Personen mit einem automatisierten Workflow zuweisen

Befolgen Sie diese Schritte, um Personen mit einem automatisierten Workflow zuzuweisen:

1. Gehen Sie zu Automatisierung > Aus Vorlage erstellen ….
2. Wählen Sie im Sheetänderungs-Abschnitt die Option Jemanden zuweisen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind Vorlage verwenden.
3. Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein. 
4. Konfigurieren Sie, was den Workflow auslöst. 
5. Wählen Sie die Kontaktspalte aus, der Sie den vorhandenen oder neuen Kontakt (als E-Mail-Adresse definiert) hinzufügen möchten. Verwenden Sie entweder eine Kontaktspalte für die Einfachauswahl oder eine für die Mehrfachauswahl.
6. Wählen Sie Speichern aus.
   
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Benutzer*innen mit Bearbeiterberechtigungen können Alarme oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst die Empfänger*innen sind.

Berücksichtigen Sie Folgendes, wenn Sie Personen zuweisen:

• Wenn eine Zelle in einer Spalte mit mehreren Kontakten bereits Text enthält, bei dem es sich nicht um einen Kontakt handelt (z. B. Nicht zutreffend oder anderen Text, der kein Kontakt/keine E-Mail-Adresse ist) und Sie die Option Überschreiben deaktiviert haben, wird durch die Aktion zum Zuweisen von Personen kein Kontakt in die Zelle eingefügt.
• Sie können nur 20 Kontakte pro Zelle hinzufügen. Wenn ein Workflow ständig neue Kontakte an eine bestehende Zelle anhängt, erreicht diese Zelle möglicherweise ihre Obergrenze und der Workflow wird ungültig.
• Sie können Kontakte nur zu Kontaktspalten hinzufügen. 
• Sie können mit der Aktion zum Zuweisen von Personen nur E-Mail-Adressen oder bestehende Kontakte hinzufügen, die E-Mail-Adressen enthalten. Diese Aktion unterstützt derzeit weder das Hinzufügen von Gruppen noch von „Erstellt von“- oder „Bearbeitet von“-Kontakten.
• Das Zuweisen von Personen ist eine endgültige Aktion. Das Hinzufügen oder Bearbeiten von Bedingungen oder Aktionen ist nach dem Zuweisen von Personen nicht mehr möglich.
• Aktionen zum Aktualisieren von Zellen benötigen Zeit, um das Sheet zu aktualisieren, insbesondere wenn mehrere Workflows vorhanden sind. 

Um Endlosschleifen zu vermeiden, startet Smartsheet die Aktion zum Zuweisen von Personen nicht, wenn die Auslöserzelle sheetübergreifende Formeln enthält oder mit anderen Zellen verlinkt ist. Um dies zu umgehen, verwenden Sie zeitbasierte Automatisierungen oder regelmäßige Workflows.

Warum gibt mein Workflow eine Fehlermeldung aus?

Sie erhalten möglicherweise eine Fehlermeldung in Ihrem Workflow aufgrund eines der folgenden Probleme:

• Die Aktion zum Zuweisen von Personen hat eine Kontaktspalte, die gelöscht wurde oder in eine Spalte geändert wurde, die keine Kontaktspalte ist.
• Die Kontaktspalte für die Aktion zum Zuweisen von Personen wird von mehreren Kontakten in einen Kontakt geändert UND Sie haben mehrere Kontakte für die Zuweisung ausgewählt.
• Die Kontaktspalte für die Aktion zum Zuweisen von Personen plus die Anzahl an Kontakten, die während der Ausführung hinzugefügt werden sollen, ist höher als die Obergrenze an Kontakten (20).
• In die Spalte für die Aktion zum Zuweisen von Personen kann nicht mehr geschrieben werden (z. B. weil es sich um eine Spaltenformel handelt).