Configurar un dominio de correo electrónico personalizado

Aplica a

Smartsheet
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Los administradores del sistema configuran un dominio de correo electrónico personalizado.
 

Con un dominio de correo electrónico personalizado, puede personalizar su cuenta para que todos los usuarios utilicen el subdominio de su organización en lugar del dominio predeterminado de Smartsheet para los correos electrónicos de notificación de Smartsheet.

Los dominios de correo electrónico personalizado funcionan con cualquier correo electrónico ejecutado por el usuario desde la aplicación de Smartsheet, a saber:

  • Alertas automatizadas
  • Solicitud de actualización
  • Compartir hoja
  • @mención

No es compatible con correos electrónicos de bienvenida de Smartsheet ni correos electrónicos del sistema, como restablecimiento de contraseña o correos electrónicos de notificación de pagos.

Antes de comenzar

  • Para configurar un dominio de correo electrónico personalizado, debe ser administrador del sistema de un plan Empresarial.
  • Debe poder actualizar los registros DNS de su dominio principal y de su dominio de correo electrónico personalizado, o bien, trabajar junto con su equipo de TI o administrador de dominios. Si su organización tiene varias cuentas en Smartsheet, deben configurarse por separado. Pueden compartir el mismo dominio de correo electrónico personalizado.

El dominio remitente debe ser un subdominio de su dominio principal. Siguiendo el flujo de validación de dominios del Centro de administración, deberá validar que es propietario del dominio principal. Para obtener más información, consulte Cómo agregar usuarios a una cuenta Empresarial de manera automática con la función de Aprovisionamiento automático de usuarios.

Entradas DNS requeridas para la configuración

Para habilitar el envío de correos electrónicos en nombre de su organización con su dominio de correo electrónico personalizado, se requieren los siguientes ajustes de DNS (sistema de nombre de dominios) para otorgar permiso a SparkPost, el proveedor de servicios de correo electrónico de la aplicación de Smartsheet, de manera tal de cumplir con los estándares de seguridad de correo electrónico de SPF (Marco de Políticas de Remitentes), DKIM (Correo Identificado de claves de dominio) y DMARC (Autenticación de mensajes, informes y cumplimiento basados en el dominio).

NOTA: Deberá trabajar junto al equipo de TI para configurar las entradas de DNS requeridas.

  • Registro de claves de dominio (DKIM): todos los correos electrónicos de Smartsheet que se envíen con el dominio personalizado tendrán una firma digital cifrada en el encabezado del correo. El servidor de correo receptor se ocupará de validar el mensaje de correo electrónico, para lo cual buscará la clave DKIM del dominio personalizado y la utilizará para verificar la firma cifrada. Con este mecanismo de autenticación de correo electrónico, se protege a los remitentes y destinatarios de acciones como spoofing y phishing, ya que se verifica que los remitentes de los correos electrónicos sean legítimos.
  • Registro CNAME: vincula el dominio de correo electrónico personalizado con el dominio de SparkPost que contiene un registro SPF para otro mecanismo de autenticación que protege tanto a remitentes como destinatarios de las acciones de spoofing y phishing. El registro SPF define qué servidores de correo están autorizados a enviar correos con el dominio personalizado. El servidor de correo de destino los busca en el registro SPF y los compara con la dirección IP del remitente del correo a fin de verificar que el correo electrónico se envíe desde el servidor de correo autorizado del remitente.
  • Registro DMARC: define las acciones que llevará a cabo el servidor de correo del destinatario cuando los correos electrónicos aleguen proceder del dominio de correo electrónico personalizado pero no aprueben la autenticación DKIM y/o SPF. Recomendamos definir la política correspondiente para poner en cuarentena, o bien, rechazar los correos electrónicos a fin de evitar que partes no autenticadas realicen spoofing sobre los correos del dominio.

Configurar su cuenta para usar un dominio de correo electrónico personalizado

Como administrador del sistema, puede visitar la página de configuraciones de Marcas y personalización para configurar un dominio de correo electrónico personalizado para su organización.

