Gérer les utilisateurs Smartsheet avec Entra ID

Présentation

Tous les nouveaux utilisateurs provisionnés via Azure AD disposent d’autorisations Spectateur. Ils ont la possibilité d’effectuer une action requise et deviennent des membres provisoires dès leur création. La seule exception à cette règle est le rôle d’administrateur système, que vous pouvez configurer en tant qu’utilisateur non membre (spectateur). De plus, vous pouvez uniquement mettre à niveau ou rétrograder les utilisateurs existants via la page Types de licences et actualisation dans le centre d’administration.

Les membres provisoires ont le même accès aux fonctionnalités que les membres, mais seulement pour une durée limitée. En savoir plus sur les membres provisoires.

Prérequis

Les administrateurs système et l’administrateur informatique peuvent configurer Active Directory avec Smartsheet. À condition qu’ils soient également administrateurs Entra ID, les administrateurs système peuvent gérer les utilisateurs (provisionner, déprovisionner, modifier les informations de profil et les rôles des utilisateurs) par le biais d’Active Directory.

1. Contactez le représentant de votre compte Smartsheet ou l’assistance Smartsheet pour activer cette fonctionnalité pour le forfait de votre organisation.
2. Suivez la formation en ligne sur l’intégration Entra ID et Smartsheet.

Connecter Entra ID à Smartsheet

Utilisez cette URL SCIM pour configurer l’intégration Entra ID : https://scim.smartsheet.com/v2/
Les comptes de l’UE doivent utiliser cette URL à la place : https://scim.smartsheet.eu/v2/

1. Connectez-vous à Smartsheet avec les identifiants d’administrateur système.
2. Dans Smartsheet, générez un jeton API sous Compte > Applications et intégrations > Accès API > Générer un nouveau jeton d’accès. Le jeton généré fonctionne avec vos identifiants : il s’agit d’un mot de passe pour votre compte. Traitez-le comme tel.
3. Dans Entra ID, collaborez avec votre administrateur informatique pour activer la vignette de la galerie Smartsheet avec l’ID d’application 3290e3f7-d3ac-4165-bcef-cf4874fc4270.

Configurer le provisionnement et le déprovisionnement des utilisateurs dans Smartsheet

Reportez-vous aux ressources suivantes pour découvrir comment configurer le service de provisionnement Entra ID. Cette configuration vous permet de créer, mettre à jour et désactiver des utilisateurs et des groupes dans Smartsheet en fonction de leurs affectations dans votre annuaire :

• Configurer le provisionnement automatique des utilisateurs pour Smartsheet dans Entra ID
• Informations sur le service Entra ID, ses fonctions et les demandes de renseignements courantes

Les utilisateurs déprovisionnés sont désactivés. Les utilisateurs désactivés ne peuvent pas se connecter à Smartsheet et perdent leur désignation de membre. Cette désignation de membre est alors disponible et il vous est possible de la réattribuer.

Si vous souhaitez supprimer leur compte Smartsheet :

1. Désactivez l’intégration Entra ID avec Smartsheet.
2. Supprimez manuellement l’utilisateur dans le centre d’administration.

À propos des groupes existants dans Entra ID ou Smartsheet

Le service de provisionnement Entra ID ne met à jour que les utilisateurs que vous avez affectés à l’application Smartsheet. Pour affecter des utilisateurs, incluez-les dans des groupes Entra ID mis en correspondance avec des rôles spécifiés.

• Si vous n’ajoutez pas d’utilisateurs à des groupes de rôles Smartsheet dans Entra ID, ils ne sont pas mis à jour ou affectés dans l’application Smartsheet.
• Si vous affectez des utilisateurs à un groupe de rôles Smartsheet dans Entra ID, mais que ces derniers sont provisionnés dans Smartsheet, puis retirés de ce groupe, ils seront désactivés au cours du prochain cycle de provisionnement.
• Si un utilisateur Smartsheet dispose d’un compte dans Entra ID, mais qu’il n’est affecté à aucun groupe Entra ID mis en correspondance avec des rôles Smartsheet, Entra ID ignore l’utilisateur lors du provisionnement.

Rapport de la liste des utilisateurs

Pour télécharger votre liste des utilisateurs actuels :

1. Dans le centre d’administration, sélectionnez l’icône de Menu dans le coin supérieur gauche.
2. Accédez à Utilisateurs et groupes > Rôles des utilisateurs et rapports.
3. Sélectionnez Plus d’actions > Liste des utilisateurs. Consultez l’article Centre d’administration : accéder à des contrôles utilisateur supplémentaires pour plus d’informations. Utilisez cette liste pour attribuer aux utilisateurs les rôles appropriés dans Entra ID. Cette action garantit que tous les utilisateurs seront provisionnés sur votre compte lors de leur première connexion à Smartsheet.

Dans ce rapport, les champs suivants sont disponibles :

• Nom
• E-mail
• Statut
• Division
• Service
• Centre de coûts

Les données Division, Service et Centre de coûts sont alimentées par votre service Active Directory. Si des données existent pour ces champs, elles apparaissent dans le rapport Liste des utilisateurs. Si le service d’annuaire ne contient pas ces données, les champs restent vides dans le rapport Liste des utilisateurs.

Les données du rapport doivent se synchroniser automatiquement avec le service d’annuaire, bien que la fréquence d’actualisation exacte soit déterminée par ce dernier.

Rappel

Après la configuration, prenez garde lorsque vous effectuez des modifications importantes, telles que des modifications en masse manuelles ou par script. Des scripts mal préparés peuvent entraîner un déprovisionnement involontaire lorsqu’ils sont utilisés avec l’intégration Entra ID. Si vous avez des questions sur la façon de réaliser des modifications importantes ou avez besoin d’aide, veuillez contacter l’assistance.