Aktionsblöcke: Angeben, welche Automatisierung ausgelöst wird

Wählen Sie mit einem Aktionsblock aus, welche Art der Automatisierung Ihr Workflow nach dem Auslösen ausführt.

Wer kann das nutzen?

Pläne:

Smartsheet
Pro
Business
Enterprise

Berechtigungen:

Inhaber
Administrator
Bearbeiter

Finden Sie heraus, ob diese Funktion in Smartsheet-Regionen oder Smartsheet Gov enthalten ist.

Es gibt vier Arten von Workflows, und jeder Typ hat unterschiedliche Aktionstypen. In der folgenden Tabelle finden Sie Informationen zu den Arten von Workflow-Aktionen.

Benutzer*innen mit Berechtigungen zum Bearbeiten können Benachrichtigungen oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst die Empfänger*innen sind. Weitere Informationen zu Workflow-Berechtigungen

Arten von Benachrichtigungsaktionen

Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion	In dieser Situation	Beispiel(e)
Jemanden benachrichtigen	Benachrichtigen Sie Benutzer, wenn wichtige Änderungen an bestimmten Feldern vorgenommen wurden oder Benutzer einer neuen Aufgabe zugewiesen wurden. Erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn Felder auf einen bestimmten Wert festgelegt wurden.	Sie haben einen Workflow erstellt, um Benachrichtigungen zu erhalten, wenn ein Statusfeld auf „Blockiert“ festgelegt wird.
Microsoft Teams-Kanal benachrichtigen	Benachrichtigen Sie einen Microsoft Teams-Kanal, wenn ein Feld oder eine Sheetzeile aktualisiert wurden.	Sie haben einen Workflow erstellt, um Benachrichtigungen an den Microsoft Teams-Kanal Ihres Teams zu senden, wenn Ihrem Sheet ein neuer Formulareintrag hinzugefügt wird.
Slack-Channel benachrichtigen	Benachrichtigen Sie einen Slack-Channel, wenn ein Feld oder eine Sheetzeile aktualisiert wurden.	Sie haben einen Workflow erstellt, um Benachrichtigungen an den Slack-Channel Ihres Teams zu senden, wenn eine Aufgabe als dringend gekennzeichnet wird.

Arten von Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungsaktionen

Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion	In dieser Situation	Beispiel(e)
Aktualisierungsanforderung	Bitten Sie den Aufgabenverantwortlichen nach Informationen zu einem Arbeitselement, wenn es die Frist überschritten hat und noch nicht als abgeschlossen markiert wurde. Bitten Sie den Benutzer, der einem Arbeitselement zugewiesen ist, nach aktuellen Informationen, wenn ein Wert in einem bestimmten Feld geändert wurde.	Ihr Manager hat einen Workflow erstellt, mit dem die einer Aufgabe zugewiesenen Benutzer aufgefordert werden, die Spalte „Startdatum“ zu aktualisieren, wenn der Status einer Zeile zu „In Bearbeitung“ geändert wird.
Genehmigungsanforderung	Bitten Sie einen Prüfer oder Manager, ein Arbeitselement zu prüfen und zu genehmigen, wenn ein Feld bestimmte Kriterien erfüllt.	Sie haben einen Workflow erstellt, um den Inhaltsprüfer zu bitten, einen Entwurf zu genehmigen oder abzulehnen, wenn dieser als „Abgeschlossen“ gekennzeichnet wird. Das Marketingteam hat einen Workflow erstellt, um das Finanzteam zu bitten, die Anforderung zu prüfen und zu genehmigen oder abzulehnen, wenn die Kosten eines Arbeitselements den prognostizierten Betrag übersteigen.

Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion

In dieser Situation

Beispiel(e)

Aktualisierungsanforderung

Bitten Sie den Aufgabenverantwortlichen nach Informationen zu einem Arbeitselement, wenn es die Frist überschritten hat und noch nicht als abgeschlossen markiert wurde.
Bitten Sie den Benutzer, der einem Arbeitselement zugewiesen ist, nach aktuellen Informationen, wenn ein Wert in einem bestimmten Feld geändert wurde.

Ihr Manager hat einen Workflow erstellt, mit dem die einer Aufgabe zugewiesenen Benutzer aufgefordert werden, die Spalte „Startdatum“ zu aktualisieren, wenn der Status einer Zeile zu „In Bearbeitung“ geändert wird.

Genehmigungsanforderung

Bitten Sie einen Prüfer oder Manager, ein Arbeitselement zu prüfen und zu genehmigen, wenn ein Feld bestimmte Kriterien erfüllt.

Sie haben einen Workflow erstellt, um den Inhaltsprüfer zu bitten, einen Entwurf zu genehmigen oder abzulehnen, wenn dieser als „Abgeschlossen“ gekennzeichnet wird.

Das Marketingteam hat einen Workflow erstellt, um das Finanzteam zu bitten, die Anforderung zu prüfen und zu genehmigen oder abzulehnen, wenn die Kosten eines Arbeitselements den prognostizierten Betrag übersteigen.

