Tutorial de gerenciamento de projetos

O Smartsheet fornece ferramentas essenciais para um gerenciamento de projetos eficaz, capacitando suas equipes a atuarem em conjunto, com rapidez e responsabilidade, e alcançar resultados de sucesso mais rapidamente.

Siga estas instruções passo a passo para modificar as configurações do projeto.

Altere as configurações de projeto

Com as configurações de projeto da planilha, você poderá personalizar aspectos da planilha, como os horários de trabalho e descanso, as configurações de exibição de Gantt e o gerenciamento de recursos.


Acesse as configurações de projeto de uma planilha

Clique com o botão direito do mouse em qualquer cabeçalho de coluna enquanto estiver na exibição em grade ou de Gantt da planilha e selecione Editar configurações de projeto.

O formulário Configurações de projeto será exibido.
 
Configurações de projeto
 

NOTAS:

  • Você só verá as configurações de Exibição do cronograma após alternar a planilha para a Exibição de Gantt.
  • A seção Gerenciamento de recursos está disponível apenas para os planos Executivo e Empresa. Você não sabe ao certo que tipo de plano está usando? Consulte Identificar seu plano e tipo de usuário do Smartsheet.

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Editar as Configurações de Dependência e Dias Úteis

Exibição do intervalo de datas

Coluna de data de início e fim - Ao usar várias colunas de data, você poderá selecionar as colunas desejadas para acompanhamento das datas de início e de fim. Estas colunas são obrigatórias para adicionar um Gráfico de Gantt a uma planilha e ao utilizar a Funcionalidade de Dependências.

Opções

Coluna % Concluído— Se você quiser sobrepor um indicador de % Concluído dentro das barras de tarefa no gráfico de Gantt, e ver cálculos automatizados de % Concluído ocorrerem nas linhas pai (de resumo), selecione a coluna que contém as informações de % Concluído da sua planilha.

NOTA: Os cálculos automáticos de % Concluído nas linhas pai se baseiam no % Concluído adicionado manualmente às linhas filho, bem como na duração das tarefas das linhas filho.

Dependências

Habilitado - Marcar a opção Dependências habilitadas adiciona a funcionalidade de dependências automatizada à planilha. A funcionalidade de dependência permite o uso das colunas Predecessor e Duração, além da capacidade de excluir dias não-úteis do seu cronograma e a opção de alterar o comprimento (em horas) dos dias úteis. Ela também cria automação nas colunas Duração, Data de Início, Data de Término e % Concluído em todas as linhas pai, de modo que as linhas pai irão refletir um resumo automatizado de suas tarefas filho recuadas.

Coluna Predecessor - Selecione a coluna que deseja utilizar como a coluna Predecessor da planilha. Utilize a coluna selecionada para criar dependências entre tarefas no cronograma.

Coluna da duração - A Coluna de duração será usada junto com a coluna de Dias úteis para automatizar a programação das Datas de Início e Término de tarefas.

Dias úteis

Dias úteis e não úteis - Após habilitar a funcionalidade de dependências na planilha, você poderá clicar em Editar para selecionar os dias da semana considerados dias não-úteis no âmbito do projeto. Essas configurações substituirão as configurações globais da conta. Saiba mais sobre como essas configurações afetam a programação automatizada em nosso artigo Designando dias não úteis e feriados.

Duração do dia (horas) - Defina a duração, em horas, dos dias úteis na planilha do projeto. Por padrão, o Smartsheet considera que cada dia útil contém 8 horas. A duração de cada dia útil é levada em conta ao efetuar os cálculos das datas de tarefas. Por exemplo, se você criar uma tarefa com uma data de início e uma duração de 9 horas, por padrão o Smartsheet agendará automaticamente a data de término para o próximo dia útil. Se você alterasse o número de horas dos dias úteis para 9, o Smartsheet iria programar a data de término da tarefa para o mesmo dia em que ela começou.


Personalizar a Exibição e o Comportamento do Gráfico de Gantt

Na seção Exibição do cronograma das configurações de projeto, você poderá alterar os intervalos do cronograma de Gantt e a formatação da exibição, o início do exercício fiscal e quais informações de coluna aparecem à direita das barras de Gantt no gráfico de Gantt. Por exemplo, defina uma coluna Lista de contatos como o rótulo de exibição para ver uma lista de pessoas atribuídas às tarefas ao lado de cada barra de Gantt.

