Gerador de documentos: gere documentos a partir de dados de linha

Pré-requisitos

1. Prepare a planilha.
2. Crie um PDF preenchível.
3. Mapeie as linhas da planilha para o PDF preenchível. 

Depois de criar o mapeamento, você pode usá-lo a qualquer momento para gerar documentos personalizados. 

Use filtros para encontrar linhas que estão prontas para a geração de documentos. Consulte Criar um filtro para mostrar ou ocultar dados para obter mais informações.

Gerar documentos

1. Selecione as linhas com as quais deseja gerar documentos. Cada linha é um único documento.
2. Clique com o botão direito do mouse em uma linha destacada e selecione Gerar documentos... A janela do gerador de documentos é aberta na mesma guia do navegador. Os mapeamentos salvos aparecem à direita. 

3. Arraste a coluna Nome do arquivo para o campo Nome do documento de saída na parte superior da tela. 

   Se você deixar este campo em branco, seus documentos herdarão o nome do modelo em PDF, dificultando a distinção entre eles. 

4. Em qualquer um dos mapeamentos salvos, selecione a lista suspensa Gerar.
   • Se você estiver gerando seus documentos a partir de uma planilha, poderá selecionar Baixar ou Anexar às linhas.
   • Se você estiver gerando a partir de um relatório, selecione Baixar. 
5. Revise seus documentos para garantir que os dados apareçam conforme o esperado. Talvez seja necessário editar o mapeamento se os dados não estiverem preenchidos corretamente. Selecione o ícone de lápis ao lado do mapeamento para revisá-lo e editá-lo conforme necessário.

Gerar nomes de arquivos personalizados para seus documentos

Quando você gera vários documentos sem usar nomes de arquivos personalizados, distingui-los pode ser um desafio, especialmente se eles se separarem da planilha. Por exemplo, o nome do PDF gerado é definido como o nome do documento carregado, não o nome do mapeamento. Para evitar confusão, você pode usar fórmulas de coluna para gerar um nome de arquivo exclusivo para cada documento.

1. Crie uma coluna para o nome do arquivo e use uma fórmula de coluna nessa coluna. Por exemplo, use uma coluna de número de conta mais uma coluna de sobrenome para gerar o nome do arquivo da seguinte forma:

   =[column1]+[column2]

2. Na tela de mapeamento, arraste o nome do arquivo para o campo Nome do documento de saída.

Gerar documentos com o Control Center ou Salvar como novo

Document Builder e Control Center

Suas soluções de geração de documentos podem fazer parte de seus blueprints no Control Center. Os projetos provisionados pelo Control Center mantêm os mapeamentos do seu modelo, mas são redirecionados para os itens. Isso também está disponível por meio de atualizações globais avançadas.

Document Builder e Salvar como novo

Quando você usa Salvar como novo em um ativo que inclui um documento gerado, ele copia o mapeamento, mas o redireciona para o novo item. As automações permanecem funcionais, sem a necessidade de edições manuais. 

Dicas para geração de documentos

Aqui estão algumas dicas para agilizar e melhorar a eficiência no processo.

• Use um formulário para capturar os dados: crie um formulário para entrada de dados a fim de garantir que os dados na planilha sejam capturados corretamente todas as vezes.
• Crie nomes de arquivo personalizados para cada documento: por padrão, o Smartsheet usa o nome do PDF para criar um nome de arquivo para cada documento gerado. Se você tem muitos documentos, pode ser difícil distingui-los. Você pode criar uma fórmula para personalizar esses nomes de arquivos e torná-los mais significativos.
• Personalize o e-mail enviado quando você encaminha um item do DocuSign para assinatura: você pode personalizar os campos de assunto e mensagem para que os destinatários identifiquem a mensagem com mais facilidade.
• Marque as linhas que estão prontas para a criação de documentos: depois de definir o sinalizador, você pode filtrar as linhas que estão prontas e gerar documentos somente para essas linhas. Você pode otimizar ainda mais e usar a automação para sinalizar as linhas e gerar os documentos. 

Informações adicionais

• Proprietários, administradores e editores podem anexar documentos gerados às linhas da planilha. Os visualizadores podem gerar documentos e baixá-los em seus dispositivos.
• Se você gerar um novo documento para uma linha usando o mapeamento exato usado anteriormente, o novo documento será carregado como uma nova versão do anexo existente. Para obter mais informações, consulte Manter os anexos de arquivos atualizados ao longo do tempo. 
• Você pode gerar documentos para até 100 linhas de cada vez.
• Se o documento tiver vários campos que usam os mesmos dados, vincule os campos no PDF e mapeie a primeira instância. Os campos restantes são preenchidos automaticamente quando você gera o documento. 
• Se possível, não restrinja os tipos de dados em seu PDF. Por exemplo, os campos de texto permitem que as pessoas insiram datas em qualquer formato. Se você restringir o campo e alguém inserir os dados no formato errado, os dados não serão sincronizados entre o PDF e o Smartsheet.