Arten von Sheetänderungsaktionen

Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion	In dieser Situation	Beispiel(e)
Personen zuweisen	Weisen Sie einer Arbeitsaufgabe eine oder mehrere Personen zu, wenn ein Datum erreicht wird oder wenn eine Zeile hinzugefügt oder geändert wird.	Sie haben einen Workflow erstellt, um dem Eskalationsteam Aufgaben zuzuweisen, wenn ein Arbeitselement als „Dringend“ gekennzeichnet wird.
Zellenwert ändern	Ändern Sie Daten in den folgenden Spalten, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind: Text/Zahl Dropdown (Einfachauswahl) Dropdown (Mehrfachauswahl) Kontrollkästchen	Sie legen fest, dass im Sheet die Kontrollkästchenspalte „Abgeschlossen“ ausgewählt wird, wenn ein Benutzer für die Genehmigungsstatusspalte „Genehmigt“ festlegt.
Datum aufzeichnen	Zeichnen Sie im ausgewählten Feld das aktuelle Datum auf, wenn ein Workflow ausgelöst wird.	Sie legen fest, dass im Sheet das aktuelle Datum aufgezeichnet wird, wenn eine Aufgabe als „Abgeschlossen“ gekennzeichnet wird.
Zellenwert löschen	Entfernen Sie den Inhalt eines Feldes, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.	Sie haben einen Workflow erstellt, der Sie beim Entfernen von Inhalten unterstützt.
Zeilen sperren	Verhindern Sie weitere Änderungen, nachdem ein Element genehmigt oder abgeschlossen wurde oder ab einem bestimmten Zeitpunkt.	Sie legen fest, dass im Sheet eine Zeile gesperrt wird, wenn der Wert in der Überprüfungsstatusspalte auf „In Bearbeitung“ festgelegt wird.
Zeilen entsperren	Gestatten Sie Benutzern das Bearbeiten von Zeilen erst, wenn erforderliche Schritte ausgeführt wurden.	Sie legen fest, dass im Sheet eine Zeile entsperrt wird, wenn der Wert in der Überprüfungsstatusspalte auf „Abgeschlossen“ festgelegt wird.

Arten von Sheet-zu-Sheet-Workflow-Aktionen

Verwenden Sie diese Art der Benachrichtigung oder Aktion	In dieser Situation	Beispiel(e)
Zeilen verschieben	Verschieben Sie eine Zeile in ein anderes Sheet, wenn sie als „Abgeschlossen“ gekennzeichnet wird. Leiten Sie automatisch eingehende Arbeitselemente basierend auf Merkmalen an andere Sheets weiter.	Das E-Learning-Team hat einen Workflow erstellt, um Anforderungen zu entfernen, die nicht im Eingangssheet des Teams sein sollten. Wenn es Anforderungen für das Marketingteam erhält, verschiebt der Workflow die Aufgabe in das Eingangssheet dieser Abteilung.
Zeilen kopieren	Erstellen Sie eine Kopie einer Zeile in einem anderen Sheet, wenn ein Feld bestimmte Kriterien erfüllt.	Sie haben ein Sheet, in dem alle abgeschlossenen Aufgaben aufgezeichnet werden. Um den manuellen Aufwand zu reduzieren, haben Sie einen Workflow erstellt, mit dem Zeilen in dieses Sheet kopiert werden, wenn Zeilen in Ihrer übergeordneten Datei als „Abgeschlossen “gekennzeichnet werden.

Sie können die von Ihnen ausgewählte Aktion ändern. Klicken Sie dazu einfach auf das Menüsymbol in der oberen rechten Ecke des Blocks.

Beachten Sie, dass das Sheet durch folgende Aktionen automatisch geändert wird:

Zeile verschieben
Zeile kopieren
Zeile sperren
Zeile entsperren
Genehmigungsanforderung
Ein Datum aufzeichnen
Personen zuweisen
Zelle ändern
Zelleninhalt löschen
Dokument generieren

Ihre Empfänger auswählen

Konfigurieren Sie den Aktionsblock, um sicherzustellen, dass Benachrichtigungen und Anforderungen an Benutzer gesendet werden, die mit einem bestimmten Arbeitselement zu tun haben. Sie können den Versand an folgende Personen konfigurieren:

Personen in einem Kontaktfeld für diese Zeile (z. B.: der zugewiesene Benutzer)
Jeden, für den das Sheet freigegeben ist
Manuell eingegebene Personen
Mitglieder eines Kanals in einer Drittanbieter-App wie Slack oder Microsoft Teams

Benachrichtigungsmeldung anpassen

Sie können die Benachrichtigungsmeldung so anpassen, dass die Empfänger nur die Informationen erhalten, die sie wissen müssen. Im Abschnitt Meldung anpassen können Sie bestimmen, welche Felder angezeigt werden, sowie den Betreff und die Meldung bearbeiten.

Ich erhalte die Benachrichtigungen nicht, die ich für mich selbst eingerichtet habe

Möglichweise sind Ihre Sheetbenachrichtigungen deaktiviert. Aktivieren Sie die Benachrichtigungen für Sheetänderungen, um dies zu beheben. Sie sind sich nicht sicher, wie das geht? Im Artikel Automatisierte Workflows bei den von Ihnen vorgenommenen Änderungen auslösen erhalten Sie weitere Informationen.

Gilt für

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?