Personen in einem automatisierten Workflow zuweisen

Gilt für

Smartsheet

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol „Berechtigungsanforderungen“ Der Blattinhaber und Blattverwalter können eine Aktion zum Zuweisen von Personen hinzufügen.

PlantypenBusiness, Enterprise und Premier

Mit der Aktion zum Zuweisen von Personen in automatisierten Workflows können Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Kontakt zu einer Kontaktspalte in einem Blatt mit bestimmten Auslösern hinzufügen.

Erste Schritte mit der Aktion zum Zuweisen von Personen

So weisen Sie Personen zu, wenn ein Worflow ausgelöst wird:

 

  1. Bearbeiten oder erstellen Sie den Workflow, den Sie der Aktion zum Zuweisen von Personen im Menü Automatisierung hinzufügen möchten.
  2. Wählen Sie im Workflow + aus und wählen Sie + Aktion hinzufügen.
  3. Wählen Sie Personen zuweisen.
    Personen zuweisen
  4. Wählen Sie eine Kontaktspalte für die Aktion zum Zuweisen von Personen aus, um einen bestehenden oder neuen Kontakt (definiert als E-Mail-Adresse) in einer bestimmten Spalte hinzuzufügen, wenn der Workflow für die Zeile ausgeführt wird. Sie können entweder eine Kontaktspalte für die Einfachauswahl oder eine für die Mehrfachauswahl verwenden.
  5. Optional können Sie entweder den bestehenden Kontakt in einer Zelle auswählen oder einen anderen Kontakt an die Zelle anhängen (wenn die Zelle mehrere Kontakte unterstützt).
    HINWEIS: Standardmäßig ist Bestehende Werte in einer Spalte mit mehreren Kontakten überschreiben aktiviert. Das Standardverhalten der Aktion zum Zuweisen von Personen ist es, Kontakte in einer Spalte mit mehreren Kontakten zu überschreiben.
  6. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern.

Fertig! Sie haben nun die Aktion zum Zuweisen von Personen zu Ihrem Workflow hinzugefügt.

HINWEISE:

  • Wenn eine Zelle in einer Spalte mit mehreren Kontakten bereits Text aufweist, bei dem es sich nicht um einen Kontakt handelt (z. B. „nicht zutreffend“ oder anderen Text, der kein Kontakt/keine E-Mail-Adresse ist) und das Überschreiben deaktiviert ist, wird durch die Aktion zum Zuweisen von Personen kein Kontakt zur Zelle hinzugefügt.
  • Es können nur 20 Kontakte pro Zelle hinzugefügt werden. Wenn ein Workflow ständig neue Kontakte an eine bestehende Zelle anhängt, erreicht diese Zelle möglicherweise ihre Obergrenze und der Workflow wird dann ungültig.
  • Kontakte können nur zu Kontaktspalten hinzugefügt werden. 
  • Sie können mit der Aktion zum Zuweisen von Personen nur E-Mail-Adressen oder bestehende Kontakte hinzufügen, die E-Mail-Adressen enthalten. Die Aktion zum Zuweisen von Personen unterstützt derzeit nicht das Hinzufügen von Gruppen oder von „Erstellt von“- oder „Bearbeitet von“-Kontakten.
  • Das Zuweisen von Personen ist eine endgültige Aktion. Sie können nach dem Zuweisen von Personen keine Bedingungen oder Aktionen in Ihrem Workflow hinzufügen.

Häufig gestellte Fragen

Warum erhalte ich eine Fehlermeldung für meinen Workflow?

Sie erhalten möglicherweise eine Fehlermeldung in Ihrem Workflow aufgrund eines der folgenden Probleme:

  • Die Kontaktspalte für die Aktion zum Zuweisen von Personen wurde gelöscht oder in eine Spalte geändert, die keine Kontaktspalte ist.
  • Die Kontaktspalte für die Aktion zum Zuweisen von Personen wird von mehreren Kontakten in einen Kontakt geändert UND mehrere Kontakte wurden für die Zuweisung ausgewählt. 
  • Die Kontaktspalte der Aktion zum Zuweisen von Personen plus die Anzahl an Kontakten, die während der Ausführung hinzugefügt werden sollen, ist höher als die Höchstzahl von Kontakten (20).
  • In die Spalte für die Aktion zum Zuweisen von Personen kann nicht mehr geschrieben werden (z. B. wenn es sich um eine Spaltenformel handelt).