membres : utilisateurs payants disposant d’un accès complet pour créer, modifier et gérer des éléments
• Membres provisoires : utilisateurs qui bénéficient immédiatement de toutes les fonctionnalités et gratuitement pendant au moins 30 jours (sauf si un administrateur système change leur type de poste)
• Spectateurs : utilisateurs à titre gratuit qui peuvent visualiser le travail partagé
• Invités : selon le type de forfait, utilisateurs externes à titre gratuit pouvant consulter ou contribuer 

Adhésion provisoire 

Membres provisoires

• Ils peuvent avoir les mêmes fonctionnalités que les membres pendant leur période d’adhésion provisoire.
• Ils bénéficient d’au moins 30 jours d’utilisation gratuite (sauf si un administrateur système modifie leur type de poste).
• Ils passent automatiquement à un type de poste gratuit si un poste Membre payant ne leur est pas attribué avant la fin de la période de vérification suivante (reportez-vous à l’article d’aide Centre d’administration : paramètres des membres provisoires pour plus de détails).

Comment fonctionne l’adhésion provisoire ?

Un utilisateur devient généralement membre provisoire après les deux événements suivants : 

1. Un utilisateur reçoit l’accès au forfait, par exemple lorsque :
   • Un utilisateur partage avec lui un élément principal comme une feuille ou un tableau de bord
   • Un administrateur système l’ajoute
2. L’utilisateur effectue ensuite une action, par exemple :
   • Un utilisateur interne effectue une action qui va au-delà de l’affichage des éléments
   • Un utilisateur externe effectue une action pour créer un nouvel élément

Informations utiles

• L’adhésion provisoire commence généralement lorsque des utilisateurs internes effectuent certaines actions (telles que la modification, l’ajout de commentaires ou la création d’éléments) sur des éléments principaux (comme une feuille, un rapport ou un tableau de bord).
• Les périodes de vérification ont lieu tous les trimestres pour les forfaits annuels et mensuellement pour les forfaits mensuels, juste avant la date de facturation automatique ou de la facture. Pendant ces périodes, les administrateurs système vérifient l’activité et confirment si les utilisateurs doivent devenir membres ou être rétrogradés. Consultez l’article d’aide Gérer les utilisateurs pour plus de détails.
• Si la plupart des membres provisoires de votre forfait collaborent activement, vous pouvez modifier les paramètres pour faire passer les membres provisoires au statut de membres payants à la fin de la période de vérification. Si aucun poste Membre n’est disponible, le coût des postes Membre supplémentaires est inclus dans votre facture automatique. Consultez l’article d’aide Centre d’administration : paramètres des membres provisoires pour plus de détails.

Un utilisateur ne peut être membre provisoire qu’une seule fois. Une fois qu’un utilisateur est rétrogradé, il ne peut plus devenir membre provisoire. S’il a besoin d’un accès après avoir été rétrogradé, un administrateur système doit le faire passer en membre.

Exemples 

Le type de poste d’un utilisateur interne passe sur Membre provisoire lorsque l’utilisateur va au-delà de la simple consultation d’un élément principal, comme une feuille, un rapport ou un tableau de bord. Ces actions peuvent être, entre autres :

• Ajouter ou modifier des éléments
• Modifier des paramètres, tels que des colonnes, des filtres ou des autorisations
• Créer ou renommer une feuille

Ces exemples illustrent les types d’activités qui déclenchent l’adhésion provisoire. Ils ne constituent pas une liste complète.

Bonnes pratiques pour les administrateurs système

Les pratiques recommandées comprennent, sans s’y limiter :

• Définir les autorisations avec soin : encouragez les utilisateurs à partager des éléments avec le plus bas niveau d’accès nécessaire
• Surveiller l’activité : utilisez les rapports du centre d’administration pour voir les actions effectuées par des utilisateurs spécifiques ; examinez les demandes de poste pendant et juste après chaque période d’examen
• Vérifier les paramètres des membres provisoires : comprenez ce qui arrive aux membres provisoires à la fin de chaque cycle de facturation, et modifiez les paramètres si nécessaire (reportez-vous à l’article d’aide Centre d’administration : paramètres des membres provisoires pour plus de détails)
• Vérifier de manière cohérente : ajustez les types de poste des utilisateurs pendant la période de vérification afin de vous assurer que les postes reflètent l’activité réelle
• Communiquer les politiques : aidez les utilisateurs internes à comprendre comment leur activité peut déterminer le type de poste
• Maintenir la double attribution : attribuez des autorisations Administrateur à au moins deux utilisateurs sur les éléments importants afin d’éviter les défauts de propriété

Les administrateurs système des forfaits Affaire et Entreprise peuvent également aligner l’accès à Smartsheet sur les politiques internes. Pour en savoir plus, consultez le guide du développeur et l’article d’aide Manage seat types using ITSM workflows (Gérer les types de postes à l’aide de flux de travail ITSM).