Criar e enviar documentos para assinaturas do DocuSign

Com Integração DocuSign, você pode mapear um modelo DocuSign para uma planilha, e usar o mapeamento para criar e enviar documentos personalizados a destinatários específicos para que eles os assinem. Você também pode sincronizar dados automaticamente entre o DocuSign e o Smartsheet e monitorar o andamento dos seus documentos.

Para criar um mapeamento do DocuSign:

• Você precisa de acesso a uma conta do DocuSign.
• Você precisa de um modelo de PDF preenchível.
• Você deve ter criado um modelo do DocuSign usando o modelo preenchível e ter atribuído funções aos seus usuários.

Mapeie os modelos do DocuSign para sua planilha

1. Clique com o botão direito na(s) linha(s) com que deseja trabalhar e selecione Gerar Documentos > Criar um mapeamento de documento.
2. Selecione E-sign. Você pode ser solicitado a fazer login no DocuSign.
3. Selecione um modelo DocuSign para usar para o mapeamento. Saiba mais sobre os modelos do DocuSign.
4. Selecione as colunas a mapear com as funções do DocuSign. Você deve ter o nome e o endereço de e-mail de cada pessoa que assinará o documento. Você pode usar dois campos de texto/número ou uma coluna de Contatos com nome e endereço de e-mail.

5. Opcional: Ative o monitoramento de status na sua planilha e insira um nome para a coluna de monitoramento. O Smartsheet adiciona a coluna de monitoramento à sua planilha. Para obter mais informações, consulte Monitorar o Status das Solicitações de Assinatura.
6. Opcional: Ative a sincronização de dados e selecione as colunas que deseja sincronizar. Quando seus destinatários de e-sign atualizarem os campos correspondentes do DocuSign, as colunas do Smartsheet serão atualizadas.
7. Revise sua configuração. Passe o mouse sobre uma etapa para acessar o botão Editar e faça as alterações necessárias. Você pode retornar ao assistente para editar as atribuições de função e habilitar o rastreamento, mas não pode alterar seu modelo ou desabilitar o rastreamento.
8. Selecione Concluído. A tela de mapeamento é exibida.
9. Arraste e solte os nomes das colunas da planilha do painel esquerdo para os campos do DocuSign à direita. Não se preocupe com os campos de assinatura; você os configurou na seção Atribuir funções.
   Para visualizar mais páginas, role a tela até a parte inferior e navegue usando os botões Próximo e Anterior.
10. Na parte superior da tela, selecione Salvar. Agora, você pode acessar esse mapeamento sempre que quiser gerar esse documento específico.

Gere o documento para circulação via DocuSign

1. Vá para o mapeamento que você deseja usar.
2. À direita do nome do mapeamento, selecione Gerar.
3. Faça uma das opções a seguir:
   1. Selecione Enviar com o DocuSign. Isso envia as linhas que você selecionou na planilha antes de iniciar o processo de mapeamento.
   2. Selecione Salvar como rascunho no DocuSign. Isso armazena documentos de rascunho na sua conta do DocuSign.

Ver o status de um documento do DocuSign

Se você selecionou Ativar rastreamento de status ao criar seu mapeamento, sua planilha agora tem uma nova coluna. O status de cada documento é atualizado com um link para a página de status do DocuSign daquele item.

Quando o documento estiver completo, o Smartsheet anexa o documento à linha correta da planilha.

Editar um mapeamento

1. Passe o cursor sobre o mapeamento e selecione Editar.
2. Na tela de mapeamento de arrastar e soltar; adicione, remova ou modifique colunas mapeadas para o modelo DocuSign.

Editar as atribuições de função do DocuSign

1. Clique no botão Configurações na tela de mapeamento.
2. Faça as alterações e clique em Concluído para retornar ao mapeamento.
3. Selecione Salvar.

Acompanhar o progresso por e-mail

Você pode copiar membros da equipe e outros usuários não assinantes em e-mails do DocuSign para que eles possam rastrear o progresso de um documento.

Você também pode definir linhas de assunto corpos da mensagem de e-mail personalizadas usando dados mapeados do Smartsheet ao enviar um documento para assinaturas eletrônicas por meio da integração com o DocuSign. Use espaços reservados (colchetes duplos) para fazer referência aos nomes das colunas do Smartsheet no e-mail, da seguinte forma:

 {{nome}} {{sobrenome}}