Dominio de correo electrónico personalizado

El asistente de configuración lo guiará por los siguientes pasos:

  1. Asegúrese de que su cuenta tenga un dominio principal validado. De no ser así, se lo direccionará a la página de validación de dominios para agregar y validar su dominio principal.
  2. Seleccione el nombre de dominio de correo electrónico personalizado que se utilizará para la configuración.
  3. El asistente de configuración muestra los registros DNS que necesita para crear su dominio de correo electrónico personalizado. Si no tiene acceso para modificar el DNS de su organización, debería derivar la información a su equipo de TI o administradores de dominio para que realicen la configuración correspondiente.
  4. Una vez creados los registros DNS para el dominio de correo electrónico personalizado, debe completar el paso de verificación en el Centro de administración.
  5. Tras completar correctamente la verificación del dominio personalizado, la función queda habilitada para su organización. Todos los usuarios de su organización comenzarán a ver los correos electrónicos de Smartsheet que se envían desde su dominio de correo electrónico personalizado.
    Existe un período de preparación de 10 días, durante el cual los correos electrónicos cambian gradualmente de smartsheet.com al nuevo dominio de envío.

Los usuarios de la organización no deben hacer nada distinto para crear notificaciones, como uso compartido, envío de hojas y flujos de trabajo automatizados. Una vez que se completa la configuración de DNS del dominio de correo electrónico personalizado, la función queda habilitada y las notificaciones nuevas y existentes comenzarán a utilizar el dominio de correo electrónico personalizado en la dirección del remitente.

Una vez creados los registros DNS, puede demorar hasta 72 horas en que se propaguen los cambios en Internet. Durante este tiempo, podrían producirse errores en la verificación de DNS del asistente de configuración. En tal caso, debería verificar si configuró correctamente el DNS y aguardar para volver a intentarlo.

Preguntas frecuentes

Configuré un dominio de correo electrónico personalizado, pero dejé de recibir correos electrónicos generados por la aplicación de Smartsheet. ¿Cómo puedo solucionarlo?

Estamos creando un nuevo dominio de envíos para cada cliente que se registra para utilizar esta función. Muchos proveedores de buzón de correo y filtros de spam analizarán con detenimiento todo nuevo dominio de envío que no tenga reputación como remitente. Esto podría provocar demoras en el correo electrónico y el bloqueo intermitente del correo. Para mejorar la entrega exitosa de correos electrónicos, le sugerimos que agregue el nuevo dominio de envío como remitente confiable a sus reglas de filtrado de spam. Asimismo, debería solicitarles a sus destinatarios externos que hagan lo mismo.
También usamos un programa de preparación para cambiar gradualmente los correos electrónicos del dominio smartsheet.com a su nuevo dominio de correo electrónico para reducir el impacto en la capacidad de entrega.

¿Puede el dominio de correo electrónico ser mi dominio principal? ¿Puedo elegir el nombre del subdominio?

El dominio de correo electrónico personalizado debe ser un subdominio. Por cuestiones de seguridad, no podemos enviar correo electrónico en nombre de un dominio principal de un cliente. Para gestionar la reputación en los envíos, debe utilizarse un dominio de envío específico de Smartsheet, para que el nombre del subdominio sea @smartsheet o @smartsheetmail.

¿Qué ocurre cuando alguien responde a los correos electrónicos que se envían desde mi dominio de correo electrónico personalizado? ¿Dónde van esos mensajes?

Si los destinatarios responden a correos electrónicos de Smartsheet, la mayoría de ellos se envían a la dirección de respuesta correspondiente a la persona que generó el correo electrónico. En caso de que no haya una dirección de respuesta en el correo electrónico de Smartsheet, el mensaje se responde al dominio personalizado y se envía a nuestro proveedor de servicios de correo SparkPost. No se controlan los mensajes entrantes y se los elimina.