Gerador de documentos: mapear colunas da planilha para um PDF preenchível

O gerador de documentos gera documentos usando dados do Smartsheet e um PDF preenchível.

Quem pode usar isso?

Planos:

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Permissões:

  • Proprietário
  • Administrador
  • Editor

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Pré-requisitos:

  1. Prepare a planilha.
  2. Crie um PDF preenchível. É possível criar um modelo de PDF preenchível de várias formas. Saiba como criar um PDF preenchível no Adobe Acrobat, por exemplo, mas você pode usar a ferramenta que preferir. 

Para criar um mapeamento e enviar documentos para assinatura pelo DocuSign, consulte Criar e enviar documentos para assinaturas DocuSign.

Criar um mapeamento

  1. Selecione o menu de três pontos em qualquer linha com dados e selecione Gerar documentos.

Na exibição em tabela, você também pode acessar o gerador de documentos na barra de ferramentas. Para isso, selecione Mais ferramentas > Gerar documentos.

O gerador de documentos é aberto.

  1. Selecione Criar mapeamento.
  2. Carregue o PDF preenchível selecionando o ícone PDF (ou use a opção de arrastar e soltar o PDF para carregar).

O PDF aparece à direita do gerador de documentos. As colunas da planilha aparecem como campos à esquerda do gerador de documentos.

  1. Arraste e solte os títulos das colunas da planilha à esquerda para os campos DocuSign à direita.
     

    Digite em qualquer campo que possa ser preenchido para inserir um valor estático. O valor inserido aparecerá no campo para todos os documentos gerados.
     

  2. Quando você terminar de mapear os campos, nomeie o mapeamento e selecione Salvar ou Gerar.

Agora você pode gerar documentos usando seus dados de linha. Você pode baixar os documentos para o seu dispositivo em um arquivo .zip ou anexar cada documento à linha associada dele na planilha. 

Dicas para mapeamento de colunas

  • Proprietários e administradores podem criar e editar todos os mapeamentos da planilha, inclusive mapeamentos criados por outras pessoas. Editores podem criar e editar os seus próprios mapeamentos. Visualizadores podem ver os mapeamentos e baixar documentos de criação, mas não podem anexar documentos a linhas.
  • Para descartar alterações no mapeamento, atualize a página ou selecione o botão “Voltar” do navegador.
  • Verifique se os campos do modelo estão vazios. Todos os campos ou valores que podem ser preenchidos no modelo de PDF são substituídos por novos valores quando você cria o mapeamento. 
  • O remapeamento inteligente reutiliza mapeamentos de documentos existentes. Quando você faz uma alteração em um modelo de documento existente e usa o recurso de geração de documentos para editar o mapeamento, ele reconhece os campos mapeados anteriormente; você só precisa mapear os campos novos ou alterados.
  • Por padrão, o nome dos mapeamentos corresponde ao nome do arquivo PDF preenchível usado no mapeamento. Para alterar o nome de um mapeamento, selecione o ícone de lápis para abrir o editor de mapeamento e digite o nome desejado no campo “Nome do documento de saída”, na parte superior da página. 
  • Crie uma coluna de nome de arquivo. Ao criar o mapeamento, use essa coluna para nomear os documentos. Você pode usar fórmulas para gerar nomes de arquivo personalizados que, por exemplo, combinam um sobrenome e um número de conta.