O construtor de documentos do Smartsheet economiza seu tempo e remove as etapas propensas a erros necessárias para criar manualmente documentos personalizados com dados da planilha. Crie rapidamente modelos que podem ser usados a qualquer momento para gerar documentos para uma ou mais linhas - tudo sem sair da plataforma Smartsheet.
Gerador de documentos: gerar documentos com seus dados de linha
Use o gerador de documentos para gerar rapidamente versões personalizadas de um PDF a preencher usando os dados de linha da sua planilha. Você pode baixar os documentos personalizados ou anexá-los à sua planilha.
Antes de começar
Para gerar documentos, você precisará de um mapeamento já criado na planilha. Consulte Gerador de documentos: Mapear colunas para o PDF a preencher para obter mais informações sobre como criar mapeamentos.
Gerar documentos
Você pode usar um mapeamento existente a qualquer momento para gerar documentos personalizados com seus dados de linha. Para fazer isso:
- Selecione as linhas que contêm os dados com os quais deseja gerar documentos. Para destacar rapidamente várias linhas consecutivas, selecione a primeira linha, mantenha pressionada a tecla Shift pressionada e selecione a última linha. Você pode escolher várias linhas não consecutivas segurando a tecla Ctrl (Windows) ou a tecla Command (Mac) enquanto seleciona os números de linha desejados.
DICA: Você pode usar filtros para exibir com facilidade as linhas que estão prontas para a geração de documentos. Consulte Criar um filtro para mostrar ou ocultar dados para obter mais informações.
- Clique com o botão direito em um número de linha destacado, à esquerda, e selecione Gerar Documentos... no menu da linha.
A janela do gerador de documentos será aberta na mesma guia do navegador. Os mapeamentos salvos serão exibidos à direita.
- Em qualquer um dos mapeamentos salvos, selecione a lista suspensa Gerar. Você terá a opção de selecionar Baixar ou Anexar às linhas.
Qualquer colaborador pode selecionar Baixar para baixar um arquivo .zip que contém um PDF para cada linha em seu dispositivo.
Colaboradores com permissões de Editor (ou superior) podem selecionar Anexar às linhas para carregar cada PDF em sua linha associada na planilha.
Cada documento gerado incluirá dados de linha com base no mapeamento selecionado. Se não aparecer como você esperava, selecione o ícone de lápis ao lado do mapeamento para revisá-lo e editá-lo conforme necessário.
Informações adicionais
Lembre-se do seguinte ao gerar documentos
- Para selecionar linhas adicionais a partir das quais gerar documentos enquanto estiver no gerador de documentos, selecione Voltar à Planilha, no canto superior esquerdo da janela do gerador, então repita as etapas acima para selecionar as linhas desejadas.
- Se você gerar um novo documento para uma linha usando o mesmo mapeamento que foi usado anteriormente, o novo documento será carregado como uma nova versão do anexo existente. Consulte Manter os anexos de arquivo atualizados ao longo do tempo para obter mais informações sobre a versão do anexo.
- O nome do PDF gerado herdará o nome do documento carregado, não o nome do mapeamento.
- As imagens das células também podem ser mapeadas em campos de imagem do PDF. Nota: As imagens das células mapeadas em campos de texto do PDF resultarão no preenchimento apenas do nome do arquivo da imagem. O campo do PDF deve ser do tipo “Imagem” para ser preenchido corretamente com uma imagem.
- Você pode gerar documentos para até 100 linhas de cada vez.
Gerador de documentos: Mapeie as colunas para o PDF a preencher
Crie um mapeamento
Antes de gerar documentos, primeiro você precisa carregar um PDF a preencher e mapear as colunas da planilha nos campos a preencher do arquivo a fim de criar um mapeamento estruturado. Para fazer isso:
- Clique com o botão direito do mouse em qualquer linha que contenha dados da sua planilha para abrir o menu da linha e selecione Gerar Documentos.
O gerador de documentos é aberto. As colunas da sua planilha serão exibidas como campos à esquerda do gerador de documentos.
- Carregue o PDF a preencher selecionando o ícone PDF (ou use a opção carregar PDF arrastando e soltando).
O PDF será exibido à direita do gerador de documentos.
- Arraste e solte os campos do Smartsheet, à esquerda, sobre os campos associados do PDF a preencher, à direita, para mapear os campos.
DICA: Digite em qualquer campo a preencher para inserir um valor estático. O valor inserido aparecerá no campo para todos os documentos gerados.
- Depois que todos os campos estiverem mapeados, dê um nome ao mapeamento e selecione Salvar ou Gerar.
Após criar o mapeamento, você poderá gerar documentos usando seus dados de linha, o que lhe permitirá baixar os documentos para o seu dispositivo em um arquivo .zip ou anexar cada documento à sua linha associada na planilha. Consulte Geração de documentos: gerar documentos com seus dados de linha para obter mais informações sobre como gerar documentos com seus mapeamentos.
Informações adicionais
Lembre-se do seguinte ao criar mapeamentos
- Você deve usar um PDF com campos a preencher para criar um mapeamento.
- Se estiver editando um mapeamento e decidir descartar suas alterações, você poderá atualizar a página ou pressionar o botão Voltar do navegador para fazer isso.
- Por padrão, o nome dos mapeamentos corresponde ao nome do arquivo PDF a preencher que você carregou. Para alterar o nome de um mapeamento, selecione o ícone de lápis para abrir o editor de mapeamento e digite o nome desejado na caixa Nome, na parte superior da página.