Crie e edite uma um Mapeamento DocuSign

Aplica-se a

Smartsheet
  • Enterprise

Recursos

Quem pode usar esse recurso?

Proprietários e administradores podem criar e editar mapeamentos DocuSign na planilha após terem feito login na conta Docusign. Os Editores podem enviar documentos para assinatura. Visualizadores não podem criar ou editar mapeamentos ou enviar documentos para assinatura. 
 

No DocuSign, você deve ser capaz de Permitir que os usuários enviem envelopes e Criar modelos. Saiba mais sobre as permissões do DocuSign aqui.

 

Com Integração Docusign, você pode mapear um modelo DocuSign para uma planilha, e usar o mapeamento para criar e enviar documentos personalizados a destinatários específicos para que eles os assinem. Você também pode sincronizar dados automaticamente entre o DocuSign e o Smartsheet e monitorar o andamento de seus documentos.

Mapeie os modelos do DocuSign para sua planilha

Para criar um mapeamento DocuSign: 

  1. Clique com o botão direito na (s) linha (s) com a qual deseja trabalhar e selecione Gerar Documentos. A tela de mapeamentos de documentos é exibida. 
  2. Selecione Criar para abrir o assistente de criação de mapeamento. 
  3. Selecione Enviar documentos para assinar com o DocuSign e clique em Avançar.
    Nota: Você pode ser solicitado a fazer login no DocuSign, caso ainda não o tenha feito. 
  4. Selecione um modelo DocuSign para usar para o mapeamento. Saiba mais sobre os modelos do DocuSign aqui.
  5. Para atribuir funções, selecione as colunas que contêm nomes e endereços de e-mail para cada função de destinatário no modelo. Você precisa de um nome e endereço de e-mail para cada atribuição de função. Você pode usar dois campos de texto/número ou uma coluna de Contatos que já apresenta um nome e um endereço de e-mail.
  6. Opcional: Ative o monitoramento de status em sua planilha e insira um nome para a coluna de monitoramento. O Smartsheet adiciona automaticamente a coluna de monitoramento à sua planilha. Para obter mais informações, consulte Monitorar o Status das Solicitações de Assinatura.
  7. Opcional: Ative a sincronização de dados e selecione as colunas que deseja sincronizar. Quando seus destinatários de e-sign atualizarem os campos correspondentes do DocuSign, as colunas do Smartsheet serão atualizadas automaticamente. 
  8. Revise sua configuração. Você pode retornar ao assistente para editar as atribuições de função e habilitar o rastreamento, mas não pode alterar seu modelo ou desabilitar o rastreamento.
  9. Clique em Concluído. A tela de mapeamento de coluna é exibida.  
  10. Para preencher automaticamente os campos no modelo com os dados Smartsheet, arraste e solte as colunas da planilha à esquerda aos campos DocuSign à direita. Não se preocupe com os campos de assinatura; você os configurou na seção Atribuir funções.

    DICA:  Para visualizar mais páginas, role até a parte inferior e navegue usando os botões Próximo e Anterior.

Para editar um mapeamento: 

  1. Passe o cursor sobre o mapeamento e clique no ícone de edição. 
  2. Na tela de mapeamento arraste e solte, adicione, remova ou modifique colunas mapeadas para o modelo DocuSign.

Para editar as atribuições de função do DocuSign: 

  1. Clique no botão Configurações na tela de mapeamento. 
  2. Faça as alterações e clique em Concluído para retornar ao mapeamento. 
  3. Selecione Salvar.

Remapeamento inteligente para modelos de PDF 

O remapeamento inteligente reutiliza mapeamentos de documentos existentes.  Quando você faz uma alteração em um modelo de documento existente e usa o recurso Geração de Documento para editar o mapeamento, ele reconhecerá os campos mapeados anteriormente; você só precisa mapear campos novos ou alterados.

Acompanhe o progresso por e-mail

Você pode copiar membros da equipe e outros usuários não assinantes em e-mails do DocuSign para que eles possam rastrear o progresso de um documento.

Você também pode definir linhas de assunto e corpo de mensagens de e-mail personalizados usando dados mapeados do Smartsheet ao enviar um documento para o eSign por meio da integração do DocuSign. Use marcadores (chaves duplas) para fazer referência aos nomes das colunas do Smartsheet em seu e-mail.

Por exemplo: {{Nome}}

Para definir o assunto do e-mail e o corpo das mensagens:

  1. Faça login no DocuSign, selecione seu modelo e clique em Editar.
  2. Role para baixo até Mensagem para todos os destinatários
  3. Use os valores da coluna do Smartsheet para personalizar o assunto do e-mail e o corpo da mensagem. Digite os nomes das colunas do Smartsheet entre chaves duplas e digite o restante da mensagem. 

Para visualizar a mensagem de e-mail personalizada e o corpo do e-mail no Smartsheet:

  1. Vá para o Smartsheet, clique com o botão direito em uma linha e selecione Gerar Documentos.
  2. Localize o seu mapeamento DocuSign.
  3. Passe o cursor sobre o mapeamento e clique no ícone de edição.
  4. Clique em Configurações e selecione Mensagens de e-mail personalizadas.
  5. Visualize sua mensagem personalizada.

 

Troubleshooting

Fields sync when the document is complete.

Avoid mapping a sync column to multiple fields.  If you must map a sync column to multiple fields, link those fields in the DocuSign template editor. 

Sync is rejected.

Avoid syncing columns that accept specific values, for example, columns with restrict to these values enabled. If the synced value does not conform to the restrictions, the entire sync will be rejected.