Construtor de documentos Mapeie as colunas da planilha para um PDF preenchível

Aplica-se a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Recursos

Quem pode usar esse recurso?

O Proprietário e os Administradores podem editar todos os mapeamentos da planilha, inclusive mapeamentos criados por outras pessoas. Proprietários, Editores e Administradores podem criar mapeamentos e editar seus próprios mapeamentos. Visualizadores podem ver os mapeamentos e gerar documentos para download, mas não podem anexar documentos às linhas.

 

 

O gerador de documentos cria documentos usando dados do Smartsheet e um PDF preenchível. Crie o PDF preenchível e, em seguida, use o gerador de documentos para mapear a coluna do Smartsheet para os campos do PDF.

Há muitas maneiras de criar um modelo de PDF preenchível. Veja aqui Como criar um PDF preenchível no Adobe  Acrobat, por exemplo, mas você pode usar qualquer ferramenta que funcione para você.

Para criar um mapeamento e enviar documentos para assinatura a partir do DocuSign, confira Criar e Editar Mapeamentos ou Configurações do DocuSign.

Crie um mapeamento

  1. Clique com o botão direito do mouse em qualquer linha que contenha dados da sua planilha para abrir o menu da linha e selecione Gerar Documentos. O gerador de documentos é aberto. As colunas da sua planilha serão exibidas como campos à esquerda do gerador de documentos.
     
  2. Para carregar o PDF preenchível, selecione o ícone PDF (ou use a opção de carregar PDF arrastando e soltando). O PDF será exibido à direita do gerador de documentos.
     
  3. Arraste e solte os títulos das colunas da planilha à esquerda para os campos do DocuSign à direita.
    Digite em qualquer campo disponível para inserir um valor estático. O valor inserido será usado no campo de todos os documentos gerados.
     
  4. Ao terminar de mapear seus campos, dê um nome ao mapeamento e selecione Salvar ou Gerar.

Agora, você já pode gerar documentos usando os dados de linha. Você pode baixar os documentos no seu dispositivo por meio de um arquivo .zip ou anexar cada documento à linha associada na planilha.

Consulte Geração de documentos: gerar documentos com base nos dados de linha para obter mais informações sobre como gerar documentos por meio de mapeamentos.

Dicas para trabalhar com mapeamento de colunas

  • Para descartar as alterações feitas no seu mapeamento, atualize a página ou pressione o botão Voltar do navegador.
  • Verifique se os campos do modelo estão vazios. Todos os campos ou valores preenchíveis no modelo PDF serão substituídos por novos valores quando você criar o mapeamento.
  • O remapeamento inteligente reutiliza mapeamentos de documentos existentes. Quando você faz uma alteração em um modelo de documento existente e usa o recurso de Geração de Documento para editar o mapeamento, ele reconhece os campos mapeados anteriormente; você só precisa mapear os campos novos ou alterados.
  • Por padrão, os mapeamentos são batizados com o nome do arquivo PDF preenchível usado no mapeamento. Para alterar o nome do mapeamento, selecione o ícone de lápis para abrir o editor de mapeamento e digite o nome desejado no campo Nome do documento gerado, na parte superior da página.
  • Crie uma coluna de nome de arquivo e, ao criar seu mapeamento, use essa coluna para dar nome aos documentos. Você pode usar fórmulas para gerar nomes de arquivos personalizados que, por exemplo, combinam o sobrenome com o número da conta.