Erfahren Sie mehr über die Arbeit mit der Kalenderansicht.
Die Kalenderansicht ist eine der vier Anzeigemöglichkeiten Ihres Blatts in Smartsheet und bietet eine interaktive und einfach anpassbare Ansicht Ihrer Arbeit in einem Kalender. Die Smartsheet-Kalenderansicht kann in einem Google-Kalender oder einem iCal in Outlook oder in Apple-Kalendern veröffentlicht oder darüber gelegt werden.
Wie bei anderen Blattansichten in Smartsheet wird die Kalenderansicht durch die Spaltentypen in Ihrem Blatt gesteuert. Um einen Kalender zu erstellen, benötigen Sie mindestens eine Datumsspalte; umfassender können Sie arbeiten mit einem Start- und einem Enddatum für eine Aufgabe.
Mit der Kalenderansicht arbeiten
Die Kalenderansicht spiegelt die Daten in einem Blatt oder Bericht wider. Jedes Blatt und jeder Bericht mit mindestens einer Datumsspalte (mehr zu Datumsspalten finden Sie in unserem Artikel Spaltentypen) können als Kalender angezeigt werden, indem Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Kalenderansicht klicken. Sie können entweder eine neue Spalte einfügen, den Spaltentyp auf Datum festlegen oder den Typ einer bestehenden Spalte in Datum ändern.
TIPP: Ändern Sie das Format der Daten, indem Sie die richtige Sprache (Land) in den persönlichen Einstellungen Ihres Smartsheet-Kontos auswählen. Details zu dieser Änderung finden Sie im Artikel Persönliche Einstellungen anpassen.
Anzuzeigende Datumsangaben auswählen
Der Blattinhaber und Mitarbeiter mit Administratorzugriff auf das Blatt oder den Bericht können festlegen, welche Aufgaben in der Kalenderansicht angezeigt werden.
- Wechseln Sie zur Kalenderansicht.
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol rechts (unter der Schaltfläche Freigabe), um das Formular mit Kalendereinstellungen anzuzeigen.
- In diesem Formular können Sie die gewünschten Änderungen vornehmen:
- Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Nur Datumsangaben dieser Spalte anzeigen eine Spalte aus, um jede Aufgabe mit einem Datum in dieser Spalte im Kalender für ein einzelnes Datum einzutragen.
- Wählen Sie mit der Dropdown-Liste Datumsbereiche anzeigen zwei Datumsspalten in Ihrem Blatt aus. In diesem Fall wird jede Aufgabe mit einem Datum in beiden Spalten im jeweiligen Datumsbereich im Kalender mit einem Balken dargestellt. Diese Funktion ist besonders sinnvoll, um Aufgaben von Anfang bis Ende zu verfolgen.
HINWEIS: Wenn Sie in einem Bericht arbeiten, kann die Kalenderansicht Daten aus mehreren Blättern wiedergeben. Stellen Sie sicher, dass alle Blätter Spaltennamen aufweisen, die genau mit denen übereinstimmen, die Sie in den Kalendereinstellungen ausgewählt haben. Aufgaben aus Blättern, die diese Spalten nicht enthalten, werden nicht wie erwartet im Kalender angezeigt.
- Wenn Sie eine Zeilenhierarchie in Ihrem Blatt eingerichtet haben, können Sie auswählen, ob Sammelaufgaben anzeigen aktiviert sein soll. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, wird die übergeordnete Zeile auf der obersten Ebene ausgeblendet und es werden in der Kalenderansicht nur untergeordnete Aufgaben angezeigt.
HINWEIS: Dadurch werden die Sammelaufgaben aus der Smartsheet-Kalenderansicht, aber nicht aus der Version, die in Google oder iCal veröffentlicht wird, entfernt. Da die Zeilenhierarchie nicht in der Tabellenblattansicht eines Berichts angezeigt wird, ist die Option Sammelaufgaben anzeigen nicht in der Kalenderansicht eines Berichts verfügbar.
