Gilt für
- Business
- Enterprise
Funktionen
Wer kann diese Funktion nutzen?
Um Workflows zu erstellen, müssen Sie ein lizenzierter Smartsheet-Benutzer sein und für das Sheet über Berechtigungen auf Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterebene verfügen. Benutzer mit Berechtigungen auf Bearbeiterebene können Alarme oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst der Empfänger sind. Weitere Informationen zu Workflow-Berechtigungen
Der Sheetinhaber und Sheet-Verwalter können eine Aktion zum Zuweisen von Personen hinzufügen.
Personen mit einem automatisierten Workflow zuweisen
Fügen Sie einer Kontaktspalte in einem Sheet mit spezifischen Auslösern eine E-Mail-Adresse oder einen Kontakt hinzu.
Befolgen Sie diese Schritte, um Personen mit einem automatisierten Workflow zuzuweisen:
- Rufen Sie Automatisierung > Workflow ausgehend von Vorlage erstellen … auf.
- Wählen Sie im Sheetänderungsabschnitt die Option Jemanden zuweisen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind > Vorlage verwenden.
- Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein.
- Konfigurieren Sie, was den Workflow auslöst.
- Wählen Sie die Kontaktspalte aus, der Sie den vorhandenen oder neuen Kontakt (als E-Mail-Adresse definiert) hinzufügen möchten. Sie können entweder eine Kontaktspalte für die Einfachauswahl oder eine für die Mehrfachauswahl verwenden.
- Wählen Sie Speichern aus.
Beachten Sie bei der Zuweisung von Personen Folgendes:
- Wenn eine Zelle in einer Spalte mit mehreren Kontakten bereits Text aufweist, bei dem es sich nicht um einen Kontakt handelt (z. B. „nicht zutreffend“ oder anderen Text, der kein Kontakt/keine E-Mail-Adresse ist) und das Überschreiben deaktiviert ist, wird durch die Aktion zum Zuweisen von Personen kein Kontakt zur Zelle hinzugefügt.
- Es können nur 20 Kontakte pro Zelle hinzugefügt werden. Wenn ein Workflow ständig neue Kontakte an eine bestehende Zelle anhängt, erreicht diese Zelle möglicherweise ihre Obergrenze und der Workflow wird dann ungültig.
- Kontakte können nur zu Kontaktspalten hinzugefügt werden.
- Sie können mit der Aktion zum Zuweisen von Personen nur E-Mail-Adressen oder bestehende Kontakte hinzufügen, die E-Mail-Adressen enthalten. Die Aktion zum Zuweisen von Personen unterstützt das Hinzufügen von Gruppen oder von „Erstellt von“- oder „Bearbeitet von“-Kontakten derzeit nicht.
- Das Zuweisen von Personen ist eine endgültige Aktion. Nach dem Zuweisen von Personen können Sie keine Bedingungen oder Aktionen mehr hinzufügen.
Um Endlosschleifen zu vermeiden, startet Smartsheet die Aktion Personen zuweisen nicht, wenn die Auslöserzelle sheetübergreifende Formeln enthält oder mit anderen Zellen verlinkt ist. Um dies zu umgehen, verwenden Sie zeitbasierte Automatisierungen oder regelmäßige Workflows.
- Aktionen zum Aktualisieren von Zellen benötigen Zeit, um das Sheet zu aktualisieren, insbesondere wenn mehrere Workflows vorhanden sind.
Häufig gestellte Fragen
Warum gibt mein Workflow eine Fehlermeldung aus?
Sie erhalten möglicherweise eine Fehlermeldung in Ihrem Workflow aufgrund eines der folgenden Probleme:
- Die Kontaktspalte für die Aktion zum Zuweisen von Personen wurde gelöscht oder in eine Spalte geändert, die keine Kontaktspalte ist.
- Die Kontaktspalte für die Aktion zum Zuweisen von Personen wird von mehreren Kontakten in einen Kontakt geändert UND mehrere Kontakte wurden für die Zuweisung ausgewählt.
- Die Kontaktspalte für die Aktion zum Zuweisen von Personen plus die Anzahl an Kontakten, die während der Ausführung hinzugefügt werden sollen, ist höher als die Obergrenze an Kontakten (20).
- In die Spalte für die Aktion zum Zuweisen von Personen kann nicht mehr geschrieben werden (z. B. wurde sie in eine Spaltenformel geändert).