Gerador de documentos: gerar documentos com seus dados de linha

Aplica-se a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Recursos

Quem pode usar esse recurso?

Ícone de requisitos de permissão Proprietários, Administradores e Editores podem anexar os documentos gerados a linhas da planilha. Qualquer indivíduo com acesso à planilha pode gerar documentos e baixá-los para seu dispositivo. É necessário uma licença.

 

 

Use o gerador de documentos para gerar rapidamente versões personalizadas de um PDF a preencher usando os dados de linha da sua planilha. Você pode baixar os documentos personalizados ou anexá-los à sua planilha.

Se você estiver trabalhando com um mapeamento que esteja configurado para enviar documentos a fim de assinar com o DocuSign, consulte Enviar Documentos para Assinatura usando Mapeamento.

Antes de começar

Para gerar documentos, você precisará de um mapeamento já criado na planilha. Consulte Gerador de Documentos: Mapear colunas para o PDF a preencher para obter mais informações sobre como criar mapeamentos.

Gerar documentos

Você pode usar um mapeamento existente a qualquer momento para gerar documentos personalizados com seus dados de linha. Para fazer isso:

  1. Selecione as linhas que contêm os dados com os quais deseja gerar documentos. Para destacar rapidamente várias linhas consecutivas, selecione a primeira linha, mantenha pressionada a tecla Shift pressionada e selecione a última linha. Você pode escolher várias linhas não consecutivas segurando a tecla Ctrl (Windows) ou a tecla Command (Mac) enquanto seleciona os números de linha desejados.
    DICA: Você pode usar filtros para exibir com facilidade as linhas que estão prontas para a geração de documentos. Consulte Criar um Filtro para Mostrar ou Ocultar Dados para obter mais informações.
     
  2. Clique com o botão direito em um número de linha destacado, à esquerda, e selecione Gerar Documentos... no menu da linha.

    A janela do gerador de documentos será aberta na mesma guia do navegador. Os mapeamentos salvos serão exibidos à direita.
     
  3. Em qualquer um dos mapeamentos salvos, selecione a lista suspensa Gerar. Você terá a opção de selecionar Baixar ou Anexar às linhas.

    Qualquer colaborador pode selecionar Baixar para baixar um arquivo .zip que contém um PDF para cada linha em seu dispositivo.

    Colaboradores com permissões de Editor (ou superior) podem selecionar Anexar às Linhas para carregar cada PDF em sua linha associada na planilha.

Cada documento gerado incluirá dados de linha com base no mapeamento selecionado. Se não aparecer como você esperava, selecione o ícone de lápis ao lado do mapeamento para revisá-lo e editá-lo conforme necessário.

Informações adicionais

Lembre-se do seguinte ao gerar documentos

  • Para selecionar linhas adicionais a partir das quais gerar documentos enquanto estiver no gerador de documentos, selecione Voltar à Planilha, no canto superior esquerdo da janela do gerador, então repita as etapas acima para selecionar as linhas desejadas.
  • Se você gerar um novo documento para uma linha usando o mesmo mapeamento que foi usado anteriormente, o novo documento será carregado como uma nova versão do anexo existente. Consulte Manter os anexos de arquivo atualizados ao longo do tempo para obter mais informações sobre a versão do anexo.
  • O nome do PDF gerado herdará o nome do documento carregado, não o nome do mapeamento.
  • As imagens das células também podem ser mapeadas em campos de imagem do PDF. Nota: As imagens das células mapeadas em campos de texto do PDF resultarão no preenchimento apenas do nome do arquivo da imagem. O campo do PDF deve ser do tipo “Imagem” para ser preenchido corretamente com uma imagem.
  • Você pode gerar documentos para até 100 linhas de cada vez.