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Smartsheet
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Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Der Inhalt im Aktivitätsprotokoll hängt von Ihren Berechtigungen ab. Weitere Informationen finden Sie im Diagramm am Ende dieses Artikels. 

Änderungen anhand des Aktivitätsprotokolls nachverfolgen

Mit dem Aktivitätsprotokoll können Sie auf einen Blick die Aktivitäten eines Benutzers in einem Sheet oder wer zuletzt ein Dashboard angezeigt hat, einsehen. Sie erhalten einen Prüfpfad der Bearbeitungs- und Löschvorgänge für verschiedene Elemente eines Sheets und können besser nachvollziehen, woran Ihre Mitarbeiter in einem Sheet gearbeitet haben. Sie können auch sehen, wer einen Bericht oder ein Dashboard angezeigt und allgemeine Änderungen daran vorgenommen hat, und einen Snapshot Ihres Sheets zu einem früheren Zeitpunkt anfordern.

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  • Smartsheet
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Berechtigungen

Der Inhalt im Aktivitätsprotokoll hängt von Ihren Berechtigungen ab. Weitere Informationen finden Sie im Diagramm am Ende dieses Artikels. 

Aktionen, die im Aktivitätsprotokoll nachverfolgen können

Mit dem Aktivitätsprotokoll können Sie häufige Aktionen nachverfolgen:

  • Wer das Sheet, den Bericht oder das Dashboard angezeigt hat
  • Für wen ein Sheet, Bericht oder Dashboard freigegeben ist (und für wen die Freigabe aufgehoben wurde)
  • Nur bei Sheets: Welche Arten von Änderungen durchgeführt wurden und worum es sich dabei gehandelt hat
    • Beispiel: In Zeile 4 hat Sally Smart den Status von In Bearbeitung zu Abgeschlossen geändert.
  • Den Namen der Person, die die Änderung vorgenommen hat
  • Wann (Datum/Uhrzeit) Änderungen vorgenommen wurden
  • Die Freigabe von Arbeitsbereichen

Sie möchten die Änderungen an den Zellen und Zeilen in einem Bericht überprüfen? 

Diese Änderungsdaten werden nicht im Aktivitätsprotokoll eines Berichts angezeigt. Sie werden nur im Dialog „Aktivitätsprotokoll“ der Quell-Sheets angezeigt. Wenn Sie also Zellen- und Zeilenänderungen in einem Bericht nachverfolgen müssen, wechseln Sie zu dessen Quell-Sheet. 

Bevor Sie beginnen

Hier einige weitere Informationen zum Aktivitätsprotokoll:

  • Das Aktivitätsprotokoll zeigt die neuesten Zelländerungen an. Um den Verlauf einer bestimmten Zelle anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und zeigen Sie den Zellenverlauf an. 
  • Wenn Sie das Aktivitätsprotokoll schließen, werden Ihre Filter automatisch entfernt. Aktivitätsprotokollfilter können nicht gespeichert oder mit anderen Mitarbeitern, die am Sheet arbeiten, geteilt werden.
  • Einige Aktionen können nicht zu einem Smartsheet-Benutzernamen zurückverfolgt werden. Beispielsweise hat Ihnen jemand per E-Mail eine Anlage mit einem Sheet oder einer Zellenzeile gesendet. Anschließend haben Sie diese Anlage heruntergeladen, ohne sich bei Smartsheet anzumelden. Die Aktivität wird von Smartsheet nachverfolgt und erfasst, aber im Protokolleintrag wird der Benutzername download@smartsheet.com angezeigt.
  • Dashboards haben keine Freigabeberechtigungsstufe für Bearbeiter. Nur Administratoren und der Inhaber können das Aktivitätsprotokoll für Dashboards anzeigen.

Aktivitätsprotokolleinträge anzeigen

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Dialog „Aktivitätsprotokoll“ zu öffnen:

  • Den Dialog „Aktivitätsprotokoll“ über die Menüleiste öffnen
    • Wählen Sie in der Menüleiste Datei > Aktivitätsprotokoll anzeigen aus.
  • Den Dialog „Aktivitätsprotokoll“ über die rechte Randleiste öffnen
    • Wählen Sie in der rechten Randleiste das Symbol Aktivitätsprotokoll aus.

Durch APIs beeinflusste Sheet-Änderungen

Einige Organisationen erstellen oder verwenden kundenspezifische Lösungen, die die Smartsheet Application Programming Interface (API) nutzen. Ein Beispiel dafür ist die Smartsheet Pivot App. Wenn die API den Inhalt eines Sheets beeinflusst, sehen Sie das Bild „API – Integrierte App“ neben der Datumsspalte.

Durch die API eingefügte Aktivität

Aktivitätsprotokolleinträge filtern

Im Dialog Aktivitätsprotokoll anzeigen werden Sheet-Aktionen angezeigt, z. B. wer wann Zeilen gelöscht hat und wann ein Benutzer das Sheet angezeigt hat. Der Bericht im Dialog „Aktivitätsprotokoll“ zeigt standardmäßig die Ereignisse der letzten sieben Tage an.

Wenden Sie im Aktivitätsprotokoll Filter an, um nur die gewünschten Einträge anzuzeigen. Sie können Filter anwenden, die nur Aktivitäten in einem bestimmten Zeitraum, nur einen bestimmten Aktionstyp oder nur die Personen, die an einem Sheet gearbeitet haben, anzeigen.

Filter auf das Aktivitätsprotokoll anwenden

  1. Erweitern Sie im Dialog Aktivitätsprotokoll den Abschnitt Filter
  2. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen:
    • Aktion: das Aktivitätsprotokoll nach dem Aktivitätstyp filtern
    • Mitarbeiter: wer die Aktivität ausgeführt hat
    • Datumsbereich: der Zeitraum, dessen Aktivitäten angezeigt werden sollen
  3. Wählen Sie Anwenden.

