Visão geral do gerador de documentos: Gere documentos com dados de linha

Aplica-se a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Recursos

Quem pode usar esse recurso?

Os usuários licenciados podem usar o gerador de documentos. Proprietários, Administradores e Editores podem anexar os documentos gerados a linhas da planilha. Qualquer indivíduo com acesso à planilha pode gerar documentos e baixá-los em seus respectivos dispositivos.

 

 

Para gerar documentos usando dados de linha, você deve preparar a planilha, criar um PDF preenchível e, em seguida, mapear as linhas da planilha vinculando-as aos campos do PDF preenchível. Depois de criar o mapeamento, você pode usá-lo a qualquer momento para gerar documentos personalizados.

Aprenda a criar um mapeamento

Use filtros para encontrar as linhas que estão prontas para a geração de documentos. Confira Criar um Filtro para Mostrar ou Ocultar Dados para obter mais informações.

Para gerar documentos:

  1. Selecione as linhas que deseja usar para gerar documentos. Cada linha corresponde a um documento.
  2. Clique com o botão direito do mouse em uma linha destacada e selecione Gerar documentos... A janela do gerador de documentos será aberta na mesma guia do navegador. Os mapeamentos salvos aparecem à direita.
  3. Arraste a coluna Nome do arquivo para o campo Nome do documento de saída, na parte superior da tela. Se você deixar este campo em branco, seus documentos herdarão o nome do modelo PDF e será difícil distingui-los. Saiba como gerar nomes de arquivo personalizados para seus documentos do gerador de documentos.
  4. Em qualquer um dos mapeamentos salvos, selecione a opção Gerar lista suspensa.
    Se você estiver gerando seus documentos a partir de uma planilha, você pode selecionar Baixar ou Anexar a Linhas; se estiver gerando a partir de um relatório, selecione Baixar.
  5. Revise os documentos para garantir que os dados apareçam conforme esperado. Pode ser necessário editar o mapeamento se os dados não forem preenchidos corretamente. Selecione o ícone de lápis, ao lado do mapeamento, para revisá-lo e editá-lo conforme necessário.

Informações adicionais

Lembre-se do seguinte ao gerar documentos:

  • Não obteve todas as linhas que queria usar? Selecione Voltar para a planilha, no canto superior esquerdo da janela do construtor, e conclua o processo do gerador de documentos.
  • Se você gerar um novo documento para uma linha usando o mesmo mapeamento que foi usado anteriormente, o novo documento será carregado como uma nova versão do anexo existente. Para obter mais informações, confira Manter os anexos de arquivo atualizados ao longo do tempo para obter mais informações sobre as versões do anexo.
  • O nome do PDF gerado herdará o nome do documento carregado, não o nome do mapeamento. Você pode gerar um nome de arquivo exclusivo para cada documento
  • Você pode mapear imagens em células para campos de imagem em um PDF, mas certifique-se de que o campo no PDF seja um campo de imagem, caso contrário, você obterá o nome do arquivo de imagem ao gerar o documento.
  • Você pode gerar documentos para até 100 linhas de cada vez.
  • Se o documento tiver vários campos que usam os mesmos dados, vincule os campos no PDF e mapeie a primeira instância. Os demais campos serão preenchidos automaticamente quando você gerar o documento.
  • Se possível, não restrinja os tipos de dados no PDF. Por exemplo, os campos de texto permitem que as pessoas insiram datas em qualquer formato. Se você restringir o campo e alguém inserir os dados no formato errado, esses dados não serão sincronizados entre o PDF e o Smartsheet.