- Wählen Sie Meine Erinnerungen anzeigen aus, um bei jedem Tag im Kalender, für den eine Erinnerung an Sie geplant ist, ein Erinnerungssymbol (eine Glocke) anzuzeigen. Alle Mitarbeiter am Blatt haben ebenfalls die Möglichkeit, ihre eigenen Erinnerungen anzuzeigen.
HINWEIS: Da Erinnerungen nicht von einem Bericht aus erstellt werden können, ist die Option Meine Erinnerungen anzeigen nicht in der Kalenderansicht eines Berichts verfügbar.
In jedem Balken des Kalenders steht der Text der Primären Spalte des Blatts oder Berichts. Wenn übergeordnete Zeilen im Blatt erweitert werden, können die Balkenfarben für untergeordnete Zeilen festgelegt werden, indem mit der rechten Maustaste (PC) auf den Balken geklickt (Mac: Strg+Klick) und Farbeinstellungen ausgewählt wird. Zusätzliche Informationen finden Sie im Hilfeartikel zum Ändern der Farbe von Kalenderbalken.
TIPP: Wenn im Kalender nicht alle Aufgaben angezeigt werden sollen, erstellen Sie eine neue Datumsspalte (d. h. „Kalenderdatum“) in der Tabellenblattansicht. Tragen Sie in diese Spalte nur Datumsangaben ein, wenn die Aufgabe im Kalender angezeigt werden soll. Wechseln Sie zurück zur Kalenderansicht und wählen Sie Ihre neue Datumsspalte im Formular Kalendereinstellungen aus.
Zu diesem Zeitpunkt können Aufgaben, die zu einem bestimmen Zeitpunkt ausgeführt werden sollen, nicht geplant werden. Diese können nur für ein bestimmtes Datum geplant werden. Projektdatenblätter mit einer Dauer von bestimmten Tageszeiten, Stunden oder Minuten werden in der Kalenderansicht sowie in sämtlichen veröffentlichten Versionen des Kalenders dennoch über den ganzen Tag angezeigt.
Zeileninformationen bearbeiten
Der Blattinhaber und Mitarbeiter mit Bearbeiter- oder Administratorzugriff können die Daten für eine Aufgabe ändern, indem sie den Balken per Drag & Drop in einen neuen Tag verschieben. Bei Aufgaben mit einem Anfangs- und Enddatum kann an der linken oder rechten Ecke gezogen werden, um ihre Dauer zu verlängern.
HINWEIS: Die Funktion zum Ziehen ist in der Kalenderansicht eines Berichts oder für übergeordnete Zeilen (sämtliche Zeilen mit untergeordneten Aufgaben, die darunter eingerückt sind) in einem Blatt nicht verfügbar, wenn Abhängigkeiten aktiviert sind.
Sie können Zeilen in der Kalenderansicht bearbeiten, indem Sie auf den Kalenderbalken doppelklicken. Das Formular Zeile bearbeiten wird angezeigt, mit dem Sie alle Zellen der Zeile bearbeiten können. Hier vorgenommene Änderungen werden in der Tabellenblattansicht abgebildet.
Zeitrahmen des Kalenders ändern
Zum Ändern des Zeitrahmens in der Kalenderansicht klicken Sie oben auf den rechten oder linken Pfeil, um die Zeitansicht nach vorn oder nach hinten zu verschieben. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um die Zeiteinheiten zu ändern.
Beim Klicken auf den Minikalender können Sie durch Ihr Projekt nach Datum navigieren.
Wenn Sie Ihre Kalenderansicht konfiguriert haben, können Sie entweder den Kalender im PDF-Format drucken, ihn in einem externen Kalenderprogramm Veröffentlichen oder ihn per E-Mail an einen Empfänger senden, indem Sie auf Datei > Als Anlage senden klicken.
HINWEIS: Beim Drucken eines Kalenders werden immer pro Seite vier Wochen mit Kalenderinformationen gedruckt. Die Größe der Felder kann nicht geändert werden.