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Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Um Workflows zu erstellen, müssen Sie ein lizenzierter Smartsheet-Benutzer sein und für das Sheet über Berechtigungen auf Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterebene verfügen. Benutzer mit Berechtigungen auf Bearbeiterebene können Benachrichtigungen oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst der Empfänger sind. Weitere Informationen zu Workflow-Berechtigungen.

Der Sheetinhaber und Sheetadministratoren können Aktionen zum Aufzeichnen eines Datums hinzufügen.
 

Mit der Aktion „Datum aufzeichnen“ arbeiten

Verwenden Sie die Aktion Datum aufzeichnen, um das aktuelle Datum festzulegen, wenn ein Workflow ausgelöst wird. 

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  • Smartsheet
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Berechtigungen

Um Workflows zu erstellen, müssen Sie ein lizenzierter Smartsheet-Benutzer sein und für das Sheet über Berechtigungen auf Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterebene verfügen. Benutzer mit Berechtigungen auf Bearbeiterebene können Benachrichtigungen oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst der Empfänger sind. Weitere Informationen zu Workflow-Berechtigungen.

Der Sheetinhaber und Sheetadministratoren können Aktionen zum Aufzeichnen eines Datums hinzufügen.
 

So zeichnen Sie ein Datum auf, wenn ein Workflow ausgelöst wird:

  1. Rufen Sie Automatisierung > Workflow ausgehend von Vorlage erstellen … auf.
  2. Wählen Sie im Sheetänderungsabschnitt die Option Datum aufzeichnen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind > Vorlage verwenden.
  3. Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein. 
  4. Konfigurieren Sie, was den Workflow auslöst
  5. Wählen Sie das Datumsfeld aus, in dem Sie das Datum aufzeichnen möchten.
  6. Wählen Sie Speichern aus. 

Der Aktionstyp Datum aufzeichnen legt nur Daten in Datumsspalten fest. Wenn das Sheet keine Datumsspalten aufweist, wird eine Meldung angezeigt. Außerdem sperrt Resource Management die Datumsspalten, die zur Berechnung von Start- und Enddaten verwendet werden. Diese Spalten sind für die Aktion Datum aufzeichnen nicht verfügbar. 

So wissen Sie, ob Sie mit der Aktion zum Aufzeichnen des Datums arbeiten

  • Die Zeitzone des festgelegten Datums wird in den persönlichen Kontoeinstellungen des Sheetinhabers festgelegt.
  • Wenn jemand das Zieldatumsfeld eines Workflows Datum aufzeichnen löscht oder in einen anderen Spaltentyp ändert, wird der Workflow deaktiviert und die Sheet-Verwalter erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.
  • Sie können im Zellenverlauf und im Aktivitätsprotokoll sehen, dass die Änderung der Smartsheet-Automatisierung zugeschrieben wird. 
  • Datum aufzeichnen ist eine endgültige Aktion, die keine anderen Bedingungen oder Aktionen im Workflow akzeptiert.
  • Smartsheet unterstützt derzeit keine relativen Datumsangaben (in 5 Tagen, vor 3 Tagen).
  • Datum aufzeichnen kann keine Start- und Enddaten festlegen, die automatisch mithilfe von Vorgänger- oder übergeordneten Rollup-Abhängigkeiten berechnet werden.
  • Jedes Mal, wenn ein Workflow Datum aufzeichnen ausgelöst wird, überschreibt dieser sämtliche zuvor aufgezeichneten Datumswerte.
  • Um unendliche Genehmigungsschleifen zu vermeiden, lösen Zellen, die sheetübergreifende Formeln oder Zellenlinks enthalten, keine Automatisierungen aus, die das Sheet automatisch ändern (Zeile verschieben, Zeile kopieren, Zeile sperren, Zeile entsperren, Genehmigungsanforderung, Datum aufzeichnen, Personen zuweisen, Zelle ändern, Zelleninhalt löschen, Dokument generieren). Ziehen Sie, um dies zu umgehen, die Verwendung zeitbasierter Automatisierungen oder regelmäßiger Workflows in Betracht. 
  • Aktionen zum Aktualisieren von Zellen benötigen Zeit, um das Sheet zu aktualisieren, insbesondere wenn mehrere Workflows vorhanden sind. 
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