   Exibição do cronograma

Marque Abertas até a data de hoje a fim de visualizar as tarefas atuais em seu projeto mais rapidamente ao abrir a planilha.

Observe que a configuração Abertas até a data de hoje está disponível apenas para o proprietário e os administradores da planilha. Ele fica desmarcado por padrão e não é mantida quando a planilha é copiada. Além disso, a visualização é aplicada apenas como sua preferência e não afetará a forma como outros colaboradores visualizam a planilha. Se alguém com permissões de Editor ou Visualizador precisar abrir o Gráfico de Gantt até a data de hoje, você poderá criar um relatório a partir da sua planilha na Exibição de Gantt e compartilhá-lo com o relatório.

Siga essas instruções passo a passo para criar marcos em sua planilha de projeto.

Crie um marco para marcar um evento significativo em seu projeto

Um marco é uma ação ou evento que marca um estágio ou uma alteração significativa em seu projeto. A data de término de um marco é igual à data de início. Um marco é representado pela imagem de um diamante cinza no gráfico de Gantt, centralizada no horário de início previsto.

Para criar um marco:

  1. Clique em Exibição de Gantt na barra de ferramentas para exibir sua planilha na Exibição de Gantt ou para adicionar um gráfico de Gantt à sua planilha.
    Exibir menu suspenso expandido

  2. Ative as dependências em sua planilha (clique em Editar configurações de projeto no canto superior direito do gráfico de Gantt e marque a caixa de seleção Dependências ativadas).

  3. Insira uma duração de tarefa de 0 (zero) e uma data de início para criar um marco.

DICA: Para criar um marco estendido, insira uma duração de tarefa de ~0 e uma data de início. A conclusão de um marco estendido requer um dia de trabalho completo, mas ainda é representado por uma forma de losango no gráfico de Gantt.

Siga estas instruções passo a passo para configurar sua funcionalidade de rollup pai em uma planilha de projeto.

Funcionalidade de Informações relacionadas

Quando a funcionalidade Dependências está habilitada em uma planilha de projeto, as Linhas pai acumulam automaticamente informações em várias das Colunas da planilha de projeto.

Para criar linhas pai, basta recuar as outras linhas abaixo delas. Saiba mais em nosso artigo sobre Hierarquia: Configurando o Recuo para a direita/Recuo para a esquerda de linhas.

A Data de início de uma Pai será automaticamente definida para a Data de início mais recente de todas as suas linhas Filho. De forma semelhante, a Data de fim será definida como a Data de fim mais recente de todas as suas linhas Filho.

A Duração na Linha pai reflete o número de dias úteis entre a Data de início e a Data de fim daquela linha. Esse campo fornece o intervalo de tempo total abrangido por aquela seção de tarefas, desde a subtarefa mais antiga até a mais recente, em oposição a uma soma simples de suas durações.

O campo % Concluído da Linha pai calculará uma porcentagem ponderada com base na Duração e no % Concluído inserido para cada linha filho. Dessa forma, a conclusão de linhas filho com pequenas durações não irá afetar tanto o % Concluído da linha Pai quanto a conclusão de uma linha filho de maior duração. Devido à forma como é calculado, apenas subtarefas com uma determinada Duração e um determinado valor % Concluído serão incluídas no acumulado da linha pai.

NOTAS:

  • Quando a funcionalidade de dependências está habilitada, as linhas pai não podem ser editadas nas colunas listadas acima. Se você quiser usar seus próprios cálculos, desative a funcionalidade Dependência da planilha, ou crie sua própria fórmula em uma das colunas que não esteja sendo usada na funcionalidade de dependência. Você não pode utilizar fórmulas personalizadas para alterar a exibição das barras do gráfico de Gantt.

  • As linhas pai em planilhas que estão com a funcionalidade de dependências habilitada sempre terão uma cor de fundo cinza nas exibições de Gantt e Calendário.

  • Embora a duração da subtarefa possa ser inserida em vários formatos, incluindo semanas, dias úteis inteiros (por exemplo 4d), dias úteis parciais (3.5d), dias decorridos (e3d), horas (7h), minutos (90m), segundos (500s) e milissegundos (50000ms), as linhas pai sempre refletirão a duração em dias úteis parciais.