Wenn Sie die Filter löschen möchten, wählen Sie Filter löschen aus.


Aktivitätsprotokoll exportieren

Sie können das Aktivitätsprotokoll für das Element herunterladen, um einen weiteren Datensatz der Sheet-Aktivität zu pflegen. Jeder Download ist auf 90 Tage an Sheet-Aktivitätsdaten beschränkt.

So exportieren Sie ein Aktivitätsprotokoll

  1. Wählen Sie in der Menüleiste eines Sheets oder Berichts Datei > Aktivitätsprotokoll anzeigen aus.
  2. Wählen Sie im Bereich Datumsbereich ein Startdatum und ein Enddatum aus. 
  3. Optional: Sie können in den Filtern Aktion und Mitarbeiter weitere Optionen auswählen.
  4. Wählen Sie Herunterladen aus.

    Smartsheet sendet Ihnen an die Adresse, die mit Ihrem Smartsheet-Konto verknüpft ist, per E-Mail einen Link zur Datei. 
     
  5. Wählen Sie den Link in der E-Mail aus, um das Aktivitätsprotokoll herunterzuladen.

Wenn der Name eines Sheets ein Sonderzeichen enthält, müssen Sie die Sonderzeichen aus dem Dateinamen entfernen, wenn Sie die CSV-Datei des Aktivitätsprotokolls exportieren. Durch bestimmte Symbole, wie z. B. „|“ oder „*“ wird die Datei beim Öffnen als beschädigt angezeigt.

Wann sollten Sie mit der exportierten Datei rechnen?

Wie lange Smartsheet braucht, um die Datei zu generieren und Ihnen den Download-Link zu senden, variiert. Wenn Sie auf Herunterladen klicken, sollten Sie innerhalb des nächsten Werktags eine Nachricht erhalten, die den Link zu der Datei enthält.

 


Einen Schnappschuss des Sheets anfordern

Wenn Sie ein lizenzierter Inhaber oder Administrator eines Sheets sind, können Sie einen Schnappschuss der Zellen- oder Spaltenänderungen an Ihrem Sheet anfordern.

So fordern Sie einen Schnappschuss der Änderungen am Sheet an

  1. Öffnen Sie den Dialog „Aktivitätsprotokoll“ des Sheets. 
  2. Passen Sie im Bereich Datumsbereich die Start- und Enddaten nach Bedarf an.
  3. Navigieren Sie zu der spezifischen Änderung, erweitern Sie die Zeile und wählen Sie Schnappschuss anfordern aus. 

 

Smartsheet sendet den Schnappschuss in einer Excel-Datei per E-Mail an den Sheet-Inhaber. Die Excel-Datei enthält nur Sheetdaten, eine Sheetzusammenfassung und Kommentare. Bedingte Formatierung, Anlagen, Benachrichtigungen, Zellenverlauf und alle Formeln, die nicht mit Excel kompatibel sind (Spaltenformeln, @Zeile, @Zelle, Sheet-übergreifende Formeln usw.) werden nicht unterstützt.

Sie können nur eine Anforderung für einen Schnappschuss für ein bestimmtes Sheet senden. Sobald die erste Anforderung bearbeitet wurde, können Sie eine weitere Anforderung absenden.


Kartenansichtsbezogene Aktionen im Aktivitätsprotokoll

Einige im Dialog „Aktivitätsprotokoll“ aufgeführte Aktionen beschreiben eine Veränderung insgesamt, bieten aber keinen Kontext zu den Details dieser Änderung. Im Folgenden sind einige Aktionen aufgelistet, die Sie vielleicht sehen, und was sie bedeuten:

  • Kartenansicht: Karten neu angeordnet: Sie haben eine oder mehr Karten manuell von einer Position an eine andere verschoben, entweder in eine andere Bahn oder an eine andere Position in derselben Bahn.
  • Kartenansicht: Karten indirekt neu angeordnet: Karten wurden auf andere Weise verschoben. Wenn Sie beispielsweise eine Karte manuell an eine beliebige Position in derselben Bahn oder in einer anderen Bahn verschieben, werden andere Karten dadurch indirekt an höhere oder niedrigere Positionen verschoben. Karten können auch indirekt neu angeordnet werden, wenn Sie Änderungen in der Tabellen- und der Gantt-Ansicht vornehmen, wie z. B. das Zuweisen einer Aufgabe zu einer anderen Person oder das Ändern der Listenoption für eine Zeile.

Wer das Aktivitätsprotokoll anzeigen kann

Freigabeberechtigungsstufe Kann Aktivitätsprotokoll anzeigen Kann Aktivitätsprotokoll exportieren
Inhaber* Ja Ja
Administrator (lizenziert)** Ja Ja
Administrator (nicht lizenziert) Nein Nein
Bearbeiter (lizenziert)** Ja Nein
Bearbeiter (nicht lizenziert) Nein Nein
Kommentierer (lizenziert oder nicht lizenziert) Nein Nein
Betrachter (lizenziert oder nicht lizenziert) Nein Nein

*Nur der Inhaber kann die Erstellungsaktivität für das Sheet sehen. *Wenn Sie die Inhaberschaft eines Sheets übertragen, sieht der neue Inhaber das gesamte Aktivitätsprotokoll seit der Erstellung des Sheets.

**Sie können Aktivitätsprotokolleinträge sehen, wenn Sie ein Upgrade auf die Freigabeberechtigungen Administrator (lizenziert) oder Bearbeiter (lizenziert) durchgeführt haben.

Möchten Sie mehr über Freigabeberechtigungen erfahren? Lesen Sie unseren Artikel Berechtigungen für Sheets, Berichte oder Arbeitsbereiche.

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