Criar e enviar documentos para assinaturas do DocuSign

Aplica-se a

Smartsheet
  • Enterprise

Recursos

Quem pode usar esse recurso?

Proprietários e administradores podem criar e editar mapeamentos DocuSign na planilha após terem feito login na conta Docusign. Os Editores podem enviar documentos para assinatura. Visualizadores não podem criar ou editar mapeamentos ou enviar documentos para assinatura. 
 

No DocuSign, você deve ser capaz de Permitir que os usuários enviem envelopes e Criar modelos. Saiba mais sobre as permissões do DocuSign aqui.

 

Com Integração DocuSign, você pode mapear um modelo DocuSign para uma planilha, e usar o mapeamento para criar e enviar documentos personalizados a destinatários específicos para que eles os assinem. Você também pode sincronizar dados automaticamente entre o DocuSign e o Smartsheet e monitorar o andamento dos seus documentos.

Para criar um mapeamento do DocuSign:

  • Você precisa de acesso a uma conta do DocuSign.
  • Você precisa de um modelo de PDF preenchível.
  • Você deve ter criado um modelo do DocuSign usando o modelo preenchível e ter atribuído funções aos seus usuários.

Mapeie os modelos do DocuSign para sua planilha

  1. Clique com o botão direito na(s) linha(s) com que deseja trabalhar e selecione Gerar Documentos > Criar um mapeamento de documento.
  2. Selecione E-sign. Você pode ser solicitado a fazer login no DocuSign.
  3. Selecione um modelo DocuSign para usar para o mapeamento. Saiba mais sobre os modelos do DocuSign.
  4. Selecione as colunas a mapear com as funções do DocuSign. Você deve ter o nome e o endereço de e-mail de cada pessoa que assinará o documento. Você pode usar dois campos de texto/número ou uma coluna de Contatos com nome e endereço de e-mail.

  1. Opcional: Ative o monitoramento de status na sua planilha e insira um nome para a coluna de monitoramento. O Smartsheet adiciona a coluna de monitoramento à sua planilha. Para obter mais informações, consulte Monitorar o Status das Solicitações de Assinatura.
  2. Opcional: Ative a sincronização de dados e selecione as colunas que deseja sincronizar. Quando seus destinatários de e-sign atualizarem os campos correspondentes do DocuSign, as colunas do Smartsheet serão atualizadas.
  3. Revise sua configuração. Passe o mouse sobre uma etapa para acessar o botão Editar e faça as alterações necessárias. Você pode retornar ao assistente para editar as atribuições de função e habilitar o rastreamento, mas não pode alterar seu modelo ou desabilitar o rastreamento.
  4. Selecione Concluído. A tela de mapeamento é exibida.
  5. Arraste e solte os nomes das colunas da planilha do painel esquerdo para os campos do DocuSign à direita. Não se preocupe com os campos de assinatura; você os configurou na seção Atribuir funções.
    Para visualizar mais páginas, role a tela até a parte inferior e navegue usando os botões Próximo e Anterior.
  6. Na parte superior da tela, selecione Salvar. Agora, você pode acessar esse mapeamento sempre que quiser gerar esse documento específico.

Gere o documento para circulação via DocuSign

  1. Vá para o mapeamento que você deseja usar.
  2. À direita do nome do mapeamento, selecione Gerar.
  3. Faça uma das opções a seguir:
    1. Selecione Enviar com o DocuSign. Isso envia as linhas que você selecionou na planilha antes de iniciar o processo de mapeamento.
    2. Selecione Salvar como rascunho no DocuSign. Isso armazena documentos de rascunho na sua conta do DocuSign.

Ver o status de um documento do DocuSign

Se você selecionou Ativar rastreamento de status ao criar seu mapeamento, sua planilha agora tem uma nova coluna. O status de cada documento é atualizado com um link para a página de status do DocuSign daquele item.

Quando o documento estiver completo, o Smartsheet anexa o documento à linha correta da planilha.

Editar um mapeamento

  1. Passe o cursor sobre o mapeamento e selecione Editar.
  2. Na tela de mapeamento de arrastar e soltar; adicione, remova ou modifique colunas mapeadas para o modelo DocuSign.

Editar as atribuições de função do DocuSign

  1. Clique no botão Configurações na tela de mapeamento.
  2. Faça as alterações e clique em Concluído para retornar ao mapeamento.
  3. Selecione Salvar.

Acompanhar o progresso por e-mail

Você pode copiar membros da equipe e outros usuários não assinantes em e-mails do DocuSign para que eles possam rastrear o progresso de um documento.

Você também pode definir linhas de assunto corpos da mensagem de e-mail personalizadas usando dados mapeados do Smartsheet ao enviar um documento para assinaturas eletrônicas por meio da integração com o DocuSign. Use espaços reservados (colchetes duplos) para fazer referência aos nomes das colunas do Smartsheet no e-mail, da seguinte forma:

 {{nome}} {{sobrenome}}