O gerador de documentos gera documentos usando dados do Smartsheet e um PDF preenchível.
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Pré-requisitos
- Prepare a planilha.
- Crie um PDF preenchível.
- Mapeie as linhas da planilha para o PDF preenchível.
Depois de criar o mapeamento, você pode usá-lo a qualquer momento para gerar documentos personalizados. Saiba como criar um mapeamento.
Use filtros para encontrar linhas que estão prontas para a geração de documentos. Consulte Criar um filtro para mostrar ou ocultar dados para obter mais informações.
Gerar documentos
- Selecione as linhas com as quais deseja gerar documentos. Cada linha é um único documento.
- Clique com o botão direito do mouse em uma linha destacada e selecione Gerar documentos…. A janela do gerador de documentos será aberta na mesma guia do navegador. Os mapeamentos salvos aparecem à direita.
Arraste a coluna Nome do arquivo para o campo Nome do documento de saída na parte superior da tela.
Se você deixar este campo em branco, seus documentos herdarão o nome do modelo em PDF e será difícil diferenciá-los.
- Em qualquer um dos mapeamentos salvos, selecione a lista suspensa Gerar.
- Se você estiver gerando seus documentos a partir de uma planilha, poderá selecionar Baixar ou Anexar às linhas.
- Se você estiver gerando a partir de um relatório, selecione Baixar.
- Revise seus documentos para garantir que os dados apareçam conforme o esperado. Talvez seja necessário editar o mapeamento se os dados não estiverem preenchidos corretamente. Selecione o ícone de lápis ao lado do mapeamento para revisá-lo e editá-lo conforme necessário.
Gerar nomes de arquivos personalizados para seus documentos
Quando você gera muitos documentos e não usa nomes de arquivos personalizados, pode ser difícil diferenciá-los, especialmente se eles forem separados da planilha. Por exemplo, o nome do PDF gerado herdará o nome do documento carregado, não o nome do mapeamento. Para evitar confusão, você pode usar fórmulas de coluna para gerar um nome de arquivo exclusivo para cada documento.
Crie uma coluna para o nome do arquivo e use uma fórmula de coluna nessa coluna. Por exemplo, use uma coluna de número de conta mais uma coluna de sobrenome para gerar o nome do arquivo da seguinte forma:
=[column1]+[column2]- Na tela de mapeamento, arraste o nome do arquivo para o campo Nome do documento de saída.
Informações adicionais
- Proprietários, Administradores e Editores podem anexar documentos gerados a linhas na planilha. Os visualizadores podem gerar documentos e baixá-los em seus dispositivos.
- Se você gerar um novo documento para uma linha usando o mesmo mapeamento que foi usado anteriormente, o novo documento será carregado como uma nova versão do anexo existente. Consulte Manter os anexos de arquivo atualizados ao longo do tempo para obter mais informações sobre a versão do anexo.
- Você pode gerar documentos para até 100 linhas de cada vez.
- Se o documento tiver vários campos que usam os mesmos dados, vincule os campos no PDF e mapeie a primeira instância. Os campos restantes serão preenchidos automaticamente quando você gerar o documento.
- Se possível, não restrinja os tipos de dados em seu PDF. Por exemplo, os campos de texto permitem que as pessoas insiram datas em qualquer formato. Se você restringir o campo e alguém inserir os dados no formato errado, os dados não serão sincronizados entre o PDF e o Smartsheet.
Não obteve todas as linhas que queria usar?
Selecione Voltar à planilha no canto superior esquerdo da janela do gerador e conclua o processo do gerador de documentos.
Posso mapear imagens para um PDF?
Você pode mapear imagens em células para campos de imagem em um PDF, mas certifique-se de que o campo no PDF seja um campo de imagem, caso contrário, você receberá o nome do arquivo de imagem ao gerar o documento.