Verschieben Sie eine Zeile automatisch in ein anderes Sheet, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
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So erstellen Sie einen Workflow zum Verschieben von Zeilen:
- Gehen Sie zu Automatisierung > Aus Vorlage erstellen ….
- Wählen Sie im Abschnitt Sheet-zu-Sheet die Vorlage Zeile in ein anderes Sheet verschieben, wenn bestimmte Kriterien erfüllt werden > Vorlage verwenden aus.
- Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein.
- Konfigurieren Sie, was den Workflow auslöst.
Wählen Sie das Sheet aus, in das Sie die Zeile verschieben möchten.
Sie benötigen Administratorberechtigungen für das Zielsheet, damit es in der Dropdown-Liste angezeigt wird.
Erfahren Sie mehr über Workflow-Berechtigungen.
Automatisierungs-Workflows intelligenter gestalten
Auslöser sorgfältig einrichten
Möglicherweise möchten Sie, dass Zeilen in regelmäßigen Abständen, wenn eine bestimmte Änderung erfolgt oder wenn ein Datum erreicht wird in ein anderes Sheet verschoben werden. Informationen zum Umgang mit diesen Kriterien finden Sie unter Auslöserblöcke: Wann Ihr Workflow ausgeführt wird.
Mit Bedingungspfaden festlegen, welche Aktion ausgeführt wird
Wenn Ihr Workflow ausgelöst wird, soll die Zeile möglicherweise basierend auf den von Ihnen festgelegten Bedingungen in verschiedene Sheets verschoben werden. Wenn Sie eine Aufgabe beispielsweise als „bereit“ markieren, verschiebt der Workflow die Aufgabe automatisch in ein anderes Projektsheet, je nachdem, welcher Abteilung Sie sie zugewiesen haben.
Sie können Bedingungsblöcke hinzufügen, um zu bestimmen, wohin eine Zeile auf der Basis der erfüllten Bedingungen verschoben wird.
Wichtige Anmerkungen
Durch verschobene Zeilen zum Zielsheet hinzugefügte Spalten
Alle Spalten im Quellsheet, die im Zielsheet nicht vorhanden sind, werden automatisch angezeigt. Um dies zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass die Spaltennamen und -eigenschaften im Quell- und Zielsheet konsistent sind.
Neue Spalten werden auf der rechten Seite des Zielsheets angezeigt.
Systemspalten müssen denselben Typ haben
Wenn eine Systemspalte in einem Sheet denselben Namen hat wie eine Nicht-Systemspalte im anderen Sheet, wird der Workflow deaktiviert und Sie sehen die folgende Meldung:
Wenn Ihr Workflow mit der obigen Meldung deaktiviert wird, müssen Sie die betroffene Systemspalte umbenennen.
Wenn Systemspalten im Quell- und Zielsheet vorhanden sind, müssen ihre Namen nicht übereinstimmen. Die Werte werden basierend auf dem Spaltentyp und nicht basierend auf dem Spaltennamen in das Zielsheet übertragen.
Sheets haben Größenbeschränkungen
Wenn eine Aktion zum Verschieben von Zeilen dazu führt, dass die maximale Größe des Zielsheets überschritten wird, werden keine Zeilen in dieses Sheet verschoben. Informationen zu Größenbeschränkungen finden Sie unter Systemanforderungen und Richtlinien für die Verwendung von Smartsheet.
Wenn das Zeilenlimit für das Sheet erreicht ist, wird der Workflow deaktiviert und Sie erhalten die folgende Meldung:
Bevor Sie den Workflow reaktivieren können, müssen Sie möglicherweise das Zielsheet ändern, Zeilen löschen oder Zeilen manuell aus dem Zielsheet in ein anderes Sheet verschieben.
Zeilen werden im Namen des Sheetinhabers bzw. der Sheetinhaberin verschoben
Zeilen im Aktivitätsprotokoll, die automatisch verschoben wurden, weisen darauf hin, dass die Aktion durch die Smartsheet-Automatisierung im Namen von [Name des Sheetinhabers bzw. der Sheetinhaberin einfügen] ausgeführt wurde.
Sie sehen die verschobenen Zelldaten, aber Sie können nicht sehen, in welches Sheet oder aus welchem Sheet die Zeile verschoben wurde. Überprüfen Sie die Einrichtung der Aktion Zeilen verschieben in Ihrem Workflow, um festzustellen, in welches Sheet die Zeile verschoben wurde.
Weitere Informationen zum Zellenverlauf und zum Aktivitätsprotokoll finden Sie unter Änderungen an Smartsheet-Elementen anzeigen.
Um Endlosschleifen zu vermeiden, startet Smartsheet die Zeile verschieben-Aktion nicht, wenn die Auslöserzelle sheetübergreifende Formeln enthält oder mit anderen Zellen verlinkt ist. Um dies zu umgehen, verwenden Sie die zeitbasierte Automatisierung oder wiederkehrende Workflows.