Personalice su cuenta a fin de que todos los usuarios utilicen el subdominio de la organización en lugar del dominio predeterminado de Smartsheet para los correos electrónicos de notificación de Smartsheet.
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Los clientes pueden especificar subdominios personalizados sin la necesidad de usar smartsheetmail o smartsheet.customdomain.com, p. ej., customsubdomain.customdomain.com. Los clientes pueden especificar smartsheet o smartsheetmail si lo desean.
El subdominio no debe tener un registro TXT asociado, pero debe usar un dominio principal que tenga un registro TXT validado. Las reglas DNS evitan que un subdominio (o cualquier nombre de dominio) tenga registros CNAME y TXT.
Los dominios de correo electrónico personalizados funcionan con cualquier correo electrónico desencadenado por el usuario desde la aplicación Smartsheet, a saber:
- Alertas automatizadas
- Solicitud de actualización
- Uso compartido de hojas
- Mención con @
Los dominios personalizados no son compatibles con correos electrónicos del sistema ni correos electrónicos de bienvenida de Smartsheet, como mensajes de restablecimiento de contraseña o notificaciones de pago.
Todo subdominio utilizado para enviar correos electrónicos requiere la implementación de un registro CNAME, que impide que ese subdominio envíe correos electrónicos. Como resultado, el subdominio remitente no debe tener una bandeja de entrada asociada.
Antes de comenzar
Debe poder actualizar los registros del DNS (sistema de nombres de dominio) público de su dominio principal y de su dominio de correo electrónico personalizado, o bien trabajar junto con el equipo de TI o el administrador de dominios. Si su organización tiene varias cuentas de Smartsheet, estas deben configurarse por separado. Pueden compartir el mismo dominio de correo electrónico personalizado.
El dominio de envío debe ser un subdominio de su dominio principal. Debe validar que es propietario del dominio principal a través del flujo de validación de dominios del Centro de administración. Para obtener más información, consulte Agregar usuarios de manera automática con Aprovisionamiento automático de usuarios (UAP).
Entradas de DNS público requeridas para la configuración
Al momento de habilitar el envío de correos electrónicos en nombre de la organización con el dominio de correo electrónico personalizado, se requieren los siguientes ajustes de DNS público para otorgar permiso a SparkPost (el proveedor de servicios de correo electrónico de la aplicación Smartsheet), a fin de cumplir con los estándares de seguridad de correo electrónico SPF (Marco de políticas de remitentes), DKIM (Correo identificado por DomainKeys) y DMARC (Informes y conformidad de autenticación de mensajes basados en dominios).
Es posible que deba trabajar junto con el equipo de TI para configurar las entradas del sistema de nombre de dominio (DNS) público requeridas.
- Registro de claves de dominio (DKIM): Todos los correos electrónicos de Smartsheet que se envíen con el dominio personalizado tienen una firma digital cifrada en el encabezado del correo. El servidor de correo del destinatario se ocupa de validar el mensaje de correo electrónico. Para ello, busca la clave DKIM del dominio personalizado y la usa para verificar la firma cifrada. Con este mecanismo de autenticación de correo electrónico, se protege a los remitentes y destinatarios de acciones como spoofing y phishing, ya que se verifica que los remitentes de los correos electrónicos sean legítimos.
- Registro CNAME: Vincula el dominio de correo electrónico personalizado con el dominio de SparkPost, que contiene un registro de Marco de políticas de remitentes (SPF) para otro mecanismo de autenticación que protege tanto a remitentes como destinatarios de acciones de spoofing y phishing. El registro SPF determina qué servidores de correo están autorizados a enviar correos desde el dominio personalizado. El servidor de correo del destinatario los busca en el registro SPF y los compara con la dirección IP del remitente del correo, a fin de verificar que el correo electrónico se envíe desde el servidor de correo autorizado del remitente.
- Todo subdominio utilizado para enviar correos electrónicos requiere la implementación de un registro CNAME, que impide que ese subdominio reciba correos electrónicos. Como resultado, el subdominio remitente no debe tener bandejas de entrada asociadas.
- Los subdominios no deben tener un registro TXT, ya que se requiere que el dominio principal tenga un registro TXT y se someta a la validación de dominios.
