Personen mit einem automatisierten Workflow zuweisen

Befolgen Sie diese Schritte, um Personen mit einem automatisierten Workflow zuzuweisen:

1. Gehen Sie zu Automatisierung > Aus Vorlage erstellen …
2. Wählen Sie im Sheetänderungsabschnitt die Option Jemanden zuweisen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind > Vorlage verwenden.
3. Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein. 
4. Konfigurieren Sie, was den Workflow auslöst. 
5. Wählen Sie die Kontaktspalte aus, der Sie den vorhandenen oder neuen Kontakt (als E-Mail-Adresse definiert) hinzufügen möchten. Sie können entweder eine Kontaktspalte für die Einfachauswahl oder eine für die Mehrfachauswahl verwenden.
6. Wählen Sie Speichern aus.

Benutzer*innen mit Berechtigungen auf Bearbeiterebene können Alarme oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst die Empfänger*innen sind.

Beachten Sie bei der Zuweisung von Personen Folgendes:

• Wenn eine Zelle in einer Spalte mit mehreren Kontakten bereits Text aufweist, bei dem es sich nicht um einen Kontakt handelt (z. B. „nicht zutreffend“ oder anderen Text, der kein Kontakt/keine E-Mail-Adresse ist) und das Überschreiben deaktiviert ist, wird durch die Aktion zum Zuweisen von Personen kein Kontakt zur Zelle hinzugefügt.
• Es können nur 20 Kontakte pro Zelle hinzugefügt werden. Wenn ein Workflow ständig neue Kontakte an eine bestehende Zelle anhängt, erreicht diese Zelle möglicherweise ihre Obergrenze und der Workflow wird dann ungültig.
• Kontakte können nur zu Kontaktspalten hinzugefügt werden. 
• Sie können mit der Aktion „Personen zuweisen“ nur E-Mail-Adressen oder bestehende Kontakte hinzufügen, die E-Mail-Adressen enthalten. Diese Aktion unterstützt derzeit weder das Hinzufügen von Gruppen noch von „Erstellt von“- oder „Bearbeitet von“-Kontakten.
• Das Zuweisen von Personen ist eine endgültige Aktion. Nach dem Zuweisen von Personen können Sie keine Bedingungen oder Aktionen mehr hinzufügen.
• Aktionen zum Aktualisieren von Zellen benötigen Zeit, um das Sheet zu aktualisieren, insbesondere wenn mehrere Workflows vorhanden sind. 
• Die Aktion zum Zuweisen von Personen ist eine endgültige Aktion, Sie können also keine weiteren Aktionen nach ihr zum Workflow hinzufügen.

Um Endlosschleifen zu vermeiden, startet Smartsheet die Aktion Personen zuweisen nicht, wenn die Auslöserzelle sheetübergreifende Formeln enthält oder mit anderen Zellen verlinkt ist. Um dies zu umgehen, verwenden Sie zeitbasierte Automatisierungen oder regelmäßige Workflows.