Centro de administración: Gestionar seguridad y controles

Con la función Seguridad y controles, puede controlar los permisos de las solicitudes y notificaciones globales, las membresías de grupo y la detección de cuentas. También puede establecer controles para los archivos adjuntos y los proveedores de chat compatibles.

Permisos

Puede definir controles detallados sobre quiénes están autorizados a recibir notificaciones y a unirse a los grupos de su organización.

Notificaciones y solicitudes 

Con la función Notificaciones y solicitudes, puede controlar quiénes pueden recibir notificaciones/solicitudes de las hojas en función del nivel de acceso del usuario a las hojas y las membresías de la organización.

Grupos

Controle la membresía a los grupos creados dentro de la organización. De forma predeterminada, se puede agregar a cualquier persona a un grupo. Puede restringir los grupos a las personas que forman parte de la organización. 

Detección de cuentas

Si la función Detección de cuentas está habilitada, las personas que tengan una dirección de correo electrónico que coincida con el dominio de correo electrónico del administrador del sistema podrán solicitar unirse a la organización como un usuario con licencia. Esta solicitud aparecerá en la sección Administración de solicitudes de licencia. Si un cliente configura el ajuste Actualización personalizada, se reenviará la solicitud a quien corresponda. Los clientes que tienen la función Aprovisionamiento automático de usuarios (UAP) habilitada no pueden configurar la Detección de cuentas; en esos casos, la función UAP tiene prioridad sobre la Detección de cuentas.

Formularios

Solo los clientes del plan Empresarial pueden otorgar permisos de formularios en todo el sistema. 

De forma predeterminada, todos los formularios son anónimos y están disponibles para cualquier usuario que tenga un enlace a estos. Puede limitar el acceso a formularios a las personas que tengan un usuario de Smartsheet o estén incluidas en su cuenta de Smartsheet a través de la lista de uso compartido seguro. 

Cuando se seleccionan estos ajustes en el Centro de administración, se aplican como los permisos mínimos para todos los formularios de su cuenta y no pueden cambiarse en el generador de formularios.

Formularios sin conexión

El envío de formularios sin conexión le permite al equipo acceder a la aplicación móvil y enviar formularios sin necesidad de tener una conexión a Internet.  Puede activar o desactivar esta habilidad para controlar el acceso de los usuarios en su cuenta.

Para obtener más información sobre esta función, consulte Aspectos a tener en cuenta de los formularios móviles sin conexión.

Controles de contenido y chat

Puede configurar los controles sobre los tipos de elementos que se pueden publicar y las fuentes de datos que se permiten en Smartsheet. Además, puede escoger uno de los dos proveedores de chat compatibles para simplificar aún más la comunicación entre los usuarios al usar Smartsheet.

Archivos adjuntos

En función de los requisitos de seguridad de su organización, los administradores pueden habilitar o deshabilitar diferentes fuentes de archivos adjuntos. Según las fuentes habilitadas, los miembros de la organización pueden cargar archivos desde su propia computadora, al adjuntar un enlace (URL) a un sitio, o desde servicios de almacenamiento en la nube de terceros, incluidos Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote o Egnyte. Para obtener más información sobre cómo cargar archivos adjuntos, consulte Cómo cargar archivos adjuntos.

Si deshabilita la opción Cargar desde la computadora para los archivos adjuntos, la configuración de seguridad impedirá la función de carga y descarga disponible en la Administración de usuarios, como el Informe de acceso a la hoja.

Si deshabilita la carga de archivos a S3, los generadores de formularios no podrán agregar un campo de archivos adjuntos a los formularios de su cuenta, y los encuestados no podrán adjuntar un archivo al formulario.

Imágenes en los campos de las hojas

Puede desactivar la función Imágenes en los campos de las hojas para eliminar la posibilidad de agregar imágenes a las celdas de las hojas que son propiedad de los usuarios con licencia en su cuenta. No se eliminarán las imágenes existentes que se agregaron anteriormente a las celdas. 

Esta configuración está disponible para los clientes de un plan Empresarial o de Negocios. Para obtener más información sobre esta función, consulte Cómo agregar imágenes a la vista de cuadrícula.

Widget de contenido web

Puede desactivar la función Widget de contenido web para eliminar la posibilidad de agregar widgets de contenido web a los paneles que son propiedad de los usuarios con licencia en su cuenta. 

Los clientes de un plan Empresarial o de Negocios pueden permitir que determinados dominios de la empresa sean fuentes compatibles con el widget de contenido web; para ello, deben validar esos dominios y marcar la casilla Incluir dominios…. Para obtener más información sobre esta función, consulte Agregar contenido interactivo a un panel con el widget de contenido web. 

Integración de chat

Puede seleccionar un proveedor de chat compatible para simplificar aún más la comunicación entre los usuarios mientras utilizan Smartsheet.

Utilice la función Integración de chat para controlar qué proveedores de chat están habilitados. Solo se puede activar una selección. Para obtener más información sobre la configuración de la función Integración de chat, consulte Opciones de integración de chat para Smartsheet.

Controles de publicación

Puede configurar los controles sobre los tipos de elementos que se pueden publicar y las fuentes de datos que se permiten en Smartsheet.

Si tiene varios planes y uno de ellos es el plan principal en el Administrador del plan Empresarial, puede configurar controles de publicación para informes, hojas y paneles en el plan principal, y todos los planes administrados heredarán esos controles. Puede cambiar esta configuración en el plan administrado si tiene la función de administrador en el plan principal.

Publicación de informes

Puede desactivar la función Publicación de informes para cancelar inmediatamente la publicación de todos los informes publicados. En función de los requisitos de seguridad de su organización, también puede controlar si cualquier persona puede ver los informes publicados o solo pueden hacerlo las personas de su propia organización. Para obtener más información, consulte Publicación de informes.

Publicación de hojas

Puede desactivar la función Publicación de hojas para cancelar inmediatamente la publicación de todas las hojas publicadas. En función de los requisitos de seguridad de su organización, también puede controlar si cualquier persona puede ver las hojas publicadas o solo pueden hacerlo las personas de su propia organización. Para obtener más información, consulte Publicación de hojas.

Publicación de paneles

Puede desactivar la función Publicación de paneles para cancelar inmediatamente la publicación de todos los paneles publicados. En función de los requisitos de seguridad de su organización, también puede controlar si cualquier persona puede ver los paneles publicados o solo pueden hacerlo las personas de su propia organización. Para obtener más información, consulte Publicación de paneles.

Publicación de calendarios

Puede desactivar la función Publicación de calendarios para eliminar la posibilidad de publicar la vista de calendario de una hoja en formato iCal. Se eliminarán los calendarios ya publicados de manera inmediata. Para obtener más información sobre esta función, consulte Cómo publicar un calendario de Smartsheet en formato iCal.