- Registro DMARC: Determina las acciones que llevará a cabo el servidor de correo del destinatario cuando se alegue que los correos electrónicos proceden del dominio de correo electrónico personalizado, pero no aprueben la autenticación DKIM o SPF. Recomendamos definir la política correspondiente para poner en cuarentena o rechazar los correos electrónicos a fin de evitar que partes no autenticadas realicen spoofing sobre los correos del dominio.
Configurar su cuenta para usar un dominio de correo electrónico personalizado
Como administrador del sistema, puede visitar la página de configuración Marca y personalización en el Centro de administración a fin de configurar un dominio de correo electrónico personalizado para su organización.
En el asistente de configuración, se indican los siguientes pasos:
- Asegúrese de que su cuenta tenga un dominio principal validado. De no ser así, se abrirá la página de validación de dominios para agregar y validar su dominio principal.
- Agregue el subdominio a la página de validación de dominios. No es necesario validarlo; no obstante, esto permite que se muestre en el menú desplegable de subdominios personalizados.
- Seleccione el nombre de dominio de correo electrónico personalizado que se utilizará para la configuración.
- En el asistente de configuración, se indican los registros del DNS público que necesita para crear su dominio de correo electrónico personalizado. Si no tiene acceso para modificar el DNS público de su organización, debe derivar la información al equipo de TI o a los Administradores de dominios para que realicen la configuración correspondiente.
- Una vez creados los registros del DNS público para el dominio de correo electrónico personalizado, debe completar el paso de verificación en el Centro de administración.
- Tras completar correctamente la verificación del dominio personalizado, la función queda habilitada para su organización. Todos los usuarios de su organización comenzarán a ver los correos electrónicos de Smartsheet que se envían desde su dominio de correo electrónico personalizado.
Existe un período de preparación de 10 días, durante el cual los correos electrónicos cambian gradualmente de smartsheet.com al nuevo dominio de envío.
Los usuarios de la organización no deben hacer nada diferente a la hora de crear notificaciones, como de uso compartido, envío de hojas o flujos de trabajo automatizados. Una vez que se completa la configuración del DNS público del dominio de correo electrónico personalizado, la función queda habilitada, y las notificaciones nuevas y existentes comenzarán a utilizar el dominio de correo electrónico personalizado en la dirección del remitente.
Una vez creados los registros del DNS público, es posible que los cambios demoren hasta 72 horas en propagarse en Internet. Durante este tiempo, la verificación del DNS público del asistente de configuración podría presentar errores. En tal caso, debe verificar si configuró correctamente el DNS público y aguardar para volver a intentarlo.
Preguntas frecuentes
Configuré un dominio de correo electrónico personalizado, pero dejé de recibir correos electrónicos generados por la aplicación Smartsheet. ¿Cómo puedo solucionarlo?
Creamos un nuevo dominio de envío para cada cliente que se registra para utilizar esta función. Muchos proveedores de correo y filtros de correo no deseado analizan con detenimiento todo dominio de envío nuevo que no tenga reputación como remitente. Esto puede causar retrasos y bloqueos intermitentes de los correos electrónicos.
Para optimizar la entrega de los correos electrónicos, agregue el nuevo dominio de envío como remitente confiable a sus reglas de filtro de correo no deseado. Solicite que sus destinatarios externos hagan lo mismo. Y agregue su dominio personalizado a la lista de permitidos de su proveedor de correo electrónico.
Smartsheet emplea un cronograma de preparación para cambiar gradualmente los correos electrónicos del dominio smartsheet.com a su nuevo dominio de correo electrónico para reducir el impacto en la capacidad de entrega.
¿Puede el dominio de correo electrónico ser mi dominio principal? ¿Puedo elegir el nombre del subdominio?
El dominio de correo electrónico personalizado debe ser un subdominio. Por cuestiones de seguridad, no podemos enviar correos electrónicos en nombre de un dominio principal de un cliente.
¿Qué ocurre cuando alguien responde a los correos electrónicos que se envían desde mi dominio de correo electrónico personalizado? ¿Dónde van esos mensajes?
Si los destinatarios responden a correos electrónicos de Smartsheet, la mayoría de ellos se envían a la dirección de respuesta correspondiente a la persona que generó el correo electrónico. En caso de que no haya una dirección de respuesta en el correo electrónico de Smartsheet, el mensaje se responde al dominio personalizado y se envía a nuestro proveedor de servicios de correo SparkPost. No se controlan los mensajes entrantes y se los elimina.